□ 楊偉英

水文檔案是在水文觀測活動中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測材料，包括水位、水質(zhì)、水溫、流量、水情、地下水位、降水、蒸發(fā)等的觀測記錄，水文手冊及圖集和水文年鑒等，是反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質(zhì)等不同領域長期觀測積累的水文變化和洪水、旱情預報等，為水利和其它國民經(jīng)濟建設部門提供的基礎資料。水文檔案具有時間性、系統(tǒng)性和連貫性強等特點。

目前，省水文局檔案管理已初具規(guī)模，同時已開展了檔案信息化建設，提高了檔案的存儲檢索能力，最大程度地滿足了工程建設、水資源管理與保護、防汛抗旱減災的需求。

一、水文檔案信息化建設的必要性

水文是水利的基石，有悠久的歷史和特殊的地位，1898年（清光緒二十四年）5月25日，為修建松花江鐵路大橋，在松花江現(xiàn)今濱州鐵路橋附近設立了哈爾濱水位觀測站。然歷經(jīng)風雨，至建國前夕，水文站點所剩無幾。

新中國成立以來特別是改革開放以來，水文事業(yè)得到迅速恢復和發(fā)展，在國民經(jīng)濟建設中占據(jù)重要位置。它是防汛抗旱和水環(huán)境保護的耳目，是水資源開發(fā)利用和水利工程建設規(guī)劃、設計、施工、管理、調(diào)度的依據(jù)。水文工作緊緊圍繞國家水利改革與發(fā)展的各項任務，為全國的經(jīng)濟建設和社會發(fā)展做出了巨大貢獻。

人類進入信息社會以后，檔案對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有越來越不可替代的作用。隨著社會進步和科技發(fā)展，社會各界對水文信息的需求量越來越大，對水文信息的準確性、及時性和質(zhì)量要求越來越高。因此，大力推動檔案信息化建設，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。

二、檔案信息化可以提高檔案利用率

過去，水文實體檔案的收集和借閱完全依靠手工方式來完成，會不可避免地造成許多重要檔案的丟失和損壞。計算機的管理可以有效避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。特別是有些重要的水文原始資料，都是歷經(jīng)數(shù)代水文人的艱辛和努力，甚至是用生命換來的寶貴數(shù)據(jù)，一旦損壞或丟失，難以恢復，造成的損失無法估量。

以往檔案的歸集與整理要經(jīng)過一年的時間，但在實際工作中，本年檔案的二次利用率最高，而傳統(tǒng)的借閱方式既耗時又費力，且不能滿足多人同時借閱的需求，在一定程度上限制和影響了檔案的利用效率。檔案信息化后，解決了這一難題，可以在單位內(nèi)部實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，方便多人同時借閱，可有效提高檔案的二次利用率。

三、檔案信息化可以大幅度提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案立卷是人為立卷，立卷人往往憑借自己的經(jīng)驗和理解來操作，由于對立卷標準掌握的尺度很難達到統(tǒng)一，必然導致案卷的質(zhì)量參差不齊，使檔案的利用受到不同程度的影響。而借閱檔案的過程也極其繁瑣，有時要從浩如煙海的實體檔案中尋找資料，不啻于大海撈針。

實施檔案管理信息化后, 自動分類存儲、自動形成檢索目錄，立卷和檢索都可以通過計算機輕松完成，不但提供了快捷的歸檔管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，可以把檔案工作人員從繁重的手工勞動中解脫出來,把更多的時間和精力投入到檔案編研和二次利用上，有效緩解人力不足，節(jié)省辦公經(jīng)費，極大地提高相關部門的工作效率，更好地發(fā)揮檔案的利用價值。

四、檔案信息化對于防汛抗旱減災的意義

水文工作是在防災減災的測報一線和服務社會的最前沿，以往全省水文系統(tǒng)干部職工凝聚集體的智慧和力量，吃苦不言苦，知難不畏難，尤其是通過“沙蘭鎮(zhèn)”、“松花江水污染”等涉水突發(fā)事件中的精彩表現(xiàn)，得到了水利部、省委、省政府和省水利廳黨組的高度贊譽。而今全省水文職工根據(jù)防汛抗旱工作的新形勢、新要求，不斷加強水情、雨情、墑情、地下水等方面的監(jiān)測和預測預報工作，著力為防汛抗旱指揮調(diào)度提供準確、及時的信息服務。根據(jù)天氣情況和實時水雨情信息，準確測報、滾動預報，為科學防控洪水提供了優(yōu)質(zhì)服務。加強土壤墑情監(jiān)測，積極開展旱情、水量變化趨勢預測分析，為抗旱保豐收提供了及時準確的水文信息。

檔案信息化后，檔案可隨時調(diào)用，減少了中間環(huán)節(jié)，即使出現(xiàn)突發(fā)涉水事件時，也能夠為各級領導決策提供更加及時有效的信息，及時轉(zhuǎn)移和疏散群眾，為安全度汛提供保障，最大限度減少人民群眾生命財產(chǎn)損失贏得寶貴時間。

由此可見，水文檔案信息化建設是進一步推動水文事業(yè)發(fā)展,提高水文工作和服務效率的必然選擇。因此,各級水文部分必須做好水文檔案的信息化建設，為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益。