王秀文

[摘 要]隨著大學(xué)校園計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用，電子文件的數(shù)量越來越多，電子文件在移交過程中的問題逐漸引起了相關(guān)領(lǐng)域部門的關(guān)心和重視，電子文件過程中的合理性逐漸顯得重要起來。本文主要論述了高校電子文件在移交過程中存在的問題，并通過論述提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，提高了電子文件移交的效率，希望本次研究對(duì)更好的開展高校電子文件移交方法有一定的助益。

[關(guān)鍵詞]高校電子文件；移交；移交工作

電子文件移交工作是電子文件管理的重要組成部門，其工作的好壞將直接影響到后期的檔案管理工作。我國(guó)的電子文件移交從本世紀(jì)初就開始了，主要由國(guó)家檔案局、中央檔案館進(jìn)行管理，并采用十年審查制度。

1、高效電子文件以及過程中存在的問題

1.1觀念意識(shí)存在偏差

電子文件在傳輸過程中經(jīng)常發(fā)生變化，特別不穩(wěn)定，很容易受到外界的干擾，導(dǎo)致了電子文件的真實(shí)性一直備受爭(zhēng)議。相對(duì)于紙質(zhì)的文件，不管是在法律保護(hù)力度上還是制度上都存于不利地位，則就使得高校的檔案管理人員不重視電子文件的移交工作甚至是不加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理工作，更不愿意投入人力和物力對(duì)其進(jìn)行管理。同時(shí)，學(xué)校的檔案管理人員對(duì)電子文件的移交工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)文件中的一些數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)不清楚，相關(guān)概念理解錯(cuò)誤，文件移交過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤。由于工作人員的專業(yè)知識(shí)不足，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理部門在接收電子文件時(shí)，說明只接收掃描文件。

1.2移交的電子文件存在不規(guī)范現(xiàn)象

今年來，雖然國(guó)家對(duì)電子文件管理方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行了一定程度的關(guān)注，但是很多制度和措施都比較靈籠統(tǒng)，缺少對(duì)移交范圍、文件大小、格式以及移交方式的關(guān)注，這就導(dǎo)致了電子文件移交過程中出現(xiàn)很多不符合移交要求的電子文件。文件中出現(xiàn)很多原始數(shù)據(jù)的排版方式和編輯數(shù)據(jù)不清晰以及數(shù)據(jù)不完整的情況，這就使得電子文件的額真實(shí)性受到了嚴(yán)重的影響。此外，在工作過程中，學(xué)校對(duì)于電子文件格式的規(guī)定多種多樣，導(dǎo)致移交的電子文件的格式多種多樣，給后期的格式轉(zhuǎn)換以及后期的處理工作造成很大的影響，增加了工作人員的工作量，同時(shí)降低了工作的效率，這種不規(guī)范性影響電子文件后續(xù)一系列工作的開展，包括文件的整理、管理以及安全使用等。

1.3管理權(quán)責(zé)不明確

在對(duì)大學(xué)校園電子文件管理機(jī)構(gòu)的調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)的學(xué)校都沒有建立明確的電子文件管理部門，缺乏合理的管理機(jī)制，權(quán)責(zé)分配存在明顯漏洞。電子文件移交工作涉及到檔案管理部門、管理部門以及行政部門等，這就很容易造成各個(gè)部門對(duì)于移交工作的權(quán)責(zé)不分，部門之間的協(xié)調(diào)不清楚、管理過程中存在無序管理的現(xiàn)象，對(duì)電子文件管理者的積極性造成了很大的影響，從而導(dǎo)致了應(yīng)該移交的電子文件得不到及時(shí)的、規(guī)范的、有效的處理，影響了整個(gè)移交工作的進(jìn)程。電子文件在其前期的準(zhǔn)備工作尚未完成的情況之下倉促的交給檔案管理部門大大增加了以后檔案管理工作者的工作量。

2、電子文件規(guī)范化移交的建議

2.1糾正偏差觀念

電子文件是隨著社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，并不斷地應(yīng)用于不同的領(lǐng)域，是政治、經(jīng)濟(jì)以及各種活動(dòng)的真是記錄，是社會(huì)信息資源的重要組成部分，未來檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)該受到全方位的重視。電子文件在校園中應(yīng)該企業(yè)履行其應(yīng)有的作用和職責(zé)。學(xué)校的檔案管理部門是永久性保存檔案的重要機(jī)構(gòu)，具有保存檔案和開發(fā)信息資源的重要任務(wù)和責(zé)任，因此做好電子文件的接收與管理工作是其責(zé)任范圍內(nèi)的首要工作，所以校園的檔案管理機(jī)構(gòu)必須提高對(duì)電子文件接收工作的重視，增強(qiáng)接收電子文件的工作能力。移交電子文件既有利于降低各個(gè)部門的保管壓力，又能對(duì)電子文件在移交過程中存在的問題更好的進(jìn)行解決。

2.2規(guī)范電子文件

電子文件移交部門和學(xué)校檔案的管理部門在開展電子文件移交工作時(shí)，必須對(duì)電子文件的準(zhǔn)確性、完整性、安全性以及可行性進(jìn)行仔細(xì)的檢查和判斷，對(duì)于不合格的電子文件要要求相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行完善和改正，包括調(diào)整文件的格式、備注相關(guān)信息、補(bǔ)充其中不完善的數(shù)據(jù)等等。由于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件移交工作指導(dǎo)的不明確性和籠統(tǒng)性，學(xué)校應(yīng)該針對(duì)學(xué)校的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)范和制度，以便適應(yīng)學(xué)校電子文件移交工作的管理，規(guī)范電子文件的移交工作。

2.3明確管理機(jī)制

電子文件的移交與接收，不僅僅是檔案是實(shí)體和信息的移交，更是檔案管理責(zé)任主體的變更。電子文件在移交過程中，必須明確電子文件移交和接受雙方的權(quán)利和義務(wù)，同時(shí)，文件在移交前后由誰來負(fù)責(zé)等問題都需要在第一時(shí)間明確。電子文件的移交單位應(yīng)該文件完成之前就制定出相應(yīng)的規(guī)范，明確單位內(nèi)相關(guān)部門的管理責(zé)任和義務(wù)，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，建立有效的合作機(jī)制。電子文件移交前主要有生成單位管理，移交之后有學(xué)校的檔案管理部門對(duì)其進(jìn)行管理，同時(shí)文件在移交過程中還需要有單位的監(jiān)督人員在場(chǎng)監(jiān)督移交工作是否符合相關(guān)規(guī)范。

結(jié)語

面的未來的發(fā)展趨勢(shì)，大學(xué)校園的各個(gè)行政部門以及各個(gè)行政機(jī)關(guān)都應(yīng)該及時(shí)的做好各種準(zhǔn)備工作，從各個(gè)方面確保電子文件在移交過程中規(guī)范性和合理性，保證電子文件移交工作順利的開展，電子文件的移交工作需要我們上下一起努力，這樣才能更好的解決其中存在的問題

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基金項(xiàng)目：本文為2014年黑龍江省檔案科技項(xiàng)目《高校電子文件移交方法研究》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)HDK2014-8）的研究成果