王凌

摘 要：隨著我國社會與經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案管理工作的必要性逐漸凸顯，基層紅十字會的檔案管理工作，只有依托于現(xiàn)代化手段，才能保證檔案管理實現(xiàn)高效性。采用信息管理已是當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢，本文著重研究了縣市級紅十字會檔案信息管理方面的相關(guān)內(nèi)容，為實現(xiàn)基層紅會檔案信息管理數(shù)字化與電子化建設(shè)提供理論參考。

關(guān)鍵詞：縣市級紅十字會；檔案管理；信息化

中國紅十字會是世界紅十字會的重要分支，是一個非營利性的公益組織，本著人道主義的原則，主要從事社會救助、災(zāi)后重建等公益性活動。由于紅十字會的公益性，會員數(shù)量逐漸攀升，各層級工作人員分工協(xié)作，確保了紅十字會工作的持續(xù)性與有效性，但這也為檔案管理帶來不小的壓力。國際信息化潮流勢不可擋，因而針對縣市級紅十字會檔案管理工作也需要順應(yīng)時代發(fā)展，依托于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，從根本上扭轉(zhuǎn)效率低下的局面，實現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化。

1 紅十字會檔案信息電子化數(shù)字化的作用

在數(shù)字化檔案信息管理中，管理工作主要從以下幾個方面開展：首先，要構(gòu)建現(xiàn)代化的信息通信網(wǎng)絡(luò)，依托于現(xiàn)代化的計算機(jī)與信息設(shè)備，實現(xiàn)交互式的網(wǎng)絡(luò)平臺，使各個部門之間能夠形成良好的銜接，促進(jìn)構(gòu)建外部信息通道，接入寬帶公共通信網(wǎng)絡(luò)；其次，要構(gòu)建完整的信息數(shù)據(jù)庫，并采用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備將這些數(shù)據(jù)集成，使信息應(yīng)用與共享得到多方面的發(fā)展，同時信息庫的建設(shè)要分門別類，將其中各個領(lǐng)域及各個層級之間的檔案信息按照分類在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進(jìn)行“封裝”，增加檔案信息的使用效率；再則，要充分揮發(fā)信息技術(shù)的作用，使得數(shù)據(jù)庫能夠轉(zhuǎn)變成為為人所用的信息庫，使人們能夠更加簡單對檔案信息加以利用；最后，采用信息化檔案信息管理要形成結(jié)構(gòu)化、立體化的模式，不斷豐富信息庫，并確保信息的安全性。

針對紅十字會檔案信息化管理的建設(shè)是大勢所趨，無紙化辦公已經(jīng)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域，對于檔案的管理也不例外。應(yīng)用電子化、數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建紅十字會檔案信息管理的作用主要涉及以下幾個方面：首先，能夠依托于當(dāng)前先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)來實現(xiàn)對檔案的管理，使檔案的利用率得到大幅提升；其次，可以使紅十字會檔案信息處理工作的時間有所減少，增強(qiáng)實效性；再則，采用無紙化辦公能夠有效降低成本，能夠輕松實現(xiàn)信息的復(fù)制，檔案轉(zhuǎn)移與保存的能力更強(qiáng)；最后，紅十字會的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，建檔、調(diào)檔的工作逐漸增多，采用現(xiàn)代化技術(shù)能夠有效節(jié)省空間，還能夠更好的與前沿技術(shù)接軌。

2 縣市級紅十字會檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 檔案信息管理基礎(chǔ)工作有待規(guī)范

基層紅十字會檔案管理由于地區(qū)發(fā)展水平有所差異，因而呈現(xiàn)出各地檔案業(yè)務(wù)水平參差不齊的現(xiàn)象，針對檔案管理的工作并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，檔案卷宗質(zhì)量不完整，使基層紅十字會檔案信息管理的推廣與應(yīng)用存在諸多難題。

2.2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平有待提高

縣市級紅十字會檔案信息管理尚處于發(fā)展階段，尤其在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，各種標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定尚待完善，計算機(jī)信息處理的優(yōu)勢也沒有完全的發(fā)揮出來，相較于地市級的檔案而言，紅十字會信息檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展讓然有很長的路要走。

