趙建偉
摘 要:鄭彥離先生《格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消》一文針對(duì)新規(guī)定中的公文格式項(xiàng)目印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期有無(wú)必要設(shè)置進(jìn)行探討,鄭先生認(rèn)為不需設(shè)“印發(fā)機(jī)關(guān)”項(xiàng)目,也不需標(biāo)“印發(fā)日期”。筆者與鄭彥離先生持不同觀點(diǎn),認(rèn)為公文格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目具有實(shí)際作用,不可取消。
關(guān)鍵詞:公文格式;印發(fā)機(jī)關(guān);印發(fā)日期;標(biāo)注規(guī)則
鄭彥離先生在《檔案管理》2013年第1期發(fā)表《格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消》一文(以下簡(jiǎn)稱“鄭文”),針對(duì)新規(guī)定中的公文格式項(xiàng)目印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期有無(wú)必要設(shè)置進(jìn)行探討,認(rèn)為標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目沒(méi)有實(shí)在意義,也沒(méi)有實(shí)用價(jià)值,主張取消該項(xiàng)目。筆者認(rèn)為公文格式中標(biāo)注的印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目具有實(shí)際意義和作用,不可取消。本文針對(duì)鄭文提出幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行討論。
1 關(guān)于“公文的送印機(jī)關(guān)”的含義
中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡(jiǎn)稱“《條例》”)中明確界定“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”是指“公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期”;而作為《條例》的配套規(guī)定,國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡(jiǎn)稱“《格式》”)中卻未提及“印發(fā)機(jī)關(guān)”是指“公文的送印機(jī)關(guān)”。由于“公文的送印機(jī)關(guān)”這一表述有歧義,因此,在這一環(huán)節(jié)《條例》與《格式》的銜接不夠嚴(yán)密。
鄭文針對(duì)這一環(huán)節(jié)提出,意指“送印機(jī)關(guān)”的“印發(fā)機(jī)關(guān)”指誰(shuí)?并引用了《格式》起草成員徐成華等人的解釋:“這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門,一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳(室)或文秘部門。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒(méi)有專門的文秘部門,發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)?!盵1]但鄭先生并不贊同徐成華等的解釋,認(rèn)為“送印”是“誰(shuí)送印”,送印者通常是公文的起草、承辦部門,而公文的起草、承辦部門不限于文秘部門,因此發(fā)文上顯示的“送印機(jī)關(guān)”也就不限于文秘部門,在“送印機(jī)關(guān)”不是文秘部門的幾種特殊情況下,有些公文不便在正式發(fā)文上標(biāo)示送印機(jī)關(guān),有些公文不需標(biāo)示送印機(jī)關(guān),[2]因此,鄭文認(rèn)為公文格式中應(yīng)該取消印發(fā)機(jī)關(guān)項(xiàng)目。
鄭文對(duì)“送印機(jī)關(guān)”的理解不同于徐成華等人的解釋,是因?yàn)椤肮牡乃陀C(jī)關(guān)”這一表述的確有歧義,既可理解為“公文的承印機(jī)關(guān)”(通常是公文的印制主管部門即發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門),也可理解為“把公文文稿送交承印機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)”即公文的起草、承辦機(jī)關(guān)(公文大都是發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門起草、承辦的,但少數(shù)公文是由發(fā)文機(jī)關(guān)的非文秘部門或臨時(shí)小組、其他機(jī)關(guān)起草的)。