尚緒平

[摘要]上市公司的董事會秘書的職業(yè)發(fā)展及困境得到了學(xué)術(shù)界的眾多討論。鑒于擬上市公司沒有信息披露的義務(wù)，董事會秘書工作集中在規(guī)范公司內(nèi)部控制及主導(dǎo)上市申報工作，與上市公司董秘相比，擬上市公司董秘工作內(nèi)容及面臨的問題是有其特殊性的。本文著眼于擬上市公司專職董秘這一特殊群體，結(jié)合從業(yè)經(jīng)驗，對其職業(yè)發(fā)展中面對的問題、困境原因進行分析，并從長期的制度設(shè)計及目前制度下董秘的改進兩個方面提出建議。

[關(guān)鍵詞]擬上市公司；董事會秘書；規(guī)范運作

[中圖分類號]F276.6[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）1-0047-02

1前言

董事會秘書作為一個新興職業(yè)，董秘隊伍隨著資本市場的發(fā)展也在不斷的壯大，逐步形成具有一定規(guī)模和穩(wěn)定性的職業(yè)化人群，其職業(yè)現(xiàn)狀及困境得到了廣泛的關(guān)注，但是，這些關(guān)注往往著眼于已上市公司的董事會秘書。擬上市公司由于處在由不規(guī)范向規(guī)范的治理中，董事會秘書的生存環(huán)境較之已上市企業(yè)董秘，有其特殊性，并且，擬上市公司的董事會秘書在公司規(guī)范治理中更發(fā)揮著舉足輕重的作用，所以，擬上市公司董事會秘書更好地開展工作，在企業(yè)上市之初就已建立完善規(guī)范的內(nèi)部控制制度，有利于提高上市公司的規(guī)范運作水平，有利于資本市場的健康良性發(fā)展。

上市公司的董事會秘書，工作內(nèi)容包括信息披露、與機構(gòu)投資者等外部投資者的溝通、與監(jiān)管部門的溝通以及公司內(nèi)部三會等規(guī)范運作的監(jiān)督?；I備上市中的企業(yè)，沒有信息披露義務(wù)，筆者認為，董秘的工作重點是：①規(guī)范公司的內(nèi)部控制制度，董事會秘書是一個新的管理習(xí)慣建立的推動者，在沒有上市需求前，三會制度、獨立董事制度這些都是沒有的，這是一種新的企業(yè)管理方式的引進，董秘需要這些制度引進之初讓企業(yè)的原有管理者適應(yīng)、接受，并讓這些制度真正發(fā)揮作用。②主導(dǎo)推動上市申報工作，這就涉及與中介機構(gòu)的溝通配合，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，包括股份公司改制設(shè)立、法律瑕疵的處理等合理有序推進上市進程。與上市公司董秘外部主要是股東及機構(gòu)投資者、監(jiān)管部門的溝通不同，擬上市企業(yè)主要是與各中介機構(gòu)的溝通。

擬上市企業(yè)董秘工作更難，上市公司董秘的工作是圓環(huán)狀的，上市后有例行的工作要做，給監(jiān)管機構(gòu)傳送文件、信息披露等，可以理解為重復(fù)性的。擬上市公司董秘的工作是線性的，一直向前推進的，從上市準備啟動開始，進入了材料申報、反饋等一個個不同階段，一直到公司上市，每個階段的工作都是不同的體驗。

2現(xiàn)行董秘工作工作中的問題

董秘是一個要求頗高、職責重大、富有挑戰(zhàn)的崗位，任務(wù)十分繁雜，既要和各種“事”打交道，又要和各類“人”打交道。作為上市申報工作的具體執(zhí)行者，不管是券商等中介機構(gòu)還是公司股東、高管，都對董秘的工作寄予厚望，在敲定董秘人選時也是非常慎重，但擬上市公司專職董事會秘書仍然離職率高或者工作無法正常開展，主要表現(xiàn)在兩個方面。

2.1三會、獨立董事不能真正有效運作，董事會秘書淪為文字秘書

這種現(xiàn)象在擬上市公司中尤為突出。在公司改制之前，特別是民營企業(yè)，老總意志就是公司意志。由于上市需要，引入了外部投資者，才開始有了利益分化，進而引入獨立董事、監(jiān)事會、董事會秘書等設(shè)置，以權(quán)力的制約監(jiān)督來實現(xiàn)公司的規(guī)范運作。雖然監(jiān)管機構(gòu)要求保薦機構(gòu)要對“董監(jiān)高”進行上市規(guī)則培訓(xùn)，但基本上寥寥幾次的培訓(xùn)浮于形式，再加上獨立董事對公司了解有限，改制后的公司管理依然延續(xù)之前的一人獨大的狀態(tài)。董事會秘書做的也就只剩下完善三會文件的形式工作，甚至很多工作開展后補做三會文件的情況。

