劉帥++謝笑+謝陽(yáng)群+王文韜

〔摘 要〕電子郵件是PIM的重要工具。本文探討個(gè)人電子郵件的分類，分析個(gè)人電子郵件活動(dòng)與PIM活動(dòng)之間的關(guān)系，指出個(gè)人電子郵件管理中存在的主要問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上探討面向PIM的個(gè)人電子郵件管理的優(yōu)化措施。

〔關(guān)鍵詞〕個(gè)人信息管理；PIM；個(gè)人電子郵件管理；任務(wù)管理

〔中圖分類號(hào)〕G203 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1008-0821（2014）06-0003-05

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，個(gè)人生產(chǎn)、傳播、搜尋、存儲(chǔ)、使用的信息在快速增長(zhǎng)，數(shù)字化生存已經(jīng)成為社會(huì)現(xiàn)實(shí)，與此同時(shí)個(gè)人承受的管理個(gè)人信息的負(fù)擔(dān)也在不斷加重，這給作為信息主體的個(gè)人提出了一個(gè)前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，因此幫助個(gè)人更好地管理其個(gè)人信息已經(jīng)成為信息界乃至全社會(huì)都關(guān)注的重大理論和現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。正因如此，作為信息管理主要分支的個(gè)人信息管理（personal information management，PIM）經(jīng)過(guò)近二十余年的發(fā)展已經(jīng)成為一個(gè)新興的研究領(lǐng)域、專業(yè)、學(xué)科而登上歷史舞臺(tái)。而目前已經(jīng)普及使用的個(gè)人電子郵件就是個(gè)人開展PIM的重要工具，當(dāng)然其中的信息也是PIM的基本對(duì)象，進(jìn)入21世紀(jì)后國(guó)外許多學(xué)者都對(duì)運(yùn)用電子郵件開展PIM和將PIM的理論用于個(gè)人電子郵件管理進(jìn)行了較系統(tǒng)、深入的研究。

1971年Ray Tomlinson開發(fā)出第一個(gè)電子郵件程序[1]，此后隨著因特網(wǎng)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，電子郵件迅速走進(jìn)人們的生活、工作和學(xué)習(xí)之中，成為最便捷、常用的溝通交流工具之一。根據(jù)Gartner公司的調(diào)查，互聯(lián)網(wǎng)上每天交互的電子郵件達(dá)40多億，97%的被調(diào)查者說(shuō)他們每天使用電子郵件的時(shí)間約49分鐘[2]。Dabbish通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，被調(diào)查者平均每天查看電子郵件的次數(shù)達(dá)19次[3]。Piney Bowes的調(diào)查顯示有71%的被調(diào)查者說(shuō)收發(fā)電子郵件已經(jīng)成為他們?nèi)粘Ｉ钪械囊豁?xiàng)基本活動(dòng)[4]。

雖然電子郵件最初僅是為方便人們的通訊而設(shè)計(jì)的，但由于它具有一種類似于“信息導(dǎo)管”的功能（可用于傳送文檔、幻燈片、聯(lián)系人、日程安排、音頻、視頻等信息），人們開始越來(lái)越多地使用電子郵件，而且隨著時(shí)間的推移，電子郵件已從最初的個(gè)人通訊逐步擴(kuò)展到PIM，比如任務(wù)管理和信息存檔已成為PIM中的重要活動(dòng)，這意味著電子郵件是一種重要的PIM工具。Mackay詳細(xì)描述了如何將電子郵件用于任務(wù)管理[5]。Whittaker和Sidner則指出電子郵件的收件箱具備了容納“待處理事件”、“不確定狀態(tài)”和“待閱讀文檔”的倉(cāng)庫(kù)的功能[6]。但是，后續(xù)的研究也發(fā)現(xiàn)，將電子郵件用于PIM還存在許多亟待解決的問(wèn)題，如用戶每天都收到大量的垃圾郵件[6]，很難做好文檔的組織和管理工作[7]，在進(jìn)行任務(wù)管理時(shí)由于分心而忘記進(jìn)行中的任務(wù)[8]，這些都會(huì)嚴(yán)重影響人們學(xué)習(xí)和工作的效率。