2.3 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

在人力資源建設(shè)方方面，縣市級紅十字會信息檔案管理亟需現(xiàn)代化的專業(yè)人才進(jìn)行管理，這些專業(yè)人才不僅要能夠熟練的操作計算機(jī)，更重要的是對紅十字會的個人檔案具有較強(qiáng)的處理能力。如今，縣級紅十字會所擁有的專業(yè)人才稀缺，這嚴(yán)重限制了縣級紅十字會檔案信息管理的快速發(fā)展。

3 加強(qiáng)縣市級紅十字會檔案管理信息化建設(shè)新思路

縣市級紅十字會檔案信息化建設(shè)要積極轉(zhuǎn)變思路，追趕時代潮流，使檔案管理能夠盡快步入信息化的道路。在配備有專職人員的情況下，充分將檔案的價值展現(xiàn)出來，提高檔案使用的效率，并將其作為干部選拔任用的參考內(nèi)容之一，進(jìn)而促進(jìn)基層紅十字會檔案信息管理能夠穩(wěn)步向前發(fā)展。

3.1 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識

在對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，需要用科學(xué)的發(fā)展觀來看待，依靠現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備與專業(yè)骨干，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理體系的構(gòu)建，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想觀念，使檔案管理工作能夠與時代接軌。同時，對于檔案方面的服務(wù)要充分放開，使檔案管理能夠更好的方便群眾，服務(wù)于社會。

3.2 對縣級紅十字會實施檔案歸檔與電子文件管理

強(qiáng)化基層紅十字會檔案管理工作必須要做好歸檔工作，這需要由具有專業(yè)水平的人才來完成相關(guān)的工作，對檔案使用期間所產(chǎn)生的大部分?jǐn)?shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行管理，并對文件信息進(jìn)行填充與重組，極大增強(qiáng)檔案的真實性與可靠性，將其作用充分的發(fā)揮出來。

3.3 解決好縣級紅字會檔案電子文件的保存問題

檔案多以電子文件的形式進(jìn)行保存，所選用的磁性材料能夠極大提升信息保存的安全性，在隔絕水汽、粉塵的情況下實現(xiàn)長效保護(hù)；還要定期對所保存的數(shù)據(jù)實施備份并檢測，防止數(shù)據(jù)丟失。

3.4 建立與縣級紅十字會相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

紅十字會檔案信息管理的發(fā)展必須依托于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的綜合應(yīng)用平臺，加強(qiáng)對信息和文件的處理能力，實現(xiàn)檔案信息的利用率得到提升，使信息數(shù)據(jù)的交互與共享能夠更加安全可靠。

3.5 確?？h級紅十字會檔案信息化建設(shè)的安全問題

檔案信息的安全性是非常重要的，要避免來自內(nèi)部與外部環(huán)境的共計和竊取，要在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建防火墻，將木馬、病毒等網(wǎng)絡(luò)毒瘤肅清在防火墻之外，確保網(wǎng)絡(luò)的安全性，進(jìn)而確保檔案信息的安全性。此外，在信息保存方面盡量實現(xiàn)計算機(jī)檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式雙重備份。

3.6 建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍

基于信息化建設(shè)的檔案管理，必須注重各個環(huán)節(jié)上的安全，確保信息的安全使用，要構(gòu)建復(fù)合型的管理隊伍，引進(jìn)素質(zhì)全面的人才，定期開展培訓(xùn)，使工作人員能夠掌握先進(jìn)的檔案管理流程。此外，這種人才的多元化，使各個崗位都能由相對應(yīng)的人才來委以重任。

4 結(jié)束語

基層紅十字會檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時代之舉，對紅十字會內(nèi)部建設(shè)具有非凡的意義。如今，在各個領(lǐng)域中，無紙化辦公已經(jīng)是大勢所趨，提高基層紅十字會檔案管理的現(xiàn)代化水平，對促進(jìn)縣級紅十字會檔案管理工作的意義非常重大。同時，構(gòu)建符合紅十字會檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并加強(qiáng)軟件與硬件方面的配備，使紅十字會檔案信息管理方面的建設(shè)得以順利部署和實施，確?？h級紅十字會檔案工作能夠有條不紊的進(jìn)行，形成基于檔案信息化以提升檔案的利用率的趨勢，全面推進(jìn)紅十字會檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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