黃加敏

[摘 要]當(dāng)前，高職院校普遍推行二級(jí)管理，向二級(jí)系部下放事權(quán)，并配置了行政秘書以實(shí)現(xiàn)工作對接。隨之而來的巨大工作量和壓力，加上自身區(qū)別于一般行政人員的工作特點(diǎn)使得其成為職業(yè)倦怠的高發(fā)群體之一。本文試著對新建高職院校系級(jí)行政秘書職業(yè)倦怠現(xiàn)象產(chǎn)生原因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對策。

[關(guān)鍵詞]新建高職院校；系級(jí)行政秘書；職業(yè)倦怠

[中圖分類號(hào)]G717.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）06 — 0155 — 02

職業(yè)倦怠，首先由美國著名心理學(xué)家弗普頓伯格于1974年在《職業(yè)心理學(xué)》雜志上提出，其具體含義為“一種人們在過長的工作時(shí)間、過大的工作量、過高的工作強(qiáng)度的情形下產(chǎn)生的一種疲憊不堪的生理和心理狀態(tài)”。職業(yè)倦怠是各種社會(huì)因素綜合作用下的產(chǎn)物，隨著社會(huì)急速發(fā)展，競爭不斷加劇，職業(yè)倦怠在助人型行業(yè)中普遍存在。有研究表明，職業(yè)倦怠的高發(fā)人群主要為：公務(wù)員、心理咨詢師、教師、新聞工作者、警察、醫(yī)務(wù)人員等。

新建高職院校由于成立時(shí)間不長，缺乏時(shí)間的沉淀，內(nèi)部組織架構(gòu)、管理制度并不十分完善，事、權(quán)、責(zé)的厘定還不夠清晰。在完成一個(gè)人才培養(yǎng)周期后，從規(guī)模擴(kuò)張轉(zhuǎn)向內(nèi)涵發(fā)展的跨越式發(fā)展時(shí)，學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)展目光逐漸瞄準(zhǔn)到如何提高教育教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益上，在制度建構(gòu)方面，積極推進(jìn)二級(jí)管理，下移管理重心，調(diào)動(dòng)以系部為單位的二級(jí)部門辦學(xué)的積極性。為了實(shí)現(xiàn)學(xué)院層面和二級(jí)部門管理工作的順利銜接，幾乎所有二級(jí)部門都設(shè)置了行政秘書這一崗位。院系二級(jí)管理模式的推行，事權(quán)的下放，不僅意味著行政秘書的工作量和壓力的大幅增加，而行政秘書自身區(qū)別于一般行政管理人員的工作特點(diǎn)使得行政秘書也成為職業(yè)倦怠高發(fā)的群體之一。本文試就新建高職院校系級(jí)行政秘書職業(yè)倦怠的產(chǎn)生誘因和消除對策進(jìn)行探析。

一、新建高職院校系級(jí)行政秘書職業(yè)倦怠產(chǎn)生誘因

1.基于角色定位產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

行政秘書處在系級(jí)管理鏈條中的中間節(jié)點(diǎn)，對上既是系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，向下又是聯(lián)系師生、服務(wù)師生的橋梁，是保證系級(jí)行政工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。同時(shí)系級(jí)行政秘書作為高校行政管理體系的一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，處于學(xué)院整個(gè)行政管理體系最基層的位置，向上還要與學(xué)院眾多行政部門進(jìn)行工作對接。正因?yàn)槿绱私巧ㄎ?，系?jí)行政秘書往往是一個(gè)人對應(yīng)眾多服務(wù)對象，壓力之大可想而知。

2.基于工作性質(zhì)產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

行政秘書是典型的助人型職業(yè)，對內(nèi)不僅要為本系眾多師生服務(wù)，對外還要與學(xué)院眾多行政部門對接，這樣必然要求行政秘書日常需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力用于各種人際關(guān)系的溝通交流。和教師、學(xué)生打交道，每個(gè)人性格要求都不一樣，人際關(guān)系非常復(fù)雜。既要服務(wù)好每一個(gè)服務(wù)對象，又要保質(zhì)保量地完成系領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，保證各項(xiàng)工作有條不紊進(jìn)行，難度很大，相應(yīng)地工作壓力也很大。

