馬新林

摘要：當(dāng)今，我們的會(huì)計(jì)檔案管理還是延續(xù)著人工管理，極少利用軟件或者新技術(shù)進(jìn)行管理，甚至我們的會(huì)計(jì)檔案的入庫(kù)、借閱都是手工登記，增加了管理成本以及消耗更多的人員時(shí)間，也增加了差錯(cuò)率。在現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理模式下，將商品流動(dòng)行業(yè)流行的條形碼管理引入至?xí)?jì)檔案的管理，使其在未來(lái)物聯(lián)網(wǎng)成熟階段，得到更有利的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；條形碼；物聯(lián)網(wǎng)

中圖分類號(hào)：F235 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2014）08-0123-02

1998年，我國(guó)財(cái)政部會(huì)計(jì)司聯(lián)合國(guó)家檔案局頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并且多次修訂，辦法中要求相關(guān)單位建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。在以上條款中，規(guī)定了會(huì)計(jì)人員要這么去做，但未涉及通過(guò)何種方法如何去執(zhí)行。

在手工做賬、登賬的傳統(tǒng)方法下，我們延續(xù)了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方法。憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，在封面書寫各類要素。在過(guò)往的會(huì)計(jì)生涯里，我們會(huì)計(jì)人的主要精力是放在如何做好賬務(wù)，往往忽視了會(huì)計(jì)檔案的管理。究其原因，我們的會(huì)計(jì)檔案的利用率不高，極少再去翻閱會(huì)計(jì)檔案，并且有些檔案在規(guī)定期間內(nèi)是可以銷毀的。

在會(huì)計(jì)電算化普及的時(shí)代，我們從手工做賬時(shí)代解放出來(lái)。是適應(yīng)了時(shí)代的要求，我們的企業(yè)單位的發(fā)展受到國(guó)家管理部門，如：工商管理、稅務(wù)、審計(jì)等監(jiān)督部門，股東、供應(yīng)商、客戶等等相關(guān)群體的關(guān)注，在必要的時(shí)候，我們的企業(yè)單位會(huì)及時(shí)準(zhǔn)確地公布會(huì)計(jì)資料。對(duì)其會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，國(guó)家部門或者社會(huì)團(tuán)體組織會(huì)對(duì)其進(jìn)行檢查或者審計(jì)確認(rèn)工作。面對(duì)繁多的會(huì)計(jì)資料檢查工作，標(biāo)準(zhǔn)高的企業(yè)單位也是簡(jiǎn)單的應(yīng)用excel處理或者簡(jiǎn)單的一些開發(fā)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理。但是，會(huì)計(jì)檔案管理方法上還未跟得上先進(jìn)的賬務(wù)處理系統(tǒng)。或者，我們有些單位，雖然成立了會(huì)計(jì)檔案室，或者掛靠在財(cái)務(wù)的分支部門下，在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，往往將過(guò)多的精力、重心放在賬務(wù)處理及賬務(wù)分析中，年度財(cái)務(wù)總結(jié)中，也是極少涉及會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。

那么，我們會(huì)計(jì)檔案還有更好的管理方法嗎？高效、快捷、方便是我們會(huì)計(jì)人員一直追求的源泉和動(dòng)力。如果說(shuō)，我們的賬務(wù)處理、會(huì)計(jì)資料立卷、會(huì)計(jì)檔案歸檔、查閱、銷毀比擬成我們制造行業(yè)的原材料的加工制造、半成品深加工成產(chǎn)成品、產(chǎn)品入庫(kù)、商品流轉(zhuǎn)等，如果實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理我們的會(huì)計(jì)檔案，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)共性的產(chǎn)物：條形碼技術(shù)！

條形碼（bar code），如圖所示，是將寬度不等的多個(gè)黑條和空白，按照一定的編碼規(guī)則排列，用以表達(dá)一組信息的圖形標(biāo)識(shí)符。常見的條形碼是由反射率相差很大的黑條（簡(jiǎn)稱條）和白條（簡(jiǎn)稱空）排成的平行線圖案。條形碼可以標(biāo)出物品的生產(chǎn)國(guó)、制造廠家、商品名稱、生產(chǎn)日期、圖書分類號(hào)、郵件起止地點(diǎn)、類別、日期等許多信息。通常印在卡片、書籍封面或商品包裝物 上，用以表示各種證件號(hào)、書號(hào)或商品號(hào)，以便于計(jì)算機(jī)管理。因而在商品流通、圖書管理、郵政管理、銀行系統(tǒng)等許多領(lǐng)域都得到廣泛的應(yīng)用。

