范錚

摘??要：文章針對公文格式中設(shè)置版記項(xiàng)目有無必要進(jìn)行討論，兼對鄭彥離同志的“格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消”和“公文文尾部分不宜稱版記”提出質(zhì)疑，認(rèn)為應(yīng)把國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中的“抄送機(jī)關(guān)”列入“主體”部分，并明確版記是通用公文格式的必備格式要素。

關(guān)鍵詞：公文;格式;版記

Abstract：?The?paper?discusses?that?whether?it?is?necessary?or?not?to?discuss?the?edition?mark?of?the?layout?for?official?document.?At?the?same?time，?this?paper?questions?Zheng?Yanlis?writing?“the?projects?of?issuing?organ?and?date?in?the?format?should?be?cancelled”?and?“the?ending?part?of?official?documents?should?not?be?named?as?the?edition?mark”.?The?author?thinks?that?“the?ccd?organs”?should?be?put?into?“the?main?part”at?the?Layout?Key?for?Official?Document?of?Party?and?Government?Organs??and?determine?the?edition?mark?as?necessary?element?of?the?official?document?which?uses?the?general?format.

Keywords：?Official?document，?Layout，?Edition?mark

《檔案管理》2013年第1期刊登鄭彥離同志的《格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消》一文，認(rèn)為公文格式中的印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目沒有必要設(shè)置。《檔案管理》2014年第3期又刊登了鄭彥離同志的《公文文尾部分不宜稱版記》一文，提出公文版記部分應(yīng)稱為“文尾”，不宜稱為“版記”。

黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。[1]為了保證公文的規(guī)范性和權(quán)威性，規(guī)定“規(guī)范體式”是非常必要的。

國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-2012）在“公文格式各要素的劃分”部分，規(guī)定：“本標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分?！盵2]往上追溯，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-1999）中就已引入了“版記”概念，2012年發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-2012）繼續(xù)引用這一概念，是沿用了出版業(yè)多年以來行業(yè)約定俗成的說法，并已為廣大文字工作者所熟悉，筆者贊同鄭彥離同志認(rèn)為的抄送機(jī)關(guān)“不屬于公文的‘印制版記內(nèi)容”?[3]這一觀點(diǎn)，但不贊同為涵蓋“抄送機(jī)關(guān)”將“版記”部分改為“文尾”的看法。筆者認(rèn)為，應(yīng)將國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-2012）中的?“7.4.2抄送機(jī)關(guān)”列入“7.3主體”部分。因?yàn)椤饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，“抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)”，[4]抄送機(jī)關(guān)與作為公文主要受理機(jī)關(guān)的主送機(jī)關(guān)不同，可以認(rèn)為是需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的“次要”受理機(jī)關(guān)，故將這一條目從“7.4版記”中分離出來，列入“7.3主體”比較恰當(dāng)。至于抄送機(jī)關(guān)在公文格式中的位置，可以表述為“編排在版記之上一行，上加一條分隔線”。這樣，當(dāng)出現(xiàn)7.4.2中提到的“需把主送機(jī)關(guān)移至版記”的情況時，可以改為“需把主送機(jī)關(guān)移至版記之上，上加一條分隔線。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線”。這樣，就明確了主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)都是公文“主體”的一部分，避免出現(xiàn)“將主送機(jī)關(guān)移至版記”后，不易確定主送機(jī)關(guān)是作為公文主體，還是作為版記內(nèi)容。以上建議如果可行，版記內(nèi)容可以明確為“主要包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期，如果是經(jīng)過翻印的公文，版記還包括翻印機(jī)關(guān)和翻印日期”。這樣，就解決了鄭彥離同志在《公文文尾部分不宜稱版記》一文中提出的“到底用什么稱公文文尾區(qū)域合適”的困惑。筆者認(rèn)為，鄭彥離同志提出的用“文尾”稱謂涵蓋“抄送機(jī)關(guān)”和“版記”區(qū)域也有不妥，因?yàn)橐话阏J(rèn)為“文尾”是文章的末尾，與公文主體的末尾部分很容易混淆。因此，筆者還是認(rèn)為把抄送機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)同樣作為公文主體，版記還是沿用這一約定俗成的說法比較妥當(dāng)。

至于版記有無設(shè)置必要，筆者認(rèn)為，版記可以作為一份公文的結(jié)束標(biāo)識，加上版記更能體現(xiàn)公文的嚴(yán)謹(jǐn)和美觀，也就是“有頭有尾”。尤其是當(dāng)一份公文正文內(nèi)容、附件較多的情況下，用“版記”作為公文的結(jié)束標(biāo)識，可以使公文更加完整、規(guī)范。況且，如今隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)（OA）已大量在黨政機(jī)關(guān)中廣泛應(yīng)用，版記在公文處理過程中會自動生成，格式固定，不會因此增加排版印刷的工作量，影響公文印制的效率。因此，筆者認(rèn)為，版記不能輕言取消。

