楊學(xué)梅

[摘 要]隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。本文從強化民生檔案管理工作的意義出發(fā)，提出幾點強化民生檔案管理工作的策略。

[關(guān)鍵詞]民生檔案；管理；規(guī)范

檔案記錄了過去工作和歷史的真實情況，能為社會各項工作提供備查的依據(jù)，是第一手的參考材料，檔案工作是社會管理工作的一項重要內(nèi)容。而民生檔案，泛指與人民群眾生產(chǎn)生活、權(quán)利息息相關(guān)的民計民生檔案，包括勞動就業(yè)、社會保障、社會管理、教育醫(yī)療、婚姻生育、食品安全等民生領(lǐng)域中形成的各類檔案。民生檔案真實記錄了民生建設(shè)的各個過程，是維護人民群眾權(quán)益的原始憑證，是評價民生工作成果的重要標志。民生檔案工作是充分發(fā)揮檔案部門的示范帶動及典型引導(dǎo)作用的基礎(chǔ)，是檔案部門實現(xiàn)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，并發(fā)掘更適合現(xiàn)代社會的民生檔案管理機制，實現(xiàn)民生檔案工作可持續(xù)發(fā)展的前提。

一、強化民生檔案管理工作的意義

每個人從生老病死到衣食住行，都與民生檔案息息相關(guān)。民生檔案是維護人民群眾權(quán)益最原始的憑證，記錄了社會管理的歷史，體現(xiàn)了人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題。民生檔案管理工作的有效開展是落實黨委、政府各項民生政策，維護人民群眾的權(quán)益，更好的為民生服務(wù)，保障民生，構(gòu)建和諧社會的重要保證。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。各級黨委政府工作將關(guān)注民生，改善民生當作工作的重點。強化民生檔案管理工作，需要順應(yīng)形勢，以人為本，遵循新思路，尋求新突破，不斷開創(chuàng)新局面，關(guān)注民生、服務(wù)民生，在實現(xiàn)檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的同時，為人民群眾提供更為及時、更為全面、更為有效的服務(wù)，是保持檔案事業(yè)的健康有序、持續(xù)高速的發(fā)展的重要社會條件。民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，范圍較廣且種類繁多，動態(tài)性較強，民生檔案管理工作仍存在著管理混亂、水平不一、資源分散、基礎(chǔ)設(shè)施滯后等不足，具體表現(xiàn)為民生檔案的種類較為繁雜，歸屬不清，保存不一，無法確定由哪一部門負責管理，管理的標準也不盡相同，有的民生檔案是根據(jù)本身所在部門及相關(guān)行業(yè)標準進行管理，也有許多部門沒有相關(guān)的行業(yè)管理標準及實際操作管理辦法，也談不上規(guī)范化的檔案部門管理指導(dǎo)，致使部門民生檔案管理力度不夠，甚至出現(xiàn)無人整理的現(xiàn)象。民生檔案接收進館的范圍沒有明確界定，保存條件比較有限，民生檔案的移交及接收工作開展困難。民生檔案現(xiàn)代化建設(shè)程度不高，信息化及數(shù)字化有待提高，其檢索功能難以滿足越來越高的民生檔案利用率的需求，民生檔案管理工作亟待提高。強化民生檔案管理工作，將民生檔案工作擺在突出位置，是我國構(gòu)建和諧社會的要求，是轉(zhuǎn)型變革時期檔案管理工作存續(xù)與發(fā)展的基本策略，也是體現(xiàn)檔案社會價值的有效途徑。

二、強化民生檔案管理工作的策略

（一）規(guī)范民生檔案管理工作

規(guī)范各類民生檔案管理工作是充分發(fā)揮民生檔案價值的重要保障。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，健全民生檔案工作規(guī)范，根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定相關(guān)的業(yè)務(wù)標準、管理標準及其需要遵循的行業(yè)標準，實現(xiàn)民生檔案的實體進行分散保管，同時進行統(tǒng)一指導(dǎo)管理。完善民生檔案管理制度體系，包括歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，以規(guī)范化的民生檔案工作及符合實際的業(yè)務(wù)標準對民生檔案相關(guān)部門加以指導(dǎo)，制定本行業(yè)民生檔案歸檔范圍和保管期限、整理辦法、管理規(guī)范等標準文件，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。完善民生檔案歸檔制度，設(shè)置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交等業(yè)務(wù)標準。制定民生檔案分類整理的方法及規(guī)定，保持檔案整理方法的一致性與正確性，切勿將立卷與組件混用，采用定時制的標識方法劃分保管期限。依照國家相關(guān)規(guī)定，運用雙套制歸檔對電子文件或電子數(shù)據(jù)進行整理歸檔，做好數(shù)據(jù)的脫機備份，及電子檔案的紙質(zhì)化管理及異地備份。建立民生檔案登記及年檢制度，對各類民生檔案進行排查和登記工作，詳細記錄當?shù)孛裆鷻n案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標準、信息化建設(shè)、開放利用規(guī)定和利用情況、移交進館規(guī)定等信息，利于有效掌握民生檔案的形成規(guī)律、利用情況及管理現(xiàn)狀，便于監(jiān)督。強化對民生檔案管理工作的監(jiān)督力度，加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督力度，從源頭上抓起，明確相關(guān)部門責任，切實抓好與群眾切身利益密切相關(guān)的各類民生檔案管理和利用的監(jiān)督指導(dǎo)。將民生檔案管理工作納入考核范圍，使考核的結(jié)果能成為評判單位檔案管理成效的重要依據(jù)，同時嚴格開展執(zhí)法檢查，及時發(fā)現(xiàn)民生檔案工作中存在的違法現(xiàn)象，嚴格加以查處，不斷提高工作人員依法管理民生檔案的意識，促進民生檔案工作走向規(guī)范化、制度化、標準化，逐步推動民生檔案工作的法制化發(fā)展。