但筆者并不贊同鄭文基于《條例》中這一語(yǔ)法歧義而提出的“所有發(fā)文均不需在正本上標(biāo)注‘印發(fā)機(jī)關(guān)”[3]的觀點(diǎn)。筆者認(rèn)為,既然《條例》中的這一表述確實(shí)有歧義,那么,旨在“推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化”[4]的《條例》就應(yīng)刪除這一表述,將之改為“印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門,一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳(室)或文秘部門。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒(méi)有專門的文秘部門,發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)”。由于這一表述的含義單一而明確,改用這一表述,《條例》與《格式》在這一環(huán)節(jié)的銜接就更加嚴(yán)密了。
2 標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)項(xiàng)目有無(wú)實(shí)際作用
公文中標(biāo)注“印發(fā)機(jī)關(guān)”項(xiàng)目有沒(méi)有實(shí)際作用、有沒(méi)有必要?下面我們針對(duì)鄭文提出的兩種情況作進(jìn)一步討論。
其一,認(rèn)同“印發(fā)機(jī)關(guān)”是指公文的印制主管部門即文秘部門。鄭文認(rèn)為,這里“印發(fā)機(jī)關(guān)”中的“印發(fā)”強(qiáng)調(diào)的就是“印”制,而“公文印制是發(fā)文機(jī)關(guān)的內(nèi)部具體工作事務(wù)……機(jī)關(guān)的總文印室設(shè)于文秘部門或稱辦公廳(室),一般發(fā)文印制由其承擔(dān),公文正本上顯示此信息,對(duì)收文機(jī)關(guān)沒(méi)有實(shí)用價(jià)值”[5]。在這里,鄭文把“印發(fā)機(jī)關(guān)”等同于“機(jī)關(guān)的總文印室”了。但機(jī)關(guān)的總文印室承擔(dān)的是公文的具體印制工作,而印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門即文秘部門,隸屬于機(jī)關(guān)文秘部門的“機(jī)關(guān)的總文印室”不能代表文秘部門。因此,鄭文基于“印發(fā)機(jī)關(guān)”等同于“機(jī)關(guān)的總文印室”而提出的公文格式中規(guī)定標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)沒(méi)有實(shí)用價(jià)值這一觀點(diǎn)是不能成立的。
筆者認(rèn)為,公文中標(biāo)注“印發(fā)機(jī)關(guān)”項(xiàng)目即公文的印制主管部門即文秘部門是必要的。因?yàn)椤稐l例》明確規(guī)定了文秘部門在公文處理工作中的地位和職責(zé):《條例》“總則”中明確規(guī)定“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作,并對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查”。而且《條例》在“公文擬制”中明確規(guī)定“公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳(室)進(jìn)行審核”?!稐l例》第六章“公文辦理”中規(guī)定的發(fā)文辦理主要程序中的主要工作,比如,已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文,印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核;公文印制完畢,應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查,等等,這些工作通常都是由公文的印制主管部門即文秘部門承擔(dān)的。顯然,文秘部門在公文處理工作中承擔(dān)著十分繁重的任務(wù)和職責(zé)。黨政機(jī)關(guān)在對(duì)外發(fā)布的公文正本上標(biāo)注“印發(fā)機(jī)關(guān)”即公文的印制主管部門即文秘部門,既是對(duì)文秘部門辛勤工作的記載,也是文秘部門對(duì)公文印制承擔(dān)責(zé)任的標(biāo)記,不僅便于收文機(jī)關(guān)對(duì)收文有疑問(wèn)時(shí)聯(lián)系溝通,而且便于上級(jí)機(jī)關(guān)辦公廳(室)“對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查”。
