梁琛+李占平

摘 要：企業(yè)檔案管理工作，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作，對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著無可替代的作用。文章從企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義入手，論述了檔案管理工作如何創(chuàng)新思維，建立完善的管理體系。同時(shí)，文章又在加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案管理行為方面提出了初步見解，從而進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)的檔案開發(fā)利用和管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作對現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)公司、服務(wù)基層，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1.管理與運(yùn)營方面的作用。檔案是企業(yè)管理工作的重要工具，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平；同時(shí)檔案又是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的記錄，具有憑證和參考作用，檔案整理與運(yùn)營工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。

2.企業(yè)文化宣傳作用。檔案是一個(gè)企業(yè)發(fā)展變革的記錄和見證，因此，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，文化氛圍等。從檔案文件閱覽中，讓員工產(chǎn)生了凝聚力向心力和歸屬感責(zé)任感；讓客戶更真實(shí)理性的了解一個(gè)企業(yè)。

3.法律保障作用。檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)企業(yè)、員工、業(yè)主合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。

二、建構(gòu)企業(yè)檔案管理體系

1.建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)

（1）建立完善的檔案管理體系，明確檔案業(yè)務(wù)管理歸屬

做好檔案工作有兩點(diǎn)：一方面要領(lǐng)導(dǎo)重視，依靠領(lǐng)導(dǎo)，依靠各部門、各單位抓檔案；另一方面及時(shí)搞好提醒服務(wù)，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，反映工作中存在的問題和需要解決的問題，讓領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作視為本職工作，盡職責(zé)的管理及自覺履行。在專職管理部門的基礎(chǔ)上，企業(yè)各部門內(nèi)部指定專職檔案人員，負(fù)責(zé)各部門的檔案管理。企業(yè)檔案室還要對分公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督，并通過指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查、督促等使分公司順暢的完成各項(xiàng)檔案工作，確保檔案工作各環(huán)節(jié)責(zé)任的明確、規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了良性互動和閉環(huán)。

（2）建立健全檔案管理制度，不斷完善法律、法規(guī)體系

檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行檔案法律、法規(guī)、規(guī)章制度。認(rèn)清自己的職責(zé)范圍、任務(wù)要求，通過規(guī)范抓與抓規(guī)范相結(jié)合，保證檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、程序化。規(guī)范制度、完善機(jī)制、規(guī)范行為、規(guī)范服務(wù)，注重建立健全各項(xiàng)法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)，形成一套完整的檔案規(guī)章制度。完善檔案工作流程，有序高效地開展工作，通過規(guī)范抓與抓規(guī)范，進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。

建立健全檔案管理制度，要著重于制度的實(shí)踐可操作性和精細(xì)性，避免制度流于形式。同時(shí)，要根據(jù)新的新理念、新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，實(shí)時(shí)進(jìn)行更新和修正，不斷的提高企業(yè)檔案管理。用制度約束和強(qiáng)化檔案資源的前端控制，加強(qiáng)檔案資源的收集和管理，確保檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性。

（3）加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

首先，健全檔案工作隊(duì)伍用人機(jī)制。一要完善人才錄用機(jī)制，引進(jìn)錄用一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)技能、熱愛檔案工作的人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理工作上提供人力保障；二是完善人才使用機(jī)制，敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年輕干部，同時(shí)要建立人才使用制度，做好檔案人員的穩(wěn)定工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展；三是完善人才考核機(jī)制，要在檔案工作中推行目標(biāo)化管理，健全激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性，科學(xué)制定崗位目標(biāo)責(zé)任制，形成一種理解、尊重檔案管理人員的良好風(fēng)氣，從而推動檔案管理發(fā)展。

其次，加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)，提升實(shí)戰(zhàn)技術(shù)。為建設(shè)一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)過硬的檔案工作隊(duì)伍，檔案部門要有計(jì)劃、有步驟、分層次地開展檔案人員崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，完善檔案教育體系，為檔案人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)創(chuàng)造條件和提供平臺。檔案人員要努力學(xué)習(xí)檔案法律知識和檔案專業(yè)理論知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)、知識，不斷了解當(dāng)今世界科學(xué)發(fā)展的趨勢，注意學(xué)習(xí)和掌握新知識、新技能，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作的知識和技能，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，以不斷適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展中面臨的新情況、新問題。在此基礎(chǔ)上，還要鼓勵(lì)檔案人員勇于探索檔案管理和檔案工作的客觀規(guī)律，營造良好的檔案管理工作學(xué)術(shù)氛圍。

