白萍麗

（寶雞市馮家山水庫(kù)管理局 陜西 寶雞 721300）

1 馮家山水庫(kù)管理局水利工程檔案管理的基本情況

馮家山水庫(kù)位于千河下游的陳倉(cāng)、鳳翔、千陽(yáng)三縣(區(qū))交界處，是陜西省關(guān)中最大的蓄水工程。該工程是以農(nóng)業(yè)灌溉及工業(yè)、城市居民生活供水為主，兼作防洪、發(fā)電等綜合利用的大（二）型水利工程。水庫(kù)工程于1970年動(dòng)工興建，1974年下閘蓄水，同年8月向灌區(qū)供水灌溉，1980年整個(gè)工程基本建成，1982年1月竣工交付使用。

水庫(kù)檔案管理工作從1979年開(kāi)始，到現(xiàn)在已有34年。截至目前，共收集整編的各類(lèi)檔案資料8698卷冊(cè)（其中水利工程檔案5963卷）。馮家山目前共有18個(gè)基層單位分別單獨(dú)建檔，并都配備專(zhuān)兼職檔案管理人員。

近幾年,通過(guò)搶抓西部大開(kāi)發(fā)、國(guó)家加大對(duì)水利工程等社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入歷史性機(jī)遇，馮家山積極實(shí)施項(xiàng)目帶動(dòng)戰(zhàn)略，完成了馮家山水庫(kù)除險(xiǎn)加固、關(guān)中灌區(qū)改造工程世行貸款項(xiàng)目、灌區(qū)六座小型水庫(kù)除險(xiǎn)加固等建設(shè)項(xiàng)目，正在實(shí)施的有大型灌區(qū)續(xù)建配套節(jié)水改造項(xiàng)目、大型泵站更新改造項(xiàng)目等建設(shè)項(xiàng)目，在水利工程項(xiàng)目建設(shè)建設(shè)過(guò)程中形成了較為完整的的檔案資料，主要包括建設(shè)前期的批文、施工圖紙、建設(shè)日志和竣工驗(yàn)收資料等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設(shè)的詳細(xì)情況。通過(guò)收集整理，形成了許多專(zhuān)項(xiàng)檔案卷冊(cè)。但在檔案收集、管理和檔案管理隊(duì)伍建設(shè)等方面還存在一些亟待解決的問(wèn)題，需要我們認(rèn)真對(duì)待并逐步加以解決。

2 檔案管理中存在主要問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

馮家山水庫(kù)始建于20世紀(jì)七十年代，水庫(kù)管理工程點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣，單位駐地分散，特別是在工程建設(shè)期，既有工程建設(shè)指揮部，又有灌區(qū)各縣的民兵團(tuán)；在工程建設(shè)和運(yùn)行管理期間，各單位以工程的建設(shè)、運(yùn)行管理為主，對(duì)檔案的管理未納入重要的議事日程，從單位負(fù)責(zé)人到部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理未引起足夠的重視，無(wú)論人力、物力、設(shè)施、設(shè)備都不到位，單位主要以水利工程工程建設(shè)管理、工程運(yùn)行管理、灌區(qū)管理人員為主，缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，檔案管理人員多數(shù)為兼職人員，工作人員對(duì)檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開(kāi)闊，工作不能創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作在單位的運(yùn)行管理中的重要作用認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有很好地和有關(guān)部門(mén)主動(dòng)聯(lián)系，沒(méi)有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難，甚至造成工程驗(yàn)收困難。

2.2 檔案資料收集不完整

馮家山水庫(kù)灌區(qū)缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，加之檔案管理人員不穩(wěn)定，工作頻繁調(diào)換，交接工作不細(xì)，導(dǎo)致部分檔案收集不系統(tǒng)、不完整，檔案資料得不到有效的管理與利用。

水利工程管理單位檔案資料可以說(shuō)是門(mén)類(lèi)齊全，包括一般的文書(shū)檔案，還包括技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等，涉及不同的部門(mén)和人員，在工程建設(shè)時(shí)期應(yīng)以技術(shù)檔案管理為重點(diǎn)，運(yùn)行管理時(shí)期以管理資料和技術(shù)資料為重點(diǎn)。在工程建設(shè)時(shí)期，管理部門(mén)既有水庫(kù)建設(shè)指揮部、又有民兵團(tuán)，工程資料分頭管理，檔案資料的收集和整理制度不完善，樞紐和干渠工程的資料在馮家山，而支渠以下的灌區(qū)工程資料和抽水站資料在所屬各縣區(qū)水利管理單位。樞紐和干渠工程從1970年動(dòng)工興建，直到1980年前后才開(kāi)始整理工程資料，時(shí)間長(zhǎng)久使一些工程資料遺失，有的資料流失到私人手中未能收集整理，縣區(qū)水管單位的工程資料遺失流失更為嚴(yán)重；工程運(yùn)行管理期間的檔案資料收集整理雖有一些制度規(guī)定，但因單位分散、重視程度不一、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，資料收齊整理仍然不系統(tǒng)、不規(guī)范、不完整。

2.3 檔案信息化管理不完善

馮家山水庫(kù)管理局是水庫(kù)工程的專(zhuān)管機(jī)構(gòu)，檔案資料自成體系，資源共享觀念淡薄。由于受單位經(jīng)濟(jì)收入的制約，辦公自動(dòng)化程度較低，檔案管理模式較陳舊，尚未形成檔案信息及檢索系統(tǒng)，檔案的查找、檢索、借閱、歸檔仍是手工作業(yè)，檔案信息資源不能共享。

