李冬梅 呂曉鷗

摘 要：辦公室人員能力的高低，直接影響著辦公室各項(xiàng)工作順利開展的程度。本文闡述了科研院所辦公室人員應(yīng)具備的基本能力，并對(duì)辦公室人員自身能力提高的途徑等進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：科研院所辦公室 自身能力 提高

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2014）04（a）-0157-02

辦公室是一個(gè)單位承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)。科研院所的辦公室工作也可以概括為“辦文、辦會(huì)、辦事”三大部分。要想做好科研院所辦公室的各項(xiàng)工作，辦公室人員除了應(yīng)具備較高的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德素養(yǎng)外，對(duì)其自身能力的要求也是全方位的。

1 科研院所辦公室人員應(yīng)具備的基本能力

能力是人們完成某種活動(dòng)所必備的個(gè)性心理特征，活動(dòng)參與者的能力直接影響著活動(dòng)的效率。辦公室人員能力的高低，直接影響著辦公室各項(xiàng)工作順利開展的程度?？蒲性核k公室人員應(yīng)具備以下六項(xiàng)基本能力。

1.1 口頭表達(dá)能力

辦公室人員雖然很少去做報(bào)告，但只要上班就會(huì)“不停地說話”。辦公室是一個(gè)單位的窗口，每天接待單位內(nèi)外各種人士要說話；接打電話要說話；上傳下達(dá)要說話；匯報(bào)反饋情況要說話。說話機(jī)會(huì)如此之多，要求辦公室人員必須要有較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力，講究說話藝術(shù)。一要口齒清晰，語速適中，并注意說話的語氣態(tài)度；二要有條不紊，所講的內(nèi)容要清楚明白；三要注意分寸，注重說話場(chǎng)合，有的話能說，有的話不能說。

1.2 文字綜合能力

“寫作”是辦公室人員的基本功之一。辦公室人員需要經(jīng)常撰寫各種文稿，如：領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞報(bào)道稿、日常公文、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等等，這就要求辦公室人員不僅應(yīng)具備一定的寫作能力和技巧，還應(yīng)熟知各類相關(guān)應(yīng)用文體的寫作，對(duì)公文的特定格式要求更應(yīng)熟練掌握。此外，在如今信息量如此巨大的時(shí)代，還要有能力從大量的信息資料中總結(jié)提煉出需要的素材，凝練出領(lǐng)導(dǎo)需要的文稿。這是一項(xiàng)文字綜合能力。

1.3 協(xié)調(diào)辦事能力

“能辦事”是對(duì)辦公室人員的另一基本要求。辦公室人員需要協(xié)調(diào)處理好各種關(guān)系，才能順利辦好各類事項(xiàng)，切實(shí)做好“三服務(wù)”工作。

1.3.1 與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)

科研院所的領(lǐng)導(dǎo)多是雙肩挑，既要做好行政管理，又要搞好專業(yè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)，繁忙的程度可想而知。辦公室人員工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，更多地是為其行政管理工作提供服務(wù)。要熟悉和了解領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、工作方法；要體諒領(lǐng)導(dǎo)工作的辛苦；要自覺地站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)去思考和處理問題；還要按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍去辦事，不能超越或違背領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

1.3.2 與其他職能部門之間的協(xié)調(diào)

科研院所的主要職能部門是科研處、開發(fā)處等部門，日常辦公室人員應(yīng)配合這些管理部門做好單位的各項(xiàng)工作，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)各部門的意見和反饋情況，履行好辦公室綜合協(xié)調(diào)部門的職責(zé)。

1.3.3 與職工群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)

科研院所中大部分職工是具有較高知識(shí)水平的專家教授，如何與這種高層次的人群打交道，為他們做好服務(wù)工作，使之能將更多的精力投入到單位、國(guó)家的科研任務(wù)中去，需要辦公室人員為之努力?？蒲性核羞€有科研輔助人員、后勤保障人員，有的院所還肩負(fù)著培養(yǎng)研究生的教學(xué)任務(wù)，各種不同的人群，需要辦公室人員具有較高的協(xié)調(diào)溝通能力，才能切實(shí)架好領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的這座橋梁。