本文探討個(gè)人電子郵件活動(dòng)與PIM活動(dòng)之間的關(guān)系，指出了運(yùn)用電子郵件進(jìn)行PIM和將PIM的理論方法運(yùn)用于個(gè)人電子郵件信息管理時(shí)存在的主要問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

1 電子郵件的分類

對(duì)用戶來(lái)說(shuō)，他對(duì)電子郵件中的郵件信息關(guān)注的重點(diǎn)集中在收件箱中的信息。許多學(xué)者研究過(guò)根據(jù)收件箱中的信息對(duì)電子郵件進(jìn)行分類問(wèn)題，其中最為經(jīng)典的分類方法是Whittaker和Sidner于1996年提出的，他們將電子郵件分為4類，分別稱為“待處理事件”、“待閱讀信息”、“不確定狀態(tài)”和“進(jìn)行中通信”[6]。

1.1 待處理事件（to dos）

這類郵件中的信息一般是要求用戶執(zhí)行某種行為（活動(dòng)），有時(shí)候這些活動(dòng)可能比較復(fù)雜、需要數(shù)天才能完成。通常情況下，用戶會(huì)將“待處理事件”保存在收件箱中，作為對(duì)未完成任務(wù)的提醒。

1.2 待閱讀信息（to reads）

這類郵件中的信息往往是些比較長(zhǎng)的文檔，通常不要求回復(fù)，但用戶要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)閱讀，他們常常會(huì)推遲閱讀這些郵件，因此收件箱中會(huì)積累一些未閱讀或部分閱讀的文檔。

1.3 不確定狀態(tài)

所謂不確定狀態(tài)，是指當(dāng)用戶收到一封郵件，特別是含有大量信息的郵件時(shí)，不能馬上確定該郵件包含的信息的重要程度。因此，他很可能不是在收到郵件時(shí)就立即閱讀，而是推遲閱讀，直至后來(lái)突然發(fā)現(xiàn)該郵件中的信息非常重要時(shí)才開始處理。但如用戶若一直未能發(fā)現(xiàn)這類郵件的重要性就會(huì)將其遺忘，這樣收件箱的信息就會(huì)越積越多。

1.4 進(jìn)行中通信

通常情況下，許多任務(wù)很難一次完成，因此可能有很多郵件及其中的信息都與某一未完成任務(wù)相關(guān)，處于未完成狀態(tài)。對(duì)于那些需要回復(fù)的郵件，用戶可能會(huì)立即也有可能延遲回復(fù)。之所以延遲，是因?yàn)橛脩裟壳斑€沒有明確答案，需要等待或搜集更多的信息。

本文認(rèn)為，除了上述4類電子郵件外，還存在第5類——垃圾郵件，包括廣告郵件、欺詐郵件、宗教郵件等。一般說(shuō)來(lái)，用戶對(duì)一封收到的郵件做出判斷大概需要10秒鐘的時(shí)間。乍一看這個(gè)數(shù)字微不足道，但如果用戶每天收到幾十封甚至上百封的垃圾郵件，就得花費(fèi)10幾分鐘甚至更多的時(shí)間來(lái)處理，這嚴(yán)重浪費(fèi)了用戶的時(shí)間和精力。

2 電子郵件活動(dòng)及其與PIM活動(dòng)的關(guān)系

很難給出普遍適用的個(gè)人電子郵件活動(dòng)的權(quán)威框架。根據(jù)國(guó)外學(xué)者的調(diào)查和研究，一般說(shuō)來(lái)，電子郵件的處理過(guò)程大致包括以下4個(gè)部分[9]：

2.1 分配注意力

用戶每天都會(huì)收到大量重要性和緊迫性各不相同的電子郵件[4]，因此他要對(duì)不同性質(zhì)的郵件分配不同的注意力，這包括兩個(gè)方面：一是確定處理電子郵件的時(shí)間和緣由；二是確定哪些電子郵件需要處理及處理的先后順序。該過(guò)程相當(dāng)于PIM中的尋找活動(dòng)[10]，都是判斷信息的重要性及其與其他信息之間的關(guān)系，惟一不同的是電子郵件中的信息既非用戶自己生產(chǎn)，也無(wú)須用戶通過(guò)搜索或?yàn)g覽來(lái)尋找。endprint