既然，條形碼技術(shù)可使實(shí)現(xiàn)許多信息的集中表達(dá)，主要通過(guò)數(shù)字、字母辨識(shí)所表達(dá)的信息。那我們的憑證、賬簿等多樣化的會(huì)計(jì)檔案資料是否可以通過(guò)這種形式來(lái)表達(dá)呢？筆者認(rèn)為是可以的，在會(huì)計(jì)信息中，我們是主要講各類會(huì)計(jì)要素通過(guò)數(shù)字的形式來(lái)表達(dá)的，那么我們是可以實(shí)現(xiàn)條形碼管理會(huì)計(jì)檔案的。

企業(yè)單位財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)條形碼管理會(huì)計(jì)檔案需要配置如下設(shè)備：電腦、條碼打印機(jī)、數(shù)據(jù)采集（條碼槍、激光槍、條碼掃描槍等）；軟件支持：財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)集成軟件中帶有條形碼管理程序及獨(dú)立的條碼管理程序；耗材方面：標(biāo)簽打印紙等。

編碼原則，我們將檔案管理中所要求的各類會(huì)計(jì)資料通過(guò)數(shù)字等手段進(jìn)行辨識(shí)，比如。

例：某會(huì)計(jì)人員將某期間某序列的憑證裝訂成冊(cè)，我們是如何通過(guò)條形碼講憑證冊(cè)的封面信息表達(dá)出來(lái)呢？我們暫時(shí)通過(guò)條形碼軟件輸入所要辨識(shí)的信息，得出如下條形碼圖形：那我們?nèi)绾谓庾x這個(gè)條形碼呢？這是某單位（168111）2013年2月10日至15日裝訂的第3本會(huì)計(jì)憑證冊(cè)，本月共10本，憑證號(hào)：50號(hào)至78號(hào)，由01號(hào)會(huì)計(jì)裝訂人員裝訂。條形碼能反映出會(huì)計(jì)資料的身份識(shí)別，而且，我們也能通過(guò)一串條形碼號(hào)識(shí)別出諸多的會(huì)計(jì)資料信息。所以，在條形碼技術(shù)日漸成熟的階段，我們需要的是簡(jiǎn)單的、易懂的符號(hào)，所以一維的條形碼技術(shù)能夠更好的被應(yīng)用。

條形碼的制作以及信息解讀我們了解了，那么我們?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用呢？在我們會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)日常處理過(guò)程中，最先是審核原始憑證，生成會(huì)計(jì)憑證，每一號(hào)會(huì)計(jì)憑證我們自動(dòng)生成打印出一個(gè)條形碼，如條形碼號(hào)0100 20130210 50。每月我們將會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，在條形碼管理軟件中輸入當(dāng)月的總冊(cè)數(shù)，然后按序用條碼槍掃描本冊(cè)的起始頁(yè)和終止頁(yè)條形碼，通過(guò)條形碼軟件生成打印所需的上圖條形碼標(biāo)簽。其他會(huì)計(jì)資料以此類推。

會(huì)計(jì)資料入庫(kù)階段，我們將所有會(huì)計(jì)資料信息按類按序用掃描設(shè)備采集至電腦，分別碼入檔案柜。我們甚至可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用定位設(shè)備或者軟件定位至每一份檔案文件，這是方便在今后的檢查審計(jì)等過(guò)程中，方便快捷定位到所需要的會(huì)計(jì)資料，給每一份會(huì)計(jì)資料相當(dāng)于一個(gè)身份識(shí)別號(hào)，也實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理的一個(gè)要求。

