王巍

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程，對(duì)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認(rèn)真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、企業(yè)改制后檔案工作所面臨的主要問題

1.檔案利用情況發(fā)生轉(zhuǎn)變。通過對(duì)利用的分析可以看出，由生產(chǎn)、科研、工程、建設(shè)資料轉(zhuǎn)化而來的檔案利用率高，會(huì)計(jì)、合同、土地、招投標(biāo)檔案利用率也逐年提高。

2.檔案現(xiàn)代化管理滯后于機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化。大部分單位檔案現(xiàn)代化管理水平有待提高，不能適應(yīng)企業(yè)檔案信息化發(fā)展要求。

3.從源頭上不能保證歸檔的齊全完整。管理制度不落實(shí)，歸檔又沒有納入網(wǎng)點(diǎn)兼職檔案人員的崗位責(zé)任制，沒有對(duì)不歸檔人員進(jìn)行有效的處罰，出現(xiàn)部分檔案歸檔困難的現(xiàn)象。

4.各單位檔案工作發(fā)展水平不均衡，出現(xiàn)了強(qiáng)者越強(qiáng)，弱者越弱的兩級(jí)分化現(xiàn)象。通過對(duì)以上問題的分析可以看出，為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，就要用信息產(chǎn)業(yè)來改造國(guó)企傳統(tǒng)企業(yè)，提高資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的明顯提高，而檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，在國(guó)企的重組改制中，檔案工作也必須進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)同步發(fā)展。

二、企業(yè)改制后檔案工作發(fā)展趨勢(shì)分析

1.正視現(xiàn)實(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用工作的服務(wù)范圍。觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，要有效地開發(fā)利用檔案信息資源，首先必須轉(zhuǎn)變過時(shí)的觀念，確立全新的觀念，即新形勢(shì)下檔案工作者應(yīng)確立以下五個(gè)觀念：（1）主動(dòng)服務(wù)觀念。服務(wù)性是檔案工作的根本屬性，只有確立主動(dòng)服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動(dòng)，從而使檔案工作者在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。（2）開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動(dòng)融入社會(huì)，參與社會(huì)，并了解、把握普通公民的檔案利用需求，才能增強(qiáng)應(yīng)變能力，有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。（3）競(jìng)爭(zhēng)觀念?，F(xiàn)代社會(huì)是競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，檔案工作者必須增強(qiáng)憂患意識(shí)，在檔案部門之間、檔案部門與其他信息部門之間廣泛地開展競(jìng)爭(zhēng)，由此才能產(chǎn)生“時(shí)不我待”的緊迫感，從而產(chǎn)生開發(fā)提供檔案信息的強(qiáng)大動(dòng)力。（4）協(xié)作觀念?！皬V、精、快、準(zhǔn)”是信息化社會(huì)人們利用信息的基本要求，要滿足這一點(diǎn)，單獨(dú)的檔案部門已難以做到。因此，檔案工作者必須確立協(xié)作觀念，走整體化協(xié)調(diào)發(fā)展之路，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共同開發(fā)。（5）市場(chǎng)觀念。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，一切必須以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向。因此，檔案工作者確立市場(chǎng)觀念十分必要。

2.切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代高新信息技術(shù)研究，努力造就新型檔案專業(yè)人才。筆者公司新近投資購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，包括激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖像，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。公司在內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。2014年1月24日，公司圖形信息系統(tǒng)已在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上線運(yùn)行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室兩臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案的電子文件。

在現(xiàn)代企業(yè)檔案人員中，既有檔案專業(yè)知識(shí)，又懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面知識(shí)的人才奇缺，從而制約和影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。如何適應(yīng)時(shí)代需求，積極應(yīng)對(duì)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)，全面創(chuàng)新檔案服務(wù)體系，滿足社會(huì)、企事業(yè)單位不同層次的檔案需求，是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展中的重要課題。

3.企業(yè)檔案的收集與歸檔范圍需要優(yōu)化。收集是檔案工作的起點(diǎn)，是發(fā)揮檔案作用的前提。歸檔制度是企業(yè)檔案收集工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的歸檔制度和歸檔范圍，是做好收集工作的基本保證。制定相應(yīng)的歸檔制度，并在實(shí)踐中對(duì)各職能部門的歸檔工作予以監(jiān)督執(zhí)行，是檔案部門的基本職責(zé)，也是做好檔案收集工作的重要前提。在企業(yè)管理制度與歸檔制度健全的情況下，接收企業(yè)檔案的移交歸檔是企業(yè)檔案收集工作的主要方法。文件材料歸檔制度，應(yīng)明確文件材料歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施，文件形成、歸檔責(zé)任。