其二,認(rèn)同“印發(fā)機(jī)關(guān)”是指“送印機(jī)關(guān)”即公文的起草、承辦機(jī)關(guān)。正如筆者在前文所說(shuō),要消除“公文的送印機(jī)關(guān)”這一表述的歧義,最好是《條例》對(duì)這一歧義表述予以修改。但現(xiàn)行《條例》中這一表述是客觀存在的,且鄭文主要是基于《條例》中的這一歧義表述、在認(rèn)同“印發(fā)機(jī)關(guān)”是指“送印機(jī)關(guān)”的前提下,針對(duì)新規(guī)定中的公文格式項(xiàng)目印發(fā)機(jī)關(guān)有無(wú)必要設(shè)置分三種情況進(jìn)行探討,認(rèn)為在這三種情況下標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)項(xiàng)目基本上沒(méi)有實(shí)在意義,也沒(méi)有實(shí)用價(jià)值。不過(guò),筆者認(rèn)為,在鄭文提出的三種情況下,公文格式項(xiàng)目印發(fā)機(jī)關(guān)的設(shè)置都具有實(shí)際意義和作用,是必要的。
(1)因?yàn)閱挝坏陌l(fā)文大都是由文秘部門起草、承辦的,文秘部門既是主管發(fā)文印制又是承擔(dān)發(fā)文起草的部門,鄭文認(rèn)為,“在這種情況下,在向外發(fā)出的公文正本上顯示文秘部門的名字,本意是顯示承辦部門,使收文機(jī)關(guān)對(duì)收文如有疑問(wèn)可循此聯(lián)系,而有的人則誤認(rèn)為是顯示發(fā)文由哪個(gè)部門承印”[6],并因此導(dǎo)致收文機(jī)關(guān)對(duì)收文如有疑問(wèn)時(shí)不知如何聯(lián)系承辦部門。
顯然,鄭文的這一疑慮是沒(méi)必要的。一方面,機(jī)關(guān)在制發(fā)公文時(shí),文秘部門既承擔(dān)發(fā)文起草又主管發(fā)文印制的情況占據(jù)著絕對(duì)主導(dǎo)地位,對(duì)這一情況,各級(jí)機(jī)關(guān)的文秘部門的人員是了如指掌的。因此,發(fā)文機(jī)關(guān)在向外發(fā)出的公文正本上顯示承辦部門的名字即文秘部門,便于收文機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)文有疑問(wèn)時(shí)與該文秘部門聯(lián)系溝通,具有實(shí)在意義、實(shí)用價(jià)值。另一方面,鄭文所說(shuō)“有的人則誤認(rèn)為是顯示發(fā)文由哪個(gè)部門承印”的情況是不會(huì)發(fā)生的,因?yàn)?,在這個(gè)環(huán)節(jié),鄭文是在認(rèn)同“印發(fā)機(jī)關(guān)”是指“送印機(jī)關(guān)”的前提下展開(kāi)討論的,在這一前提下,各級(jí)機(jī)關(guān)的文秘人員都清楚,公文正本上顯示文秘部門的名字本意就是顯示承辦部門。
(2)鄭文認(rèn)為,在認(rèn)同“印發(fā)機(jī)關(guān)”是指“送印機(jī)關(guān)”的前提下,發(fā)文上顯示的“送印機(jī)關(guān)”不限于文秘部門,如由人事處起草、承辦的關(guān)于單位人事方面的發(fā)文,正式發(fā)出的文件上就顯示“印發(fā)機(jī)關(guān)”是人事處。這種情況下,“發(fā)文上顯示‘印發(fā)機(jī)關(guān)是有用的,因?yàn)檎l(shuí)也不能保證任何發(fā)文的內(nèi)容任何收文機(jī)關(guān)都不會(huì)有疑問(wèn)。發(fā)文上標(biāo)示‘印發(fā)機(jī)關(guān),就為對(duì)發(fā)文有疑問(wèn)的收文者提供了詢問(wèn)溝通途徑,可減少解疑曲折,也便于保證解疑的質(zhì)量”[7]。
對(duì)這一觀點(diǎn),筆者強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn),其一,鄭先生認(rèn)為,發(fā)文機(jī)關(guān)的非文秘部門為本機(jī)關(guān)起草公文文稿時(shí)在發(fā)文上將“印發(fā)機(jī)關(guān)”標(biāo)示為該非文秘部門,是有用的;既然鄭文已指出“印發(fā)機(jī)關(guān)”在一定情況下的適用性,因此就不必執(zhí)意取消這一要素。其二,筆者認(rèn)為,單位的人事處起草的關(guān)于單位人事方面的公文文稿,是因?yàn)槿耸绿帉?duì)人事工作更專業(yè)而代替本單位的文秘部門起草單位關(guān)于人事方面的公文文稿,本質(zhì)上屬于“代擬文稿”,因此,正式發(fā)文上標(biāo)示的“印發(fā)機(jī)關(guān)”應(yīng)該是文秘部門而不是人事處(具體理由見(jiàn)下文對(duì)“代擬稿文件”的分析討論)。
(3)鄭文提出,“有些發(fā)文是明顯標(biāo)示‘印發(fā)機(jī)關(guān)無(wú)用或不便于標(biāo)示的”[8]。并列舉了幾種特殊情況,并提出:這幾種情況在公文格式上怎么處理?其實(shí),這幾種特殊情況,按照現(xiàn)行《條例》《格式》的規(guī)定,在發(fā)文上標(biāo)注“印發(fā)機(jī)關(guān)”具有實(shí)際意義,而且在公文格式的規(guī)范化處理上不存在不合規(guī)范的情形。
