文｜侯世玢 中海石油化學(xué)股份有限公司

電子信息技術(shù)的快速發(fā)展為工作、生活各個(gè)方面都帶來了無數(shù)便利，尤其是網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的應(yīng)用，為企業(yè)的科學(xué)管理和運(yùn)營(yíng)提供強(qiáng)有力的支持，協(xié)調(diào)部門合作，滿足企業(yè)科學(xué)管理高效運(yùn)營(yíng)的需求，促使企業(yè)更好的發(fā)展。OA系統(tǒng)的應(yīng)用是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、基于工作流的概念，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化支持內(nèi)部各個(gè)部門與工作人員以高效協(xié)同的方式處理各項(xiàng)工作，支持企業(yè)發(fā)展決策和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)。企業(yè)OA系統(tǒng)中IT技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)眾多功能的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，下面我們對(duì)OA系統(tǒng)中IT技術(shù)的應(yīng)用略作探討。

一、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用

1.OA系統(tǒng)介紹

OA系統(tǒng)即辦公自動(dòng)化，其構(gòu)建在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上，目的是走出傳統(tǒng)人工管理困境，提升管理效率與效益，更好地完成人機(jī)協(xié)同，在信息采集、信息處理、企業(yè)決策與管理方面提供切實(shí)參考與支持，是一種有科學(xué)依據(jù)的辦公系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了幾個(gè)階段，如今是以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為主要標(biāo)志，其功能也日益強(qiáng)大，在改變企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式上發(fā)揮了巨大作用，所以O(shè)A系統(tǒng)也可以看作為企業(yè)現(xiàn)代化、信息化管理的重要標(biāo)志。目前，根據(jù)市場(chǎng)化企業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)調(diào)查結(jié)果顯示，檔案管理是應(yīng)用的主要核心，占據(jù)份額37.1%，其次為是公共信息、日程管理、行政管理和資源管理，比例在24%－28%之間，最后是系統(tǒng)管理和即時(shí)信息（比如QQ、微博、微信等），應(yīng)用比例在20%左右，這些共同構(gòu)成了OA系統(tǒng)的應(yīng)用模塊[1]。對(duì)企業(yè)而言，OA系統(tǒng)的應(yīng)用意味著自動(dòng)化、信息化、高效化，無論是內(nèi)部辦公、外部處理在協(xié)同和溝通上都變得高校便捷，成為企業(yè)科學(xué)管理與決策重要技術(shù)支撐。對(duì)于當(dāng)前深受全球經(jīng)濟(jì)化一體浪潮影響的現(xiàn)代企業(yè)而言，應(yīng)用OA系統(tǒng)提升信息處理質(zhì)量和效率已經(jīng)關(guān)系到企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，明確OA系統(tǒng)重要性并積極發(fā)揮其輔助管理的功能，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)成為必修課。

2.OA系統(tǒng)功能

OA系統(tǒng)為企業(yè)管理提供多方面的輔助，例如跨區(qū)域協(xié)同辦公、支持企業(yè)決策、加強(qiáng)內(nèi)外溝通聯(lián)系。企業(yè)跨區(qū)域辦公，無論距離多遠(yuǎn)，企業(yè)工作人員都可以通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制，在兼顧個(gè)人效率的同時(shí)，高效完成信息交流與工作協(xié)同，網(wǎng)絡(luò)的存在實(shí)現(xiàn)了辦公方式的變革。OA系統(tǒng)可以為企業(yè)加強(qiáng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)控制提供信息處理和管理結(jié)合，在信息集成處理方面擁有顯著優(yōu)勢(shì)，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供科學(xué)決策和依據(jù)，走出以前信息不完善環(huán)境下盲目決策的弊端，以真實(shí)可靠的各類數(shù)據(jù)為依托完成發(fā)展決策。無論是對(duì)于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)還是普通員工而言，OA系統(tǒng)的存在都是必須且必要的，能夠塑造良好的辦公環(huán)境，更好的展開工作管理。OA系統(tǒng)的存在提供了加強(qiáng)內(nèi)外溝通的橋梁與渠道，員工可以在網(wǎng)絡(luò)上尋找到各類資料，發(fā)展?jié)撛诳蛻簦M(jìn)行合作伙伴聯(lián)系，與業(yè)務(wù)對(duì)象和溝通對(duì)象完成各個(gè)層次、各個(gè)領(lǐng)域的溝通交流，為企業(yè)發(fā)展、盈利提供切實(shí)保障。

二、企業(yè)OA系統(tǒng)中IT技術(shù)的應(yīng)用

企業(yè)OA系統(tǒng)構(gòu)建中應(yīng)用了多種技術(shù)，下面我們選取其中代表性的三種進(jìn)行分析。

1.工作流技術(shù)