制度建設(shè)是帶有根本性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，公司著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入我廠各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實(shí)施的檔案資料管理制度主要有：（1）檔案資料催交制度。對(duì)各部門應(yīng)交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書，限期上交，愈期進(jìn)行考核。（2）機(jī)組大修和技術(shù)改造資料歸檔制度。把機(jī)組大修資料歸檔納入機(jī)組檢修質(zhì)量的考核內(nèi)容，并規(guī)定設(shè)備異動(dòng)后，工程技術(shù)人員必須及時(shí)到檔案室對(duì)原圖進(jìn)行修改。（3）設(shè)備技術(shù)資料歸檔制度。規(guī)定新設(shè)備到廠后，必須有專職檔案人員到場(chǎng)才能開箱，設(shè)備技術(shù)資料須由檔案人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后立即歸檔。對(duì)于外出進(jìn)行技術(shù)收資人員，必須將技術(shù)資料交檔案室驗(yàn)收歸檔，沒有檔案室負(fù)責(zé)人簽字不能報(bào)銷差旅費(fèi)。（4）工程項(xiàng)目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對(duì)工程資料進(jìn)行驗(yàn)收，沒有檔案管理人員驗(yàn)收簽字，財(cái)務(wù)部門不得進(jìn)行工程決算付款。

目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實(shí)施，有效地保證了歸檔資料的及時(shí)、完整。我廠檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100%，資料完整率達(dá)99%。

4.企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化依法治檔的觀念。（1）依法治檔的意義。①依法治檔，是科學(xué)管理檔案和檔案工作的需要。依法治檔是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，科學(xué)管理是保證檔案工作健康、有序開展的重要手段。②依法治檔，是把《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定真正落到實(shí)處。 （2）實(shí)現(xiàn)依法治檔的具體辦法。①實(shí)現(xiàn)依法治檔要樹立兩個(gè)意識(shí)。要樹立依法決策意識(shí)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)者在做出有關(guān)檔案工作的決策時(shí)，要做到有法可依。特別是當(dāng)前企業(yè)改制過程中，少數(shù)企業(yè)擅自撤銷檔案機(jī)構(gòu)，不配備檔案人員，這是與《檔案法》的精神相悖的。要樹立依法自我保護(hù)意識(shí)。檔案人員要依法主動(dòng)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門反映問題，宣傳檔案工作的意義，爭(zhēng)取他們的理解和支持，以便解決我們的一些實(shí)際困難，把檔案工作開展好。②健全和完善企業(yè)的檔案管理制度。檔案工作是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，和其它工作一樣，完成的質(zhì)量要靠制度來保證。企業(yè)依法制定的檔案規(guī)章制度，是依法管理檔案的具體依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)依法治檔的前提和基礎(chǔ)之一。一個(gè)企業(yè)完善的企業(yè)檔案工作制度體系，必須能夠反映一個(gè)企業(yè)檔案工作的全部，一般來說，主要涉及管理體制、管理工作環(huán)節(jié)、人員的崗位責(zé)任三個(gè)方面。其中，對(duì)企業(yè)檔案的管理是企業(yè)檔案部門的主要工作，它是由企業(yè)檔案的歸檔、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)組成。對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)制訂相應(yīng)的管理制度，這樣才能保證企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。③做好《檔案法》及有關(guān)法規(guī)、制度的宣傳工作。檔案人員要善于念“檔案經(jīng)”，檔案工作要想得到別人的理解和支持，宣傳工作起著至關(guān)重要的作用。首先，要在企業(yè)中進(jìn)行廣泛宣傳，營(yíng)造良好的輿論環(huán)境。可以利用黑板報(bào)、宣傳櫥窗、報(bào)告會(huì)、知識(shí)競(jìng)賽等一些員工喜聞樂見的形式持久開展《檔案法》的宣傳工作，讓人們都了解檔案和檔案工作。其次，可對(duì)專（兼）職檔案員重點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們熟悉檔案工作的有關(guān)法律、規(guī)章制度。企業(yè)檔案工作的制度健全了，宣傳工作做好了，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和檔案管理人員知道自己在工作中應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，企業(yè)的檔案管理就納入到法制化軌道了。 企業(yè)在改制中檔案工作存在許多問題，對(duì)檔案部門來說既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，要擺脫困境，就要有針對(duì)性地對(duì)檔案工作進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變機(jī)制，勇于創(chuàng)新，才能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，進(jìn)而保證檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司）