2.2 做出適當(dāng)決定

與PIM中涉及的其他類信息不同的是，電子郵件中的信息往往需要回復(fù)，因此用戶一般要對(duì)收到的郵件做出是否立即處理的決定。對(duì)那些不需要回復(fù)的郵件，用戶要決定是否立即閱讀，閱讀后是將其刪除還是歸檔；而對(duì)那些需要回復(fù)的郵件，用戶首先要決定是否立即回復(fù)；其次是將其保存還是歸檔。在PIM中，用戶也要對(duì)接觸或接收的信息做出保存與否的決定，但電子郵件中的這一決定要更為復(fù)雜。

2.3 執(zhí)行任務(wù)管理

PIM的目的之一就是要通過(guò)對(duì)信息的管理來(lái)滿足未來(lái)的任務(wù)需求。電子郵件中的任務(wù)管理包括兩部分：一是提醒用戶當(dāng)前進(jìn)行中的任務(wù)和追蹤當(dāng)前任務(wù)的狀態(tài)；二是校對(duì)和保存這些與任務(wù)相關(guān)的信息。電子郵件有一種類似于“信息導(dǎo)管”的功能，因此用戶往往將電子郵件當(dāng)作任務(wù)管理器來(lái)使用。其實(shí)，任務(wù)管理與PIM中的再現(xiàn)活動(dòng)類似，人們需要對(duì)信息進(jìn)行加工以保證將來(lái)需要時(shí)能立即再現(xiàn)該信息。

2.4 組織歸檔信息

與PIM一樣，在電子郵件中，用戶也要花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)組織信息，以方便今后檢索。如果用戶決定要將郵件信息歸檔，那就要確定將其保存在哪個(gè)文件夾中？目前有無(wú)合適的文件夾？如果沒有，就要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新文件夾并賦予它一個(gè)易記的名稱。如該信息與當(dāng)前任務(wù)相關(guān)，對(duì)其進(jìn)行組織通常比較簡(jiǎn)單，但若與當(dāng)前任務(wù)無(wú)關(guān)而今后可能有用，那標(biāo)引該信息的決定就會(huì)復(fù)雜起來(lái)。

當(dāng)然，在實(shí)際的電子郵件處理過(guò)程中，并非所有的郵件都要遵循分配注意力、做出適當(dāng)決定、執(zhí)行任務(wù)管理和組織歸檔信息這樣的順序。一般說(shuō)來(lái)，不重要的信息查看后即可立即刪除，重要信息應(yīng)暫時(shí)保留在收件箱中，以便用戶下次打開收件箱時(shí)就能看到這些郵件，再查看并根據(jù)重要性來(lái)判斷是歸檔、回復(fù)還是刪除。至于那些仍未處理完的信息，還可繼續(xù)留在收件箱中，作為對(duì)未完成任務(wù)的提醒。

3 電子郵件活動(dòng)中存在的主要問(wèn)題

盡管電子郵件活動(dòng)已很普及，成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作和學(xué)習(xí)、娛樂等活動(dòng)的重要組成部分，但這絲毫不意味著我們每個(gè)人都能有效地使用和管理電子郵件，實(shí)際上人們?cè)絹?lái)越發(fā)現(xiàn)因?yàn)閷?duì)電子郵件管理不善而浪費(fèi)了很多的時(shí)間，降低了工作效率。目前，電子郵件活動(dòng)中存在的主要問(wèn)題歸納如下：