鄭文說(shuō)的“‘請(qǐng)示,按規(guī)定‘附注處應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話號(hào)碼”,是《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的規(guī)定:“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中,‘請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。”[9]但現(xiàn)行《條例》中規(guī)定“簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名”[10]。并未規(guī)定“‘請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話”,現(xiàn)行《格式》中也無(wú)此項(xiàng)規(guī)定。因此,鄭文說(shuō)的這種情況不存在。
轉(zhuǎn)發(fā)性文件,都是用轉(zhuǎn)發(fā)通知發(fā)布的,轉(zhuǎn)發(fā)通知中標(biāo)注的“印發(fā)機(jī)關(guān)”即轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)文秘部門,在制發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)通知前對(duì)需轉(zhuǎn)發(fā)文件的精神必然已透徹理解,而且在轉(zhuǎn)發(fā)通知中轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)經(jīng)常要針對(duì)如何貫徹落實(shí)轉(zhuǎn)發(fā)文件精神提出具體的指示意見(jiàn)(這類指示意見(jiàn)通常都是轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)文秘部門起草的),因此,轉(zhuǎn)發(fā)通知中標(biāo)注的“印發(fā)機(jī)關(guān)”即轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)文秘部門可以在收文機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)文有疑問(wèn)而進(jìn)行咨詢時(shí)給予解釋并保證解疑的質(zhì)量。
鄭文說(shuō)的“代擬稿文件”和“臨時(shí)小組起草的文件”兩種情況,其實(shí)和前文提及的單位的人事處起草的關(guān)于單位人事方面的公文文稿一樣,在本質(zhì)上屬于同一種情形即“代擬文稿”。按照《條例》規(guī)定“公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳(室)進(jìn)行審核”;“已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文”,發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門在“印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核”。顯然,“代擬文稿”需經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門至少進(jìn)行兩次認(rèn)真的審讀、復(fù)核之后才能送交承印部門正式打印。在這一過(guò)程中,文秘部門對(duì)“代擬文稿”的精神已經(jīng)透徹理解;而且,從起草、承辦的層面來(lái)說(shuō),代擬文稿的起草單位或臨時(shí)小組通常是因其對(duì)某一問(wèn)題(工作)更專業(yè)而代替發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門起草某一文件,因此發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門必然要對(duì)“代擬文稿”內(nèi)容的合法性、語(yǔ)言的規(guī)范性、語(yǔ)義的明晰性和準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任。正如代人寫(xiě)信落款時(shí)不宜書(shū)寫(xiě)代筆者姓名而只能書(shū)寫(xiě)被代筆者姓名一樣,在“代擬文稿”的情形下,正式發(fā)文上也不能把代擬文稿的起草單位或臨時(shí)小組作為“印發(fā)機(jī)關(guān)”標(biāo)示,只能將“印發(fā)機(jī)關(guān)”標(biāo)注為發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門;這樣標(biāo)注,在格式方面是規(guī)范的,且便于收文機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)文有疑問(wèn)時(shí)向該文秘部門咨詢。
