文/嶺南師范學(xué)院 羅妙

學(xué)生檔案管理是高等學(xué)校管理工作的一項(xiàng)不可缺少的工作，這項(xiàng)工作做得好壞將直接影響學(xué)生的切身利益與檔案憑證作用的有效發(fā)揮。一份完整的學(xué)生檔案，對(duì)用人單位了解畢業(yè)生，挑選并合理使用人才，有著重要的參考價(jià)值。目前，隨著“雙向選擇，自主擇業(yè)”的就業(yè)制度的確立和逐步完善，用人單位對(duì)人才的信息需求發(fā)生了很大變化，他們?cè)诮邮墚厴I(yè)生前往往需要全面了解所需人才的綜合素質(zhì)，而學(xué)生檔案在某種程度上就是學(xué)生綜合素質(zhì)的見(jiàn)證。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。

高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時(shí)檔案。終身檔案是指新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，以及學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門(mén)的對(duì)學(xué)生終身有效的檔案。臨時(shí)檔案是指學(xué)生在校期間臨時(shí)建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記載。臨時(shí)檔案的部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將裝入學(xué)生終身檔案。學(xué)生終身檔案和臨時(shí)檔案是兩個(gè)不同階段的檔案，學(xué)生臨時(shí)檔案一般包括以下一些內(nèi)容新生基本情況登記表，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)生各科成績(jī)總表，綜合測(cè)評(píng)評(píng)審表，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料，學(xué)生受處分或撤銷處分的決定，以及有關(guān)認(rèn)識(shí)、檢查等相關(guān)材料，畢業(yè)生登記表等。學(xué)生畢業(yè)時(shí)臨時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容要裝入終身檔案，例如學(xué)籍卡，軍訓(xùn)考核表，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，在校期間各科成績(jī)匯總表，入團(tuán)、入黨有關(guān)材料，畢業(yè)體檢表，畢業(yè)生登記表等。

二、高校學(xué)生檔案的作用

然而，高校存在大部分畢業(yè)生不了解自己檔案的情況，例如，最普遍的一個(gè)情況，高校畢業(yè)生不知道自己的檔案里面“有什么”；不知道檔案究竟“有什么用”，甚至不明白為什么要檔案；不明白調(diào)取檔案時(shí)需要具備的條件。這也就給高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)一些不便。

總的來(lái)說(shuō)，學(xué)生檔案一旦遺失，將會(huì)對(duì)個(gè)人產(chǎn)生一定的消極影響。其一，影響個(gè)人切身利益。檔案在就可以享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)。無(wú)論是在原單位供職者，或是辭職后另求新職者，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)；其二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。許多畢業(yè)生找到工作后，沒(méi)有及時(shí)辦理檔案交接等相關(guān)手續(xù)，同時(shí)工作幾年后也未及時(shí)跟蹤檔案去向，從而影響到轉(zhuǎn)正定級(jí)，以及工齡和退休金的計(jì)算；其三，耽誤職稱評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。有的畢業(yè)生自大學(xué)畢業(yè)后，檔案既沒(méi)有提交單位，也沒(méi)有寄存到政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)不全而受到影響；有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒(méi)有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到幾年后調(diào)動(dòng)工作時(shí)，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)；其四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔。現(xiàn)在自費(fèi)、出國(guó)留學(xué)人數(shù)與日俱增，當(dāng)這一部分群體歸國(guó)找工作時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無(wú)意間已做了幾年的“無(wú)業(yè)人員”，為今后的工作帶來(lái)很多不便；其五，導(dǎo)致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生，在工作滿一年即見(jiàn)習(xí)期滿一年時(shí)，通過(guò)辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)之后，即可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業(yè)生由于對(duì)檔案的不重視，導(dǎo)致干部身份丟失，影響了自己的職業(yè)生涯的發(fā)展。

三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間,

以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長(zhǎng)期以來(lái)，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高,不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題:

（一）學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是高校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作，對(duì)于學(xué)生檔案工作的重要性沒(méi)有認(rèn)識(shí)到位，沒(méi)有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒(méi)有配備專職人員，沒(méi)有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒(méi)有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門(mén)的業(yè)績(jī)掛鉤，沒(méi)有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