3.1 難以做出準(zhǔn)確的處理決定

首先，用戶要對(duì)收到的電子郵件分配注意力，這要受用戶的工作環(huán)境、可利用的時(shí)間、郵件的性質(zhì)（工作任務(wù)、會(huì)議邀請(qǐng)、垃圾郵件等）、郵件發(fā)送者的識(shí)別等多種因素的影響。其次，用戶要決定何時(shí)處理、處理哪一封，影響這一決定的因素有郵件的發(fā)送者、接收該郵件的人數(shù)、郵件的性質(zhì)、是否需要回復(fù)等。在對(duì)收到的電子郵件進(jìn)行短暫的注意力分配之后，用戶需要決定處理方式——回復(fù)、刪除、歸檔或推遲處理，做出這類決定可能需要幾分鐘、幾小時(shí)、甚至數(shù)天、數(shù)月。因?yàn)橐话闱闆r下，若用戶難以立即對(duì)收到的郵件的重要性做出判斷，那他們可能會(huì)暫時(shí)忽略該郵件——不是將其刪除而是將其留在收件箱中，等到將來(lái)該郵件重要性顯露時(shí)再來(lái)處理。對(duì)那些需要回復(fù)的電子郵件，無(wú)論人們是否及時(shí)回復(fù)都會(huì)將其留在收件箱中，這樣既可以作為對(duì)未回復(fù)郵件的提醒，又可以留待日后查看。當(dāng)然，也有可能是用戶當(dāng)時(shí)不知道如何處理只好將其留在收件箱中。

3.2 不能滿足任務(wù)管理的需要

用戶常將收件箱用于任務(wù)管理，既作為對(duì)未完成任務(wù)的提醒，又能方便地獲得與當(dāng)前任務(wù)相關(guān)的信息。事實(shí)上，用戶的收件箱中每天都會(huì)收到許多新郵件，這會(huì)增加用戶獲取和管理任務(wù)信息的難度，進(jìn)而降低電子信箱的任務(wù)管理功能。Whittaker的研究結(jié)果表明，通常情況下，用戶的個(gè)人計(jì)算機(jī)屏幕上每頁(yè)只顯示10～20個(gè)郵件標(biāo)題[11]，這就是說(shuō)大多數(shù)郵件的標(biāo)題不會(huì)主動(dòng)出現(xiàn)在用戶的視野內(nèi)，因此他要通過(guò)來(lái)回翻頁(yè)查看郵件才能獲得對(duì)未完成任務(wù)的提醒。為了完善電子郵件的任務(wù)提醒功能，更好地進(jìn)行任務(wù)管理，用戶有時(shí)要將相關(guān)的任務(wù)信息分類歸檔存放到同一個(gè)文件夾中，還可將這些文件夾（及未完成的任務(wù)）單獨(dú)列表顯示，以使收件箱更加整潔。但是，有時(shí)這種分類很棘手，因?yàn)橛械男畔⒖赡懿恢慌c一個(gè)文件夾相關(guān)，或者是隨著時(shí)間的推移任務(wù)的主題發(fā)生了變化。

3.3 不能恰當(dāng)?shù)亟M織歸檔

有些郵件包含了重要的文檔或是網(wǎng)頁(yè)鏈接等信息，為了方便日后檢索和利用，用戶要對(duì)這些郵件信息進(jìn)行組織歸檔[12]。電子郵件中的信息組織歸檔目前主要有兩種方式：一是用戶自己手動(dòng)歸檔；二是通過(guò)半自動(dòng)化的程序輔助用戶歸檔，但是這兩種方式的效果都不理想。手動(dòng)歸檔的常見做法是創(chuàng)建文件夾，但由于很難判斷郵件中信息的未來(lái)價(jià)值，所以用戶不知道要將特定郵件歸到哪個(gè)文件夾，或是新建了一個(gè)文件夾卻不知道如何賦予其合適的名稱。更難的是，隨著任務(wù)的變化，有時(shí)用戶還要對(duì)創(chuàng)建的文件夾重新命名或增建新文件夾。輔助歸檔雖能幫助電子郵件進(jìn)行過(guò)濾、分類，或幫助用戶歸檔，但前提是只能將信息歸到已有的文件夾中，對(duì)沒有創(chuàng)建文件夾的用戶或需要?jiǎng)?chuàng)建新文件夾的信息幾乎沒有什么作用。Reder等人通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，用戶似乎不信任分類器[13]，他們希望在分類器移動(dòng)信息之前先查看這些信息。