會(huì)計(jì)檔案的借閱歸還環(huán)節(jié)，相當(dāng)于商品的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，我們所需要的會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人或者會(huì)計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下，借閱人員可以先通過(guò)賬務(wù)處理人員運(yùn)用財(cái)務(wù)集成管理軟件查找相關(guān)所需的會(huì)計(jì)資料，再通過(guò)內(nèi)部財(cái)務(wù)集成管理軟件將要調(diào)閱的資料的條碼號(hào)發(fā)送至?xí)?jì)檔案室。會(huì)計(jì)檔案管理人員通過(guò)所需會(huì)計(jì)檔案資料的身份識(shí)別號(hào)即條形碼號(hào)，運(yùn)用條形碼管理軟件輕易定位到所需的借閱的會(huì)計(jì)檔案。甚至，我們還可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)定位到檔案室范圍之外，所借出會(huì)計(jì)檔案所處位置。歸還過(guò)程反方向操作，形成了一個(gè)動(dòng)態(tài)的會(huì)計(jì)檔案借閱歸還記錄。并且，在繁多的會(huì)計(jì)檔案管理記錄中，頻繁被抽取的或者被利用的會(huì)計(jì)資料，我們可以發(fā)現(xiàn)那一類的會(huì)計(jì)資料或者那些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被重點(diǎn)關(guān)注過(guò)，我們的會(huì)計(jì)人員對(duì)此類的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可以進(jìn)行歸納整理工作。

以上，就是條形碼管理在會(huì)計(jì)檔案形成借閱歸還等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，基本解決了人工管理或者簡(jiǎn)單輔助電腦設(shè)備管理會(huì)計(jì)檔案繁雜的工作。我們甚至可以聯(lián)想，在物聯(lián)網(wǎng)充分利用的未來(lái)，我們會(huì)計(jì)人員最先獲取的原始憑證，這些標(biāo)準(zhǔn)化的票據(jù)都可以在物聯(lián)網(wǎng)中依據(jù)電子標(biāo)簽查找到源頭，這樣不僅可以辨別票據(jù)真?zhèn)?，而且我們可以直接獲取票據(jù)電子格式。經(jīng)過(guò)我們會(huì)計(jì)人員的加工處理，將會(huì)形成一系列的會(huì)計(jì)資料，這些會(huì)計(jì)資料被我們會(huì)計(jì)人員也付諸一個(gè)新的身份識(shí)別號(hào)，并且在會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)中保存電子數(shù)據(jù)，那么所有的會(huì)計(jì)資料將會(huì)是電子數(shù)據(jù)形式出現(xiàn)，我們的會(huì)計(jì)檔案在一切允許授權(quán)的環(huán)境下，可以實(shí)現(xiàn)足不出戶的借閱、檢查、審計(jì)各類會(huì)計(jì)資料等工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葉 靖.物流條碼技術(shù)應(yīng)用[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011.

[責(zé)任編輯：方 曉]

摘要：當(dāng)今，我們的會(huì)計(jì)檔案管理還是延續(xù)著人工管理，極少利用軟件或者新技術(shù)進(jìn)行管理，甚至我們的會(huì)計(jì)檔案的入庫(kù)、借閱都是手工登記，增加了管理成本以及消耗更多的人員時(shí)間，也增加了差錯(cuò)率。在現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理模式下，將商品流動(dòng)行業(yè)流行的條形碼管理引入至?xí)?jì)檔案的管理，使其在未來(lái)物聯(lián)網(wǎng)成熟階段，得到更有利的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；條形碼；物聯(lián)網(wǎng)

中圖分類號(hào)：F235 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2014）08-0123-02

1998年，我國(guó)財(cái)政部會(huì)計(jì)司聯(lián)合國(guó)家檔案局頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并且多次修訂，辦法中要求相關(guān)單位建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。在以上條款中，規(guī)定了會(huì)計(jì)人員要這么去做，但未涉及通過(guò)何種方法如何去執(zhí)行。

在手工做賬、登賬的傳統(tǒng)方法下，我們延續(xù)了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方法。憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，在封面書寫各類要素。在過(guò)往的會(huì)計(jì)生涯里，我們會(huì)計(jì)人的主要精力是放在如何做好賬務(wù)，往往忽視了會(huì)計(jì)檔案的管理。究其原因，我們的會(huì)計(jì)檔案的利用率不高，極少再去翻閱會(huì)計(jì)檔案，并且有些檔案在規(guī)定期間內(nèi)是可以銷毀的。

