張娜

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的產(chǎn)物在時(shí)間維度上的積累，其所包含的會(huì)計(jì)信息內(nèi)容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出高校發(fā)展的歷史軌跡，而且能為大學(xué)管理層的會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、控制提供依據(jù)。因此，會(huì)計(jì)檔案實(shí)質(zhì)上是一種能為高校所利用并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的信息資源。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)高校的重要性

電算化會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位綜合檔案的重要部分，它既具有原始憑證性與連續(xù)性，又具有嚴(yán)密性、專業(yè)性和廣泛性等特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)檔案由單位控制、管理，并在高校管理決策中發(fā)揮重大作用。

1.電算化會(huì)計(jì)檔案是真實(shí)記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的證明材料。記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)體系是由最初的會(huì)計(jì)憑證發(fā)展到會(huì)計(jì)賬簿，再發(fā)展到會(huì)計(jì)報(bào)表的，最終形成的會(huì)計(jì)報(bào)表是各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)的反映，由它匯集成的資料是高校過(guò)去運(yùn)行管理的經(jīng)驗(yàn)。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的直接依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中，高校獲得的各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)的具體情況都會(huì)被詳細(xì)地記錄在高校的會(huì)計(jì)檔案里，以便為以后的財(cái)務(wù)預(yù)決算與高校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等活動(dòng)提供重要參考。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校解決經(jīng)濟(jì)糾紛、懲治腐敗的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案記錄了高校詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與賬目往來(lái)，司法部門可以通過(guò)對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的調(diào)查來(lái)監(jiān)督它們的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，稽查違法亂紀(jì)的行為，防止貪污受賄活動(dòng)，保護(hù)國(guó)家和高校財(cái)產(chǎn)不被侵犯?？梢哉f(shuō)高校完整的會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據(jù)。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案載體的特性帶來(lái)的問(wèn)題。以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存于硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)中的會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)電算化軟件安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案很容易被損壞、修改、復(fù)制和失效，而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息失真、泄露，甚至被破壞，從而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)本身也存在漏洞，如會(huì)計(jì)電算化操作人員的權(quán)限設(shè)置不嚴(yán)格、沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)保存的數(shù)據(jù)加密以及計(jì)算機(jī)病毒侵害與黑客攻擊等等。

2.計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件版本使用不一致。由于財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)商之間沒(méi)有統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，使得市面上的財(cái)務(wù)軟件種類繁多，而財(cái)務(wù)人員熟悉的財(cái)務(wù)軟件又是有限的，不能對(duì)每一款軟件都很了解，這就在使用時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。另一方面由于會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的變化也會(huì)使財(cái)務(wù)軟件不斷發(fā)生變化。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全?，F(xiàn)行單位對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規(guī)章制度，加之以電子形式存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案的易損性和易修改性，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息資源不能被準(zhǔn)確無(wú)誤地運(yùn)用。

4.缺乏現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理人才。電算化會(huì)計(jì)檔案管理涉及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、會(huì)計(jì)、檔案管理等多方面的專業(yè)知識(shí)，不僅要求檔案管理人員既懂得計(jì)算機(jī)操作，又要懂得會(huì)計(jì)和檔案管理專業(yè)知識(shí)，并能對(duì)財(cái)務(wù)部門的立卷管理進(jìn)行指導(dǎo)。因此，很多檔案管理工作人員由于自身整體素質(zhì)不足，對(duì)檔案管理需要用到的專業(yè)知識(shí)有所欠缺。而目前復(fù)合型電算化會(huì)計(jì)檔案管理人才相當(dāng)匱乏，不能滿足電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求。

三、完善高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

為了更好的實(shí)行信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的管理，解決上述問(wèn)題，我們認(rèn)為可以從以下方面加以綜合考慮，找出應(yīng)對(duì)策略。

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)資料控制，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全。會(huì)計(jì)資料是單位的經(jīng)濟(jì)機(jī)密，一旦泄漏將給單位帶來(lái)不可估量的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會(huì)計(jì)資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時(shí)間、文件頁(yè)數(shù)及操作人員姓名）及時(shí)送達(dá)指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。同時(shí)，應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。

2.統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理軟件，理順數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系。選擇財(cái)務(wù)軟件不僅要選擇軟件功能好的，還要看軟件的開(kāi)發(fā)者是否具有好的信譽(yù)、充足的開(kāi)發(fā)資金和足夠的能力。也要注意會(huì)計(jì)電子檔案與選擇的財(cái)務(wù)軟件版本要保持一致，將會(huì)計(jì)電子檔案的格式隨著文檔技術(shù)的發(fā)展不斷升（下轉(zhuǎn)第31頁(yè)）（上接第18頁(yè)）級(jí)，使在任何時(shí)候形成的電子檔案都具有兼容性。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化檔案不同于普通的會(huì)計(jì)電算化檔案，它還包括通過(guò)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)運(yùn)算和分析而得出的高校決策所需的參考信息，因此在對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案進(jìn)行保存時(shí)，還應(yīng)注意這些信息與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于更好達(dá)到內(nèi)控的目的。

3.健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，完善歸檔借閱銷毀程序。從會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實(shí)可行的管理制度。第一，建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規(guī)范并及時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管，按類別和時(shí)間順序?qū)堎|(zhì)會(huì)計(jì)檔案、機(jī)讀會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案進(jìn)行立卷歸檔。第二，建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同時(shí)批準(zhǔn)，并且做詳細(xì)的查閱記錄。第三，保管期滿需要銷毀的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后編制銷毀清冊(cè)，有關(guān)部門派人監(jiān)督，方可進(jìn)行銷毀。

4.加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理水平。會(huì)計(jì)檔案工作需要不斷完善、優(yōu)化，建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案干部隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。因此，除了要加強(qiáng)搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要通過(guò)每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念，使高校會(huì)計(jì)檔案的管理職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理制度的要求。

綜上所述，高效、安全和健全的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是會(huì)計(jì)管理的基礎(chǔ)，也是整個(gè)高校管理的基礎(chǔ)。針對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案所帶來(lái)的影響、挑戰(zhàn)和難題，高校內(nèi)部控制唯有進(jìn)行不斷完善和改進(jìn)，才能靈活地應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，提高高校內(nèi)部控制水平，提供真實(shí)、客觀和公正的會(huì)計(jì)信息，以滿足高校管理的需要。

（作者單位：臨沂大學(xué)）