（二）學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范

目前學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來(lái)完成。由于學(xué)生管理部門(mén)和院系均沒(méi)有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過(guò)程沒(méi)有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、用圓珠筆書(shū)寫(xiě)、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等。

（三）學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備

因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，學(xué)生檔案只成為“廢紙”一堆，無(wú)人查閱，也無(wú)法查閱、借閱，不利于高校教師了解學(xué)生，對(duì)學(xué)生因材施教。

（四）畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善

在國(guó)家對(duì)高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時(shí)候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門(mén)在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國(guó)家不再對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，應(yīng)該說(shuō)，生源地的人事部門(mén)沒(méi)有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案應(yīng)該由人才市場(chǎng)、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于生源地的人事部門(mén)沒(méi)有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視對(duì)高校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來(lái)了不良的影響。

四、提高高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策和措施

（一）強(qiáng)化學(xué)生檔案管理意識(shí)，提高檔案認(rèn)知度與熟知度

具備良好的學(xué)生檔案管理意識(shí)是做好檔案工作的根本。主管領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)生檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)的政策法規(guī)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，真正從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性。檔案管理人員有了良好的檔案意識(shí)，才能在具體的學(xué)生檔案管理工作中對(duì)其資料數(shù)據(jù)做出敏捷的反應(yīng)，及時(shí)地加以收集、整理、保管。職能部門(mén)形成了良好的檔案意識(shí)氛圍，就能相互支持、相互配合，及時(shí)溝通工作信息，使學(xué)籍檔案完整、準(zhǔn)確、及時(shí)地歸檔。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要自覺(jué)支持和做好學(xué)生檔案工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各二級(jí)學(xué)院要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)加強(qiáng)管理，將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門(mén)的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作；另一方面，學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。

（二）加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，規(guī)范學(xué)生檔案的整理

學(xué)生檔案材料的收集要保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書(shū)寫(xiě)要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)，要求不出現(xiàn)錯(cuò)別字；除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔；學(xué)年度班主任鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能表現(xiàn)出各個(gè)學(xué)生的特點(diǎn)；學(xué)生在高中階段也要完備高中檔案，入學(xué)即向校方提供。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的歸口部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并指定院系專人負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一要求。檔案整理過(guò)程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫(xiě)到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫(xiě)完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時(shí)間先后為序。

（三）采取現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案

隨著我國(guó)招生和畢業(yè)生就業(yè)制度的不斷改革，畢業(yè)生通過(guò)人才市場(chǎng)就業(yè)的人數(shù)日益增多，畢業(yè)生、用人單位、學(xué)校之間的信息交流日益密切，要使我們管理的學(xué)生檔案在學(xué)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就不能沿襲過(guò)去的方法，而要徹底改變目前學(xué)生檔案管理嚴(yán)重滯后、利用率太低和發(fā)揮作用太小的局面，一定要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案。

采用現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案，就是學(xué)生在校時(shí)，根據(jù)他們的特點(diǎn)，把每個(gè)學(xué)生可以規(guī)范化的檔案材料錄入到計(jì)算機(jī)中，在建好基本信息的基礎(chǔ)上，隨時(shí)錄入學(xué)生的最新信息，及時(shí)對(duì)錄入的信息進(jìn)行維護(hù)與更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。日常工作中可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)生個(gè)人信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)，當(dāng)用人單位來(lái)考查學(xué)生時(shí)，我們就可以及時(shí)為其提供或打印一份準(zhǔn)確的畢業(yè)生個(gè)人信息資料，不僅節(jié)省了大量人力、物力，同時(shí)也提高了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和高效性。這樣不僅有利于檔案的規(guī)范化和科學(xué)管理，還有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。只有這樣，學(xué)生檔案才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中發(fā)揮其潛在的能量和價(jià)值，更好地為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)。這也是學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需求，對(duì)檔案工作人員要進(jìn)行必要的培訓(xùn)，外出參觀學(xué)習(xí)其他高校的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，逐漸掌握計(jì)算機(jī)和其它有關(guān)方面的知識(shí)、技能。同時(shí)各院校應(yīng)培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員，只有這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

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