3.基于工作內(nèi)容產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

行政管理工作大多屬于單調(diào)、瑣碎的事務(wù)性工作，而且程序化、重復(fù)化程度較高，從業(yè)人員往往很快就會(huì)失去對工作的新鮮感和熱忱。基本所有系級(jí)行政秘書均負(fù)責(zé)除教學(xué)外的一切事務(wù)，從起草文件到下達(dá)通知，從收發(fā)文件到歸檔資料，從采購申報(bào)到資產(chǎn)管理，從財(cái)務(wù)報(bào)銷到申請預(yù)算，從溝通上下到對外聯(lián)系，事無巨細(xì)都需要行政秘書一一認(rèn)真辦理，稍有處理不當(dāng)甚至影響到系部日常事務(wù)工作的順利開展。

4.基于考核機(jī)制產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

新建地方公辦高職院校對教職工的考核仍遵照事業(yè)單位工作人員考核機(jī)制，并根據(jù)自身實(shí)際，將全體教職工分為教學(xué)和行政兩大類，按照不同的工作性質(zhì)和內(nèi)容對德、能、勤、績四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)劃定了細(xì)則來進(jìn)行實(shí)際操作?？己酥胁扇〈蚍种圃u(píng)定等次，主要由部門人員互評(píng)、部門領(lǐng)導(dǎo)評(píng)分兩部分組成，其中互評(píng)占70%，領(lǐng)導(dǎo)評(píng)分占30%。這樣的做法看似公平，實(shí)則不然。互評(píng)部門雖占70%，但部門中每個(gè)人對其他人打分后（包括給自己打分），該部分分?jǐn)?shù)還需經(jīng)過加權(quán)平均才能最終算出來，對優(yōu)秀等次的影響不超過0.5～1分的誤差。領(lǐng)導(dǎo)評(píng)分則不同，許多新建高職院校的二級(jí)系部通常只設(shè)一到兩個(gè)負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)的是否重視，是否準(zhǔn)確區(qū)分并科學(xué)地對不同人員工作實(shí)績進(jìn)行評(píng)定對最終考核結(jié)果影響具有決定性的影響。如果系級(jí)行政秘書工作得不到部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和合理評(píng)價(jià)，必然對其工作熱情產(chǎn)生消極影響，干不干一個(gè)樣，干得好或不好差不多，長此以往自然會(huì)挫傷個(gè)人的積極性，進(jìn)而對本職工作產(chǎn)生厭倦感。

5.基于管理層意識(shí)產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

在很長一段時(shí)間內(nèi)，“重科教、輕管理”一直是眾多高校盛行的管理思路。對于大部分新建高職院校來說，如何在同類高職院校中沖出重圍，在激烈的競爭中突出自己的特色，走出自己的發(fā)展道路顯得尤其迫切。所以他們不惜花大力氣，下重血本加強(qiáng)硬件建設(shè)，引進(jìn)大量先進(jìn)設(shè)備，建設(shè)先進(jìn)的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室；引入一批高學(xué)歷、高素質(zhì)的名師，積極提升自身科研實(shí)力；與專業(yè)相關(guān)的企業(yè)行業(yè)龍頭實(shí)行校企合作，想方設(shè)法提升本校畢業(yè)生就業(yè)率等等。正是在這種管理思路的指導(dǎo)下，高職院校在政策扶持、資源配置、職務(wù)評(píng)聘、薪酬分配、進(jìn)修深造、激勵(lì)機(jī)制等方面不約而同地向教學(xué)和科研傾斜，向?qū)Ｈ谓處焹A斜。行政人員尤其是系級(jí)行政秘書進(jìn)修深造機(jī)會(huì)少，職稱評(píng)定難，專業(yè)技能難以得到提升。這種低人一等的狀態(tài)極大地挫傷了行政秘書的積極性和追求平等的愿望，使得他們對自己的職業(yè)喪失認(rèn)同感，亦難以取得工作成就感，時(shí)間一長，職業(yè)倦怠油然而生。

