張叢祥　吳紀(jì)寧

摘 要：江蘇省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳2013年2月4日發(fā)文，在全省范圍內(nèi)開展建設(shè)工程電子檔案編報工作，并具體執(zhí)行《房屋建筑和市政設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范》（DGJ32/TJ143-2012），這對全省的建設(shè)工程檔案管理工作的規(guī)范化管理和數(shù)字化提出了新要求。本文從數(shù)字化技術(shù)與工程電子檔案的關(guān)系出發(fā)，就工程電子檔案管理制度的建立以及實(shí)施過程中可能遇到的問題進(jìn)行探討，旨在推進(jìn)并完善建設(shè)工程電子檔案管理制度。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；信息化技術(shù)；電子文件；工程檔案

近幾年來，建設(shè)工程項(xiàng)目數(shù)量和規(guī)模都在不斷增長，工程文件的復(fù)雜程度在不斷增加，面對建設(shè)工程的多樣性、廣泛性和復(fù)雜性局面，建設(shè)工程資料管理難度也同步增大，計算機(jī)技術(shù)以及電子文件在工程施工現(xiàn)場的廣泛使用，工程資料由傳統(tǒng)紙質(zhì)案管理模式向電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔、互為補(bǔ)充的新型工程資料管理模式。

江蘇省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳就全省的建設(shè)工程電子檔案編報工作，于2013年2月4日專門下發(fā)了“省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于做好全省建設(shè)工程電子檔案編報工作的通知”（蘇建函檔（2013）81號）文件，該文件明確要求：凡2013年1月1日以后開工建設(shè)的工程，均應(yīng)該建立建設(shè)工程電子檔案。全省的建設(shè)工程電子檔案編報工作具體執(zhí)行江蘇省工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)《房屋建筑和市政設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范》（DGJ32/TJ143-2012）規(guī)定（以下簡稱“本規(guī)范”）。

1 工程電子檔案編報工作存在的問題及難點(diǎn)

1.1 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和安全性問題

電子檔案，其內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時，很難對電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

（1）原始性。電子檔案的原始性不易判斷，而且還存在著原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，電子文件生成由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

（2）真實(shí)性。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。

（3）完整性。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。

（4）安全性。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

1.2 電子簽名的法律效力問題

簽名在交易中具有很重要的作用。從實(shí)質(zhì)上說，電子簽名僅是一種電磁記錄。這種電磁記錄是否有效，是否符合法律所規(guī)定“書面形式”，我國現(xiàn)行法律似乎尚未明確。因而可能造成經(jīng)過電子簽名的電子文件因不符合法律所規(guī)定的形式要件，而使由此所產(chǎn)生的法律行為無效的情況。

1.3 其他問題

（1）多年來人們已經(jīng)習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而電子文件只是作為錄入和存入電腦的方式，最終還是打印出紙質(zhì)書面資料，或者只作為資料或副本保管。

（2）信息化技術(shù)需要專業(yè)人才。電子文件歸檔及電子檔案的管理，都要求工程施工資料管理人員必須具備良好的計算機(jī)知識。然而在目前施工隊伍中，多數(shù)工程管理人員非計算機(jī)專業(yè)，缺乏計算機(jī)專業(yè)的相關(guān)知識，這在客觀上制約了工程電子檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。

2 做好工程電子檔案編報工作的思考

針對工程電子檔案編報工作中存在的一些主要問題，提出一些思考和建議：

2.1 保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性的對策

（1）從采集背景信息和元數(shù)據(jù)入手，在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。

（2）加快研發(fā)簽署技術(shù)，保證簽名的真實(shí)性和唯一性。目前，在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

（3）使用消息認(rèn)證方式，來保證所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過。消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者疑慮。

（4）設(shè)置身份驗(yàn)證門檻，防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改。在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。

（5）將已經(jīng)完成的電子檔案文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，防止非法修改。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改，保持電子文件的原始性、真實(shí)性，這是一種訪問控制技術(shù)。

2.2 盡快完善電子簽名的相關(guān)法律和法規(guī)

在法律上來確立數(shù)字簽名與手寫簽名相同效力已顯得越來越重要。建議擴(kuò)大對“簽名”的法律定義，使之能將“電子簽名”包括進(jìn)去。世界各國的數(shù)字簽名立法，如美國的《全球及國內(nèi)商務(wù)電子簽名法案》、新加坡的《電子交易法案》等已出臺的法律文件，對我國的電子簽名立法會有很重要的借鑒意義。

2.3 建立統(tǒng)一的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式

為了統(tǒng)一的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，應(yīng)該建立以城建檔案館為中心的一套統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把工程電子檔案模板發(fā)放到各個建設(shè)項(xiàng)目。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

2.4 加強(qiáng)研發(fā)，解決關(guān)鍵技術(shù)

解決建設(shè)工程電子檔案工作的關(guān)鍵技術(shù)問題，做好建設(shè)工程電子文件歸檔和管理系統(tǒng)軟件研發(fā)工作。建設(shè)工程電子檔案工作具有高技術(shù)含量的特點(diǎn)，因此，工程電子檔案具有紙質(zhì)檔案不可比擬優(yōu)勢，同時也決定了建設(shè)工程電子檔案工作中軟件研發(fā)完善與否成為此工作的關(guān)鍵點(diǎn)。研發(fā)出具有可操做性強(qiáng)、安全性高的建設(shè)工程電子文件歸檔和管理系統(tǒng)軟件將為開展好此項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。軟件研發(fā)前期一定要考慮到與城建檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)申報、接收登記、自動審核、查詢利用等功能的實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié) 語

（1）江蘇省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳出臺的《房屋建筑和市政設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范》（DGJ32/TJ143-2012）對全省各單位收集電子文件的職責(zé)、電子文件的收集范圍、工程電子文件的質(zhì)量要求作了明確的規(guī)定，該規(guī)范的出臺在江蘇省建設(shè)工程電子檔案工作中具有里程碑意義，是我省工程檔案數(shù)字化工作的重要組成部分，對建設(shè)工程電子文件和電子檔案工作的開展起到法律保障的作用，并有效推動建設(shè)工程電子檔案工作科學(xué)化的進(jìn)程。

（2）工程電子檔案是城建檔案管理技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物，代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向，在工程實(shí)踐中，只有不斷摸索和探索，加強(qiáng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等工作，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，才能做好建設(shè)工程電子檔案編報工作。

參考文獻(xiàn)

[1]江蘇省工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn).房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范[J].DGJ32/TJ143-2012.