1.4 熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力

現(xiàn)在的辦公室，提倡“無紙化”辦公，計(jì)算機(jī)、多功能一體機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、電子郵件等的應(yīng)用，大大提高了辦公效率。辦公軟件的靈活運(yùn)用，如Word、Excel的應(yīng)用，PPT的制作，PhotoShop的使用等，以及通過互聯(lián)網(wǎng)快速搜尋所需信息的能力，這些都是現(xiàn)代辦公室人員必須掌握的本領(lǐng)。只有熟練使用這些現(xiàn)代化武器，才能更好地開展日常工作。

1.5 團(tuán)隊(duì)合作能力

辦公室的工作既有分工，也有合作。一個(gè)人只管把自己分工的工作做好，不參與、不幫助其他同志，是行不通的；一個(gè)人能力再?gòu)?qiáng)，也不可能面面俱到，也會(huì)需要其他人的支持。辦公室好比一臺(tái)大型機(jī)器，每一位辦公室人員就如同機(jī)器上的一個(gè)零部件，要做好自己分工的工作，保證“部件”的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；同時(shí)，各個(gè)部件要按照規(guī)定的程序協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，才能保證辦公室這臺(tái)機(jī)器的正常運(yùn)行。團(tuán)隊(duì)合作能力是辦公室人員必須具備的能力之一。

1.6 學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力

美國(guó)硅谷曾有句口號(hào)—— 學(xué)習(xí)是工作的一部分。在如今的信息時(shí)代，辦公室人員除了業(yè)余學(xué)習(xí)外，應(yīng)把學(xué)習(xí)當(dāng)作工作的有機(jī)組成部分。學(xué)習(xí)，不是一味地吸收，還要充分地思考。思維能力是創(chuàng)新能力的核心。思維創(chuàng)新，就是運(yùn)用自己的思想材料，去發(fā)展和創(chuàng)造新事物的思想方式，發(fā)現(xiàn)或提出新觀點(diǎn)、新思路和新辦法[1]。學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力是新時(shí)期對(duì)辦公室人員新的能力要求。

2 科研院所辦公室人員應(yīng)重視自身能力的提高

科研院所的辦公室不同于科研管理等其他職能部門，它是一個(gè)單位最前沿的窗口部門，是離單位領(lǐng)導(dǎo)最近的部門，是單位里接觸人員類型最多的部門，這么多“之最”，對(duì)辦公室人員說話、辦事等能力的要求顯而易見。辦公室人員只有充分認(rèn)識(shí)崗位的特殊性，意識(shí)到以上工作能力的重要性，從思想上重視起來，才能自覺地不斷提高自己的實(shí)際工作能力。對(duì)于剛剛從學(xué)生身份轉(zhuǎn)變成一名工作人員的同志，或是工作時(shí)間不長(zhǎng)的年輕同志，要清醒地認(rèn)識(shí)到書本知識(shí)與工作能力的區(qū)別，工作經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際能力的關(guān)系。要在日常工作中，珍惜每一次提高自身能力的學(xué)習(xí)與鍛煉機(jī)會(huì)，認(rèn)真參加各類培訓(xùn)活動(dòng)，多抽時(shí)間參加單位舉辦的各類學(xué)術(shù)報(bào)告、講座等，獲取專業(yè)技術(shù)知識(shí)、了解單位業(yè)務(wù)相關(guān)信息。積極主動(dòng)地提升自我，努力做一名合格的辦公室人員。

3 科研院所辦公室人員自身能力提高的途徑

3.1 學(xué)習(xí)與實(shí)踐

“學(xué)無止境、活到老學(xué)到老”，這些經(jīng)典的詞句在辦公室人員的頭腦中應(yīng)深深扎根，并要切實(shí)地付諸于實(shí)際行動(dòng)。現(xiàn)代社會(huì)日新月異，不進(jìn)則退，所以將學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力也列為了辦公室人員的能力要求之一，之前的幾種能力都是可以通過學(xué)習(xí)與實(shí)踐逐步提高的。