（二）加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

進入信息時代以來，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛地利用，越來越多的電子文件應(yīng)運而生，人民群眾對信息有了更快、更全、量更多的需求，在這樣的形式下，只有加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，改善民生檔案工作場所的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案室配備各種專業(yè)設(shè)施設(shè)備，加速民生檔案信息化進程，在接收新的檔案進館的同時，接收檔案電子信息進館，以關(guān)注民生、改善民生為著眼點，全面部署民生檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)責任到人、任務(wù)到人，安排專門人員深入挖掘現(xiàn)有的民生的檔案資源，加強整理、編目，大力推進檔案信息的深加工，并對館藏利用較高、最頻繁的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化加工，實施檔案的全文掃描，同時結(jié)合檔案利用工作的實際情況，制作電子民生檔案目錄，加快館藏檔案的劃控和數(shù)字化工作，逐步發(fā)展成可以提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)，提高民生檔案利用的效率。利用電子技術(shù)提供電子信息服務(wù)，拓寬利用渠道，充分發(fā)揮檔案的參考和資政作用。加快實現(xiàn)運用電子信息技術(shù)手段提高查檔工作效率，通過計算機檢索系統(tǒng)迅速獲取所需信息，避免群眾因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現(xiàn)象，以滿足日益增多的查檔人員的需求。運用現(xiàn)代技術(shù)，制作與人民群眾息息相關(guān)的民生專題檔案，并將其連接至接待窗口，以提高查檔的工作效率。將人民群眾關(guān)注的熱點進行數(shù)字化掃描，并將著錄條口與掃描全文進行掛接，最大限度地方便百姓對民生檔案的利用，提升民生檔案管理工作的水平及效率。

（三）增強民生檔案的利用效能

積極適應(yīng)群眾和民生的需求，整合檔案資源，拓寬利用渠道，豐富利用內(nèi)容，增強民生檔案的利用效能。配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，向社會公開服務(wù)形式和手段，為公民獲取民生檔案信息提供便利，同時采取切實有效的舉措，公開民生檔案查閱流程和服務(wù)承諾，編制行之有效的民生檔案公開指南，通過設(shè)立公開欄、網(wǎng)上公開等多種形式，為群眾查詢檔案提供便利，以充分發(fā)揮民生檔案的作用。例如具備專題檔案展覽、開展檔案走進社區(qū)活動、開通便民服務(wù)“綠色通道”等活動，規(guī)范檔案查閱利用的收費項目、標準，取消不合理收費，降低群眾查閱利用檔案的成本，使檔案真正成為服務(wù)廣大人民群眾的活資料。整合各民生檔案單位建立相應(yīng)地檔案冊，諸如戶籍檔案、醫(yī)院出生檔案和病史檔案、單位職工培訓(xùn)檔案、勞動就業(yè)檔案、農(nóng)村農(nóng)保檔案等，必要時可以開展信息共享，創(chuàng)辦人民的個人信息庫，人民憑借有效身份證明，就能方便地查詢到個人信息，促進民生檔案的利用效能。充分發(fā)揮各民生檔案的作用，為諸如優(yōu)待撫恤、養(yǎng)老服務(wù)、婚姻登記等各項民生提供服務(wù)。將改善民生作為民生檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點，積極編研人民群眾關(guān)注的熱點問題及難點問題，使民生檔案的利用更為深入。

（四）提高檔案管理工作人員素質(zhì)

各單位需要明確檔案員的工作職責，增強檔案員的責任意識，認識到檔案管理工作的重要性，具備良好的保密習慣，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻。精心挑選熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理專業(yè)的知識，并忠實于檔案管理工作的檔案員。還可根據(jù)實際情況，安排檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高檔案員業(yè)務(wù)能力。關(guān)心支持檔案管理工作人員的工作，提高其待遇，獎懲分明，保持民生檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定性。檔案管理工作人員自身也應(yīng)當在不斷學(xué)習業(yè)務(wù)知識的基礎(chǔ)上，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，增強自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息管理、利用能力，信息資源處理能力，以扎實的工作能力，熟練的技能，大膽的創(chuàng)新精神，飽滿的工作熱情，為民生檔案管理工作的發(fā)展做出貢獻，以自身極大的熱心、耐心，全心全意為人民服務(wù)。

參考文獻：

[1]何萍.加強民生檔案工作服務(wù)和諧社會建設(shè)[N].中國檔案報.2009