李紅蘭

人類社會(huì)進(jìn)入二十一世紀(jì)，也就進(jìn)入了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用時(shí)期，在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的基礎(chǔ)上，作為記錄歷史的檔案，應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、檢索、分析、傳輸，以及在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案目錄中心、全文中心等數(shù)據(jù)中心在網(wǎng)絡(luò)上公布查詢，讓高校師生可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快捷、準(zhǔn)確、全面地獲取所需的檔案信息。檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)和新要求。面對(duì)機(jī)遇，如何克服高職高專院校起步晚、底子薄、管理水平低的困難，借助學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程，全力提高院校檔案管理的信息化水平，是每一個(gè)高職高專院校檔案人應(yīng)該去思考的問(wèn)題。

1 目前高職高專院校檔案信息化管理面臨的困難

1.1 信息爆炸帶來(lái)了工作量的劇增。高校擴(kuò)招后，學(xué)生和教職工的數(shù)量急劇增加，學(xué)生的學(xué)籍檔案、教職工的人事檔案、學(xué)校的各種重大活動(dòng)等信息量呈爆炸式增長(zhǎng)，檔案內(nèi)容更新更快，載體形式更趨多樣。這就加大了檔案信息的采集、鑒別、編輯的難度。過(guò)去以紙質(zhì)為載體的學(xué)校檔案管理模式已經(jīng)很難達(dá)到當(dāng)前的各種需要。

1.2 體制不健全阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)程。高職高專院校的檔案一般沒(méi)有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)管理，形成了文書檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、設(shè)備檔案歸屬不同業(yè)務(wù)部門各自管理的局面，造成人力物力的巨大浪費(fèi)，阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)程。

1.3 檔案從業(yè)人員的素質(zhì)不高制約了檔案管理信息化的進(jìn)程。高職高專院校檔案管理的業(yè)務(wù)人員大多不是從事檔案管理的專業(yè)人員，他們學(xué)歷層次不高，不具備必要的專業(yè)技能，年齡結(jié)構(gòu)也不盡合理。有些人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，不是學(xué)校的大事。同時(shí)，檔案管理又由原來(lái)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚强陀^要求從業(yè)人員必須成為不僅要具有扎實(shí)的文化底蘊(yùn)、一定的外文功底，還要懂專業(yè)的檔案管理知識(shí)技能，還必須懂計(jì)算機(jī)管理技術(shù)和法律法規(guī)的復(fù)合型人才。而所有這些知識(shí)和技能都是目前高職高專院校的檔案管理人員所缺乏的。

1.4 經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)滯后。目前，教學(xué)和科研是高職高專院校經(jīng)費(fèi)投入的重點(diǎn)領(lǐng)域，而檔案管理方面經(jīng)費(fèi)的投入相對(duì)較小，這樣信息化管理所必需的計(jì)算機(jī)的硬件和軟件的采購(gòu)就無(wú)從談起，即使有了一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)和電子存儲(chǔ)器對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，但經(jīng)費(fèi)的缺乏，也使這些軟硬件系統(tǒng)得不到即時(shí)的更新和升級(jí)，從而影響檔案信息化管理的質(zhì)量。當(dāng)前很多高職高專院校的檔案管理依然停留在手工檢索、紙質(zhì)載體階段。經(jīng)費(fèi)投入上的不足是高職高專院校檔案信息化管理落后的重要原因。

2 高職高專院校檔案信息化管理的重要意義

2.1 高職高專院校檔案信息化管理有利于維護(hù)學(xué)校教職員工的切身利益。首先，高職高專院校檔案信息化管理使得學(xué)術(shù)檔案更加豐富，為學(xué)校教師的教學(xué)和科研提供了充裕的學(xué)術(shù)資料。其次，完備規(guī)范的師資檔案，為教職工定崗晉級(jí)提供翔實(shí)的依據(jù)。最后，對(duì)于即將踏出校門，走入社會(huì)的廣大畢業(yè)生來(lái)講，有了信息化的個(gè)人學(xué)籍檔案，對(duì)他們應(yīng)聘求職，找到理想工作有著更加重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.2 高職高專院校檔案信息化管理是學(xué)校正規(guī)化、現(xiàn)代化發(fā)展水平的標(biāo)志。當(dāng)下，各個(gè)高校都在加快學(xué)校的現(xiàn)代化發(fā)展水平，而在建設(shè)現(xiàn)代化樓堂館所等的同時(shí)，建設(shè)高度信息化的檔案管理制度，是一個(gè)學(xué)校正規(guī)化、現(xiàn)代化發(fā)展水平的標(biāo)志。建立了信息化的學(xué)校檔案管理制度，必然大大促進(jìn)高職高專院校的教學(xué)、科研、人力資源管理和學(xué)生管理等各方面工作，提升學(xué)校管理水平，使學(xué)校成為教書育人、科學(xué)研究以及服務(wù)社會(huì)的現(xiàn)代化高職高專院校。

2.3 高職高專院校檔案信息化管理有利于和諧社會(huì)的構(gòu)建。目前的信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)作為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的第一生產(chǎn)力，對(duì)社會(huì)的物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)越來(lái)越起到?jīng)Q定性的作用。而高職高專院校作為科學(xué)技術(shù)的資源集中地，作為培養(yǎng)實(shí)用技能型人才的基地，建設(shè)信息化的檔案管理制度，就能使學(xué)校的科學(xué)技術(shù)資源更容易被社會(huì)共享，從而更好地促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，有利于和諧社會(huì)的建設(shè)。

3 高職高專院校推進(jìn)檔案信息化管理的方法

根據(jù)高職高專院校檔案信息化管理面臨的困難，我們必須正視這些不利因素，在思想上、體制上和投入上下功夫，切實(shí)找到提升高職高專院校檔案信息化管理水平的方法。

