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水利工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)及工作方法

2014-12-05 03:25:45邢軍岐
辦公室業(yè)務(wù) 2014年2期
關(guān)鍵詞:監(jiān)理水利工程檔案管理

文/邢軍岐

水利工程檔案主要是指從水利工程從策劃到實(shí)施再到驗(yàn)收等整個(gè)流程中所產(chǎn)生的相關(guān)記錄資料,圖表、文字以及聲像等均包含在內(nèi)。完整、有序地管理水利工程檔案,對(duì)后期水利工程的運(yùn)行、管理以及維護(hù)等各個(gè)方面均有非常重要的意義。此外,這些重要的依據(jù)和憑證還可作為其他項(xiàng)目工程的經(jīng)驗(yàn)與借鑒資料。故對(duì)水利工程檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化,是推動(dòng)水利事業(yè)發(fā)展的重要支撐。

一、檔案管理本質(zhì)

(一)核心。檔案管理的核心是對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)事宜進(jìn)行記錄。水利工程建設(shè)主要包括以下幾部分:一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報(bào)告、可行性研究報(bào)告、當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)及效益調(diào)查報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖、環(huán)評(píng)報(bào)告、設(shè)計(jì)委托書(shū)以及審批記錄等相關(guān)資料。二是工程審批。這就包括了相關(guān)部門(mén)的審批文件、計(jì)劃請(qǐng)示文件、經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案以及建設(shè)用地批件等。三是工程施工。主要包括開(kāi)工報(bào)告、施工圖、施工合同書(shū)、建筑材料化驗(yàn)單、設(shè)計(jì)變更文件及圖紙、機(jī)電設(shè)備合格證、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量檢查、施工記錄、評(píng)定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質(zhì)、監(jiān)理報(bào)告、施工單位技術(shù)人員、各施工階段結(jié)論報(bào)告以及監(jiān)理文件等。四是竣工驗(yàn)收。該階段主要是指各單元工程、單項(xiàng)工程、單位工程驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收所產(chǎn)生的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和會(huì)議原始資料等。

(二)檔案應(yīng)用。1.施工依據(jù)。水利工程檔案在建設(shè)期間,施工的關(guān)鍵在于批復(fù)與立項(xiàng);而施工的依據(jù)則主要是圖紙、設(shè)計(jì)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn);而合同和文件則主要起明確施工責(zé)任和分配施工任務(wù)的作用。2.竣工驗(yàn)收的必要條件。根據(jù)水利部門(mén)所頒發(fā)的 《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》(水辦 〔2005〕480號(hào))中第二十四條規(guī)定要求:未經(jīng)過(guò)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的,不能夠通過(guò)或進(jìn)行工程驗(yàn)收。由此可知,水利工程檔案驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收中非常重要的環(huán)節(jié)。與此同時(shí),水利工程檔案還可作為工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)以及行政主管部門(mén)的驗(yàn)收依據(jù)。3.運(yùn)行與維護(hù)依據(jù)。水利工程檔案在維修養(yǎng)護(hù)以及調(diào)度運(yùn)行中同樣占據(jù)著重要地位。其可對(duì)水利工程的防洪能力以及設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等方面提供最直接、可靠的信息,便于對(duì)工程的抗旱輸水和防洪調(diào)度等方面的能力進(jìn)行評(píng)估和實(shí)施;同時(shí),檔案還能提供技術(shù)參數(shù)、設(shè)備工程安裝以及操作手冊(cè)等相關(guān)信息,是工程設(shè)備使用的必備資料。4.改建、擴(kuò)建依據(jù)。由于各種原因需對(duì)水利工程進(jìn)行擴(kuò)建或改建時(shí),首先應(yīng)對(duì)原工程的設(shè)計(jì)、地基情況以及設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等各方面進(jìn)行初步的評(píng)估,通過(guò)查閱檔案資料,不僅能使改建或擴(kuò)建設(shè)計(jì)與原工程更加貼合,還可大大提高工程的耐用性和安全性。5.事故處理依據(jù)。水利工程本身就是較為特殊的工程,一旦發(fā)生事故,其波及范圍非常廣,且損失數(shù)額也非常巨大,這就需要對(duì)責(zé)任方進(jìn)行追究,為其他項(xiàng)目工程的實(shí)施拉起警戒線。在對(duì)工程事故進(jìn)行調(diào)查的過(guò)程中,理清責(zé)任非常關(guān)鍵,而檔案中白紙黑字留下的信息在此時(shí)就成為了最重要的證據(jù)。

二、“三個(gè)工程”

檔案管理,以時(shí)間為縱向主線對(duì)工程建設(shè)過(guò)程進(jìn)行記錄;橫向上則對(duì)應(yīng)實(shí)物水利工程。筆者認(rèn)為檔案工作應(yīng)分為三大工程,分別是財(cái)務(wù)工程、文字工程(包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料)以及影像工程。