3.4 受到分散存儲(chǔ)的制約

電子郵件信息與其他數(shù)字信息一樣也存在分散存儲(chǔ)問(wèn)題。許多人擁有多個(gè)電子郵件賬戶，原因有很多：將工作信息與個(gè)人信息分開管理，滿足自己的多種需求（如加入社區(qū)、網(wǎng)上購(gòu)物時(shí)注冊(cè)之需），滿足不同的環(huán)境要求（如Gmail信箱更適合與外國(guó)人通信，而QQ郵箱便于及時(shí)管理郵件），信息獲取行為發(fā)生變化或是忘記了申請(qǐng)過(guò)的郵箱賬號(hào)和密碼；電子郵件的存檔方式不同，有的用的是服務(wù)器，有的則是客戶端或終端設(shè)備；有時(shí)用戶還會(huì)為備份或使用方便而將同一封郵件復(fù)制并存檔在多個(gè)賬戶中。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和終端的多樣化，電子郵件的分散存儲(chǔ)現(xiàn)象越來(lái)越普遍，這又產(chǎn)生了一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題——信息冗余。雖然有時(shí)適當(dāng)增加信息冗余能確保信息安全和使用方便，但是隨著時(shí)間的流逝用戶的郵件信息會(huì)越積越多，使得其管理個(gè)人信息的負(fù)擔(dān)日趨加重。endprint

3.5 難以完整地保留數(shù)字環(huán)境

電子郵件中的信息除郵件信息本身外，還包括它的發(fā)送人、發(fā)送時(shí)間、附件等，附件包括文本、音頻、視頻、網(wǎng)絡(luò)鏈接等信息，這些就構(gòu)成了電子郵件信息的數(shù)字環(huán)境。但要將郵件信息及其數(shù)字環(huán)境完整保存并非易事：首先，電子信箱的容量有限，電子郵件中附加的電子文檔，用戶一般在收到下載后就會(huì)將其刪除，尤其對(duì)信息量大的文件；其次，網(wǎng)絡(luò)鏈接的數(shù)字環(huán)境常常會(huì)丟失，因?yàn)榫W(wǎng)頁(yè)有有效期，通常為44天[14]，有時(shí)郵件雖在但其附件中的網(wǎng)頁(yè)鏈接可能已經(jīng)失效；第三，有時(shí)用戶將網(wǎng)頁(yè)本身作為電子郵件的附件，但粘貼轉(zhuǎn)換時(shí)就已經(jīng)導(dǎo)致網(wǎng)頁(yè)信息不完整（如丟失圖像），故無(wú)論用戶何時(shí)存檔也難以完整地保存郵件的數(shù)字環(huán)境。其實(shí)，在所有數(shù)字信息中，網(wǎng)頁(yè)信息往往最具時(shí)效性——用戶收到該附件時(shí)可能網(wǎng)頁(yè)中的信息已經(jīng)發(fā)生變化；最后，如果我們將電子郵件復(fù)制或轉(zhuǎn)移到其他應(yīng)用程序中，也可能會(huì)丟失它的發(fā)送人、發(fā)送時(shí)間等信息。

3.6 不能有效地管理郵件賬戶

目前雖然許多人擁有多個(gè)電子郵件賬戶，但是常常是疏于管理和維護(hù)。很多人想當(dāng)然地認(rèn)為免費(fèi)的電子郵件賬戶不需要維護(hù)，William等人的研究表明，用戶只將收件箱中的約27%的信息進(jìn)行了歸檔[15]，其余的信息則僅靠電子郵件賬戶本身的存檔功能留在收件箱中。但是，無(wú)論哪個(gè)電子郵件賬戶的供應(yīng)商都不可能保證該賬戶能永久存在，因此一旦供應(yīng)商突然停止提供該業(yè)務(wù)，那么用戶也就無(wú)法再利用該賬戶中的信息了。這就迫使用戶要及時(shí)備份重要信息，但這并不是一種可行的方法。另外，個(gè)人信息與工作信息經(jīng)常是分離的。通常當(dāng)人們不再做某項(xiàng)工作時(shí)，就要將個(gè)人電子郵件從工作郵件中刪除，因?yàn)楣ぷ鬣]件是必須保留的。Outlook中的pst文件不能通過(guò)直接復(fù)制來(lái)移動(dòng)，而且它在文件系統(tǒng)存儲(chǔ)的位置用戶也未必熟悉，因此對(duì)那些將電子郵件視為個(gè)人信息重要組成部分的用戶來(lái)說(shuō)，就顯得相當(dāng)不便。

