王浩　王謙

摘要：隨著高校的不斷擴(kuò)招，各大高校的辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，給財(cái)務(wù)部門在教師和學(xué)生的財(cái)務(wù)報(bào)賬方面帶來了巨大的壓力，該文以江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，分析財(cái)務(wù)報(bào)賬效率低的原因，并提出利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的設(shè)想。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)報(bào)賬；效率低；網(wǎng)上預(yù)約

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）08-1729-01

近些年來，我院辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，自2007年搬入新校區(qū)以后，在校生擴(kuò)大到了近1萬人，教職工外出培訓(xùn)，承接省市級(jí)課題數(shù)量越來越多，經(jīng)費(fèi)不斷的增多，“報(bào)賬難”問題日益突出，報(bào)銷大廳經(jīng)常是人滿為患，很多老師、學(xué)生經(jīng)常等待半天的時(shí)間來報(bào)賬，同時(shí)，大量的報(bào)賬量使得財(cái)務(wù)工作人員工作強(qiáng)度加大，出錯(cuò)率也大大增加。為了有效減少報(bào)銷大廳的人流量，提升財(cái)務(wù)工作效率，利用網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬是今后財(cái)務(wù)報(bào)賬的發(fā)展趨勢，通過具體的分析思路，供廣大高校借鑒。

1 傳統(tǒng)報(bào)賬模式分析

本次調(diào)研主要對(duì)江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院9-12月份來財(cái)務(wù)處報(bào)賬的情況進(jìn)行采樣分析，傳統(tǒng)的報(bào)賬模式首先需要報(bào)賬人將票據(jù)整理、粘貼并填寫報(bào)賬單，然后負(fù)責(zé)人審批簽字，報(bào)賬人拿著單據(jù)在報(bào)賬大廳排隊(duì)等候，財(cái)務(wù)工作人員對(duì)票據(jù)進(jìn)行分類、審核、復(fù)核、制作憑證，最后才進(jìn)行轉(zhuǎn)賬和付款?？梢哉f，在這個(gè)一系列的流程當(dāng)中存在著好多的弊端，以負(fù)責(zé)人審批簽字為例，報(bào)賬人常常為了找負(fù)責(zé)人，樓上樓下的跑，如果遇到負(fù)責(zé)人出差、開會(huì)等情況，報(bào)賬時(shí)間將被一拖再拖。報(bào)賬大廳也常常是人滿為患，報(bào)賬人不得不長時(shí)間手持報(bào)銷單在財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳內(nèi)排隊(duì)等候。按照微觀經(jīng)濟(jì)學(xué)理論，等候?qū)⒗速M(fèi)教職工的教學(xué)與工作時(shí)間，如果每次報(bào)賬的等候時(shí)間為1小時(shí)，每位教職工全年平均報(bào)賬10次，那么一位教職工全年將浪費(fèi)10小時(shí)，如果再按照每位教師每小時(shí)授課收益為50元，全校500名教職工全年的報(bào)賬機(jī)會(huì)成本就是25萬元，這些雖然不是單位的直接收益，但是其潛在的間接經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效應(yīng)不容小覷。

2 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式的設(shè)想

傳統(tǒng)的報(bào)賬模式已經(jīng)不能滿足高校的發(fā)展需要，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來越多的管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，在財(cái)務(wù)報(bào)賬方面我們也可以設(shè)計(jì)一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓教職工、學(xué)生利用電腦前的鍵盤填寫單據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)賬。通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬的模式可以節(jié)省大量的人力，也可以為報(bào)賬人節(jié)省大量的時(shí)間。在構(gòu)建網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的過程中主要結(jié)合實(shí)際報(bào)賬過程的類型主要要處理三類情況。其一，差旅費(fèi)的報(bào)銷；其二，日常開支的報(bào)銷；其三，科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷。整個(gè)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的過程是報(bào)賬人首先選擇報(bào)賬類型以及報(bào)賬時(shí)間，在網(wǎng)上預(yù)先填寫報(bào)賬單據(jù)，財(cái)務(wù)處人員首先預(yù)審，審核通過后，批準(zhǔn)報(bào)賬人的報(bào)賬時(shí)間，報(bào)賬人在網(wǎng)上打印預(yù)約憑條，根據(jù)預(yù)約憑條上的時(shí)間到報(bào)賬大廳報(bào)賬。

