□任滿(mǎn)收

一、案例內(nèi)容

圖1 某系原辦公室分布圖

圖2 某系新辦公室分布圖A

圖3 某系新辦公室分布圖C

某高校一教學(xué)單位辦公室原分布見(jiàn)圖1所示，后來(lái)該教學(xué)單位換了領(lǐng)導(dǎo)，有人提議，輔導(dǎo)員辦公室在連廊，開(kāi)會(huì)的時(shí)候在系里連個(gè)休息的地方都沒(méi)有，想在系辦公室所在樓層找一間休息室。于是建議系辦公室挪至資料室，將系辦公室改成輔導(dǎo)員休息室(見(jiàn)圖2)，這樣一來(lái)，不但開(kāi)會(huì)的時(shí)候輔導(dǎo)員有了休息的地方，輔導(dǎo)員與主抓學(xué)生工作的副書(shū)記交流起來(lái)也更方便，而且系辦公室辦公家具一應(yīng)俱全，不需再整理。學(xué)生管理工作部門(mén)認(rèn)為辦公室搬到資料室后辦公空間變大，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)該更滿(mǎn)意，但是與系辦公室協(xié)調(diào)后，系辦公室拒絕搬遷。副書(shū)記當(dāng)眾指責(zé)辦公室負(fù)責(zé)人懶惰、不愿搬。辦公室負(fù)責(zé)人提出拒絕搬遷的理由如下:系辦公室負(fù)責(zé)系黨政事務(wù)性工作、全系日常教學(xué)管理工作和行政管理工作，毗鄰主任辦公室有利于與主任溝通，位于辦公樓中部有利于與各位領(lǐng)導(dǎo)溝通，對(duì)著會(huì)議室，有利于會(huì)前會(huì)后與全系教師溝通，如若搬至辦公樓邊緣，不利于與主任溝通，不利于與各位主任溝通，不利于會(huì)前會(huì)后與全系教師溝通。經(jīng)協(xié)調(diào)，最終把資料室里間騰出作為輔導(dǎo)員休息室(見(jiàn)圖3)。

二、案例分析

不同部門(mén)有不同的文化背景，依據(jù)部門(mén)為文化劃分標(biāo)準(zhǔn)，本案例中的問(wèn)題即是跨文化溝通的問(wèn)題。在本案例中，辦公室與輔導(dǎo)員發(fā)生的沖突是輔導(dǎo)員欲占用辦公室，而辦公室拒絕搬遷。案例中沖突發(fā)生的原因是:第一，輔導(dǎo)員休息室與主抓學(xué)生工作的副書(shū)記辦公室毗鄰有利于輔導(dǎo)員與副書(shū)記溝通。從學(xué)生管理工作的角度出發(fā)，學(xué)生管理工作人員有這種想法是很自然的事情，也是可以理解的。第二，系辦公室與主任辦公室相鄰、居于樓層中部、面對(duì)會(huì)議室，有利于辦公室工作人員開(kāi)展工作。從系工作大局出發(fā)，辦公室負(fù)責(zé)人有這種想法也是很自然的事情，也是可以理解的。第三，能夠同時(shí)滿(mǎn)足輔導(dǎo)員與辦公室需求的房間只有此一間。所以，合適的辦公空間具有資源的稀缺性?？梢钥闯?，本案例中辦公室與輔導(dǎo)員發(fā)生的沖突的根本原因就是資源的有限性。