在會(huì)計(jì)電算化普及的時(shí)代，我們從手工做賬時(shí)代解放出來(lái)。是適應(yīng)了時(shí)代的要求，我們的企業(yè)單位的發(fā)展受到國(guó)家管理部門，如：工商管理、稅務(wù)、審計(jì)等監(jiān)督部門，股東、供應(yīng)商、客戶等等相關(guān)群體的關(guān)注，在必要的時(shí)候，我們的企業(yè)單位會(huì)及時(shí)準(zhǔn)確地公布會(huì)計(jì)資料。對(duì)其會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，國(guó)家部門或者社會(huì)團(tuán)體組織會(huì)對(duì)其進(jìn)行檢查或者審計(jì)確認(rèn)工作。面對(duì)繁多的會(huì)計(jì)資料檢查工作，標(biāo)準(zhǔn)高的企業(yè)單位也是簡(jiǎn)單的應(yīng)用excel處理或者簡(jiǎn)單的一些開發(fā)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理。但是，會(huì)計(jì)檔案管理方法上還未跟得上先進(jìn)的賬務(wù)處理系統(tǒng)?；蛘?，我們有些單位，雖然成立了會(huì)計(jì)檔案室，或者掛靠在財(cái)務(wù)的分支部門下，在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，往往將過(guò)多的精力、重心放在賬務(wù)處理及賬務(wù)分析中，年度財(cái)務(wù)總結(jié)中，也是極少涉及會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。

那么，我們會(huì)計(jì)檔案還有更好的管理方法嗎？高效、快捷、方便是我們會(huì)計(jì)人員一直追求的源泉和動(dòng)力。如果說(shuō)，我們的賬務(wù)處理、會(huì)計(jì)資料立卷、會(huì)計(jì)檔案歸檔、查閱、銷毀比擬成我們制造行業(yè)的原材料的加工制造、半成品深加工成產(chǎn)成品、產(chǎn)品入庫(kù)、商品流轉(zhuǎn)等，如果實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理我們的會(huì)計(jì)檔案，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)共性的產(chǎn)物：條形碼技術(shù)！

條形碼（bar code），如圖所示，是將寬度不等的多個(gè)黑條和空白，按照一定的編碼規(guī)則排列，用以表達(dá)一組信息的圖形標(biāo)識(shí)符。常見的條形碼是由反射率相差很大的黑條（簡(jiǎn)稱條）和白條（簡(jiǎn)稱空）排成的平行線圖案。條形碼可以標(biāo)出物品的生產(chǎn)國(guó)、制造廠家、商品名稱、生產(chǎn)日期、圖書分類號(hào)、郵件起止地點(diǎn)、類別、日期等許多信息。通常印在卡片、書籍封面或商品包裝物 上，用以表示各種證件號(hào)、書號(hào)或商品號(hào)，以便于計(jì)算機(jī)管理。因而在商品流通、圖書管理、郵政管理、銀行系統(tǒng)等許多領(lǐng)域都得到廣泛的應(yīng)用。

既然，條形碼技術(shù)可使實(shí)現(xiàn)許多信息的集中表達(dá)，主要通過(guò)數(shù)字、字母辨識(shí)所表達(dá)的信息。那我們的憑證、賬簿等多樣化的會(huì)計(jì)檔案資料是否可以通過(guò)這種形式來(lái)表達(dá)呢？筆者認(rèn)為是可以的，在會(huì)計(jì)信息中，我們是主要講各類會(huì)計(jì)要素通過(guò)數(shù)字的形式來(lái)表達(dá)的，那么我們是可以實(shí)現(xiàn)條形碼管理會(huì)計(jì)檔案的。

企業(yè)單位財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)條形碼管理會(huì)計(jì)檔案需要配置如下設(shè)備：電腦、條碼打印機(jī)、數(shù)據(jù)采集（條碼槍、激光槍、條碼掃描槍等）；軟件支持：財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)集成軟件中帶有條形碼管理程序及獨(dú)立的條碼管理程序；耗材方面：標(biāo)簽打印紙等。