關(guān)于聯(lián)合承辦文件,《條例》規(guī)定“聯(lián)合行文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)”,與這一規(guī)定對(duì)應(yīng),將其“印發(fā)機(jī)關(guān)”標(biāo)注為主辦機(jī)關(guān)的承辦部門是合乎公文格式規(guī)范的。同理,單位的多個(gè)部門聯(lián)合起草單位一個(gè)文件,“印發(fā)機(jī)關(guān)”只標(biāo)注牽頭起草部門即可。而且公文主辦機(jī)關(guān)的承辦部門或發(fā)文機(jī)關(guān)的牽頭起草部門完全可以在收文機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)文有疑問(wèn)而進(jìn)行咨詢時(shí)給予權(quán)威性的解釋。
3 標(biāo)注印發(fā)日期項(xiàng)目有無(wú)必要
公文中標(biāo)注“印發(fā)日期”項(xiàng)目有無(wú)實(shí)際作用和必要?《格式》起草成員徐成華等人說(shuō)得很清楚:“一般來(lái)說(shuō),公文在負(fù)責(zé)人簽發(fā)之后,也就是成文日期之后,往往需要經(jīng)過(guò)打字、校對(duì)、復(fù)核等環(huán)節(jié),因此成文日期與印發(fā)日期通常存在時(shí)間差。通過(guò)標(biāo)注印發(fā)日期,既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率,也可以使收文機(jī)關(guān)掌握公文的傳遞時(shí)間,有利于公文的辦理和工作效率的提高?!盵11]
但鄭文認(rèn)為,徐成華等人說(shuō)的是十幾年前的道理,那時(shí)計(jì)算機(jī)還未普及應(yīng)用,現(xiàn)在計(jì)算機(jī)已普及應(yīng)用,從而使在公文正本上標(biāo)注“印發(fā)日期”毫無(wú)必要。然而,在筆者看來(lái),鄭文中所說(shuō)的當(dāng)今“計(jì)算機(jī)已普及應(yīng)用”這個(gè)現(xiàn)實(shí)因素并不能成為取消標(biāo)注“印發(fā)日期”項(xiàng)目的充分理由。
如鄭文所說(shuō),目前“單位的大部分正式發(fā)文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)當(dāng)日即在文印室付印” [12],這句話本身就說(shuō)明還有“小部分正式發(fā)文”在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)當(dāng)日不能在文印室付印,可見(jiàn),當(dāng)今印發(fā)公文在客觀上必然還存在“時(shí)間差”。因此,在公文正本上標(biāo)注“印發(fā)日期”是必要的。另外,鄭文認(rèn)為,計(jì)算機(jī)未普及應(yīng)用時(shí)“發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期(即文尾署的成文日期)和文稿實(shí)際付印日期可能會(huì)錯(cuò)些時(shí)間”[13],這種情況下徐成華等人的話很有道理。鄭文又提出,在計(jì)算機(jī)已普及應(yīng)用的當(dāng)今,“即使某個(gè)發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)在某日下午下班前或某周周五下班前,其文印室付印該文稿也不過(guò)錯(cuò)一日、兩日而已,沒(méi)有多大的時(shí)間差,形不成在公文正本上標(biāo)注‘印發(fā)日期的必要”[14]。筆者認(rèn)為鄭文所說(shuō)的當(dāng)年的“可能會(huì)錯(cuò)些時(shí)間”與當(dāng)今的“錯(cuò)一日、兩日”沒(méi)有本質(zhì)區(qū)別,因此,徐成華等人的話在這兩種情況下都很有道理,也就是說(shuō)新公文格式中規(guī)定標(biāo)注“印發(fā)日期”項(xiàng)目具有實(shí)際作用,是必要的。
4 結(jié)論
如前文所論,公文格式中規(guī)定標(biāo)注“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”項(xiàng)目具有實(shí)際意義和作用,是必要的。
假使按照鄭文的意見(jiàn)取消“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”項(xiàng)目,那么,對(duì)于無(wú)需標(biāo)示“抄送機(jī)關(guān)”的公文來(lái)說(shuō),構(gòu)成“版記”的三個(gè)要素中就缺失了“抄送機(jī)關(guān)”、“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”兩個(gè)要素,第三個(gè)要素“版記中的分隔線”就沒(méi)有存在的必要了。這樣,《格式》“將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分”[15]中就殘缺了“版記”部分,有悖于黨政機(jī)關(guān)公文格式要規(guī)范、統(tǒng)一的原則。
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(作者單位:鄭州大學(xué)文學(xué)院 來(lái)稿日期:2014-06-18)