工作流技術(shù)是OA系統(tǒng)的核心技術(shù)，它負(fù)責(zé)監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)整體業(yè)務(wù)的完成，并對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部信息流進(jìn)行跟蹤，可以說，OA系統(tǒng)的核心就是工作流技術(shù)，也是關(guān)系到提升業(yè)務(wù)效率與生產(chǎn)效率的關(guān)鍵。工作流技術(shù)的作用可歸納為以下：過程定義工具對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部創(chuàng)建的業(yè)務(wù)處理過程進(jìn)行描述，可以是形式化的定義語言或關(guān)系模型，也可以是簡(jiǎn)單的路由命令；過程定義包含了業(yè)務(wù)處理過程中得到執(zhí)行的必要信息，對(duì)實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)的一系列步驟進(jìn)行描述，這些信息內(nèi)容龐雜，包含起始終止條件、業(yè)務(wù)工作、程序調(diào)動(dòng)信息等；活動(dòng)作為工作流中的重要步驟，被分配給執(zhí)行用戶；數(shù)據(jù)流是活動(dòng)交換信息的影射，工作流通過應(yīng)用這些信息數(shù)據(jù)完成狀態(tài)轉(zhuǎn)移，如工作調(diào)度、信息整合和決策傳達(dá)等[2]。

OA系統(tǒng)以工作流技術(shù)為核心建立專業(yè)化的企業(yè)內(nèi)部服務(wù)平臺(tái)，利用分布式智能處理技術(shù)完成業(yè)務(wù)處理并快速響應(yīng)員工的服務(wù)申請(qǐng)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和NOSQL（非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫）技術(shù)完成海量資源的存儲(chǔ)。通過嶄新數(shù)據(jù)平臺(tái)服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部管理，利用數(shù)據(jù)交換的方式獲得基礎(chǔ)應(yīng)用數(shù)據(jù)，以平臺(tái)為出入口，提供信息瀏覽、共享、下載服務(wù)，并為內(nèi)部員工賬號(hào)提供符合各自權(quán)限的系統(tǒng)服務(wù)，將企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與OA系統(tǒng)結(jié)合，利用身份認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，從而構(gòu)建起優(yōu)質(zhì)的應(yīng)用環(huán)境。目前來說，內(nèi)部系統(tǒng)平臺(tái)可采用云計(jì)算，以Hadoop作為基礎(chǔ)軟件，采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫服務(wù)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和內(nèi)部資源管理，NOSQL技術(shù)加上分布文件系統(tǒng)，不僅降低了對(duì)軟硬件的要求，且容錯(cuò)性高，尤其適合超大數(shù)據(jù)集的應(yīng)用需求，解決當(dāng)前OA系統(tǒng)升級(jí)和擴(kuò)容時(shí)面臨的數(shù)據(jù)服務(wù)、桌面云服務(wù)等問題[3]。

2.安全防護(hù)技術(shù)

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的核心是安全問題，安全威脅是困擾現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展的關(guān)鍵，對(duì)于基于B/S架構(gòu)的OA系統(tǒng)而言，其安全關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部信息安全、管理安全等多個(gè)范疇，更是需要重點(diǎn)關(guān)注的核心領(lǐng)域。計(jì)算機(jī)本身防御能力較差，作為通信設(shè)備，其存在著嚴(yán)重潛在惡意入侵可能性，這對(duì)于系統(tǒng)安全和信息安全而言都十分不利，尤其是現(xiàn)在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中存在著大量的保密數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生惡意入侵現(xiàn)象，可能會(huì)造成信息丟失、盜竊或者破壞等，為不法分子所利用，威脅企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理。當(dāng)前有不少人通過惡意入侵的方式進(jìn)行非法操作，通過掃描IP地址掃描足跡端口和漏洞，通過放置后門程序進(jìn)行遠(yuǎn)程控制，盜取系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行非法獲利，這種行為嚴(yán)重威脅企業(yè)信息安全。目前來說，企業(yè)OA系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種，病毒的傳播、木馬惡意入侵、網(wǎng)頁破壞和代碼控制隱患等，帶來諸多弊端，影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理。國(guó)家化組織在定義網(wǎng)絡(luò)安全時(shí)提出了層次性安全體系結(jié)構(gòu)，主要有身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)服務(wù)、保密服務(wù)和不可否認(rèn)服務(wù)五種，其中前兩者是普遍認(rèn)知服務(wù)。身份認(rèn)證提供系統(tǒng)準(zhǔn)入，是較為常見的安全防線，主要通過權(quán)限控制達(dá)到安全防護(hù)目的；訪問控制則是對(duì)功能授權(quán)進(jìn)行限制，以防止非法入侵督促用戶謹(jǐn)慎操作，規(guī)避負(fù)面影響和破壞[4]。