(一)財(cái)務(wù)工程。財(cái)務(wù)工程主要是指在水利工程建設(shè)的過(guò)程中,所涉及的財(cái)務(wù)檔案資料,而財(cái)務(wù)也是制約工程的主要因素,通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱可清楚地掌握工程的進(jìn)度及花費(fèi)量。這里所說(shuō)的財(cái)務(wù)工程主要是對(duì)預(yù)算、概算、各類(lèi)保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關(guān)信息的統(tǒng)指。

(二)文字工程。檔案管理的主體就是文字工程,無(wú)論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的文字內(nèi)容。通過(guò)文字工程,可使水利工程各環(huán)節(jié)更加準(zhǔn)確、全面、翔實(shí)地展現(xiàn)。

(三)影像工程。影像工程主要是通過(guò)多媒體技術(shù),例如,攝影機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備,對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的重要事件通過(guò)圖像的形式進(jìn)行記錄。截至目前為止,影像技術(shù)主要用于領(lǐng)導(dǎo)檢查、工程重大會(huì)議、完工后工程實(shí)景等。通過(guò)影像技術(shù)對(duì)工程進(jìn)行記錄,使工程記錄信息更加真實(shí)、直觀。目前,不少隱蔽工程紛紛通過(guò)多媒體技術(shù)來(lái)記錄和拍攝工程概況,使隱蔽工程驗(yàn)收突破了時(shí)間地域的限制,在影像的基礎(chǔ)上輔以文字說(shuō)明,大大增強(qiáng)了工程的客觀性、真實(shí)性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設(shè)備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無(wú)法得到有效落實(shí),可直接導(dǎo)致工程返工,延長(zhǎng)工程時(shí)間。為此,要提高工程質(zhì)量,保證工程能夠順利完工,就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續(xù)施工。

三、事件的時(shí)間對(duì)應(yīng)

水利工程檔案管理主要從工程建設(shè)與檔案的同步性、工程建設(shè)流程的對(duì)應(yīng)性來(lái)體現(xiàn)。無(wú)論是何種水利工程,在立項(xiàng)時(shí),首先需要對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行收集整理。其次,設(shè)計(jì)、勘測(cè)、監(jiān)理以及施工等相關(guān)協(xié)議,均會(huì)產(chǎn)生大量的文字信息,此外,這些環(huán)節(jié)對(duì)檔案的份數(shù)、質(zhì)量以及移交工作均有明確要求,這就對(duì)檔案管理提出了進(jìn)一步指示;在對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行檢查以及了解施工進(jìn)度時(shí),需同時(shí)對(duì)工程檔案管理情況進(jìn)行收集整理,沒(méi)有檔案的參與無(wú)法準(zhǔn)確掌握施工的全過(guò)程。在建設(shè)水利工程的過(guò)程中,若需要對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行變更,則必須以施工圖紙為基礎(chǔ);監(jiān)理單位批復(fù)、施工單位申請(qǐng)以及業(yè)主單位同意,一定要保證時(shí)間的先后順序。

四、電子版與紙版

伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要依靠,可大大提高水利工程檔案管理工作效率,但紙質(zhì)版仍然在檔案管理中占據(jù)著重要地位。一是,紙版檔案材料是以實(shí)物形式存在,更加具有說(shuō)服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關(guān)信息記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中,在統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)上具有更強(qiáng)的優(yōu)勢(shì),且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案在工程建設(shè)中的作用更加突出,尤其是異地查閱,其優(yōu)勢(shì)是不言而喻的。近兩年來(lái),國(guó)家制定了 《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》,標(biāo)志著電子檔案在CAD光盤(pán)技術(shù)的推動(dòng)下逐步朝著光盤(pán)庫(kù)載體的模式快速推進(jìn),未來(lái)這就成為項(xiàng)目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內(nèi)容一致,無(wú)論是內(nèi)容、時(shí)間還是結(jié)構(gòu),均必須保持一致。

五、多方協(xié)調(diào)

由于水利工程建設(shè)牽涉范圍大,涉及部門(mén)多,盡管有相關(guān)規(guī)章制度的約束,但由于施工單位的不同,其使用的表格、技術(shù)也無(wú)法得到統(tǒng)一,這就需要業(yè)主牽頭,對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一。

監(jiān)理單位主要是起橋梁紐帶的作用,在對(duì)規(guī)定要求和文件質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查的過(guò)程中,由于涉及項(xiàng)目多、工作量大,故加強(qiáng)監(jiān)理單位統(tǒng)一管理非常重要。業(yè)主單位在鑒定合同時(shí),就必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范,同時(shí)在監(jiān)理單位的帶領(lǐng)下,嚴(yán)格按照相關(guān)要求統(tǒng)一檔案管理格式、標(biāo)準(zhǔn)等。

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