編碼原則，我們將檔案管理中所要求的各類會(huì)計(jì)資料通過(guò)數(shù)字等手段進(jìn)行辨識(shí)，比如。

例：某會(huì)計(jì)人員將某期間某序列的憑證裝訂成冊(cè)，我們是如何通過(guò)條形碼講憑證冊(cè)的封面信息表達(dá)出來(lái)呢？我們暫時(shí)通過(guò)條形碼軟件輸入所要辨識(shí)的信息，得出如下條形碼圖形：那我們?nèi)绾谓庾x這個(gè)條形碼呢？這是某單位（168111）2013年2月10日至15日裝訂的第3本會(huì)計(jì)憑證冊(cè)，本月共10本，憑證號(hào)：50號(hào)至78號(hào)，由01號(hào)會(huì)計(jì)裝訂人員裝訂。條形碼能反映出會(huì)計(jì)資料的身份識(shí)別，而且，我們也能通過(guò)一串條形碼號(hào)識(shí)別出諸多的會(huì)計(jì)資料信息。所以，在條形碼技術(shù)日漸成熟的階段，我們需要的是簡(jiǎn)單的、易懂的符號(hào)，所以一維的條形碼技術(shù)能夠更好的被應(yīng)用。

條形碼的制作以及信息解讀我們了解了，那么我們?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用呢？在我們會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)日常處理過(guò)程中，最先是審核原始憑證，生成會(huì)計(jì)憑證，每一號(hào)會(huì)計(jì)憑證我們自動(dòng)生成打印出一個(gè)條形碼，如條形碼號(hào)0100 20130210 50。每月我們將會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，在條形碼管理軟件中輸入當(dāng)月的總冊(cè)數(shù)，然后按序用條碼槍掃描本冊(cè)的起始頁(yè)和終止頁(yè)條形碼，通過(guò)條形碼軟件生成打印所需的上圖條形碼標(biāo)簽。其他會(huì)計(jì)資料以此類推。

會(huì)計(jì)資料入庫(kù)階段，我們將所有會(huì)計(jì)資料信息按類按序用掃描設(shè)備采集至電腦，分別碼入檔案柜。我們甚至可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用定位設(shè)備或者軟件定位至每一份檔案文件，這是方便在今后的檢查審計(jì)等過(guò)程中，方便快捷定位到所需要的會(huì)計(jì)資料，給每一份會(huì)計(jì)資料相當(dāng)于一個(gè)身份識(shí)別號(hào)，也實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理的一個(gè)要求。

會(huì)計(jì)檔案的借閱歸還環(huán)節(jié)，相當(dāng)于商品的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，我們所需要的會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人或者會(huì)計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下，借閱人員可以先通過(guò)賬務(wù)處理人員運(yùn)用財(cái)務(wù)集成管理軟件查找相關(guān)所需的會(huì)計(jì)資料，再通過(guò)內(nèi)部財(cái)務(wù)集成管理軟件將要調(diào)閱的資料的條碼號(hào)發(fā)送至?xí)?jì)檔案室。會(huì)計(jì)檔案管理人員通過(guò)所需會(huì)計(jì)檔案資料的身份識(shí)別號(hào)即條形碼號(hào)，運(yùn)用條形碼管理軟件輕易定位到所需的借閱的會(huì)計(jì)檔案。甚至，我們還可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)定位到檔案室范圍之外，所借出會(huì)計(jì)檔案所處位置。歸還過(guò)程反方向操作，形成了一個(gè)動(dòng)態(tài)的會(huì)計(jì)檔案借閱歸還記錄。并且，在繁多的會(huì)計(jì)檔案管理記錄中，頻繁被抽取的或者被利用的會(huì)計(jì)資料，我們可以發(fā)現(xiàn)那一類的會(huì)計(jì)資料或者那些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被重點(diǎn)關(guān)注過(guò)，我們的會(huì)計(jì)人員對(duì)此類的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可以進(jìn)行歸納整理工作。

