趙艷紅

（棗陽市計生執(zhí)法大隊，湖北 棗陽441200）

隨著經濟體制改革的不斷深入，民營企業(yè)經營形式日益成為人們所關注的重點，它已經成為縣域經濟發(fā)展的主題。 所謂民營企業(yè)就是由若干私有經濟組織或個人按照平等互利的原則經國家工商行政管理部門批準而設立的一種股權式的合資企業(yè)或獨資企業(yè)。它的迅速發(fā)展與不斷壯大，給我們檔案部門提出了新課題，如何做好民營企業(yè)檔案工作呢？下面僅就我們在工作中遇到的實際問題和具體做法談些粗淺認識，以供同行參考。

1 民營企業(yè)在內地發(fā)展的現(xiàn)狀

就我市而言，企業(yè)共有517 家，其中民營企業(yè)經營形式在九十年代中后期開始出現(xiàn)，當時僅寥寥幾家；近兩年，隨著國有企業(yè)的改制和破產，國營和集體企業(yè)在我市已所剩無幾，而民營企業(yè)則達到481 家；占全市企業(yè)的93%。 目前其進展狀況大致可分為以下三種情況：第一類，發(fā)展較早，已初具規(guī)模，比較成熟的民營企業(yè)有南城盛隆聯(lián)合公司、北城西園盛康實業(yè)公司、市金銀首飾廠等;第二類,制定了章程,準備發(fā)行股票的有琚灣糧油加工廠、太平草柳編制工藝廠等;第三類,正在考察學習,準備制定章程發(fā)行股票的有環(huán)城燈具廠、南城塑料廠、興隆預制廠、鹿頭輕機廠等。 其中金銀首飾廠屬中外合資的股份制企業(yè),僅占全市股份制企業(yè)的4.3%;由此可見,股份制企業(yè)在內地尚屬起步階段,有廣闊的發(fā)展前景。 目前主要形式是當?shù)氐男∑髽I(yè)走向聯(lián)合,成立較大的股份制廠家、 公司等以發(fā)行股票來擴大企業(yè)的生產經營;中外合資企業(yè)在內地所占比例不大,但有發(fā)展的趨勢。

2 民營企業(yè)檔案管理存在的問題

從對民營企業(yè)的調查情況來看，民營企業(yè)檔案管理普遍存在著許多問題。 其中最為突出的是集中統(tǒng)一管理問題。 我市481 家股份制企業(yè)中建立綜合檔案室、設專職檔案員的只有家，只占21.7%，民營企業(yè)的組成形式比較松散，例如：棗陽市北城西園盛康實業(yè)公司就是北城西園村將村辦的花木公司、紙箱廠、房產開發(fā)公司、電鍍廠、西城賓館等5 個企業(yè)協(xié)調起來組成的;這種松散的形式給企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理帶來了諸多不便； 同時企業(yè)管理者在企業(yè)成立之初急功近利，對檔案工作重要性認識不夠，舍不得投入人力，物力，檔案東一堆，西一堆，分散在各處，無專人保管，亦無專庫保存；檔案“散、亂、缺、損”現(xiàn)象嚴重，檔案工作難以正常開展。

其次，是檔案收集不全。一個民營企業(yè)從其發(fā)起到成立，要形成大量的文件材料；包括企業(yè)的設立方案、章程、提交申請報告、企業(yè)發(fā)起人情況、招股說明書、營業(yè)執(zhí)照、成立董事會、理事會、監(jiān)事會、股東大會等所形成的文件材料以及其成立后在生產經營、科研、基建等一切活動中形成的文件材料都屬其檔案收集的范圍;但股份制企業(yè)的監(jiān)督機構是股東大會或監(jiān)事會而不是政府,企業(yè)合資者們檔案意識又比較薄弱,再加上檔案工作與其它工作相比屬于長遠利益的事業(yè),這樣就不容易得到企業(yè)領導人和管理人員的重視;致使許多重要材料不能及時收集歸檔,時間一長也就散失,無處尋找,嚴重影響了股份制企業(yè)的進一步發(fā)展。比如：有一臺商欲與北城塑料廠合資開發(fā)一個新項目，但由于廠方的檔案資料殘缺不全，拿不出令人信服的證據(jù)，臺商遲遲難以決策，終使項目告吹。

