◎李丹石

事業(yè)單位檔案管理中的弊端與對策分析

◎李丹石

信息化時代的到來使得事業(yè)單位中對檔案的管理成為了一個重要問題。在事業(yè)單位中，檔案管理不僅具有信息量巨大、涉及范圍極其廣泛的特點，其工作還相當繁瑣，需要管理人員在檔案管理方面擁有專業(yè)的水平，以便及時發(fā)現(xiàn)在檔案管理中出現(xiàn)的弊端，并保證問題的有效解決，同時管理人員還需要有毅力和耐心，在眾多的檔案信息中冷靜地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。本文針對目前在事業(yè)單位中有關(guān)檔案管理方面存在的弊端作出了分析并提出了一些對策，以供參考。

事業(yè)單位 檔案管理 弊端 對策

對于事業(yè)單位來說，檔案的有效管理是其正常運作的基本前提，事業(yè)單位中的檔案包括了多個方面的內(nèi)容，是選拔、考核人才的重要基礎(chǔ)，同時也對單位其他方面的工作產(chǎn)生了重要影響。雖然我國事業(yè)單位近些年來在檔案管理方面的工作已經(jīng)做得越來越好，但還沒有達到盡善盡美的程度，其中還存在著很多的弊端，如何處理這些弊端，將事業(yè)單位檔案管理工作推進到一個更加完善的程度，本文進行了一些探討。

一、檔案管理的基本內(nèi)涵和原則簡析

檔案管理一般包括檔案的收集整理、保管鑒定和統(tǒng)計以及提供利用兩個方面，可以從管理過程的角度將其分為兩個部分：基礎(chǔ)工作以及利用工作。檔案是檔案管理的直接對象，檔案利用者則是其服務對象，檔案管理最終的目的就是要為社會服務，為其提供有效的檔案信息。

事業(yè)單位在進行檔案管理的工作時必須遵循以下原則：第一，統(tǒng)一管理的原則，統(tǒng)一管理指的是檔案需要通過各級別各種類的檔案保管機構(gòu)予以分門別類地集中保存，同時還需要制定一個統(tǒng)一的規(guī)章制度來進行有效的管理；第二，維護檔案完整性的原則，這一原則的含義包括兩個方面，首先是數(shù)量上，必須保證檔案的齊全，其次是質(zhì)量上，必須保持檔案的系統(tǒng)性；第三，安全的原則，這包括三個方面，其一，保證檔案不受自然損壞，其二，保證檔案不受故意破壞，其三，保證檔案不被竊?。坏谒?，方便利用的原則，這是指檔案管理必須做到確保檔案真實性及其原來面貌。

二、事業(yè)單位檔案管理中的弊端

1.單位管理者對檔案管理的重視程度較低

盡檔案管理對一個單位來說極其重要，但目前事業(yè)單位的管理階層仍然沒有認識到檔案管理的重要性，這就導致從管理層到基層的絕大部分工作人員都輕視了這一工作，限制了它發(fā)揮社會服務的這一基本職能。

2.缺乏專業(yè)性的檔案管理人員

目前事業(yè)單位中的檔案管理人員大多不是科班出身，沒有專業(yè)學習過有關(guān)檔案管理的知識，這對檔案管理工作的開展造成了極大的負面影響。而由于這些人員專業(yè)知識的缺乏，對檔案管理工作沒有一個清晰的認識，也導致了他們?nèi)狈械墓ぷ鲬B(tài)度，比如及時更新檔案，保持耐心和責任心等。

3.缺少現(xiàn)代化的管理理念以及管理手段

進入信息化時代以來產(chǎn)生了很多新的管理理念和管理手段，這些理念和手段被應用到社會生活的方方面面，但還是有很多地方仍然在采用傳統(tǒng)的理念和手段來進行運作，事業(yè)單位的檔案管理就是其中一個。事業(yè)單位目前還沒有形成依靠高科技手段和設備來進行檔案管理的理念，更不用說使用新的現(xiàn)代化的管理手段來管理檔案。

三、完善事業(yè)單位檔案管理的對策

1.提高管理者對檔案管理的重視程度

事業(yè)單位的管理者如果沒有對檔案管理予以高度重視，其基層工作人員也會對這一工作采取消極怠工的態(tài)度，只有提高管理者的重視程度，加強管理者完善檔案管理工作的決心，才能使事業(yè)單位從上到下整體提高對檔案管理的重視度，才能有效提高檔案管理工作的效率。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)性

檔案管理人員的專業(yè)性是完善檔案管理工作的關(guān)鍵，事業(yè)單位想要完善檔案管理，必須提高其管理人員的專業(yè)性。首先從招收管理人員這一環(huán)節(jié)開始，就應當招收專業(yè)性的人才，其次，對于現(xiàn)有的檔案管理人員應當進行定期或不定期的考核，并針對考核結(jié)果制定相應的培訓計劃，對其進行定期、不定期的專業(yè)性培訓，強化他們對這項工作的認知，使檔案管理人員樹立起其應有的工作態(tài)度。

3.更新管理理念，引進現(xiàn)代化管理手段

目前事業(yè)單位檔案管理的一大弊端就是管理理念以及管理手段都十分落后，在現(xiàn)代化社會，管理檔案也必須跟上時代的步伐，及時更新檔案管理的管理理念，用現(xiàn)代化的管理理念來對檔案進行管理。同時，根據(jù)新的管理理念，還必須引進現(xiàn)代化的管理設備，讓紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，使檔案更好地發(fā)揮其社會服務的智能。

結(jié)語

檔案管理對事業(yè)單位來說十分重要，但目前在事業(yè)單位中，檔案管理的工作仍然存在很大的弊端，如何解決這些弊端，讓檔案管理工作逐漸完善起來，是每個事業(yè)單位的管理檔案管理工作者必須考慮的問題。

[1]劉莉.事業(yè)單位檔案管理中的基本問題與對策探析[J].經(jīng)濟研究導刊,2012,31：219+247.

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導報,2011,20：198.

[3]楊敏華.事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施[J].辦公室業(yè)務,2013,23：89.

（作者單位：吉林省伊通滿族自治縣機構(gòu)編制信息中心）

（責任編輯 馮雪峰）