李薇

摘要：辦公室作為一個(gè)行政機(jī)構(gòu)的紐帶，其工作要求的綜合力強(qiáng)，接觸面廣泛，既要承上啟下，還要建立各部門之間的聯(lián)系。既要有行政的能力，又要有服務(wù)的精神。辦公室工作的特殊性，對(duì)其辦公人員有著非常大的要求。形勢(shì)下，就如何提高辦公室綜合服務(wù)水平提出幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合服務(wù)水平；提高

中圖分類號(hào)：F24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：16723198（2014）13008501

1重新認(rèn)識(shí)辦公室的職責(zé)

1.1辦公室的作用

進(jìn)入辦公室的首要要求是綜合協(xié)調(diào)局機(jī)關(guān)日常政務(wù)。也就是說(shuō)，辦公室人員首要的任務(wù)就是幫助上級(jí)處理機(jī)構(gòu)的日常政務(wù)，這里面也就包括各種會(huì)議的組織以及對(duì)各部門的通知；文件的起草或修改；各種檔案的歸類整理。并且同時(shí)協(xié)調(diào)各部門之間的聯(lián)系，以及對(duì)后勤，保安等工作的保障，并努力完成上級(jí)所交代的任務(wù)。

1.2辦公室的工作特點(diǎn)

辦公室作為整個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)系的紐帶，工作特點(diǎn)就是“繁瑣”二字。其工作性質(zhì)的特殊性，使其既要處理好本部門的工作，又要臨時(shí)處理突發(fā)情況。搞好辦公室工作確實(shí)不容易。

辦公室工作的首要特點(diǎn)就在于其工作的服務(wù)性，必須時(shí)刻準(zhǔn)備，盡最大的能力輔助各部門完成自己的工作內(nèi)容。其次在于辦公室工作的綜合性，本機(jī)構(gòu)所涉及的領(lǐng)域辦公室必須做到得心應(yīng)手，以備不時(shí)之需。

2做好辦公室服務(wù)工作

2.1提高工作效率

在社會(huì)的飛速發(fā)展過(guò)程中，現(xiàn)在人越來(lái)越講究效率二字。必須適應(yīng)新形勢(shì)，簡(jiǎn)化繁文縟節(jié)，改掉拖延陋習(xí)，提高工作效率。這就要求辦公室人員對(duì)中心任務(wù)有一個(gè)敏銳的洞察力，快速抓住任務(wù)的主體，加快辦事節(jié)奏，提高工作效率。對(duì)于所要處理的時(shí)間有一個(gè)輕重緩急之分，辦公人員要協(xié)調(diào)默契，節(jié)奏緊密，貫徹落實(shí)好所有的工作。

2.2提高自身素質(zhì)

在日常的工作中，辦公人員要努力接受新事物，開(kāi)闊自身事業(yè)，要求做到會(huì)聽(tīng)，會(huì)說(shuō)，會(huì)寫(xiě)。會(huì)聽(tīng)，即上級(jí)說(shuō)的話，要經(jīng)過(guò)自身大腦處理，快速聽(tīng)出領(lǐng)導(dǎo)所要表達(dá)的重要內(nèi)容，以便進(jìn)行更好的傳單，切記無(wú)中生有，混淆不清。會(huì)說(shuō)，即在日常的工作中，盡量要口齒清晰，思路明朗，能用最簡(jiǎn)便的語(yǔ)言表達(dá)出事情的中心。在不同的場(chǎng)合，面對(duì)不同的人，準(zhǔn)確拿捏說(shuō)話的技巧與內(nèi)容。比如在向各部門傳達(dá)任務(wù)時(shí)，講話一定要條理清晰，簡(jiǎn)便明確。會(huì)寫(xiě)，即做好各種復(fù)雜檔案的規(guī)整與記錄。這是一個(gè)需要扎實(shí)功力的技能，平時(shí)要努力多看，多學(xué)，多寫(xiě)，正所謂“謀事在人成事在天”。

