孫雪楊

[摘 要]基建檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，它記錄了工程建設(shè)的全過程，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。本文先就其重要性做了簡(jiǎn)要的分析，其次，著重闡述企業(yè)基建檔案管理工作存在的問題，針對(duì)問題提出解決措施。做好檔案管理工作，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；基建檔案；管理

基建檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等各種形式的歷史記錄。它既是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必要條件，也是對(duì)工程進(jìn)行維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。隨著檔案法律、法規(guī)的不斷健全，企業(yè)基建檔案的管理更加有章可循。因此，如何加強(qiáng)企業(yè)基建檔案管理工作，已成為我們必須深入思考的課題。

一、企業(yè)基建檔案的重要性

基建檔案是一種特殊的信息資源，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為企業(yè)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)企業(yè)總體發(fā)展發(fā)揮著重要作用。還為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛等提供依據(jù)。同時(shí)，它對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。這些檔案為企業(yè)的建設(shè)、維修、管理、改建和擴(kuò)建服務(wù)。所以，做好基建檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

二、企業(yè)基建檔案的管理現(xiàn)狀

從目前企業(yè)基建檔案管理的情況來看。雖然基建檔案由綜合檔案室統(tǒng)一收集、整理、保管.但仍存在—些問題：

（一）基建檔案收集不齊全

基建檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、不系統(tǒng)等問題，特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成基建檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了基建檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。這些問題的存在使基建檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平。因此，采取有效措施，加強(qiáng)基建檔案管理工作刻不容緩。

（二）基建檔案管理標(biāo)推不統(tǒng)一

目前，在企業(yè)基建檔案的管理上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各單位在收集范圍、期限劃分、案卷組合等方面都不一致。比如：收集歸檔中，竣工圖紙都劃歸在基建檔案門類之內(nèi)，但有些文字材料、有關(guān)批文以及部分合同等，由于歷史原因卻歸在文書檔案內(nèi)，割裂了基建檔案的自然形成規(guī)律。在保管期限劃分上，也沒有按其重要程度劃分保管期限，所有基建檔案都是永久保管，管理缺乏科學(xué)性。在組卷問題上，各單位也是自己摸索經(jīng)驗(yàn)，有些單位學(xué)習(xí)城建檔案的組卷方法，將竣工圖紙裝訂成冊(cè)，整齊、美觀，便于保管，但不太便于利用，查閱一張圖紙，要將整卷借出，有時(shí)會(huì)造成損壞，歸還后又要重新整理裝訂。有些單位將圖紙編號(hào)折疊，裝盒保管。

（三）基建檔案管理業(yè)務(wù)較為生疏

現(xiàn)在企業(yè)檔案管理人員，一般對(duì)文書檔案管理還較為熟悉，但對(duì)基建檔案的管理則缺乏學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有的基建檔案的收集、組卷、編目、統(tǒng)計(jì)等工作也都是邊干邊學(xué)，摸索經(jīng)驗(yàn)，他們不甚了解基建檔案的形成特點(diǎn)，缺乏對(duì)基建部門在檔案資料形成積累過程中的檢查指導(dǎo)，工作往往處于被動(dòng)局面.檔案編研和信息開發(fā)利用也較欠缺，沒有通過分析、歸納，使原始資料轉(zhuǎn)化為更高層次的二次信息。因而使整個(gè)基建檔案管理處在較低水平。

三、加強(qiáng)基建檔案管理工作的措施

（一）提高意識(shí)，加強(qiáng)宣傳

近幾年檔案部門在社會(huì)上開展了多層次的宣傳活動(dòng)。但這些宣傳活動(dòng)一般是針對(duì)檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開的，對(duì)檔案館的宣傳卻未能做到同步進(jìn)行。另外，我國(guó)的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，只滿足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，頭腦中缺乏對(duì)自己所從事的工作及取得的勞動(dòng)成果加以宣傳的意識(shí)，從而影響到社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及部門的重視

近幾年根據(jù)基建檔案工作的實(shí)踐證明，搞好基建檔案工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)實(shí)實(shí)在在的支持，是搞好基建檔案工作的關(guān)鍵。把檔案的形成、積累、整理、立卷歸擋工作納入基建規(guī)劃、計(jì)劃、管理制度中，在基建工程的招標(biāo)中，提出對(duì)檔案工作的要求，并將其納入基建管理人員職責(zé)范圍之中。檔案行政管理部門在規(guī)范單位總體歸檔要求時(shí)，也應(yīng)對(duì)特殊載體的檔案給予更多的監(jiān)督力度，以增加歸檔部門的重視程度。

（三）加強(qiáng)基建檔案的收集工作.提高歸檔率

首先，要深入學(xué)習(xí)宜傳檔案法規(guī)，加強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位的檔案意識(shí)和守法意識(shí)。其次，要根據(jù)本單位的實(shí)際，制定可行的制度.還可與基建部門簽訂歸檔責(zé)任書，把基建檔案管理納入崗位責(zé)任之中.使基建檔案的收集、歸檔有章可循、有法可依；第三.檔案人員要積極理順收集渠道?；?xiàng)目由于工程期長(zhǎng)，檔案資料要逐步形成積累和收集，在這期間，檔案人員還應(yīng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行宣傳、檢查、指導(dǎo)，隨時(shí)了解工程進(jìn)度和現(xiàn)場(chǎng)施工文件材料的形成積累情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，做到基建工程開始與資料收集整理同步進(jìn)行，工程前期準(zhǔn)備之時(shí)，就是基建檔案資料收集的開始.工程竣工驗(yàn)收之日，就是基建檔案資料歸檔之日。

（四）建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制

檔案的收集、整理應(yīng)該是建設(shè)活動(dòng)的各方主體共同的責(zé)任，同時(shí)明確各方主體應(yīng)負(fù)的責(zé)任。建立檔案管理不善責(zé)任追究制，對(duì)責(zé)任人要嚴(yán)肅追究責(zé)任。另一方面，在招標(biāo)投標(biāo)與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，在合同、協(xié)議內(nèi)明確有關(guān)工程檔案管理的具體要求，即同時(shí)簽訂負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案的收集、整理和報(bào)送內(nèi)容、時(shí)間和履約承諾。對(duì)檔案工作不合格的單位除督促整改外，嚴(yán)格按合同進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。

檔案管理員是檔案的形成者和管理者，要具有一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的立卷意識(shí)、管理和利用意識(shí)。加強(qiáng)基建檔案管理人員在基建管理和檔案管理兩方面專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，使之適應(yīng)社會(huì)的需要。

參考文件：

[1]張智麗.企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理工作中存在問題及對(duì)策探討[J].昆明冶金高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2011（04）.

[2]張莉.如何加強(qiáng)基建工程檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2009（05）.