“文字綜合能力”是辦公室人員必備的能力之一。公文寫作不同于一般文章的寫作，其根本特點(diǎn)是規(guī)范性強(qiáng)。2012年國(guó)家出臺(tái)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012），在公文格式要素方面，增加了發(fā)文機(jī)關(guān)署名，成文日期改用阿拉伯?dāng)?shù)字，刪除了主題詞格式要素等。這些新的內(nèi)容，如果辦公室人員不及時(shí)學(xué)習(xí)，不更新自己的知識(shí)庫(kù)，就會(huì)造成錯(cuò)誤，影響單位的形象。文字綜合能力的提高，除了學(xué)習(xí)掌握國(guó)家的規(guī)范要求外，也可以向日常接觸的文件材料、身邊的領(lǐng)導(dǎo)及同事學(xué)習(xí)，更多地是需要多寫多練去實(shí)踐。日常的收文，辦公室人員應(yīng)該仔細(xì)地閱讀與學(xué)習(xí)。一般上級(jí)單位的公文會(huì)更規(guī)范，可以學(xué)習(xí)公文的格式、公文常用措辭，學(xué)習(xí)上級(jí)單位對(duì)于國(guó)家、主管部委等重要精神的表述、表達(dá)；平行來函，可以學(xué)習(xí)公文的用詞語氣。自己實(shí)際擬稿之初，可以模仿用之；日久天長(zhǎng)，就掌握成了自己的本領(lǐng)。辦公室人員經(jīng)常還要替領(lǐng)導(dǎo)草擬稿件，這需要充分理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題，以領(lǐng)導(dǎo)的口吻表達(dá)詞句。對(duì)于剛剛開始替領(lǐng)導(dǎo)擬稿的同志，只有努力學(xué)習(xí)與實(shí)踐，才能寫出領(lǐng)導(dǎo)滿意的稿子。要向領(lǐng)導(dǎo)本人學(xué)習(xí)，從平時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的言談中、從領(lǐng)導(dǎo)批改后的文稿中，從領(lǐng)導(dǎo)的批示中，都可以學(xué)習(xí)把握領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格，思路作風(fēng)，漸漸地提高文字水平。要向辦公室的“前人”學(xué)習(xí)，請(qǐng)教以前替領(lǐng)導(dǎo)擬稿的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、注意事項(xiàng)等。通過以上的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，文字綜合能力定會(huì)逐步提高。

“口頭表達(dá)能力”也是辦公室人員必備的能力之一，說話的語言藝術(shù)是可以學(xué)習(xí)培養(yǎng)的。首先，辦公室人員要培養(yǎng)溫和的語言風(fēng)格。同樣一句話，同樣一件事，運(yùn)用不同的語言風(fēng)格，達(dá)到的效果也完全不同[2]。其次，建議辦公室人員“面帶微笑”地說話。即使是拿著電話講話，電話的另一端也是可以感受到說話人面部微笑的。面帶微笑講話，語速自然不會(huì)太快，來辦事的人會(huì)按著你的節(jié)奏行事。面帶微笑，會(huì)給人一種親切放松的感覺，可能來人是帶著一肚子火氣來找領(lǐng)導(dǎo)的，看到辦公室人員微笑上前，和他多溝通幾句，他的想法可能就會(huì)有所改變；如果還非要面見領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)他面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)的火氣也一定會(huì)消了不少，這就起到了辦公室人員“防火墻”的作用。最后，要說有準(zhǔn)備的話。向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)事項(xiàng)、與同事溝通協(xié)調(diào)問題，如果事前做好充分地準(zhǔn)備，說話突出重點(diǎn)、心中有數(shù)、應(yīng)答如流，這樣的辦事效果定會(huì)令人滿意。

“協(xié)調(diào)辦事能力”是一個(gè)人最能給他人留下深刻印象的能力之一，也是最需要學(xué)習(xí)與實(shí)踐鍛煉才能逐步培養(yǎng)起來的能力之一。對(duì)于辦公室年輕的同志，一定要多學(xué)習(xí)老同志的辦事方式，學(xué)習(xí)其他部門同事的辦事方法；要勤于跑腿，多辦事，多經(jīng)事；不要不敢去辦事情，不要害怕辦不好事情，第一次沒辦好，下次就會(huì)有所改進(jìn)。隨著時(shí)間的推移，經(jīng)驗(yàn)的積累，辦事的能力便會(huì)逐漸提高。

