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摘 要：科研秘書是高校二級學院科研管理中的重要力量，作為連接學校和教師的媒介，發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文從科研秘書的工作定位出發(fā)，分析了當前科研管理中所存在的問題，并結合作者擔任此崗位的實踐經歷，提出了相應的對策，為進一步提高二級學院科研管理的質量提供一些可行的參考和借鑒。

關鍵詞：科研秘書 科研管理 定位 實踐

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）04（a）-0147-02

在現行的高校管理模式下，高校的科學研究工作主要依托二級學院組織實施，二級學院的學院辦公室設有科研秘書崗位，協(xié)助領導做好學院科研機構管理和處理科研日常事務。作為連接上級行政主管與各院系老師之間互動的中介，科研秘書既不可能像學科帶頭人和科研院長那樣站在學科前沿，統(tǒng)籌全局，把握學術動態(tài)，也不可能像教師和科研人員那樣具有深厚的學術功底，親自從事科研活動，但其有著自身獨特的角色分工與工作定位。

1 科研秘書的工作定位

科研秘書工作內容主要包括：（1）依據各級各類科研主管部門的相關通知要求，做好學院教師各級各類科研項目的申報工作、中期檢查、結題工作。（2）負責學院教師年終科研工作量的核定工作；負責本院的科研項目、成果、論文、專著、編撰教材和獲獎情況的收集工作，建立本院教師的科研檔案。（3）協(xié)助院長創(chuàng)造良好的科研氛圍，做好院內外學術交流活動的日常工作，包括：學術講座、學術會議申報管理；關注科研動態(tài)信息，積累學術活動的圖片、文字資料，負責學院網站科研學術類信息的維護和更新；做好科研管理文件的歸檔工作。

可見，學院對科研秘書的定位，決定了對這一崗位的重視程度，也在很大程度上決定了科研秘書的發(fā)展空間。然而，當前科研秘書的工作存在著一些與科研發(fā)展形勢不相適應的狀況。

2 科研秘書工作在實踐中所存在的問題

結合已有的研究以及作者擔任科研秘書崗位的實踐經歷，可以總結出以下兩方面常見的問題。

2.1 科研秘書工作定位的模糊性

（1）高校對科研秘書崗位的不重視。

目前，大部分學院科研秘書都是兼職人員（例如：作者還擔任學院的外事工作），專業(yè)性不強，大部分沒有系統(tǒng)地學習過相關科研管理知識，或沒有長時間地從事科研管理工作的經驗。再者，相比專職科研秘書，兼職秘書無法將工作時間和精力完全集中在科研管理上，也沒有動力將工作完成得更出色。而且學院在工作待遇、進修培訓、資金配套、職稱評審等方面對科研秘書缺乏必要的支持，導致科研秘書工作積極性不高，力不從心或者存在轉移方向，也抑制其管理創(chuàng)新能力。正是高校本身對科研秘書崗位的不重視，導致了科研秘書工作定位的模糊性，嚴重影響了科研管理的連續(xù)性和系統(tǒng)性，不利于科學研究的長遠發(fā)展，也導致科研服務水平總是停留在初級階段，無形中更是制約了科研管理的績效。

（2）科研秘書對自身工作認識不夠。

由于科研工作的多樣性、繁雜性、重復性，工作條理性不強，必然使科研秘書耗費精力長時間持續(xù)工作，但付出后往往得不到相應的肯定和認可。雖然科研秘書是上級主管部門和院系教師的紐帶，但是學術與行政上的種種矛盾，使得科研秘書自身很容易產生畏難情緒，缺乏從事工作的成就感和自豪感。長此以往，這樣的工作狀態(tài)會大大影響到學院科研工作的順利開展。甚至，大部分科研秘書認為其職業(yè)生涯沒有更大的發(fā)展空間；基層科研管理工作只是“后臺”工作、繁雜瑣碎、默默無聞，缺乏應有的機會和挑戰(zhàn)。

2.2 科研秘書與科研人員溝通不足

大部分二級學院中的科研秘書和教師之間缺乏有效的溝通。例如科研秘書只是僅僅發(fā)布課題申報的信息，很少起到“穿針引線”的作用，沒有將課題申報的注意點一一耐心與教師講解，忽視對科研項目申報過程、研究過程的控制與監(jiān)督。結果造成課題申報不能及時開展，項目不能及時結題等類似問題。主要是因為工作環(huán)境差異、組織互動差異等人力資源方面的主客觀因素造成的。但也是由于科研人員與科研秘書溝通不足，雙方只是程序性地進行工作，浮于表面。

總之，學院沒有形成高效的科研管理系統(tǒng)，科研院長、科研秘書和教師間溝通不夠，教師單打獨斗，缺乏相互了解和團隊合作意識。也致使科研秘書不把自己當作科研團體中的一份子，墨守成規(guī)從而消極對待工作。

3 提高科研秘書工作能力和學院科研管理質量的對策思考

對于當前科研秘書工作在實踐中所面臨著共同困境的綜合性分析，應該結合科研秘書工作自身的發(fā)展模式，不斷提高其工作業(yè)務能力，不斷完善學院科研制度管理意識，從而使得科研秘書的工作不斷適應高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展。

高校在重視專職教師隊伍培養(yǎng)的同時也要加強科研秘書隊伍的建設。建立長效激勵制度及升遷體制，提供相關的培訓機會，讓從事科研秘書崗位工作的老師有個積極向上的工作氛圍，提升他們的自我認同感，以樂觀開朗的態(tài)度來面對繁雜的工作。所以，當科研秘書自身定位和學院對其定位相一致時，他們才能體認到這份工作的意義和責任感，對未來發(fā)展充滿信心。

