徐建忠

電腦化管理在倉庫庫存管理中的應用

徐建忠

大數(shù)據(jù)時代的倉庫庫存管理，依賴工作人員的手工操作，已然滿足不了當前的工作需要?；诂F(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)，東南大學開發(fā)了一套庫房管理系統(tǒng)，通過多年的實踐和不斷的完善，已經(jīng)取得了令人滿意的效果。

信息系統(tǒng)；倉庫；庫存管理

一、前言

電腦管理信息系統(tǒng)是以計算機系統(tǒng)為基礎(chǔ)，輔助企(事)業(yè)各級管理人員進行管理決策的信息系統(tǒng)，其任務是進行原始數(shù)據(jù)的收集、傳輸、存儲、加工和輸出等處理，為各級管理人員提供決策時所需的信息(或數(shù)據(jù))。信息處理(或稱數(shù)據(jù)處理)的基本原則是“用正確的程序，正確的方法，去處理正確的數(shù)據(jù)”。對數(shù)據(jù)的要求是準確、及時和適用。

在現(xiàn)代化企業(yè)的生產(chǎn)活動中，從原材料的投入開始，經(jīng)過一道道生產(chǎn)工序，直至最后制成產(chǎn)品，就是物質(zhì)不斷改變其形態(tài)的過程，稱物流過程。物流過程的每個環(huán)節(jié)都伴隨產(chǎn)生大量的反映物質(zhì)狀態(tài)和特征的信息(或數(shù)據(jù))，這些數(shù)據(jù)對企(事)業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理又有著重大的影響。反映在倉庫庫存管理方面的數(shù)據(jù)，則為一個公司的經(jīng)營決策和活動、生產(chǎn)計劃、成本分析以及產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤等提供了重要的信息。

本人工作的單位是一個管理多品種、多物品、對全校教師、員工服務的單位。每年的進出庫存達30萬。品種之多、數(shù)量之大是可想而知的。全憑幾個工作人員手工操作，不光費時費力，而且準確程度不高?；诖?，本學校開發(fā)了一套庫房管理系統(tǒng)，通過多年的實踐和不斷的完善，已經(jīng)取得了令人滿意的效果，以下就該系統(tǒng)的設(shè)計思想和具體操作做一簡要概述。

二、管理系統(tǒng)的組成及功能

本管理系統(tǒng)由以下幾個系統(tǒng)組成：錄入系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)和打印系統(tǒng)。錄入系統(tǒng)錄入原始的數(shù)據(jù)，然后經(jīng)由數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進行計算、索引、歸類等處理，最后可以方便地在查詢系統(tǒng)里查詢或在打印系統(tǒng)里打印各類報表。

（一）錄入系統(tǒng)

可選擇入庫單錄入、發(fā)票單錄入、領(lǐng)用單位錄入。具體的錄入程序如下：

入庫單錄入：每次把購物的清單和物品在送貨人和庫房管理人員核對無誤后，按物品的品種、數(shù)量、入庫日期分類錄入計算機系統(tǒng)，形成一個入庫的數(shù)據(jù)庫，為以后的查詢提供便利的服務。

發(fā)票單入庫：在沒有入庫單的情況下，可直接從市場上購買庫房所需的物品，在采購人員和庫房管理人員核對物品無誤后，安照入庫單錄入程序錄入。打印出來的入庫單據(jù)和發(fā)票交給會計做財務上的處理。另：如物品有保質(zhì)期，一定要看清楚保質(zhì)期的時間，避免給教學、科研、后勤的服務帶來不必要的麻煩。

領(lǐng)用單位錄入：領(lǐng)用單位在領(lǐng)取物品的時候，需要開據(jù)領(lǐng)料單。單據(jù)上要蓋上單位的公章、負責人簽字、經(jīng)辦人簽字、科研經(jīng)費、辦公經(jīng)費、教學材料費等。手續(xù)齊備后，分類錄入計算機系統(tǒng)里，系統(tǒng)會打印出領(lǐng)用物品的清單，包括：領(lǐng)用單位、物品的名稱、數(shù)量、單價、總價、日期及經(jīng)費來源等，為以后做數(shù)據(jù)處理做好準備。

（二）數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

該系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)索引、數(shù)據(jù)備份兩部分。

數(shù)據(jù)索引：此項功能主要供電腦程序管理員修改程序或數(shù)據(jù)庫后使用，此處不贅述。

數(shù)據(jù)備份：倉庫每天進出數(shù)輸入完畢后，一定要進行數(shù)據(jù)備份，將數(shù)據(jù)拷貝到U盤或其他地方，以防由于人為錯誤、電腦故障、病毒或其他因素引起的數(shù)據(jù)丟失，造成無法挽回的損失。

（三）查詢系統(tǒng)

可按時間、品種、單據(jù)號碼、瀏覽來查詢、修改或刪除入庫單、出庫單等。

入庫查詢：可查詢?nèi)魏我惶斓娜霂煳锲?，包括入庫時間、物品名稱、規(guī)格、價格、采購單位、庫存數(shù)量等，可對任何一入庫進行修改或刪除。

出庫查詢：可查詢?nèi)魏我惶斓某鰩煳锲?，包括出庫時間、物品名稱、規(guī)格、價格、數(shù)量、領(lǐng)用單位、經(jīng)費來源等，可對任何一出庫進行修改或刪除。

庫存查詢：可查詢現(xiàn)有的庫存數(shù)量、總金額、物品明細等。但不能進行庫存修改或刪除。

（四）打印系統(tǒng)

可打印進庫報表、出庫報表、退貨報表、修改報表、月報表、庫存明細表、財務報表等。

進庫報表：按供貨單位、發(fā)票號碼、入庫單號、時間打印進庫報表。

出庫報表：按領(lǐng)用單位、經(jīng)費來源、時間打印出庫報表。

退貨報表：按供貨單位、入庫單號或發(fā)票號、時間打印退貨報表。

修改報表：按修改的日期、修改單號、領(lǐng)用單位、時間打印修改報表。

月報表：按月統(tǒng)計出進貨數(shù)量、出庫數(shù)量、經(jīng)費來源打印月報表。

庫存明細表：隨時可以統(tǒng)計現(xiàn)有的庫存總數(shù)量、總金額。包括每個物品的單價、總價及數(shù)量打印庫存明細報表。

財務報表：按經(jīng)費來源、領(lǐng)用單位、利潤報表等打印財務報表。

三、總結(jié)

綜上所述，該系統(tǒng)功能多且操作方便。在倉庫管理方面，提高了工作效率，減少了人為錯誤、遺漏，保證了進出倉庫數(shù)量的可靠性，節(jié)省了人力，降低了成本，重要的是能及時準確地提供各種庫存信息，為全校的科研、教學、后勤服務提供了良好的條件，保障物資供應和實現(xiàn)合理庫存提供了依據(jù)。這套系統(tǒng)的成功開發(fā)，更使我們感到了電腦管理信息系統(tǒng)是現(xiàn)代化企(事)業(yè)管理地發(fā)展趨勢，必將極大地提高現(xiàn)代化企(事)業(yè)的管理水平。

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徐建忠，東南大學實驗室與設(shè)備管理處。

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1008-4428（2015）03-10-02