4 完善電子郵件管理的若干對(duì)策

作為人們?nèi)粘€(gè)人信息管理的基本活動(dòng)，電子郵件活動(dòng)直接關(guān)系到人們的工作效率、生活質(zhì)量的提高，隨著各種智能化PIM軟件和終端的廣泛運(yùn)用，電子郵件的應(yīng)用范圍仍將不斷擴(kuò)大，必須要進(jìn)一步加強(qiáng)個(gè)人電子郵件的管理，本文認(rèn)為目前可以采取下述措施：

4.1 過(guò)濾垃圾郵件

對(duì)大多數(shù)用戶來(lái)說(shuō)，垃圾郵件是目前電子郵件管理中的主要問(wèn)題之一。本文認(rèn)為處理垃圾郵件的方式主要有3種：（1）在電子信箱中創(chuàng)建列表，將朋友、家人和客戶的地址加入到該列表中，拒絕該列表之外的陌生地址發(fā)來(lái)的郵件，如同人們拒接手機(jī)上的陌生來(lái)電一樣；（2）對(duì)那些發(fā)送大量郵件的因特網(wǎng)服務(wù)提供商（ISP）收取一定的費(fèi)用，這對(duì)普通的用戶不會(huì)造成任何影響，但對(duì)那些通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向他人發(fā)送大量垃圾郵件的ISP會(huì)起一定的遏制作用，當(dāng)發(fā)送垃圾郵件的成本大于收益時(shí)，他們就會(huì)停止發(fā)送垃圾郵件；（3）對(duì)陌生地址發(fā)來(lái)的郵件，可以將其設(shè)置為用戶閱讀后要求發(fā)送方付費(fèi)，這在一定程度上能遏制垃圾郵件發(fā)送方的行為。

4.2 定期清理電子郵件

Whittaker和Sidner按照用戶處理電子郵件的方法將他們分為三大類[6]：（1）不歸檔者。他們從不對(duì)電子郵件進(jìn)行歸檔，也不運(yùn)用文件夾來(lái)尋找信息，只是在需要時(shí)才通過(guò)全文搜索來(lái)尋找所需信息。他們的收件箱往往很雜亂，包含了大量無(wú)用信息；（2）頻繁歸檔者。他們每天都會(huì)查看自己的收件箱，再將重要的信息歸檔，不重要的信息刪除，他們的收件箱信息較少、比較整潔，他們使用很多文件夾來(lái)幫助歸檔電子郵件；（3）大掃除者。他們會(huì)不定期（通常為1～3個(gè)月）清理自己的收件箱。本文認(rèn)為，定期處理電子郵件，即大掃除，是一種行之有效的方法。多數(shù)用戶可能每天都會(huì)打開郵箱閱讀新郵件，但不會(huì)每天都清理郵箱。這不僅是因?yàn)闀r(shí)間有限，更是由于不能確定郵件的重要性而難以立即做出處理決定。但是若長(zhǎng)期不清理郵箱，則會(huì)導(dǎo)致今后的信息管理問(wèn)題更為嚴(yán)重。因此，用戶可以根據(jù)郵箱信息量的大小選擇隔幾周或幾個(gè)月時(shí)間定期清理一次郵箱，這樣既能為了解郵件的重要性留出時(shí)間，又能保持郵箱的干凈整潔，是一種兩全其美的方法。

4.3 將任務(wù)管理與電子郵件管理結(jié)合起來(lái)

郵件管理的另一種方法是通過(guò)語(yǔ)義聚類和任務(wù)流程將所有相關(guān)的郵件和文件組織到一起，并能有效追蹤，這能有效降低收件箱里信息的雜亂情況，進(jìn)而改善用戶的工作狀態(tài)。運(yùn)用該方法用戶能在收件箱中選擇任一信息，并可查看與該信息相關(guān)的所有信息。同時(shí)，由于對(duì)收件箱進(jìn)行了組織管理，用戶能夠更加清晰地看見未完成的任務(wù)。許多學(xué)者提出可在電子郵件程序中嵌入任務(wù)管理來(lái)優(yōu)化郵件的管理，Whittaker、Swanson、Kucan和Sidner就在TeleNotes系統(tǒng)中加入了任務(wù)管理[16]，TeleNotes模擬的是實(shí)體桌面文件和空間位置，它可以將任務(wù)管理的郵件存放到用戶電腦桌面上的文件夾中，提醒用戶有未完成的任務(wù)，還能幫助校對(duì)信息。ContanctMap系統(tǒng)采用了另一種任務(wù)管理方法[17]，即根據(jù)郵件任務(wù)中的參與人來(lái)組織郵件，其用戶界面代表在用戶的工作和社會(huì)生活有中重要的人的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)，用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊任務(wù)中的某個(gè)人或群體來(lái)獲取相關(guān)的任務(wù)郵件。