以上，就是條形碼管理在會(huì)計(jì)檔案形成借閱歸還等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，基本解決了人工管理或者簡(jiǎn)單輔助電腦設(shè)備管理會(huì)計(jì)檔案繁雜的工作。我們甚至可以聯(lián)想，在物聯(lián)網(wǎng)充分利用的未來(lái)，我們會(huì)計(jì)人員最先獲取的原始憑證，這些標(biāo)準(zhǔn)化的票據(jù)都可以在物聯(lián)網(wǎng)中依據(jù)電子標(biāo)簽查找到源頭，這樣不僅可以辨別票據(jù)真?zhèn)危椅覀兛梢灾苯荧@取票據(jù)電子格式。經(jīng)過(guò)我們會(huì)計(jì)人員的加工處理，將會(huì)形成一系列的會(huì)計(jì)資料，這些會(huì)計(jì)資料被我們會(huì)計(jì)人員也付諸一個(gè)新的身份識(shí)別號(hào)，并且在會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)中保存電子數(shù)據(jù)，那么所有的會(huì)計(jì)資料將會(huì)是電子數(shù)據(jù)形式出現(xiàn)，我們的會(huì)計(jì)檔案在一切允許授權(quán)的環(huán)境下，可以實(shí)現(xiàn)足不出戶的借閱、檢查、審計(jì)各類會(huì)計(jì)資料等工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葉 靖.物流條碼技術(shù)應(yīng)用[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011.

[責(zé)任編輯：方 曉]

摘要：當(dāng)今，我們的會(huì)計(jì)檔案管理還是延續(xù)著人工管理，極少利用軟件或者新技術(shù)進(jìn)行管理，甚至我們的會(huì)計(jì)檔案的入庫(kù)、借閱都是手工登記，增加了管理成本以及消耗更多的人員時(shí)間，也增加了差錯(cuò)率。在現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理模式下，將商品流動(dòng)行業(yè)流行的條形碼管理引入至?xí)?jì)檔案的管理，使其在未來(lái)物聯(lián)網(wǎng)成熟階段，得到更有利的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；條形碼；物聯(lián)網(wǎng)

中圖分類號(hào)：F235 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2014）08-0123-02

1998年，我國(guó)財(cái)政部會(huì)計(jì)司聯(lián)合國(guó)家檔案局頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并且多次修訂，辦法中要求相關(guān)單位建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。在以上條款中，規(guī)定了會(huì)計(jì)人員要這么去做，但未涉及通過(guò)何種方法如何去執(zhí)行。

在手工做賬、登賬的傳統(tǒng)方法下，我們延續(xù)了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方法。憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，在封面書寫各類要素。在過(guò)往的會(huì)計(jì)生涯里，我們會(huì)計(jì)人的主要精力是放在如何做好賬務(wù)，往往忽視了會(huì)計(jì)檔案的管理。究其原因，我們的會(huì)計(jì)檔案的利用率不高，極少再去翻閱會(huì)計(jì)檔案，并且有些檔案在規(guī)定期間內(nèi)是可以銷毀的。

在會(huì)計(jì)電算化普及的時(shí)代，我們從手工做賬時(shí)代解放出來(lái)。是適應(yīng)了時(shí)代的要求，我們的企業(yè)單位的發(fā)展受到國(guó)家管理部門，如：工商管理、稅務(wù)、審計(jì)等監(jiān)督部門，股東、供應(yīng)商、客戶等等相關(guān)群體的關(guān)注，在必要的時(shí)候，我們的企業(yè)單位會(huì)及時(shí)準(zhǔn)確地公布會(huì)計(jì)資料。對(duì)其會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，國(guó)家部門或者社會(huì)團(tuán)體組織會(huì)對(duì)其進(jìn)行檢查或者審計(jì)確認(rèn)工作。面對(duì)繁多的會(huì)計(jì)資料檢查工作，標(biāo)準(zhǔn)高的企業(yè)單位也是簡(jiǎn)單的應(yīng)用excel處理或者簡(jiǎn)單的一些開發(fā)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理。但是，會(huì)計(jì)檔案管理方法上還未跟得上先進(jìn)的賬務(wù)處理系統(tǒng)?；蛘?，我們有些單位，雖然成立了會(huì)計(jì)檔案室，或者掛靠在財(cái)務(wù)的分支部門下，在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，往往將過(guò)多的精力、重心放在賬務(wù)處理及賬務(wù)分析中，年度財(cái)務(wù)總結(jié)中，也是極少涉及會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。