2.4 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

馮家山是以水利工程管理為主的準(zhǔn)公益單位，大都是從事水工程建設(shè)、管理的專(zhuān)技干部和工勤人員，檔案管理人員都是兼職人員，30多年來(lái)沒(méi)有一名檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，檔案管理隊(duì)伍缺乏系統(tǒng)地專(zhuān)業(yè)知識(shí)和理論功底，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理。

3 水利工程檔案管理的對(duì)策

3.1 提高檔案管理是單位管理一項(xiàng)重要工作的意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，是做好檔案工作的前提。把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，是時(shí)代發(fā)展的需要，也是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)努力做好檔案管理工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視和支持。通過(guò)近年來(lái)在項(xiàng)目建設(shè)管理中稽察、檢查、審計(jì)和驗(yàn)收環(huán)節(jié)中檔案管理的作用凸現(xiàn)，在辦理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)以上水利工程管理單位工作過(guò)的農(nóng)業(yè)戶籍人員養(yǎng)老補(bǔ)助工作中人事、行政、財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮了較大的作用，提高了單位和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作納入重要的議事日程，提高各級(jí)重視檔案管理的意識(shí)，將檔案管理納入對(duì)各單位、各部門(mén)的考核體系中。

水利工程檔案要遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。要做到主要領(lǐng)導(dǎo)宏觀抓，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，設(shè)立專(zhuān)職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無(wú)論是在工程前期、建設(shè)各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門(mén)，都能從制度上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 做好檔案收集整理歸檔工作

水利工程管理單位的檔案管理涉及面廣、內(nèi)容繁雜，包括行政文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、運(yùn)行管理檔案、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案等，對(duì)檔案的收集與整理既要及時(shí)又要規(guī)范，涉及部門(mén)和人員多、經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，就可能遺漏。

行政文書(shū)檔案按照文書(shū)檔案的要求按年度進(jìn)行整理，由各單位和各部門(mén)的檔案管理人員在每年年初對(duì)上年度的文件進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目、裝訂、歸檔和移交管理。

技術(shù)檔案由管理局檔案是統(tǒng)一編制檔案的分類(lèi)號(hào)，由技術(shù)管理部門(mén)和各單位按照技術(shù)工作的不同特點(diǎn)，分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目、裝訂、歸檔，在技術(shù)檔案的整理過(guò)程中要按照國(guó)家檔案局關(guān)于工程技術(shù)檔案的整理要求進(jìn)行，不能同一般的文書(shū)檔案整理的方式、方法混同。

運(yùn)行管理檔案包括水庫(kù)運(yùn)行管理檔案、灌區(qū)工程運(yùn)行管理檔案、灌區(qū)用水調(diào)度檔案、各用水單位引用水檔案、灌區(qū)灌溉管理檔案、河流水庫(kù)水雨情檔案等，這些檔案由各運(yùn)行管理單位和部門(mén)按照技術(shù)檔案的要求進(jìn)行整理歸檔。

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及的時(shí)間比較長(zhǎng)、范圍也比較廣，涉及項(xiàng)目的前期、初步設(shè)計(jì)、招標(biāo)采購(gòu)、建設(shè)實(shí)施、竣工驗(yàn)收和后評(píng)價(jià)等過(guò)程，資料的來(lái)源有政府部門(mén)批文、建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、質(zhì)量監(jiān)督、審計(jì)等單位，檔案管理的量大、時(shí)間跨度長(zhǎng)，必須要專(zhuān)人進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理必須按照水利部2005年12月10日印發(fā)的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦（2005）480號(hào)）文件的規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔，并經(jīng)檔案行政管理部門(mén)驗(yàn)收好進(jìn)行移交。

財(cái)務(wù)檔案由各單位的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)，按照財(cái)務(wù)管理的要求對(duì)財(cái)務(wù)票據(jù)、賬簿按年度分月進(jìn)行整理裝訂，經(jīng)管理局財(cái)務(wù)主管部門(mén)檢查驗(yàn)收后移交局檔案室。

3.3 加大投入，推行檔案信息化建設(shè)。

首先，要加大資金的投入，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，是檔案管理逐步由紙質(zhì)化向網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化發(fā)展。其次，要加強(qiáng)檔案信息管理人才的建設(shè)，作為信息化社會(huì)檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。再次，要加強(qiáng)硬件設(shè)施，并添置相應(yīng)的硬件設(shè)備，引進(jìn)和使用檔案信息管理軟件，使檔案信息化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化。

3.4 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，著力提高自身素質(zhì)

檔案管理人員從事的是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的服務(wù)性工作，其業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。尤其是水利工程檔案管理，對(duì)管理人員的知識(shí)、素質(zhì)要求更高。根據(jù)水利事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際，基層檔案管理人員要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提高知識(shí)水平和管理能力，從而適應(yīng)現(xiàn)代化設(shè)備、檔案種類(lèi)多樣化和管理方法改革的要求。要樹(shù)立三大意識(shí)：一是服務(wù)意思，樹(shù)立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入基層調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。二是安全意識(shí)，樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密現(xiàn)象發(fā)生。三是創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索，勇于創(chuàng)新，不斷提出新問(wèn)題，提出新的決策、對(duì)策和辦法。要培養(yǎng)三種能力：一是操作能力，要具備實(shí)際操作技能，具體包括檔案文書(shū)立卷、檔案整理、編目、檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等專(zhuān)業(yè)技能。二是管理能力，檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)、銜接好這些程序，必然要求具備一定的管理能力。三是學(xué)習(xí)能力，要更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。要注重信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新知識(shí)、新技術(shù)，從而滿足檔案管理工作的需求。