摘 要：在國家信息化戰(zhàn)略建設中，檔案信息化管理具有非常重要的地位，在檔案信息化建設中發(fā)揮著重要作用。隨著社會的發(fā)展，人們越來越重視檔案信息化管理工作。本文主要研究了我國目前檔案信息化管理的內(nèi)容，指出了我國檔案信息化管理工作中存在的問題，主要論述了新時代檔案信息化管理工作思路。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案信息化；管理

隨著網(wǎng)絡技術(shù)與計算機技術(shù)的快速發(fā)展與應用，當前已深入到社會發(fā)展的各個領(lǐng)域當中，檔案管理部門實行信息化管理，可以提高檔案管理水平，有效開發(fā)檔案作用。但在檔案信息化管理中，各種因素都會對其構(gòu)成影響，如人們的觀念意識、應用設備、人為因素等，在檔案信息化管理中存在很多問題，信息化管理的優(yōu)點還沒有充分應用。因此，在新的歷史時期，研究檔案信息化管理中存在的問題，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1 檔案管理信息化及其意義

檔案管理信息化指的是在檔案管理中應用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，收集并加工各種檔案信息，實現(xiàn)信息的保存與傳遞。檔案管理信息化包括兩個方面的內(nèi)容：信息數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡化。在檔案管理中，檔案管理信息化只是其中一種重要方法，在管理當中還需依據(jù)檔案管理制度。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理一定會實現(xiàn)檔案管理的信息化，它能夠有力推動檔案管理工作的發(fā)展。

在檔案管理工作中應用信息化手段，具有下面這些意義：一可以推進檔案管理工作的發(fā)展。在檔案管理工作中實現(xiàn)信息化管理，可以轉(zhuǎn)變檔案管理職能，不受管理方法的局限，將更好的服務提供給檔案信息使用者。二有利于檔案信息的開發(fā)和利用。在檔案管理工作中應用信息化手段，可以系統(tǒng)化檔案信息，使檔案信息發(fā)揮最大的作用，創(chuàng)造更多的價值。三開拓了檔案信息傳播范圍，在檔案管理工作中應用信息化手段，檔案信息可以進行多次復制，不用占用更大的傳輸空間，并且，檔案信息的傳播速度也會大大加快，有利于檔案信息的需要者及時得到檔案信息。

在檔案管理當中應用信息化手段，可以提高檔案管理工作效率，但在檔案管理中利用信息化手段也存在很多缺點，如檔案信息的安全性就會受到很多影響，在實行信息化管理中，必須應用大量的計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，這兩種技術(shù)都有可能受到外來不法分子的攻擊，存在較為嚴重的檔案信息丟失和被盜現(xiàn)象。

2 目前企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 不重視檔案管理工作

在過去的檔案管理工作中，很多人都不能正確認識檔案管理工作的重要性，普遍認為檔案管理工作就是寫、記、保管等，在單位中地位不高，而且不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟利益，檔案管理工作只要做好保密，能夠應付上面檢查就行了，不需要應用當前先進科學技術(shù)。這種狀況表明，當前還有很多人不了解檔案管理工作，沒有認識到檔案管理工作的重要性，與檔案信息化管理相去甚遠。

2.2 不重視檔案功能

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，科技檔案文件非常重要，但企業(yè)領(lǐng)導卻會常常忽視它的使用功能。在當前多數(shù)企業(yè)當中，檔案管理工作依然應用傳統(tǒng)辦法，只是局限于檔案資料的保存，沒有重視開發(fā)檔案信息的服務功能，最為明顯的是檔案的信息化建設程度不高，尤其是在企業(yè)發(fā)展、設備更新、服務管理的信息化建設中，沒有與各種專業(yè)有關(guān)的檔案資源進行整合與規(guī)劃，一些使用價值較高的檔案資料在整理完成以后，常常被收藏起來，而沒有得到充分應用，檔案資源不能發(fā)揮本身價值。

2.3 不重視管理手段

檔案管理方法方面，缺少專門用于檔案管理工作的計算機和管理軟件，當前仍然手工查閱檔案資料；在保存檔案資料時依然用傳統(tǒng)的鐵皮柜，需要很大的占地面積，并且也不能科學使用空間；很多檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓，專業(yè)知識缺乏，對檔案資料的重要性認識程度不高，不能熟練進行檔案資料的收集與整理、加工，在檔案管理工作中能力不高，不適應當前檔案管理工作的需要。