那么，我們會(huì)計(jì)檔案還有更好的管理方法嗎？高效、快捷、方便是我們會(huì)計(jì)人員一直追求的源泉和動(dòng)力。如果說(shuō)，我們的賬務(wù)處理、會(huì)計(jì)資料立卷、會(huì)計(jì)檔案歸檔、查閱、銷毀比擬成我們制造行業(yè)的原材料的加工制造、半成品深加工成產(chǎn)成品、產(chǎn)品入庫(kù)、商品流轉(zhuǎn)等，如果實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理我們的會(huì)計(jì)檔案，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)共性的產(chǎn)物：條形碼技術(shù)！

條形碼（bar code），如圖所示，是將寬度不等的多個(gè)黑條和空白，按照一定的編碼規(guī)則排列，用以表達(dá)一組信息的圖形標(biāo)識(shí)符。常見的條形碼是由反射率相差很大的黑條（簡(jiǎn)稱條）和白條（簡(jiǎn)稱空）排成的平行線圖案。條形碼可以標(biāo)出物品的生產(chǎn)國(guó)、制造廠家、商品名稱、生產(chǎn)日期、圖書分類號(hào)、郵件起止地點(diǎn)、類別、日期等許多信息。通常印在卡片、書籍封面或商品包裝物 上，用以表示各種證件號(hào)、書號(hào)或商品號(hào)，以便于計(jì)算機(jī)管理。因而在商品流通、圖書管理、郵政管理、銀行系統(tǒng)等許多領(lǐng)域都得到廣泛的應(yīng)用。

既然，條形碼技術(shù)可使實(shí)現(xiàn)許多信息的集中表達(dá)，主要通過(guò)數(shù)字、字母辨識(shí)所表達(dá)的信息。那我們的憑證、賬簿等多樣化的會(huì)計(jì)檔案資料是否可以通過(guò)這種形式來(lái)表達(dá)呢？筆者認(rèn)為是可以的，在會(huì)計(jì)信息中，我們是主要講各類會(huì)計(jì)要素通過(guò)數(shù)字的形式來(lái)表達(dá)的，那么我們是可以實(shí)現(xiàn)條形碼管理會(huì)計(jì)檔案的。

企業(yè)單位財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)條形碼管理會(huì)計(jì)檔案需要配置如下設(shè)備：電腦、條碼打印機(jī)、數(shù)據(jù)采集（條碼槍、激光槍、條碼掃描槍等）；軟件支持：財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)集成軟件中帶有條形碼管理程序及獨(dú)立的條碼管理程序；耗材方面：標(biāo)簽打印紙等。

編碼原則，我們將檔案管理中所要求的各類會(huì)計(jì)資料通過(guò)數(shù)字等手段進(jìn)行辨識(shí)，比如。

例：某會(huì)計(jì)人員將某期間某序列的憑證裝訂成冊(cè)，我們是如何通過(guò)條形碼講憑證冊(cè)的封面信息表達(dá)出來(lái)呢？我們暫時(shí)通過(guò)條形碼軟件輸入所要辨識(shí)的信息，得出如下條形碼圖形：那我們?nèi)绾谓庾x這個(gè)條形碼呢？這是某單位（168111）2013年2月10日至15日裝訂的第3本會(huì)計(jì)憑證冊(cè)，本月共10本，憑證號(hào)：50號(hào)至78號(hào)，由01號(hào)會(huì)計(jì)裝訂人員裝訂。條形碼能反映出會(huì)計(jì)資料的身份識(shí)別，而且，我們也能通過(guò)一串條形碼號(hào)識(shí)別出諸多的會(huì)計(jì)資料信息。所以，在條形碼技術(shù)日漸成熟的階段，我們需要的是簡(jiǎn)單的、易懂的符號(hào)，所以一維的條形碼技術(shù)能夠更好的被應(yīng)用。

