趙麗敏

摘 要：伴隨著我國(guó)社會(huì)信息化建設(shè)水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)化、信息化是科研活動(dòng)的信息化建設(shè)新的時(shí)期。時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過實(shí)際的工作實(shí)踐來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)管理的研究。促進(jìn)了我國(guó)的企事業(yè)單位的管理、生產(chǎn)。事業(yè)單位邁向現(xiàn)代化建設(shè)管理的必然選擇。

關(guān)鍵詞：檔案管理 事業(yè)單位 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）01（b）-0184-01

所謂檔案信息化管理，依靠科學(xué)的思想和組織管理力法，在滿足法律規(guī)章制度的要求前提下，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，在行政主管部門的指導(dǎo)下，來提高企業(yè)檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進(jìn)行檔案管理，在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數(shù)據(jù)的安全問題是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等存在安全漏洞的隱患所產(chǎn)生。需要得到廣泛關(guān)注，并積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理手段現(xiàn)代化。

1 信息化檔案管理安全隱患

1.1 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)較薄弱

檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量重視不夠，且在開展信息化建設(shè)的部門、單位和企業(yè)中發(fā)展也不平衡，一些單位和企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，技術(shù)、資金不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件薄弱。

1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節(jié)

由于檔案工作與其他各生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)相脫節(jié)，很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的聯(lián)系，而且存在檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙，雖然文檔一體化管理是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，但是進(jìn)行文檔一體化管理未能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。

1.3 檔案信息建設(shè)管理人才缺乏

從目前看，檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)、專業(yè)性人才，檔案信息化建設(shè)需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，但因經(jīng)濟(jì)原因，使得信息化管理人才投入小，后繼人才缺乏。

2 檔案管理實(shí)行信息化建設(shè)的必然性

簡(jiǎn)單來說檔案信息化就是為社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的一個(gè)過程。通過學(xué)習(xí)來滿足檔案管理發(fā)展的需要，并不斷改進(jìn)和加強(qiáng)信息化檔案的服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。必須要做到的轉(zhuǎn)變觀念、以檔案的相關(guān)數(shù)字化信息對(duì)實(shí)體進(jìn)行保管的管理方式。檔案管理會(huì)隨著科技的不斷進(jìn)步改變以往被動(dòng)服務(wù)的模式，解放思想、再者就是加強(qiáng)檔案工作者的工作能力，管理模式的不斷改革和完善，同時(shí)也對(duì)檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴(kuò)大利用、提升檔案工作以及檔案的價(jià)值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應(yīng)用和發(fā)揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關(guān)單位自身的信息化中，對(duì)于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案管理中前后并進(jìn)的理念，要堅(jiān)持對(duì)于信息源頭的挖掘，將復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)楹?jiǎn)單、將簡(jiǎn)單轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范，來滿足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關(guān)需求。還要加快對(duì)于藏書目錄相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，歸類總結(jié)基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等，并進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。納入檔案管理范疇以滿足本單位現(xiàn)代化、信息化的條件，要加強(qiáng)實(shí)際的系統(tǒng)應(yīng)用效果實(shí)現(xiàn)，對(duì)于電子檔案進(jìn)行電子文件的管理有效化保證長(zhǎng)期可讀、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性。檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃必須要對(duì)于本單位的實(shí)際發(fā)展目標(biāo)和自身特點(diǎn)進(jìn)行分析，有利于今后的發(fā)展建設(shè)。

3 進(jìn)行檔案信息網(wǎng)站的有效建設(shè)

檔案網(wǎng)站是通過網(wǎng)頁的途徑來進(jìn)行檔案信息的提供和服務(wù)，是對(duì)于檔案實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的主要目的，也就是企事業(yè)單位的在網(wǎng)絡(luò)上成立的信息站點(diǎn)，是信息化檔案發(fā)展的重要手段和目標(biāo)，實(shí)施檔案資源的網(wǎng)上咨詢查找電子文件直接提供或者實(shí)時(shí)歸檔。

（1）對(duì)于本單位的相關(guān)部門的各項(xiàng)信息進(jìn)行資源共享和統(tǒng)籌考慮，應(yīng)該將檔案管理體系納入企事業(yè)單位的相關(guān)信息管理系統(tǒng)中，在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的時(shí)候，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理中的綜合效益。