2.做好檔案設(shè)施管理工作

（1）面對自然災(zāi)害做好檔案安全防范工作。面對自然災(zāi)害要做好檔案安全防范工作，做好檔案安全防范工作首先要健全檔案系統(tǒng)自然災(zāi)害應(yīng)急處置機(jī)制。啟動檔案管理防范預(yù)案，加強(qiáng)和規(guī)范組織領(lǐng)導(dǎo)、工作職責(zé)、應(yīng)急準(zhǔn)備、救助等各方面的工作，使災(zāi)害應(yīng)急處置在制度上有保障；二是全面提升檔案工作人員的安全防范意識，檔案部門應(yīng)組織檔案工作人員定期進(jìn)行針對性訓(xùn)練；三是提高檔案建筑本身的防災(zāi)能力，在檔案庫房配備上安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度自動監(jiān)測及空調(diào)設(shè)備，最大限度的防止或減少災(zāi)害對檔案室的損毀。

（2）檔案管理部門做好數(shù)據(jù)備份工作。做好檔案數(shù)據(jù)備份工作。首先是定期對重要的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份（至少兩份）；第二，檔案數(shù)據(jù)的備份數(shù)據(jù)不能隨意更改，要完整、準(zhǔn)確地存儲到不可更改的介質(zhì)上，并設(shè)定保存期限；第三，對讀取數(shù)據(jù)的軟件或系統(tǒng)也要進(jìn)行備份，防范因技術(shù)淘汰致使備份數(shù)據(jù)不可讀取的風(fēng)險(xiǎn)；第四，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)試驗(yàn)以及可讀性檢查，確保備份數(shù)據(jù)正確無誤，備份數(shù)據(jù)完整可靠；第五，進(jìn)行規(guī)范管理，制作完成數(shù)據(jù)備份后要詳細(xì)記錄數(shù)據(jù)的屬性、數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)存儲位置以及備份時(shí)間等相關(guān)信息；第六，產(chǎn)生新的備份數(shù)據(jù)后，刪除已經(jīng)確定失去效的備份數(shù)據(jù)，釋放存儲空間；第七，重視備份數(shù)據(jù)的場所，作好防火、防熱、防潮、防蟲等安全措施。endprint

3.規(guī)范文件材料歸檔范圍及保管期限

檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)包括收集、整理、立卷、移交、歸檔、編目、保管、利用和銷毀九個(gè)方面，收集和整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。為了確保檔案信息完整性，對一些重要類別的檔案進(jìn)行評估。

（1）明確資料收集范圍，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照《中華人民共和國檔案法》對檔案實(shí)體進(jìn)行分類，明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求、歸檔控制措施、檔案銷毀工作組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求、檔案提供利用的方式，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出查（借）閱檔案的要求及各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)等。對移交文件資料進(jìn)行審核管理，凡質(zhì)量基本合格的，寫上檔號和年度，分別入庫上架，系統(tǒng)排列；如質(zhì)量較差，則適當(dāng)加工，調(diào)整或重新分類組卷進(jìn)行分類、排列、編目，全宗內(nèi)檔案的分類，一般采取按年度結(jié)合問題（或組織機(jī)構(gòu)）的方法，分類保持前后一致。對收集的零散文件，按全宗、年度分別整理裝入有關(guān)卷內(nèi)。立卷做到科學(xué)規(guī)范，保管期限劃分準(zhǔn)確；案卷標(biāo)題準(zhǔn)確、簡練、通順；卷內(nèi)目錄、案卷目錄、案卷封面的填寫做到字跡工整、清晰、耐久；裝訂牢固、美觀；編號也沒有出現(xiàn)重、錯(cuò)、漏、跳號。有目的、有計(jì)劃地對檔案中用圓珠筆、純藍(lán)墨水書寫或復(fù)寫紙打印的文件材料進(jìn)行復(fù)制，對破損的檔案進(jìn)行裱糊搶救。整理完畢的檔案，編目后經(jīng)消毒殺菌方可入庫排列上架。

（2）檔案保管工作。檔案保管是檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)之一，中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整與安全，具體任務(wù)有三項(xiàng)：一是防治檔案損壞；二是維護(hù)檔案安全；三是延長檔案壽命。檔案庫房要具備保管保護(hù)檔案的設(shè)備設(shè)施，并且對已歸檔檔案建立了符合規(guī)范要求的全宗卷，各類檔案卷皮、封面、脊背也都填寫清楚規(guī)范，使之科學(xué)有序的排放，便于查找。嚴(yán)格執(zhí)行檔案防火、防光、防塵、防蟲霉防盜、防高溫、防濕等措施；建立了檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，納入單位應(yīng)急管理體系。