3 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)缺點(diǎn)及改進(jìn)預(yù)想

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬這種新穎的模式對(duì)高校財(cái)務(wù)工作效率的提升無疑起到了相當(dāng)重要的作用，但是在實(shí)際的使用過程中也一定會(huì)存在自身的弊端。

優(yōu)點(diǎn)：1）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬突破了傳統(tǒng)的報(bào)賬業(yè)務(wù)受到時(shí)間和空間限制的缺點(diǎn)，經(jīng)手人可以在任何的地點(diǎn)、任何的時(shí)間通過網(wǎng)絡(luò)在線填寫報(bào)銷信息，在辦公時(shí)間內(nèi)將報(bào)銷單等資料遞交至財(cái)務(wù)處，無須叫號(hào)排隊(duì)等候，經(jīng)財(cái)務(wù)人員初步審核票據(jù)無誤后即可離開，有效節(jié)約教職工辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間。2）通過網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，有效控制經(jīng)費(fèi)的使用情況，減少不必要的往返，財(cái)務(wù)部門可以將工作的重心轉(zhuǎn)移到提高審核的準(zhǔn)確率上。3）教職工可以方便的通過網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)查詢報(bào)銷單的處理情況，跟蹤報(bào)銷單處理進(jìn)度，一旦發(fā)現(xiàn)異?？梢约皶r(shí)處理。

缺點(diǎn)：1）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了無紙化的填寫操作，但是在賬單的審核部分仍然還是要通過手寫簽字來確認(rèn)單據(jù)的有效性，教職工在找負(fù)責(zé)人簽字的程序上還是沒有簡化。2）系統(tǒng)在報(bào)賬規(guī)則的掌握上比較的機(jī)械化，還不能夠做到“隨機(jī)應(yīng)變”。例如在報(bào)賬的級(jí)別和標(biāo)準(zhǔn)上，不同的人有不同的報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)在審核單據(jù)的時(shí)候尚不能夠根據(jù)保障人員的級(jí)別動(dòng)態(tài)的調(diào)整報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)。3）報(bào)賬種類繁多，表格填寫復(fù)雜，對(duì)年紀(jì)較大的教職工填寫起來比較費(fèi)勁。因此針對(duì)以上系統(tǒng)的缺點(diǎn)，我們應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)的構(gòu)建當(dāng)中注意不斷的完善和改進(jìn)。如通過數(shù)字簽名的方式，減少領(lǐng)導(dǎo)審批過程中浪費(fèi)的時(shí)間，增加單據(jù)的有效性；將系統(tǒng)與人事部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接，動(dòng)態(tài)的設(shè)置教職工的報(bào)銷級(jí)別以及標(biāo)準(zhǔn)；

進(jìn)一步簡化網(wǎng)上填寫步驟，將系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)的更加友好，單據(jù)的設(shè)計(jì)與紙質(zhì)的報(bào)銷單據(jù)盡量保持一致。

4 結(jié)束語

本文通過對(duì)江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)部門報(bào)賬現(xiàn)狀的調(diào)研，分析了傳統(tǒng)報(bào)賬模式的弊端，提出了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的設(shè)想，并且根據(jù)設(shè)想進(jìn)一步分析了系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，提出了完善優(yōu)化系統(tǒng)的設(shè)想。

參考文獻(xiàn)：

[1] 代成雷，薛勇，仲偉.基于校園網(wǎng)的預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].黑龍江工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（3）.

[2] 林琴珍.高校實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢及建議[J].福建農(nóng)林大學(xué)學(xué)報(bào)，2010（6）.

[3] 呂兵.OA系統(tǒng)中財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的設(shè)計(jì)叨[J].時(shí)代 經(jīng)貿(mào)，2009（5）.