3 新時期檔案信息化管理工作的策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

在進行檔案信息化管理中，檔案工作人員包括單位的領(lǐng)導人員都應及時轉(zhuǎn)變觀念，不但應該具有信息化管理意識和創(chuàng)新意識，而且應該將大量的文獻資料存入電腦中。不同部門工作人員要認識到檔案信息化管理的重要性，了解檔案實行信息化管理的優(yōu)勢，應用戰(zhàn)略發(fā)展眼光看待檔案信息化管理工作。對于從事檔案管理工作的人員來講，要同時意識到檔案管理工作存在的機會和挑戰(zhàn)，具備檔案管理的責任意識，應用現(xiàn)代化管理理念，在檔案管理工作中應用現(xiàn)代化管理技術(shù)，依據(jù)檔案管理工作的實際情況，不斷推進檔案管理工作的發(fā)展。

3.2 創(chuàng)建檔案信息管理中心

檔案工作主要就是為了提供信息服務，就是向國家部門、社會各個領(lǐng)域、經(jīng)濟部門提供各種信息，利用當前快速發(fā)展的信息網(wǎng)絡，將信息資源傳遞給需要者，爭取實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。國家當前著力建設檔案管理信息網(wǎng)，將各種檔案資料、有價值信息、各種書籍集體在一起，建立信息管理中心。有利于整合更加豐富與全面的信息，實現(xiàn)信息的高速傳播與應用。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

在檔案管理工作中，管理人員的技術(shù)水平具有非常重要的影響，在檔案管理實現(xiàn)信息化過程中，要應用各種先進技術(shù)和設備，因此，要求檔案管理人員必須具備較高的綜合素質(zhì)。檔案管理人員不但應該具備高水平的專業(yè)知識，而且還應該能夠熟練操作計算機、能夠熟練應用網(wǎng)絡技術(shù)，只有具備高水平的檔案管理人員，才有利于推動檔案管理實現(xiàn)信息化管理。因此，檔案管理部門要對現(xiàn)有人員進行培訓，不但要重視培訓管理人員的管理理念和方法，而且要重視培訓他們的計算機操作技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，才能切實推進信息化管理工作的進行。

3.4 構(gòu)建建設信息網(wǎng)絡

在檔案管理工作中實現(xiàn)信息化，就要有機整合各種檔案管理部門，建立協(xié)調(diào)一致的檔案管理體系，最大程度地實現(xiàn)資源共享。可以及時將各種有價值的信息提供給需要者。利用檔案資源共享，可以促進地方檔案管理部門的發(fā)展，可以使其逐步走上檔案管理工作的正軌，實現(xiàn)資源整合，取長補短。努力創(chuàng)建較為完整的管理系統(tǒng)。

3.5 實施滾動發(fā)展戰(zhàn)略

實現(xiàn)信息化管理不是一朝一夕就可以完成的，需要我們經(jīng)過長期的努力和發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，推動了當前檔案管理技術(shù)的進步，我們不但要求應用先進的管理設備，而且要求檔案管理人員要及時更新思想。在實現(xiàn)文字檔案一體化和信息資源的整合化當中，應該是一個不斷滾動發(fā)展的過程。應用滾動發(fā)展辦法，促進檔案信息化發(fā)展的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)具有中國特色的檔案信息化管理。

4 結(jié)語

總之，在現(xiàn)代化發(fā)展中，實現(xiàn)檔案信息化建設已成為必然，在信息化建設中，必須依靠局域網(wǎng)、計算機、網(wǎng)絡等先進技術(shù)手段。完成檔案信息系統(tǒng)化建設，爭取實現(xiàn)資源共享，防止人為管理出現(xiàn)的錯誤，可以促進我國社會發(fā)展和科學技術(shù)的發(fā)展。在檔案管理工作中綜合應用實踐、總結(jié)相結(jié)合的辦法；依靠原有管理技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理辦法；發(fā)現(xiàn)問題及時解決；做到這些，就可以加速推進檔案信息化發(fā)展，可以輕松實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，實現(xiàn)高效發(fā)展。

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作者簡介

陳丹軍（1980-），男，上海市，工程師、本科，研究方向：檔案信息化。