4.4 使用合適的PIM工具或軟件

使用合適的PIM工具或軟件，能夠幫助人們更好地管理個(gè)人信息。目前比較成型的PIM工具或軟件有微軟的Outlook和Google的Gmail。

4.4.1 Outlook和Taskmaster

微軟的Outlook是一個(gè)基于Windows操作系統(tǒng)的管理電子郵件的PIM工具，它雖不提供電子信箱，但有強(qiáng)大的信息管理功能。用戶可以使用Outlook管理郵件、預(yù)約、聯(lián)系人、任務(wù)和日歷等多種信息，追蹤進(jìn)行中的活動(dòng)，查看文檔和共享信息。盡管電子郵件在任務(wù)管理中很重要但近年來(lái)發(fā)展情況并不理想，于是研究者在此基礎(chǔ)上又開發(fā)了一個(gè)新工具——Taskmaster，作為Outlook客戶端的一個(gè)附件，用作電子郵件服務(wù)器的交換。不過(guò)，Taskmaster關(guān)注的重點(diǎn)是任務(wù)而非郵件本身，它將要做事件保存在頂部欄中，中間欄顯示各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容，底部欄顯示當(dāng)前選中任務(wù)的內(nèi)容預(yù)覽[18]。在其頂部欄的右邊設(shè)置了警告條，一個(gè)警告條表示2周時(shí)間，紅色部分所占比例越大，代表截止日期越近。頂部欄左邊標(biāo)示的紅色和藍(lán)色的小球分別代表本人任務(wù)和他人任務(wù)，如某項(xiàng)任務(wù)中要增加一個(gè)新要求，則在該活動(dòng)聚集領(lǐng)域就會(huì)出現(xiàn)新的相應(yīng)顏色的小球。Taskmaster還能保存用戶的草稿，其優(yōu)勢(shì)在于可以將該草稿保存在與之相關(guān)的任務(wù)環(huán)境中，而普通的電子郵件工具往往只將草稿保存在環(huán)境外的一個(gè)獨(dú)立文件夾中，因此很容易被遺忘掉。endprint

4.4.2 Gmail

Gmail是Google推出的一種免費(fèi)的在線郵件處理系統(tǒng)，它提供了目前仍在不斷增加中的大容量存儲(chǔ)空間，可以長(zhǎng)期保留用戶的郵件。與其他電子郵件應(yīng)用程序不同，它具有4個(gè)特點(diǎn)：（1）用存檔代替刪除。用戶在整理自己的收件箱時(shí)無(wú)須刪除任何郵件，因?yàn)樗辛己玫乃阉鞴δ?，用戶需要時(shí)可以通過(guò)內(nèi)置的搜索引擎使用關(guān)鍵字、標(biāo)簽、日期等搜索所需的信息，或在“所有郵件”中進(jìn)行查找；（2）具有視頻聊天功能。可以通過(guò)內(nèi)置攝像頭與他人進(jìn)行面對(duì)面地聊天；（3）用標(biāo)簽替代文件夾。該功能的優(yōu)勢(shì)在于用戶可以給一封電子郵件添加多個(gè)標(biāo)簽，但在歸檔時(shí)通常只能將其歸檔到一個(gè)文件夾中。用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊標(biāo)簽來(lái)尋找郵件，也可以在Gmail中搜索郵件；（4）提供會(huì)話模式。Gmail將用戶的電子郵件及其回復(fù)在收件箱中進(jìn)行了分類，與特定主題相關(guān)的郵件都?xì)w在一起，所以用戶在會(huì)話模式中也可以查看郵件。

5 結(jié) 語(yǔ)