使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，這對(duì)于年輕同志是個(gè)優(yōu)勢(shì)，年輕同志接受新事務(wù)比較快，年長(zhǎng)的同志可以向年輕的同志學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)不分年齡。一個(gè)集體，如果大家互相學(xué)習(xí)、互相幫助，氣氛和諧，這樣環(huán)境中締造出的人員，團(tuán)隊(duì)合作能力勢(shì)必也會(huì)很強(qiáng)。

此外，辦公室人員要自覺學(xué)習(xí)了解時(shí)事政治，掌握國(guó)家有關(guān)最新規(guī)章制度，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，不至于說出落伍的話語，辦出不符最新規(guī)定的事宜。對(duì)于科研院所的辦公室人員，還要努力學(xué)習(xí)本單位主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的基本知識(shí)，了解單位歷史上的成績(jī)，以及單位目前的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容等，這樣才能更好地與科研人員溝通，為他們提供服務(wù)。

3.2 總結(jié)與創(chuàng)新

孔子曾評(píng)價(jià)顏回為最優(yōu)秀的學(xué)生，因?yàn)轭伝亍安贿w怒，不貳過”。要做到“不貳過”，就離不開總結(jié)；總結(jié)是為了提高。首先，總結(jié)自己?！拔崛杖∥嵘怼保允∈菍?duì)自己的一種總結(jié)。對(duì)自己所學(xué)所為進(jìn)行總結(jié)，好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足的地方加以改進(jìn)，相信各種能力不會(huì)沒有提高。其次，總結(jié)別人的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于個(gè)人而言，經(jīng)驗(yàn)是有限的；而對(duì)于一個(gè)群體，經(jīng)驗(yàn)則要豐富許多?！八街?，可以攻玉”，同在一個(gè)單位，別的同志說話辦事的優(yōu)劣，也可以成為自己學(xué)習(xí)發(fā)揚(yáng)或引以為戒的經(jīng)驗(yàn)。

在學(xué)習(xí)總結(jié)的基礎(chǔ)上，在不斷積累的前提下，辦公室人員要對(duì)自己提出更高的要求—— 創(chuàng)新提高，這是不斷提高辦公室工作效率與水平的實(shí)際要求。辦公室傳統(tǒng)多、規(guī)矩多、經(jīng)驗(yàn)多，也容易產(chǎn)生思維定式，甚至不敢創(chuàng)新。辦公室年輕的同志熱情高、思想活、定式少，在工作學(xué)習(xí)一定的時(shí)間后，要有“打破舊屋建新房”的勇氣，摒棄固有思維模式和工作習(xí)慣，對(duì)現(xiàn)有工作流程和環(huán)節(jié)再思考、再設(shè)計(jì)，挖掘創(chuàng)新途徑、打造創(chuàng)新亮點(diǎn)，使辦公室工作更加符合科學(xué)發(fā)展要求[3]，更上一層樓。

科研院所辦公室的工作頭緒多、任務(wù)重，要求辦公室人員素質(zhì)高、能力強(qiáng)。辦公室人員可以通過以上“學(xué)習(xí)、實(shí)踐、總結(jié)、創(chuàng)新”這條量變到質(zhì)變的有效途徑，逐步提高自身能力，與時(shí)俱進(jìn)，更加出色地完成辦公室的各項(xiàng)工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 張曉妮.辦公室工作的創(chuàng)新思維[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）：28-29.

[2] 鄭穎.關(guān)于辦公室工作中和諧氛圍營(yíng)造的思考[J].科學(xué)時(shí)代，2011（19）：314-315.

[3] 陳偉強(qiáng).努力踐行四個(gè)理念 樹立辦公室新標(biāo)桿[J].辦公室業(yè)務(wù)，2010（1）：20-22.