6.基于個(gè)體差異產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

由于個(gè)人性格、閱歷、能力、心理承受能力的不同，即便是同一崗位，產(chǎn)生的職業(yè)倦怠的嚴(yán)重程度都存在著差異。性格外向、閱歷豐富、能力較強(qiáng)、挫折承受能力強(qiáng)的人在面對單一、枯燥的工作內(nèi)容及復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)總能較好的調(diào)整自身心態(tài)，轉(zhuǎn)換思維，運(yùn)用個(gè)人能力解決問題，消除倦怠感。相反，缺乏自信、性格內(nèi)向、怯懦、抗壓能力弱的人在繁亂的工作狀態(tài)和工作環(huán)境下更容易受到職業(yè)倦怠的影響。

二、 新建高職院校系級(jí)行政秘書職業(yè)倦怠的消除對策

從上文的分析可知，職業(yè)倦怠的產(chǎn)生既與客觀因素有關(guān)，同時(shí)又與個(gè)人主觀條件有著密不可分的關(guān)系。筆者根據(jù)上文分析的職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因有針對性的提出幾點(diǎn)消除職業(yè)倦怠的對策：

1.轉(zhuǎn)變管理觀念。教學(xué)、科研、行政是驅(qū)動(dòng)高職院校發(fā)展的三匹馬車，缺一不可。高職院校，尤其是新建高職院校更應(yīng)在深化本校內(nèi)涵發(fā)展的高度上改變長期以來形成的重教學(xué)科研、輕管理的觀念，承認(rèn)行政管理工作的重要地位，肯定處于行政管理最基層的系級(jí)行政秘書的工作，在職稱評(píng)聘、薪酬待遇、進(jìn)修培訓(xùn)、激勵(lì)機(jī)制等方面給予一定的扶持，增強(qiáng)系級(jí)行政秘書對本職工作的認(rèn)同感。

2.創(chuàng)造和諧氛圍。由于工作崗位的特點(diǎn)，系級(jí)行政秘書需要跟各式各樣的部門和人員打交道，人際關(guān)系較為復(fù)雜。能否建立一個(gè)和諧的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)對于系級(jí)行政管理工作的暢順開展具有十分重要的意義，新建高職院校應(yīng)創(chuàng)造有利條件，通過親身體驗(yàn)、座談會(huì)、網(wǎng)路論壇等多種方式增進(jìn)教學(xué)、科研人員和行政人員的溝通流通，讓其他人員能夠明白行政人員，尤其是基層行政秘書工作的種種難處，并給予充分的理解和認(rèn)同，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，避免職業(yè)倦怠的情形產(chǎn)生。

3.加強(qiáng)人文關(guān)懷。新建高職學(xué)院的管理層應(yīng)從預(yù)防和疏導(dǎo)職業(yè)倦怠的高度出發(fā)，加強(qiáng)對包括系級(jí)行政秘書在內(nèi)的全體教職工的人文關(guān)懷，如通過定期舉辦相關(guān)講座，普及職業(yè)倦怠的相關(guān)知識(shí)和解決辦法，鼓勵(lì)教職工根據(jù)自身實(shí)際情況參加并從中獲益；舉辦各種團(tuán)體活動(dòng)，創(chuàng)造一個(gè)相互交流的機(jī)會(huì)，幫助教職工釋放內(nèi)心負(fù)面情緒，從而以更飽滿的精神狀態(tài)投入到繁重的工作中；還可以以學(xué)院工會(huì)為牽頭成立預(yù)防職業(yè)倦怠工作委員會(huì)，配置心理健康專業(yè)指導(dǎo)人員，對已產(chǎn)生職業(yè)倦怠的教職工進(jìn)行心理疏導(dǎo)。