不過目前OA系統(tǒng)的安全防護(hù)技術(shù)主要是以防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)三種為主，通過建立信息安全中心和技術(shù)聯(lián)合服務(wù)中心，構(gòu)建多層次的安全防護(hù)體系。數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)包括用戶安全、系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全三方面以及備份和恢復(fù)，在應(yīng)用方面，防火墻技術(shù)要以防御為核心構(gòu)建多技術(shù)層次體系，以提高自身的綜合防護(hù)能力，在順利為企業(yè)OA系統(tǒng)服務(wù)的同時(shí)規(guī)避來自網(wǎng)絡(luò)的各種攻擊。入侵檢測(cè)技術(shù)的的具體工作原理是ITDB（Integrated Testing Data Base，綜合測(cè)試數(shù)據(jù)庫）通過發(fā)布命令的形式通過管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)可疑行為的隔離，并且對(duì)疑似攻擊的行為進(jìn)行自我判定收集信息以配置相應(yīng)部件來規(guī)避誤操作和攻擊命令對(duì)系統(tǒng)所產(chǎn)生的負(fù)面影響[5]。TDB在數(shù)據(jù)庫的防護(hù)中發(fā)揮著重要作用，它能夠限制用戶訪問權(quán)限，對(duì)訪問行為進(jìn)行限制，在疑似攻擊行為和病毒攻擊發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行檢測(cè)辨別，對(duì)有可能造成破壞的可疑命令或惡意行為進(jìn)行發(fā)現(xiàn)并隔離，通過對(duì)攻擊行為進(jìn)行容忍來保障運(yùn)行的安全。

3.定制技術(shù)

隨著OA技術(shù)的應(yīng)用愈加純熟，定制技術(shù)在企業(yè)OA系統(tǒng)構(gòu)建中的應(yīng)用也越來越頻繁。比如北京正方公司推出的infOffice數(shù)字化信息系統(tǒng)軟件Easy Office Express(簡(jiǎn)稱EOE)就是其中較為典型的一種，這款軟件就是完全針對(duì)中小企業(yè)性質(zhì)和需求研發(fā)的OA系統(tǒng)?；贗ntranet平臺(tái)、利用Internet標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)，積累OA系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，全面的市場(chǎng)調(diào)研，共同構(gòu)成了定制技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)，在這個(gè)框架內(nèi)，企業(yè)可根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)和辦公需求提出定制服務(wù)，在OA系統(tǒng)四大基本功能（行政管理、共享交流、協(xié)同工作、個(gè)人事務(wù)）基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)延伸、拓展，并圍繞這些核心功能實(shí)現(xiàn)辦公流程的全面自動(dòng)化與數(shù)字化。定制技術(shù)在OA系統(tǒng)構(gòu)建中的應(yīng)用，拓展了系統(tǒng)功能、升級(jí)了系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，可與多種企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相適用，短時(shí)間內(nèi)發(fā)揮最佳效益，它所集成的NT強(qiáng)大的安全特性為訪問控制、權(quán)限控制、檢測(cè)入侵等提供技術(shù)支持，讓企業(yè)內(nèi)部信息安全變得更加可靠。尤其是目前以純WEB為代表的技術(shù)應(yīng)用，突破了專用代碼安裝這個(gè)限制條件，在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)集中管理，提升了適應(yīng)效益的同時(shí)降低了技術(shù)維護(hù)難度。且集中性、可用性、易維護(hù)性都為現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理與決策提供了強(qiáng)大支撐，更適合企業(yè)自身應(yīng)用需求，服務(wù)于管理和發(fā)展[6]。總而言之，信息技術(shù)作為企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效率、低成本運(yùn)行的技術(shù)輔助手段，將OA系統(tǒng)的功能優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益才是關(guān)鍵。

三、OA系統(tǒng)未來發(fā)展趨勢(shì)分析

1.數(shù)據(jù)庫技術(shù)