（2）選取適合的具有升級(jí)換代功能和開發(fā)功能才能夠?qū)τ谟?jì)算機(jī)的實(shí)際優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，只有符合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實(shí)現(xiàn)檔案上網(wǎng)途徑的條件之一，夠使得相關(guān)檢索功能變得強(qiáng)大，為不同的用戶提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，要使未來發(fā)展或者現(xiàn)今的主流產(chǎn)品，選擇的產(chǎn)品要符合我國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，能夠確保產(chǎn)品進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代從而有效的提供服務(wù)。并且能夠獲得國(guó)內(nèi)外有著雄厚實(shí)力的軟硬件公司或者廠家的支持，從而有效的減少在進(jìn)行檔案管理過程中因?yàn)轫?xiàng)目、格式、設(shè)備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙，數(shù)字化檔案是通過對(duì)于先進(jìn)的技術(shù)手段的應(yīng)用來將各個(gè)部門的實(shí)體檔案的相關(guān)載體進(jìn)行數(shù)字化的加工，從而有效避免重新開發(fā)設(shè)備配置要科學(xué)合理。

（4）進(jìn)行檔案信息數(shù)字化的逐步實(shí)現(xiàn)。檔案資源信息的數(shù)字化是進(jìn)行檔案原件保護(hù)的重要手段之一，決定了傳統(tǒng)檔案館與熟悉檔案館的互補(bǔ)、共存。是進(jìn)行信息化建設(shè)檔案的基礎(chǔ)和前提，同樣也是進(jìn)行數(shù)字檔案相關(guān)業(yè)務(wù)信息管理體系構(gòu)建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數(shù)據(jù)庫目錄，對(duì)于企事業(yè)單位有著各自不同的需求優(yōu)勢(shì)，全文數(shù)據(jù)庫在相關(guān)網(wǎng)站上進(jìn)行發(fā)布，進(jìn)行檔案資源的相關(guān)數(shù)字化進(jìn)行整體分析、重點(diǎn)挖掘、逐步解決。對(duì)于檔案資源館藏的全文數(shù)字化并不是將所有的都進(jìn)行數(shù)字化處理，而是他們都發(fā)揮著自己獨(dú)特的功能，對(duì)于各個(gè)設(shè)立檔案的相關(guān)單位文件和檔案著錄格式、項(xiàng)目、內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等進(jìn)行了統(tǒng)一的制定規(guī)劃。數(shù)字化檔案建立并不會(huì)表示傳統(tǒng)檔案的消失。

（5）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案數(shù)字化、信息化的主要內(nèi)容。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理的重要衡量標(biāo)志。對(duì)于其檔案數(shù)據(jù)庫的文檔格式硬件、軟件數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，結(jié)合自己的實(shí)際發(fā)展需求和特點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的制定，從而達(dá)到方便以后電子目錄實(shí)現(xiàn)檔案館管理之后的數(shù)據(jù)資源共享，并有效避免了因?yàn)檐浖牟町惗鴮?dǎo)致的數(shù)據(jù)不能讀取和轉(zhuǎn)換的問題。進(jìn)行檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要內(nèi)容，是事業(yè)單位可以參考國(guó)家進(jìn)行推薦的一些管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。這樣通過實(shí)踐過程進(jìn)行完善才能夠逐步的加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展速度，在建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫時(shí)，要按照我國(guó)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并且要方便實(shí)際操作，從而有效的起到良好的防范作用。

4 結(jié)語

該文通過對(duì)檔案管理中數(shù)字化管理的相關(guān)轉(zhuǎn)變必要性，以及管理模式上的相關(guān)改善方法提出了一些意見和建議，明確檔案信息管理是以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，旨在全面推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。以檔案信息建設(shè)為主要核心，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，政策，法規(guī)為保障的一項(xiàng)綜合體系。作為一個(gè)以信息技術(shù)應(yīng)用為主導(dǎo)，以信息人才為事業(yè)依托，其本身以產(chǎn)業(yè)為支撐，以及檔案管理的在其思維結(jié)構(gòu)。

參考文獻(xiàn)

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