3.1 注重專業(yè)知識學習，提高專業(yè)技術能力

當今時代的主導是科技與服務?？蒲忻貢鑿膶I(yè)化角度提升自己在工作中的技能，這里的“專業(yè)知識”是從科研和秘書的兩方面考慮的。秘書的任務，不只是行政的瑣碎事務而已，而是以決策為核心的領導性幕僚工作。對秘書的要求將更高，秘書所從事的工作將更加復雜及專業(yè)，秘書的忠誠度和耐久力也將相對地提高。今天的秘書因此應該比以往更需要充實自己，擴大視野，努力學習。

科研秘書服務的對象是各學科領域的學歷層次高、知識范圍廣的教師、研究員，如果其缺乏相關學科專業(yè)背景知識，對教師的研究領域、研究水平及最新研究進展缺乏了解，就很難與他們進行有效地溝通和做好服務工作，導致在課題項目申報、成果獎項申報、爭取相關資源等方面處于不利地位。隨著交叉學科越來越多，科研秘書還要在工作中不斷加強鞏固和積累本學科的專業(yè)知識，及時掌握和補充新的內容，培養(yǎng)高水準的專業(yè)眼光和職業(yè)追求，這樣才能夠與教師進行更深層次的溝通，了解和掌握科研人員當前的工作狀況，便于對管理過程中出現的問題做出正確的判斷和有效的處置。

熟練的業(yè)務技能是有效開展科研管理工作的重要手段。這里的業(yè)務技能主要體現為科研秘書準確理解科研管理的政策、規(guī)章、制度；熟練掌握基金、項目、課題的申報要求、考核標準、結題鑒定、成果推廣等流程；熟練查閱科研成果數據庫（SSCI、SCI等國內國際論文數據庫）。業(yè)務技能還包括計算機文件處理技能、軟件及網絡使用技能。熟練的業(yè)務技能使科研秘書更有效地組織和指導教師申報各級各類縱向科學研究課題，配合教師開拓和多渠道籌措社會科學研究經費，承擔人文社會科學研究項目、經費的日常管理，督促各類項目的年度檢查、中期檢查，對重大、重點項目進行跟蹤管理，配合上級主管部門做好項目結項工作。這些技能使得科研秘書在例行的工作中統(tǒng)籌安排、獨當一面，提高科研管理的整體效率。

3.2 提高服務質量，做好溝通協(xié)調

組織協(xié)調與溝通能力是科研秘書不可或缺的重要素質，是其開展科研管理工作的前提。

科研秘書必須體會出自己是居于幕后的幕僚性角色，不是真正臺面上的人物，所以需要韜光養(yǎng)晦，不要與人爭名逐利。總是保持謙和有禮的態(tài)度，以及開闊的心胸，為學院的整體利益不懈努力。在此，組織協(xié)調能力就顯得尤為重要。首先要正確理解上級部門和學院領導布置的工作任務，掌握領導對此項工作的基本期望，然后將工作從資源和時間上進行合理的分配，分清輕重緩急，由簡致茂，且要協(xié)調各方面訴求，形成一個主次分明的高效工作安排，并對執(zhí)行過程進行有效監(jiān)控，確保目標達到、計劃落實。

即使遭遇了挫折或是有暫時不能突破的工作困境，也要先把自己穩(wěn)定下來，思索自己可以突破的方向，并且盡快請教科研院長，找出好的方法來解決問題。分享自己的情緒，能夠幫助科研秘書建立良好的人際關系。工作的積極性源自對事情的關注度，也源自對他人的關心。例如，為了更好地服務學院教師申請科研項目，讓他們對各種相關項目申請做到心中有數，科研秘書可以根據往年的申報信息，按時間順序提供一個申報時間表，避免到時候提交材料延遲，也有一定的督促作用。

科研秘書還要加強與教師的聯(lián)系溝通，良好的溝通能力可以增進相互理解，推進指令的順暢下達，促進科研管理工作的順利開展。事無巨細，在日常工作中虛心聽取老師們意見和建議，解答他們的疑惑，解決他們在科研活動中出現的問題，滿足他們的需求，使其全心全意投入到科研中。

3.3 建立信息交流平臺—— 科研資源庫

科研管理工作需要創(chuàng)新，敏銳的創(chuàng)新意識是提升科研管理水平和質量的根本依托?？蒲忻貢獣r常抱著求知的心態(tài)，努力提升對新技術和新工具的了解與應用。為了提高二級學院科研管理質量，科研秘書科建立內部信息交流平臺—— 科研資源庫，開發(fā)相應軟件提高工作效率。加強對科研情況的有效管理及科研活動的全程跟蹤，包括：人員檔案、機構設置、研究動態(tài)、項目申報、成果評選、專利申請、著作出版等信息實時更新掌握。

從某種意義上來說，科研資源庫是學院科研工作的一面鏡子，科研資源庫的建設將非常方便科研秘書的工作開展，同時為年度統(tǒng)計提供及時的參考，也為教師提供科研信息交流平臺。

一個優(yōu)秀的科研秘書，不僅要學習和掌握新的科研管理理論和相關政策，而且要在實際工作中打破常規(guī)，銳意進取，以飽滿的熱情和積極的心態(tài)全身心地服務教師，甚至領略到如何創(chuàng)新求變的真諦，以最合理的方法富有創(chuàng)新性地協(xié)助領導開展學院科研管理工作。

參考文獻

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