第三，就是股份制企業(yè)的專兼職檔案人員業(yè)務素質較差,不熟悉檔案業(yè)務,承擔不了企業(yè)董事會交給的檔案管理職責,主要表現(xiàn)在:閱卷跨年度,組卷不分問題和類別;有的則干脆將每年的檔案資料往角落里一塞了事, 檔案管理處于混亂狀態(tài); 這些都不能適應股份制企業(yè)生產、經營和發(fā)展的需要。

3 加強民營企業(yè)檔案管理的措施

3.1 大力宣傳貫徹《檔案法》,提高民營企業(yè)經營者和管理者的檔案意識

民營企業(yè)的主要特點是企業(yè)私營、自負盈虧和自擔風險。 因此企業(yè)的投資者希望把企業(yè)辦好，提高企業(yè)的經濟效益；而檔案管理的好壞，直接影響著企業(yè)的經營水平和發(fā)展后勁。 我們檔案部門要利用各種方式和方法大力宣傳《檔案法》及檔案工作的意義。比如可以利用廣泛散發(fā)《檔案法》小冊子、收集編發(fā)《檔案利用效果選》等來引導他們重視檔案工作。 只有企業(yè)經營者的檔案意識提高了，才有可能在民營企業(yè)成立之初，就把檔案工作納入民營企業(yè)管理層的議事日程；在企業(yè)中建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度,設立機構,配備人員,為企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理創(chuàng)造必備的條件, 為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造良好的氛圍。

3.2 多途徑引導，不斷推動民營企業(yè)檔案工作的深入發(fā)展

一是，輿論宣傳引導；二是，政策規(guī)范引導；三是，工作典型引導?！稒n案法》是開展各項檔案工作的法律依據(jù),面對股份制企業(yè)這一新的事物,我們要用好、用足、用活《檔案法》。 在實際工作中可依照其有關條款,建立檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書制度,聯(lián)合股份制企業(yè)的監(jiān)事會,對其檔案管理工作進行督查,發(fā)現(xiàn)有不足之處和違法現(xiàn)象,比如有人將重要檔案資料占為已有而不交出歸檔或私自銷毀、更改檔案等,就給違法者寄一檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書,限期改正,到期不改的,將依法追究其責任。 檔案法制觀念的增強,對于維護歷史面貌和檔案資料的齊全完整等都有重要的作用。

3.3 調整業(yè)務指導方式，搞好對民營企業(yè)的業(yè)務指導工作

縣級市的業(yè)務指導科一般只有三、五個人，卻要擔負全市眾多單位以及機關檔案管理、大型工程、專題活動、文書立卷等的檔案業(yè)務指導任務，所以業(yè)務工作往往處于被動指導地位；面對民營企業(yè)檔案，我們應調整業(yè)務指導方式，改被動指導為主動指導，采取電話咨詢、主動登門、親自動手等方式強化其業(yè)務指導，使其檔案員能盡快地掌握檔案業(yè)務知識，以適應工作需要；在此基礎上，還要引導他們從事編研利用工作，以開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，服務企業(yè)生產經營。

3.4 采取多種形式，加強業(yè)務培訓，提高民營企業(yè)檔案人員的業(yè)務素質

檔案員業(yè)務素質的高低直接影響著檔案管理水平的高低，因此我們應該著重做好檔案員的業(yè)務培訓工作。 采取基礎知識培訓、專題講座、外出參觀學習等形式幫助他們提高業(yè)務水平，以民營企業(yè)各項活動對檔案的需要。

總之，在經濟浪潮不斷奔涌，祖國建設日新月異的今天，民營企業(yè)如雨后春筍，以其嶄新的姿態(tài)在內地出現(xiàn)，其迅猛發(fā)展之勢，要求檔案工作也要及時跟進，并與之匹配；這樣民營企業(yè)檔案工作也就顯得迫在眉睫，非抓不可了。 檔案部門應對其給以足夠的重視，早宣傳、早準備、早動手；通過各種方式和渠道，引導私營業(yè)主及其檔案人員切實做好民營企業(yè)檔案工作，為企業(yè)生產經營和整個和諧社會建設提供優(yōu)質服務。