本文較為系統(tǒng)地探討了面向PIM的個(gè)人電子郵件管理問(wèn)題，指出目前人們不僅將電子郵件用于通訊，也用于管理個(gè)人信息。但是，在實(shí)際使用過(guò)程中，它還存在諸如分散存儲(chǔ)、數(shù)字環(huán)境不完整等問(wèn)題。基于此，本文從PIM的角度提出了完善電子郵件管理的若干對(duì)策。雖然目前已有Taskmaster、Gmail等較好的電子郵件工具，但是今后仍要針對(duì)用戶管理個(gè)人信息的不同需求，以已有的電子郵件應(yīng)用程序或其他相關(guān)軟件為基礎(chǔ)，開發(fā)出更好的PIM工具。本文僅對(duì)個(gè)人電子郵件管理問(wèn)題進(jìn)行了初步探討，進(jìn)一步的研究尚需從數(shù)據(jù)庫(kù)、人機(jī)交互、信息檢索等角度切入。

參考文獻(xiàn)

[1]Email history[EB/OL].http：∥1ivinginternet.com/e/ei.htm，2013-01-06.

[2]Gartner Research.Trends in email usage[R/OL].Available from http：∥www.gartner.com/，2013-01-08.

[3]Dabbish L A，Kraut R E，F(xiàn)ussell S，et al.Understanding email use：Predicting action on a message∥Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems.New York：ACM Press，2005：691-700.

[4]Pitney Bowes.Increased use of electronic communications tools among North American and European workers[EB/OL].http：∥www.pitneybowes.co.uk.frames4you.co.uk/dir/Pitnet-Bowes-UK.html，2013-01-08.

[5]Mackay W E..More than Just a Communication System：Diversity in the Use of Electronic Mail∥Proceedings of CSCW88，Conference on Computer-Supported Cooperative Work，New York：ACM Press，1988：26-28.

[6]Whittaker S，Sidner C.Email overload：exploring personal information management of email∥Proceedings of CHI96，Conference on Human Factors in Computing Systems，New York：ACM Press，1996：276-283.

[7]Boardman R，Sasse M A.Stuff goes into the computer and doesnt come out：A cross-tool study of personal information management∥Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems，New York：ACM Press，2004：583-90.

[8]Whittaker S.Supporting collaborative task management in email[J].Human-Computer Interaction 2005，20（1-2）：49-88.

[9]William Jones and Jaime Teevan.Personal Information Management[M].The University of Washington Press，2007：169.

[10]Lansdale M.The psychology of personal information management[J].Applied Ergonomics，1988（a），19（1）：55-66.

[11]Reder S，Schwab R.The Temporal Structure of Cooperative Activities∥Proceedings of CSCW90，Conference on Computer Supported Cooperative Work，New York：ACM Press，1990：303-316.

[12]Lyman P.Archiving the World Wide Web.Building a National Strategy for Digital Preservation：Issues in Digital Media Archiving[M].Washington，DC：Council on Library and Information Resources and the Library of Congress，2002：38-51.endprint

[13]Whittaker S，Jones Q，Terveen L.Managing long term communications：conversation and contact management[C/OL].http：∥www-users.cs.umn.edu/～terveen/papers/hicss-2002.pdf，2013-02-18.

[14]Bellotti V，Ducheneaut N，Howard M，et al.Quality vs.quantity：Email-centric task-management and its relation with overload[J].Human-Computer Interaction，2005，20（1-2）：89-138.

[15]William Jones and Jaime Teevan.Personal Information Management[M].The University of Washington Press，2007：178.

[16]Whittaker S，Swanson J，Kucan J，et al.TeleNotes：Managing lightweight interactions in the desktop[J].ACM Transactions on Computer-Human Interaction（TOCHI），1997，4（2）：137-68.

[17]Whittaker S，Jones Q，Nardi B，et al.Contactmap：Organizing communication in a social desktop[J].ACM Transactions on Computer-Human Interaction（TOCHI），2004，11（4）：445-71.

[18]Bellotti V N，Duchemeaut N，Howard M，et al.Taskmaster：recasting email as task management[EB].http：∥courses.ischool.utexas.edu/TurnbullDon/2004/spring/i385q-dt/readings/BellottiDucheneaut-ND-Taskmaster.pdf，2013-02-25.

（本文責(zé)任編輯：孫國(guó)雷）endprint