2.3加強(qiáng)服務(wù)理念

務(wù)必要求所有辦公人員端正工作態(tài)度，發(fā)揚(yáng)服務(wù)精神，這樣才能做好辦公室工作。要做到做一行，愛(ài)一行，精一行。辦公室工作多而雜，不易做出矚目共度的成績(jī)，但是既然選擇了這個(gè)崗位，就要本著做好工作的態(tài)度，去完成每一項(xiàng)任務(wù)。辦公室工作所要求的服務(wù)理念是最強(qiáng)的，它的本質(zhì)就是輔助上級(jí)，傳達(dá)下級(jí)，聯(lián)系各部門。所以辦公室的工作人員都要有吃苦耐勞，甘于奉獻(xiàn)的精神。在處理事情時(shí)，要做到激情飽滿，態(tài)度平和。在面對(duì)外來(lái)人員，要做到有禮貌，有涵養(yǎng)，低調(diào)謙和，喂辦公室塑造一個(gè)良好的服務(wù)形象。

2.4注重內(nèi)部人員團(tuán)結(jié)

辦公室是一個(gè)整體，其工作質(zhì)量的好壞，完全在于內(nèi)部人員是否能夠團(tuán)結(jié)一致。每個(gè)人生長(zhǎng)環(huán)境，性格特點(diǎn)，年齡，教育程度，都各不相同，想要作為一個(gè)整體就是要講究一個(gè)配合的默契，這就要求所有辦公人員求同存異，發(fā)揮每個(gè)人的不同點(diǎn)，交流溝通，激發(fā)每一個(gè)人的潛能，使在崗的每一位工作人員都能夠得到發(fā)揮。即使在良好的環(huán)境中也會(huì)存在著一些弊端，那就是人與人之間的溝通問(wèn)題。因此辦公室人員應(yīng)該要優(yōu)化內(nèi)部資源，加強(qiáng)溝通與合作，做到1+1>2，把完成工作作為共同的目標(biāo)去努力。而作為辦公室主任來(lái)說(shuō)，職責(zé)也就更大了，合理分配任務(wù)，注意各人員的緊密銜接，制定出合理的計(jì)劃，鼓舞大家一鼓作氣，共同達(dá)成目標(biāo)。

3講究方法，提高服務(wù)質(zhì)量

由于辦公室的工作性質(zhì)是輔助大家，所以在參與項(xiàng)目的完成時(shí)，要講究方法，不胡亂發(fā)表意見(jiàn)，為大家的工作帶來(lái)不必要的麻煩，所有都要在經(jīng)過(guò)深思熟慮后，提出成熟的見(jiàn)解，并與領(lǐng)導(dǎo)的想法融為一致。

處理事情要有謀略膽識(shí)，不能越俎代庖，不能曲解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，更不能幫倒忙，影響事情的進(jìn)展。

做到“言之有時(shí)”，要在合適的時(shí)機(jī)發(fā)表自己的見(jiàn)解，對(duì)于自己的意見(jiàn)被采納或被棄置，要做到不埋怨，不報(bào)復(fù)。

總之，作為辦公室人員，要充分調(diào)動(dòng)每一個(gè)人的工作積極性，全身心投入到工作中，加強(qiáng)上下聯(lián)系，對(duì)內(nèi)對(duì)外搞好協(xié)調(diào)工作，不斷提高辦公室的綜合服務(wù)水平，達(dá)到上下級(jí)滿意的水準(zhǔn)。

4結(jié)束語(yǔ)

辦公室作為一個(gè)行政機(jī)構(gòu)的紐帶，其工作要求的綜合力強(qiáng)，接觸面廣泛，既要承上啟下，還要建立各部門之間的聯(lián)系。既要有行政的能力，又要有服務(wù)的精神。辦公室工作的特殊性，對(duì)其辦公人員有著非常大的要求。為適應(yīng)新的形勢(shì)，辦公室人員必須努力學(xué)習(xí)，拓展人脈關(guān)系，改進(jìn)方法，讓辦公室的綜合服務(wù)水平發(fā)揮到最大?？偠灾k公室的工作只有在所有辦公室同志的綜合素質(zhì)得到提升之后，服務(wù)才會(huì)得到良好的改善，也才可以達(dá)到事半功倍的效果。而在處理某些事情的同時(shí)，要盡量用最少的時(shí)間完成相同的工作量，這就要求辦公人員在處理事情的時(shí)候能夠迅速抓住主題，減少不必要的麻煩。所以在辦公之余，辦公室的工作人員要努力學(xué)習(xí)，提高自身涵養(yǎng)，不斷摸索出新的模式與體制，使辦公效率得到更大的提升。而在輔助其他部門辦公的同時(shí)，要保持低調(diào)謙和的態(tài)度，提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓企業(yè)做最大的贏家。

參考文獻(xiàn)

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