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國有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問題分析

2014-08-08 01:18劉洋
2014年11期
關(guān)鍵詞:國有企業(yè)檔案管理建筑工程

作者簡介:劉洋 (1987—) 性別:男民族:漢籍貫:河北 職務(wù):無職稱:助理經(jīng)濟(jì)師 學(xué)歷:研究生 單位:中鐵十二局集團(tuán)二公司。

摘要:隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展,建筑市場競爭越來越激烈,建筑企業(yè)為了在激烈的市場競爭中占取一席之地,不得不提高自身的工程質(zhì)量和管理水平。本文主要從我國國有建筑企業(yè)的檔案管理的重要性以及當(dāng)前國有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問題及改進(jìn)策略方面進(jìn)行簡要分析和論述。

關(guān)鍵詞:國有建筑企業(yè);檔案管理;問題;措施建筑企業(yè)檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展也在不斷地完善和更新。我國國有建筑企業(yè)一般工程項(xiàng)目巨大,項(xiàng)目的復(fù)雜程度高,其檔案管理起來也相對困難,雖然在檔案管理過程中采用了纖細(xì)的信息化管理方式,但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當(dāng)前國有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經(jīng)存在的問題以及面臨的問題,應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到國有企業(yè)檔案管理的重要性。

一、國有企業(yè)檔案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要對工程質(zhì)量進(jìn)行評定,在評定過程中需要工程建設(shè)過程中的參考資料,而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用:1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中,建筑工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和參考,這樣,相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn),利用工程檔案中的豐富資源,對城市進(jìn)行高效、合理的規(guī)劃和管理;2.竣工之后需要對工程進(jìn)行維修管理、擴(kuò)建和改建等工作,在此過程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù),對后續(xù)工程進(jìn)行完善和管理;3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求,都需要參照建筑工程檔案,以工程檔案對實(shí)際工程質(zhì)量進(jìn)行分析,一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升,另一個(gè)方面還可以在一定程度上提高工程項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此,在整個(gè)建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。

二、國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問題

(一)國有企業(yè)檔案散、亂、缺、散

由于我國國有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式,原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方,這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散;目前我國國有企業(yè)的分公司在收集檔案時(shí),收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進(jìn)行收集的,由于其對建筑工程的施工流程等各方面實(shí)際情況不熟悉,使得收集的材料不完整,甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn),工程竣工之后也不進(jìn)行驗(yàn)收,而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員,從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范;有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低,在整理檔案時(shí)缺乏相應(yīng)的能力,使得管理的檔案不集中,較分散。

(二) 國有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善

國有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致,檔案管理過程中應(yīng)該采用信息化的管理方式,管理人員應(yīng)該樹立新的管理觀念,采用新的管理體制,這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而,當(dāng)前國有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想,在實(shí)際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門中去,相應(yīng)的管理制度仍然不健全,信息化管理方法不完善。

(三) 人員設(shè)備不足

國有企業(yè)檔案管理過程中熱暖設(shè)備不足問題是一個(gè)較為普遍的問題,現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個(gè)層次組成的,分別是:總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項(xiàng)目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少,相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊,甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫房不足的問題,這將會(huì)在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項(xiàng)目部雖然配備了充足的人員,但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒有,相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備也甚是缺乏,這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。

(四) 檔案質(zhì)量差

國有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴(yán)格的質(zhì)量規(guī)定的,但是就目前的實(shí)際情況來說,很多檔案質(zhì)量并沒有達(dá)到規(guī)定質(zhì)量的要求,甚至還有相當(dāng)大的差距。例如,有的項(xiàng)目部為圖一時(shí)的簡單,在填寫原始資料時(shí)偷工減料,使得填寫的資料不完整;有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續(xù);有些工程項(xiàng)目的檔案資料與實(shí)際資料不符等。

三、國有企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

(一)依法治檔,不斷加強(qiáng)國有企業(yè)檔案管理

加強(qiáng)國有企業(yè)的檔案管理工作,應(yīng)從三個(gè)方面著手:首先,檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識(shí),深入學(xué)習(xí)和掌握國家關(guān)于檔案的法律標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通,獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視,而企業(yè)也用加強(qiáng)對檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo),對檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證;其次,應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力,在加強(qiáng)自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時(shí),加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè);再者,建立完善的企業(yè)檔案管理制度,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,對檔案管理工作加強(qiáng)考核,從企業(yè)基層中貫徹落實(shí)依法治檔。

(二)建立對國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度

建立國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追求制度,實(shí)質(zhì)上就是針對國有企業(yè)檔案的重要性,在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí),重視檔案管理對公司各項(xiàng)建設(shè)的服務(wù),全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中,向下屬公司推行二級檔案管理制度,通過在綜合檔案室實(shí)行年檢考核制度,而在二級檔案管理制度部門實(shí)行年度考核,這樣,便可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并及時(shí)采取措施對問題加以解決。

(三)不斷強(qiáng)化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)

針對目前國有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題,應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施,針對“散”的問題可以采用“收”的方法,通過構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)對現(xiàn)有檔案和新建檔案進(jìn)行接收和保管;針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業(yè)技術(shù)人員對國有企業(yè)信息資源進(jìn)行整合和整理,可以稱之為“整”的方法;針對“缺”的問題,可以采用“查”的方式對問題加以解決,具體做法是由相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作,然后相關(guān)單位做好檔案移接工作,相互之間明確責(zé)任。

(四) 提高檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高可以從三個(gè)方面著手,首先是項(xiàng)目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識(shí),其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度,最后是加強(qiáng)檔案管理過程的監(jiān)督。在檔案管理工作中,項(xiàng)目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門的工作,由此項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)的檔案質(zhì)量意識(shí)的提高是非常關(guān)鍵的;工程檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程,僅僅依靠單個(gè)部門或者個(gè)人是不可能對這一過程進(jìn)行全面管理,必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強(qiáng)檔案管理的全過程監(jiān)督,保證全過程檔案的連續(xù)性和完整性。

結(jié)語:總而言之,國有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分,在實(shí)際管理工作中,檔案工作者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問題,并針對這些問題及時(shí)采取相應(yīng)的解決策略和方法。

參考文獻(xiàn):

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