三、案例啟示

(一)辦公空間的分配應(yīng)該盡可能科學(xué)有效，盡量有利于各方面工作的開(kāi)展。辦公空間分配合理的話，有助于提高各部門(mén)工作人員的工作效率。辦公空間的分配屬于領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的使用，也是管理職能的履行。根據(jù)赫茨伯格的雙因素理論，使人對(duì)工作不滿(mǎn)意的因素與使人對(duì)工作滿(mǎn)意的因素是不一樣的。沒(méi)有良好的工作環(huán)境、人際關(guān)系等與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的背景因素會(huì)導(dǎo)致人們對(duì)工作不滿(mǎn)意，這些因素屬于保健因素;工作的挑戰(zhàn)性、工作內(nèi)容的吸引力等工作本身的因素是會(huì)使得人們對(duì)工作滿(mǎn)意，從而具有激勵(lì)價(jià)值，屬于激勵(lì)因素。辦公空間分配合理與否屬于保健因素，而不屬于激勵(lì)因素。所以，辦公空間分配合理的情況下，工作人員會(huì)認(rèn)為本來(lái)就應(yīng)該這樣，但是辦公空間分配不合理的話，則會(huì)引起工作人員的不滿(mǎn)。事實(shí)上，在沒(méi)有與錯(cuò)誤決策進(jìn)行比較的情況下，任何正確的決策都會(huì)被認(rèn)為是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹?/p>

(二)為了節(jié)省溝通時(shí)間、提高溝通效率，任何溝通行為發(fā)生之前不必要的動(dòng)作都應(yīng)該省去。從提高工作效率、減少不必要的成本消耗的角度出發(fā)，日常業(yè)務(wù)往來(lái)頻繁的工作人員的辦公空間應(yīng)該相距較近，從而降低工作人員來(lái)往于不同辦公室所花費(fèi)的時(shí)間，提高溝通效率。黨務(wù)系統(tǒng)與行政系統(tǒng)的日常工作各成體系，故黨務(wù)系統(tǒng)辦公室應(yīng)該彼此毗鄰，行政系統(tǒng)辦公室應(yīng)該彼此毗鄰，也即:輔導(dǎo)員的休息室應(yīng)該與主抓學(xué)生工作的副書(shū)記的辦公室相鄰，主抓學(xué)生工作的副書(shū)記的辦公室應(yīng)該與書(shū)記辦公室相鄰;教研室應(yīng)該與副主任的辦公室相鄰，副主任的辦公室應(yīng)該與主任辦公室相鄰。而黨務(wù)負(fù)責(zé)人與行政負(fù)責(zé)人也需要經(jīng)常商討工作，所以黨務(wù)負(fù)責(zé)人的辦公室應(yīng)該與行政負(fù)責(zé)人的辦公室相距較近。

(三)辦公室服務(wù)于各位領(lǐng)導(dǎo)及全體教師，是系日常辦公的中心場(chǎng)所，應(yīng)該位于各位領(lǐng)導(dǎo)、教研室和會(huì)議室的中間。而在日常工作實(shí)踐中，辦公室與中層正職的聯(lián)系要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于與中層副職的聯(lián)系，所以辦公室應(yīng)該放在黨務(wù)負(fù)責(zé)人辦公室和行政辦公室負(fù)責(zé)人辦公室之間，并且與會(huì)議室和教研室相距較近。

(四)辦公空間分配的變更影響決策人員的形象。辦公空間分配的變更屬于權(quán)力的使用。在辦公空間分配權(quán)的原行使者與辦公空間分配權(quán)的新行使者是同一個(gè)人的情況下，如果新辦公空間分配效果比原辦公空間分配效果好，會(huì)給工作人員以權(quán)力行使者決策英明的印象;在辦公空間分配權(quán)的原行使者與辦公空間分配權(quán)的新行使者是同一個(gè)人的情況下，如果新辦公空間分配效果不比原辦公空間分配效果，會(huì)給工作人員以權(quán)力行使者決策能力不好的印象;在辦公空間分配權(quán)的原行使者與辦公空間分配權(quán)的新行使者不是同一個(gè)人的情況下，如果新辦公空間分配效果比原辦公空間分配效果好，會(huì)給工作人員以權(quán)力新行使者決策英明的印象;在辦公空間分配權(quán)的原行使者與辦公空間分配權(quán)的新行使者不是同一個(gè)人的情況下，如果新辦公空間分配效果不比原辦公空間分配效果好，會(huì)給工作人員以權(quán)力新行使者決策能力差的印象。就同一問(wèn)題的決策來(lái)講，原決策與新決策的影響示意圖如圖4。從圖4可以看出，對(duì)權(quán)力行使者有積極影響的變革只有一種:原始決策錯(cuò)誤，目標(biāo)決策正確。其它三種變革(原始決策正確，目標(biāo)決策正確;原始決策正確，目標(biāo)決策錯(cuò)誤;原始決策錯(cuò)誤，目標(biāo)決策錯(cuò)誤)對(duì)權(quán)力行使者都有消極的影響。這是在原始決策者與目標(biāo)決策者是同一個(gè)人的情況下。如果目標(biāo)決策者與原始決策者不是同一個(gè)人，在原始決策錯(cuò)誤、目標(biāo)決策正確的情況下，該變革有利于目標(biāo)決策者樹(shù)立威信;而其它三種變革對(duì)目標(biāo)決策者的消極影響要更大。