OA系統(tǒng)的未來發(fā)展范圍必然會(huì)隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟變革更加廣闊，無論是對(duì)企業(yè)科學(xué)發(fā)展決策的支持與輔助，還是對(duì)人們辦公方式的變革，這些都會(huì)促使企業(yè)管理方式不斷轉(zhuǎn)型，尤其是數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可為辦公自動(dòng)化提供最佳服務(wù)基礎(chǔ)，讓企業(yè)發(fā)展不受諸多元素的限制，更好參與內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)。尤其是隨著SaaS（軟件即服務(wù)）、DaaS（數(shù)據(jù)即服務(wù)）模式的介入，企業(yè)在OA系統(tǒng)應(yīng)用方面可跟隨潮流趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)自身職能的轉(zhuǎn)型與變革。例如DaaS，其本質(zhì)是數(shù)據(jù)服務(wù)，也可以進(jìn)一步理解為桌面云服務(wù)，桌面云概念最早由京華科訊提出，意為通過云計(jì)算理念將桌面作為服務(wù)形式提供給用戶，可以說是SaaS（軟件即服務(wù)）內(nèi)容的一個(gè)重要構(gòu)成部分，通過桌面虛擬化技術(shù)和IAAS架構(gòu)將構(gòu)建在此基礎(chǔ)上的桌面服務(wù)分發(fā)給用戶，這種服務(wù)的優(yōu)勢(shì)在于安全性能更佳、硬件成本和管理成本降低，能夠?qū)崿F(xiàn)快速部署，支持功能強(qiáng)大，管理簡(jiǎn)單，容災(zāi)能力強(qiáng)，業(yè)務(wù)連續(xù)能力佳，用戶所需花費(fèi)更低。

2.云辦公技術(shù)

隨著現(xiàn)代企業(yè)移動(dòng)辦公、自帶設(shè)備辦公BYOD的需求愈加強(qiáng)烈，簡(jiǎn)化企業(yè)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維、應(yīng)用部署的管理目標(biāo)，應(yīng)用虛擬化產(chǎn)品成為全球企業(yè)云辦公的首選。應(yīng)用虛擬化的技術(shù)原理，是基于應(yīng)用/服務(wù)器計(jì)算A/S架構(gòu)，采用類似虛擬終端的技術(shù)，把應(yīng)用程序的人機(jī)交互邏輯與計(jì)算邏輯隔離開來，能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更快的應(yīng)用部署能力，減少企業(yè)IT管理的人力物力成本，提高的應(yīng)用程序可用性，意味著增強(qiáng)的IT服務(wù)交付；而且，應(yīng)用虛擬化技術(shù)或產(chǎn)品，通常會(huì)把企業(yè)數(shù)據(jù)、應(yīng)用統(tǒng)一保存在企業(yè)自己的服務(wù)器上，能提升企業(yè)信息安全指數(shù)，讓員工移動(dòng)辦公、BYOD辦公的時(shí)候，無需擔(dān)心移動(dòng)端的使用安全問題，設(shè)置相應(yīng)的安全策略、上網(wǎng)行為管理，保護(hù)企業(yè)機(jī)密信息安全。云辦公技術(shù)無疑是大數(shù)據(jù)時(shí)代云計(jì)算應(yīng)用為企業(yè)OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)帶來的便利服務(wù)[7]。與部署物理服務(wù)器相比，虛擬化技術(shù)能使企業(yè)更快、更高效地為用戶部署辦公應(yīng)用程序，軟件更新、殺毒也隨之簡(jiǎn)化，能用于應(yīng)用部署、企業(yè)管理、員工內(nèi)部協(xié)作辦公，完全獨(dú)立于RDP、ICA等傳輸協(xié)議，讓企業(yè)內(nèi)部交流更私密和安全，且提升辦公效率。

總之，OA系統(tǒng)作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要支柱，是企業(yè)現(xiàn)代化管理與科學(xué)決策的重要標(biāo)志，對(duì)企業(yè)而言，積極發(fā)揮OA系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)服務(wù)于企業(yè)管理是增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，OA系統(tǒng)中各種IT技術(shù)的應(yīng)用能夠促使其功能不斷升級(jí)，以更加嶄新、全面的姿態(tài)服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

[1]何邕.多重?cái)?shù)字簽名在OA系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[D].中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫,2009.

[2]Ashish Banerjee,Aravind Corera.C#Web 服務(wù)器高級(jí)編程[M].北京:清華大學(xué)出版社,2002.

[3]趙金.談OA辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全[J].吉林工商學(xué)院學(xué)報(bào),2010(01).

[4]孫杰.OA系統(tǒng)在校園網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用及其重要性[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用,2011(09).

[5]夏文峰,劉翠娟.基于ASP.NET架構(gòu)的OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].浙江萬里學(xué)院學(xué)報(bào),2011(03).

[6]吳子勤,魏自力,徐軍.網(wǎng)上數(shù)字簽名技術(shù)安全認(rèn)證的實(shí)現(xiàn)[J].網(wǎng)絡(luò)與信息,2009(06).

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