3.1 加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化管理的制度建設(shè)。完善的、切合實(shí)際工作需求的檔案信息化管理的制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，是高職高專院校檔案信息化管理工作能夠安全、高效、有序推進(jìn)的必要條件。因此，從行政和技術(shù)兩方面規(guī)劃高職高專院校檔案管理的信息化建設(shè)，制定一套嚴(yán)密、高效的工作制度，是一切工作的重中之重。第一方面在行政組織保障上，學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身情況，組織設(shè)立學(xué)校檔案信息化管理的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，能統(tǒng)一、高效地協(xié)調(diào)學(xué)校各個(gè)部門重視開展檔案信息化管理的工作。第二方面從技術(shù)上要強(qiáng)化數(shù)字化檔案的采集、保存和利用的工作。首先，數(shù)字化檔案的采集主要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)完成，由于大多數(shù)學(xué)校的校園網(wǎng)的建設(shè)已經(jīng)比較完備，因此，各部門在完成電子文件的形成和歸檔后，必須及時(shí)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳給檔案管理部門一份，形成一個(gè)習(xí)慣的機(jī)制。其次，數(shù)字化檔案的保存，要把文件制作和編制檢索同步進(jìn)行，對(duì)存儲(chǔ)器的容量性能要有明確的限定，對(duì)保存的操作規(guī)范和安全措施也要有明確的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保障數(shù)字化檔案的安全有序保管。最后，在數(shù)字化檔案的利用上，也要制定明確的調(diào)閱權(quán)限，按規(guī)定辦事，使得檔案的利用既高效又安全。

3.2 更新服務(wù)理念，拓展服務(wù)范圍。要想顯著提升高職高專院校檔案信息化管理的水平，必須是以檔案管理人員的觀念更新作為重要的前提，要向舊式的手工檔案管理的模式告別，以新的信息服務(wù)理念作指導(dǎo)，確立積極創(chuàng)新的思維以及主動(dòng)服務(wù)的思想。有了思想觀念上的主動(dòng)創(chuàng)新，就有可能拓寬檔案管理工作的服務(wù)范圍，不僅為本學(xué)校的每一位教職員工提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，還要把學(xué)校掌握的科學(xué)技術(shù)資源，推廣到全社會(huì)當(dāng)中，為我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)添磚，為和諧社會(huì)的構(gòu)建加瓦。

3.3 加強(qiáng)電子文件歸檔管理，豐富優(yōu)化館藏。根據(jù)檔案管理要求，對(duì)不同類型載體檔案（如，紙質(zhì)檔案、照片、錄音及錄像檔案等）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)各類有參考和憑證價(jià)值檔案的收集，做好重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重大科研項(xiàng)目檔案的收集工作，注意征集接收能反映本單位專長(zhǎng)和特色、本單位歷史沿革等的檔案材料，優(yōu)化館（室）藏的檔案結(jié)構(gòu)。加強(qiáng)對(duì)高校電子文件真實(shí)、鑒定、著錄、歸檔工作，保證產(chǎn)生有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理方法。使不同類型檔案信息資源都能充分發(fā)揮應(yīng)有的功能。

3.4 提升個(gè)人素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)手段。高職高專院校檔案信息化管理離不開具有良好的專業(yè)技能的高素質(zhì)人才，只有擁有了一定專業(yè)素養(yǎng)的人才，才有可能依托現(xiàn)代信息技術(shù)去創(chuàng)新檔案服務(wù)的手段，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。因此，高職高專院校在引進(jìn)專業(yè)的青年人才的同時(shí)，要定期舉辦現(xiàn)代檔案信息化管理知識(shí)的培訓(xùn)班，建立檔案管理人員定期進(jìn)修學(xué)習(xí)制度，為學(xué)校的檔案信息化管理提供良好的人力資源保障。并且提高檔案管理人員的政治素質(zhì)與工作責(zé)任感；提高學(xué)歷層次；加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流，探索檔案工作規(guī)律和信息化管理方法。有了具有現(xiàn)代檔案管理以及信息技術(shù)的專業(yè)人才，就能夠豐富檔案管理的服務(wù)手段和為高校的發(fā)展提供更好的服務(wù)，比如，網(wǎng)上檔案檢索、在線服務(wù)、電子文檔自動(dòng)上傳采集等新式服務(wù)手段。

3.5 增加經(jīng)費(fèi)投入，保證檔案信息安全?，F(xiàn)代信息化的檔案管理系統(tǒng)除了需要計(jì)算機(jī)、服務(wù)器以及電子存儲(chǔ)設(shè)備等以外，還需要一些專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)管理的軟件，這些都需要較多的經(jīng)費(fèi)投入。因此，高職高專院校要滿足檔案信息化管理必需的經(jīng)費(fèi)，為檔案信息化管理提供必要的資金保障。有了充足的資金保障，就可能提高電子檔案的安全性，一方面建立嚴(yán)密科學(xué)的管理制度，對(duì)電子檔案實(shí)行全過(guò)程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效。另一方面采用一些技術(shù)措施，如，加密技術(shù)、防寫技術(shù)、訪問(wèn)權(quán)限控制技術(shù)等提高檔案信息的安全性。另外更要嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》、《檔案法》，強(qiáng)化安全防范意識(shí)，做好安全保障工作。

總之，高職高專院校檔案信息化管理工作不僅是高?，F(xiàn)代發(fā)展水平的標(biāo)志，關(guān)系到高職高專院校自身工作的各個(gè)方面，更對(duì)整個(gè)社會(huì)的資源共享、文明進(jìn)步有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案工作者要更新觀念、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新工作方法和手段，在學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的支持下，一定能把檔案信息化管理工作推進(jìn)到新的水平和高度。