圖4 權(quán)力行使者決策影響示意圖

(五)x理論容易讓人誤判。案例中，辦公室負(fù)責(zé)人不愿搬遷的原因并不是副書(shū)記所認(rèn)為的懶惰、不愿意整理資料室。副書(shū)記有這樣的想法是因?yàn)樵摳睍?shū)記持有x理論的觀點(diǎn)。x理論認(rèn)為大多數(shù)人都是不愿意工作的，都是懶惰的。而在我國(guó)的文化背景下，大多數(shù)人都是很愛(ài)面子的，而愛(ài)面子的直接結(jié)果就是不愿被人否定，尤其是當(dāng)眾否定。所以，大多數(shù)中國(guó)人都為了面子不待揚(yáng)鞭自?shī)^蹄。所以，在我國(guó)x理論不是很適用，容易讓人誤判。

(六)當(dāng)雙方利益發(fā)生沖突時(shí)，不要為了自己的利益去損害對(duì)方的利益，甚至集體的利益。案例中輔導(dǎo)員休息室最初之所以選在辦公室，是因?yàn)檩o導(dǎo)員休息室與主抓學(xué)生工作的副書(shū)記辦公室毗鄰有利于輔導(dǎo)員與副書(shū)記溝通，這對(duì)學(xué)生管理工作而言是有利的。但是辦公室的搬遷觸動(dòng)的是全系領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的利益。在小團(tuán)體利益與集體利益發(fā)生沖突時(shí)，小團(tuán)體利益應(yīng)該服從集體利益。平時(shí)人己利益的損益影響及優(yōu)先級(jí)別如圖5所示。

從對(duì)外影響來(lái)看，利己利人的行為和損己利人的行為都會(huì)給自己帶來(lái)積極的影響，損人利己的行為和損人不利己的行為都會(huì)給自己帶來(lái)消極的影響。所以，可以排出四類(lèi)行為的優(yōu)先等級(jí)為:一級(jí)優(yōu)先行為為利人利己的行為，二級(jí)優(yōu)先行為為損己利人的行為，三級(jí)優(yōu)先行為為損人利己的事，四級(jí)優(yōu)先行為為損人不利己的事。

圖5 人己利益的損益影響及優(yōu)先級(jí)別圖

四、啟示的應(yīng)用

根據(jù)以上啟示，可以對(duì)某系辦公空間重新作出分配如圖6。圖6辦公空間分配方案照顧了日常業(yè)務(wù)往來(lái)頻繁的各個(gè)部門(mén)的工作人員，可以提高日常辦公內(nèi)部溝通的效率。但是該分配方案與現(xiàn)行分配方案相比，變動(dòng)太大，需要搬遷的辦公室太多，所以，該分配方案只具有理論意義，在實(shí)踐當(dāng)中可行性不大，除非是在辦公空間初次分配之時(shí)就采用該方案。

圖6 某系辦公空間理論分配圖

［1］任滿(mǎn)收．論沖突的發(fā)生機(jī)制與對(duì)策［J］．管理工程師，2012

［2］Business Management Student Manual［M］．Australia:Victoria University，2010

［3］任滿(mǎn)收．多元文化背景下如何確定溝通方法［J］．河南財(cái)政稅務(wù)高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2013