4.建立科學(xué)考核機(jī)制?？茖W(xué)的考核機(jī)制不僅僅是便于操作的，更應(yīng)該是合理的、準(zhǔn)確地反映相同崗位的每個(gè)人的工作實(shí)績。以時(shí)下盛行的年度考核為例，可以在原來的基礎(chǔ)上加以改進(jìn)：一是對不同部門、不同崗位進(jìn)行科學(xué)的考察和詳盡的分析，分門別類地給每一個(gè)類別的崗位確定一套考核評(píng)價(jià)指標(biāo)；二是多運(yùn)用定量化的考核辦法，在德、能、勤、績等大指標(biāo)下根據(jù)崗位內(nèi)容設(shè)置更細(xì)化的考核指標(biāo)，并組織相關(guān)專家和領(lǐng)導(dǎo)考核小組確定各級(jí)指標(biāo)的分值和權(quán)重；三是參與評(píng)分的對象盡可能囊括工作崗位涉及的對象或人員，并且盡量避免同一類別人員打分出現(xiàn)“一人獨(dú)大”的現(xiàn)象；四是加大考核結(jié)果的區(qū)分度，在“優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格”每個(gè)考核檔次內(nèi)部增設(shè)“甲乙丙丁”或“ABCD”四個(gè)層次，表示同一檔次內(nèi)工作狀態(tài)與效果的依次遞減。

5.創(chuàng)新職業(yè)發(fā)展機(jī)制。當(dāng)前高職院校系級(jí)行政秘書的職業(yè)發(fā)展機(jī)制相當(dāng)不健全，在職稱評(píng)定方面只能走高教研究員系列，對轉(zhuǎn)教師系列的限制相當(dāng)嚴(yán)格；在職務(wù)評(píng)聘方面更是缺少像學(xué)院其他行政部門人員那樣的向上流動(dòng)渠道。一眼望到頭的職業(yè)發(fā)展道路最終只會(huì)加劇職業(yè)倦怠的嚴(yán)重程度。為了解決該問題，創(chuàng)新行政秘書的職業(yè)發(fā)展機(jī)制，可以將行政秘書和其他行政部門人員放在同等高度，建立完善的輪崗與升遷制度，研究開辟除行政管理系列外的技術(shù)職務(wù)系列或?qū)嵚氼I(lǐng)導(dǎo)崗位等的職業(yè)發(fā)展機(jī)制，鼓勵(lì)和指導(dǎo)系級(jí)行政秘書設(shè)計(jì)個(gè)人的職業(yè)生涯。

6.提高個(gè)人承受能力。一是加強(qiáng)行政秘書崗位技能培訓(xùn)，定期安排業(yè)務(wù)進(jìn)修或鼓勵(lì)個(gè)人自行參與培訓(xùn)，給予一定的政策和經(jīng)費(fèi)支持，提高專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，更好地解決工作中遇到的問題；二是增強(qiáng)個(gè)體自身的心理調(diào)適能力，嘗試培養(yǎng)廣泛的興趣愛好，以此緩解工作的單調(diào)和枯燥；三是多與同事、朋友進(jìn)行交往，加強(qiáng)互信，建立良好的人際關(guān)系，釋放工作壓力。

三、 結(jié)束語

作為二級(jí)院系與學(xué)院行政管理工作的交接點(diǎn)和二級(jí)院系行政管理工作的具體執(zhí)行者，二級(jí)行政秘書是實(shí)現(xiàn)系級(jí)行政管理功能的重要保障，其精神狀態(tài)及工作水平如何將在一定程度上影響系級(jí)行政管理工作的實(shí)施質(zhì)量。因此，我們要轉(zhuǎn)變觀念，承認(rèn)和肯定二級(jí)行政秘書工作的重要性，關(guān)注他們的心理狀態(tài)和發(fā)展渴求，幫助他們消除職業(yè)倦怠，增強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕王娓娓. 高職院校行政管理人員職業(yè)倦怠的成因分析及消除對策 〔J〕 . 文教資料，2009，（09）：237～239.

〔2〕黃劍青. 高校行政管理人員激勵(lì)探析：困境與出路 〔J〕 . 當(dāng)代教育論壇，2007，（06）：24～26.

〔3〕劉敏. 高校行政管理人員職業(yè)倦怠現(xiàn)象探析 〔J〕 . 甘肅高師學(xué)報(bào)，2010，（05）：106～108.

〔4〕周萍. 高職院校行政人員職業(yè)倦怠的誘因及緩解對策 〔J〕 . 無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（12）：49～50.

〔責(zé)任編輯：侯慶?！?/p>