（3）文件鑒定工作。文件鑒定包括以下四個(gè)方面：一是文件齊全性鑒定。將文件清點(diǎn)并與相應(yīng)年度收、發(fā)文簿認(rèn)真對照，統(tǒng)計(jì)出當(dāng)年文件收集齊全率。二是文件完整性鑒定。所接收文件中有無其它缺件、缺頁、殘頁或其它污損現(xiàn)象。三是文件價(jià)值鑒定。將全部接收的文件區(qū)分出應(yīng)歸檔文件和不歸檔文件兩大部分，并對文件進(jìn)行鑒定。四是歸檔文件技術(shù)鑒定。將全部歸檔文件逐份鑒定，確認(rèn)定稿是否簽發(fā)，正本是否蓋章，合同協(xié)議手續(xù)是否完備齊全等。對文件鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)向移交人員及時(shí)確認(rèn)，采取補(bǔ)救措施。

4.檔案現(xiàn)代化管理與開發(fā)利用

（1）利用檔案管理軟件做好檔案歸檔管理工作。檔案整理的目的是為了便于查詢、利用，要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件技術(shù)，將整理好的檔案按不同類別保存在檔案目錄數(shù)據(jù)庫里，建立齊全、完整的檔案目錄中心，增加檢索層次為查詢利用提供檢索途徑，在計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件支撐下能提供高效靈活、快捷的檢索功能，使檔案的利用得以實(shí)現(xiàn)。運(yùn)用機(jī)算機(jī)輔助，利用檔案管理軟件做好檔案歸檔的方法為企業(yè)提供了更高效、簡便、準(zhǔn)確的工作工具。

（2）突出“實(shí)時(shí)性”和“利用性”是檔案管理的重點(diǎn)。除了體系、制度、人員和崗位流程作保障外，在實(shí)踐中還需要不斷落實(shí)，實(shí)時(shí)控制、利用、反饋，不斷的加以完善和改進(jìn)來推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，檔案工作的最終目的是為企業(yè)服務(wù)，所以追求檔案規(guī)范化管理，重點(diǎn)應(yīng)放在檔案的 “實(shí)時(shí)性”和“利用性”上，把為企業(yè)提供利用服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。作為檔案管理人員，應(yīng)打破“坐”、“等”的傳統(tǒng)被動服務(wù)方式，積極主動地為企業(yè)提供服務(wù)。開展檔案科技項(xiàng)目的研發(fā)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考、服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展等方面發(fā)揮積極的作用。

三、推進(jìn)管理創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理工作

創(chuàng)新也是檔案工作進(jìn)步的靈魂和發(fā)展不竭的動力，檔案工作人員要用創(chuàng)新的精神狀態(tài)和思想觀念抓起檔案工作創(chuàng)新。注重工作研究，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷研究新形勢、新問題，不斷總結(jié)新方式、新方法，力求在理論上不斷有所創(chuàng)新、實(shí)踐上不斷有所突破，只有及時(shí)地掌握這些變化，才能把握好檔案服務(wù)工作的時(shí)機(jī)，及時(shí)準(zhǔn)確地為利用提供所需要的檔案材料。

1.技術(shù)創(chuàng)新。信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來理解。通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

2.制度創(chuàng)新。檔案管理工作在實(shí)施過程中，能發(fā)揮其最大效能，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策，才能規(guī)范地應(yīng)用，以獲得最好的效果。在現(xiàn)代化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與信息化管理是密不可分的，從規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織各業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

3.服務(wù)創(chuàng)新。進(jìn)入信息時(shí)代后，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，計(jì)算機(jī)為檔案管理提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對產(chǎn)生的來源需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對文件資源進(jìn)行開發(fā)、利工提供服務(wù)。

總之，檔案管理只是企業(yè)管理的一個(gè)部分、一個(gè)環(huán)節(jié)。只有整個(gè)企業(yè)實(shí)施規(guī)范化管理，檔案管理工作和其他的管理環(huán)節(jié)才能環(huán)環(huán)相扣、相輔相成，使檔案管理工作步入常規(guī)化、規(guī)范化的軌道，共同組成一個(gè)科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、程序化的管理整體。

作者簡介：梁?。?979.12- ），男，漢族，河南開封人，助理經(jīng)濟(jì)師，大學(xué)本科，欒川龍宇鉬業(yè)有限公司黨委副書記；李占平（1984.11- ），男，漢族，河南通許人，工程師，大學(xué)本科，欒川龍宇鉬業(yè)有限公司綜合辦室副主任endprint