條形碼的制作以及信息解讀我們了解了，那么我們?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用呢？在我們會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)日常處理過(guò)程中，最先是審核原始憑證，生成會(huì)計(jì)憑證，每一號(hào)會(huì)計(jì)憑證我們自動(dòng)生成打印出一個(gè)條形碼，如條形碼號(hào)0100 20130210 50。每月我們將會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，在條形碼管理軟件中輸入當(dāng)月的總冊(cè)數(shù)，然后按序用條碼槍掃描本冊(cè)的起始頁(yè)和終止頁(yè)條形碼，通過(guò)條形碼軟件生成打印所需的上圖條形碼標(biāo)簽。其他會(huì)計(jì)資料以此類推。

會(huì)計(jì)資料入庫(kù)階段，我們將所有會(huì)計(jì)資料信息按類按序用掃描設(shè)備采集至電腦，分別碼入檔案柜。我們甚至可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用定位設(shè)備或者軟件定位至每一份檔案文件，這是方便在今后的檢查審計(jì)等過(guò)程中，方便快捷定位到所需要的會(huì)計(jì)資料，給每一份會(huì)計(jì)資料相當(dāng)于一個(gè)身份識(shí)別號(hào)，也實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理的一個(gè)要求。

會(huì)計(jì)檔案的借閱歸還環(huán)節(jié)，相當(dāng)于商品的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，我們所需要的會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人或者會(huì)計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下，借閱人員可以先通過(guò)賬務(wù)處理人員運(yùn)用財(cái)務(wù)集成管理軟件查找相關(guān)所需的會(huì)計(jì)資料，再通過(guò)內(nèi)部財(cái)務(wù)集成管理軟件將要調(diào)閱的資料的條碼號(hào)發(fā)送至?xí)?jì)檔案室。會(huì)計(jì)檔案管理人員通過(guò)所需會(huì)計(jì)檔案資料的身份識(shí)別號(hào)即條形碼號(hào)，運(yùn)用條形碼管理軟件輕易定位到所需的借閱的會(huì)計(jì)檔案。甚至，我們還可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)定位到檔案室范圍之外，所借出會(huì)計(jì)檔案所處位置。歸還過(guò)程反方向操作，形成了一個(gè)動(dòng)態(tài)的會(huì)計(jì)檔案借閱歸還記錄。并且，在繁多的會(huì)計(jì)檔案管理記錄中，頻繁被抽取的或者被利用的會(huì)計(jì)資料，我們可以發(fā)現(xiàn)那一類的會(huì)計(jì)資料或者那些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被重點(diǎn)關(guān)注過(guò)，我們的會(huì)計(jì)人員對(duì)此類的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可以進(jìn)行歸納整理工作。

以上，就是條形碼管理在會(huì)計(jì)檔案形成借閱歸還等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，基本解決了人工管理或者簡(jiǎn)單輔助電腦設(shè)備管理會(huì)計(jì)檔案繁雜的工作。我們甚至可以聯(lián)想，在物聯(lián)網(wǎng)充分利用的未來(lái)，我們會(huì)計(jì)人員最先獲取的原始憑證，這些標(biāo)準(zhǔn)化的票據(jù)都可以在物聯(lián)網(wǎng)中依據(jù)電子標(biāo)簽查找到源頭，這樣不僅可以辨別票據(jù)真?zhèn)?，而且我們可以直接獲取票據(jù)電子格式。經(jīng)過(guò)我們會(huì)計(jì)人員的加工處理，將會(huì)形成一系列的會(huì)計(jì)資料，這些會(huì)計(jì)資料被我們會(huì)計(jì)人員也付諸一個(gè)新的身份識(shí)別號(hào)，并且在會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)中保存電子數(shù)據(jù)，那么所有的會(huì)計(jì)資料將會(huì)是電子數(shù)據(jù)形式出現(xiàn)，我們的會(huì)計(jì)檔案在一切允許授權(quán)的環(huán)境下，可以實(shí)現(xiàn)足不出戶的借閱、檢查、審計(jì)各類會(huì)計(jì)資料等工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葉 靖.物流條碼技術(shù)應(yīng)用[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011.

[責(zé)任編輯：方 曉]