再看鄭彥離同志的《格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消》一文。鄭彥離同志認(rèn)為：“公文印制是發(fā)文機(jī)關(guān)的內(nèi)部具體工作事務(wù)，收文機(jī)關(guān)既不關(guān)心，也不需要知曉，因此沒必要在正式向外發(fā)出的公文正本上顯示。況且依常規(guī)各機(jī)關(guān)的工作人員也知道，機(jī)關(guān)的總文印室設(shè)于文秘部門或稱辦公廳（室），一般發(fā)文印制由其承擔(dān)，公文正本上顯示此信息，對收文機(jī)關(guān)沒有實(shí)用價值?！?[5]鄭彥離同志還認(rèn)為：“‘送印不是‘送誰印，而是‘誰送印，即發(fā)文是由機(jī)關(guān)的哪個部門起草、承辦，交文印部門承印?！鐔挝魂P(guān)于人事方面的發(fā)文由人事處起草、承辦，正式發(fā)出的文件上就顯示‘印發(fā)機(jī)關(guān)（或者說‘送印機(jī)關(guān)）是人事處。……按照這樣的理解，發(fā)文上顯示‘印發(fā)機(jī)關(guān)是有用的，因?yàn)檎l也不能保證任何發(fā)文的內(nèi)容任何收文機(jī)關(guān)都不會有疑問。發(fā)文上標(biāo)示‘印發(fā)機(jī)關(guān)，就為對發(fā)文有疑問的收文者提供了詢問溝通途徑，可減少解疑曲折，也便于保證解疑的質(zhì)量?！?[6]從以上觀點(diǎn)看出，鄭彥離同志認(rèn)為，從實(shí)用價值考慮，當(dāng)“送印機(jī)關(guān)”不是文秘部門或辦公廳（室）時，標(biāo)示這個部門名字，有利于“為對發(fā)文有疑問的收文者提供詢問溝通途徑”;否則，沒有必要在正式向外發(fā)出的公文正本上顯示“印發(fā)機(jī)關(guān)”。筆者認(rèn)為，按照《條例》規(guī)定，“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文”。[7]雖然文件是人事處起草、承辦，但經(jīng)過審核、簽發(fā)、印制、用印等程序，只能由辦公廳（室）或以機(jī)關(guān)名義對外發(fā)文，印發(fā)機(jī)關(guān)只能是某某單位辦公廳或某某單位，而不能是某某單位人事處。對聯(lián)合行文，鄭彥離同志認(rèn)為：“其‘印發(fā)機(jī)關(guān)不宜將聯(lián)合起草承辦的部門都標(biāo)示。”?[8]并將此作為不便標(biāo)示“印發(fā)機(jī)關(guān)”的情況。筆者認(rèn)為，聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)起草，征求相關(guān)機(jī)關(guān)意見，并與相關(guān)部門會簽后，由主辦部門負(fù)責(zé)印制，發(fā)文字號是主辦機(jī)關(guān)確定，“印發(fā)機(jī)關(guān)”應(yīng)是主辦機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或主辦機(jī)關(guān)，不存在不便標(biāo)示的情況。鄭彥離同志認(rèn)為，“印發(fā)機(jī)關(guān)”有無用的、不便標(biāo)示的情況，從而得出結(jié)論：為了格式統(tǒng)一，“所有公文均不需要在正本上標(biāo)注‘印發(fā)機(jī)關(guān)”。[9]筆者認(rèn)為，公文不能僅考慮格式要素的實(shí)用價值，還要考慮規(guī)范化需要。

關(guān)于版記中的“印發(fā)日期”項(xiàng)目，《條例》規(guī)定，“印發(fā)日期”即公文的“送印日期”。鄭彥離同志認(rèn)為，因?yàn)殡S著計算機(jī)的普及應(yīng)用，“單位的大部分正式發(fā)文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)當(dāng)日即在文印室付印，從而使在公文正本上標(biāo)注‘印發(fā)日期毫無必要。即使某個發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印該文稿也不過錯一日、兩日而已，沒有多大的時間差，形不成在公文正本上標(biāo)注‘印發(fā)日期的必要”。[10]公文的生效日期有以下幾種情況：一是以印發(fā)日期為生效日期，公文一經(jīng)發(fā)出即可生效。二是以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時間為生效日期，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為生效日期。三是以會議通過時間或文件規(guī)定時間為公文生效日期。可見，“印發(fā)日期”在某種情況下，可作為公文開始生效的時間節(jié)點(diǎn)。如，有的文件規(guī)定，“本文自下發(fā)之日起執(zhí)（施）行”，那么公文“印發(fā)日期”就是公文的生效日期，這里“印發(fā)日期”與“送印日期”可能時間不一致，存在延后一兩天甚至幾天的情況，對于一般情況也許影響不大，但對于執(zhí)行公文或者在法律上需要用公文生效日期來界定某些事項(xiàng)，可能會有一定影響。因此，筆者認(rèn)為，“印發(fā)日期”作為版記的重要內(nèi)容，對公文執(zhí)行有一定作用，在特殊情況下，可能起到關(guān)鍵作用，所以不宜草率地一概取消。

筆者也注意到，在國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-2012）中，除了公文的通用格式外，還列出了公文的三種特定格式：信函格式、命令（令）格式和紀(jì)要格式。對信函格式，規(guī)定“不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”，命令（令）格式也沒有加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。筆者認(rèn)為，這說明國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-2012）起草者已充分考慮為使公文更加簡潔高效，在采用信函格式、命令（令）格式時可以“不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”。但對于根據(jù)發(fā)文方向和公文內(nèi)容，不能或不宜采用以上這兩種格式的，如向上級機(jī)關(guān)的請示，等等，還應(yīng)采用通用公文格式，把版記作為公文的必備格式要素。

參考文獻(xiàn)：

[1]?[4]?[7]中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例[Z].2012-04-16.

[2]徐成華等.GB/T?9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國質(zhì)檢出版社，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社.?2012：24.

[3]?鄭彥離.公文文尾部分不宜稱版記[J].檔案管理，2014，（3）：67.

[5]?[6]鄭彥離.格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消[J].檔案管理，2013，（1）：84.

[8]?[9]?[10]鄭彥離.格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消[J].檔案管理，2013，（1）：85.