2.2與其他高管相比更顯弱勢，沒有調(diào)動資源的能力

董秘制度設(shè)立之初，是維持公司運作規(guī)范，協(xié)助其他部門履行職務(wù)。與其他高管公司地位相比，專職董秘更接近于“弱勢群體”這一角色。改制上市過程中，小的方面申報文件的提供、財務(wù)數(shù)據(jù)的提供，業(yè)務(wù)、財務(wù)底稿的提供；大的方面公司業(yè)務(wù)發(fā)展方向定位、關(guān)聯(lián)方清理、募投項目落實等都是需要公司各部門的配合，無形中也增加了各部門的工作量。但在公司內(nèi)部權(quán)力的分配上，專職董秘由于不參與日常經(jīng)營，董秘的要求達不到上令下達的效果，這種部門配合的要求，甚至是弱勢部門要求強勢部門配合的要求，導(dǎo)致工作開展吃力，影響申報進度及申報質(zhì)量。

公司上市籌備過程，董秘工作最重要的就是協(xié)調(diào)各方關(guān)系，但由于兼職董秘特別是因公司上市需要專門空降到公司的專職董秘，一般存在上面這些問題，受到各方擠壓無法開展工作而不得已離職。公司法以及滬深證券交易所《股票上市規(guī)則》的規(guī)定，董秘是公司的高級管理人員。特別是監(jiān)管機構(gòu)為了提高董事會秘書的地位，要求創(chuàng)業(yè)板上市公司董事會秘書應(yīng)當由上市公司董事、經(jīng)理、副經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)擔任。由于公司對董事會秘書的定位，并無實質(zhì)上的權(quán)力，專職董秘無法參與到公司日常經(jīng)營的決策中去，導(dǎo)致邊緣化，在公司內(nèi)部更無協(xié)調(diào)資源的能力。如何將董秘是上市公司高管這一要求真正落地，似乎只有兼任除董秘之外的高管職位才能令董秘獲得參與公司日常運營，進而保證董秘在公司中的地位。兼職董秘負責一部分日常經(jīng)營事務(wù)，在公司中有話語權(quán)，反而可以依靠自己兼職的角色更好地開展董秘工作，但由于公司籌備上市工作煩瑣且多，兼職董秘必須配備有力副手才能實現(xiàn)兼顧。

3對擬上市公司董秘工作開展有以下幾個建議

3.1長期的制度建設(shè)上，建議通過法律形式增加程序性權(quán)利，取消董秘監(jiān)督職能，以制度保障未來董秘的職業(yè)化、市場化

歷史上，董事會秘書制度是被動的引進，而不是主動自發(fā)的需求。我國移植這一制度的背景是改革開放后隨著資本全球化的進一步發(fā)展，大型企業(yè)選擇境外上市時，根據(jù)英美法系的法律規(guī)定，必須設(shè)置董事會秘書一職為公司高級管理人員。為了消除這種制度上的障礙，1994年《到境外上市公司章程必備條款》做出了上述規(guī)定，不難看出我國在移植董事會秘書制度過程中缺乏直接動因，而是一種被動、消極的權(quán)宜之計。在傳統(tǒng)英美法系國家，董事會秘書雖然與董事會一樣作為公司的機關(guān)獨立存在，但往往被當做董事會的協(xié)助機構(gòu)，其職責主要是協(xié)助董事會處理一些事務(wù)。在英美法系中，董事會秘書雖然由董事任命，但其職責僅限于程序性的和事務(wù)性的工作，并不負有監(jiān)督董事會的職能。這一點完全不同于我國的董事會秘書制度。筆者認為這是有其合理性的。因為我國《公司法》只規(guī)定董事會秘書“負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股權(quán)管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜”，沒有規(guī)定其對應(yīng)的權(quán)利，也沒有規(guī)定其履行職責所應(yīng)有的制度條件。董秘這一崗位存在“先天不足”，使得專職董秘在多數(shù)情況下對公司的眾多決策只是了解但不能全程或充分了解，在一些敏感問題上，董秘不具有依據(jù)相關(guān)規(guī)定制約董事會、董事長、總經(jīng)理一些不妥決定的能力，沒有高管的實質(zhì)權(quán)力。根據(jù)發(fā)達國家經(jīng)驗，應(yīng)該用法律保證董秘的程序性權(quán)利。在目前董秘由董事會任命的情況下，建議取消董秘的監(jiān)督職能，回歸董秘的本源，保障董事會履職的程序合法。

用制度來保證董秘職業(yè)的市場化，用制度創(chuàng)新來改變目前董秘產(chǎn)生的方法。建議參照保薦代表人、注冊會計師、律師的職業(yè)管理方式，也可以考慮與證券從業(yè)資格考試等現(xiàn)行考試結(jié)合起來，探索董事會秘書的職業(yè)化制度，逐步建立具有公信力的董秘人才庫，從而促進董秘專門人才的合理競爭與流動。目前實行的董秘培訓(xùn)是上崗培訓(xùn)，過于形式化。企業(yè)上市籌備期就需要聘任有相應(yīng)資格證書的董秘，而上市中及上市后信息披露等出問題后，監(jiān)管部門可吊銷資格證書，這樣可以從職業(yè)發(fā)展上更好地約束董秘盡責。

3.2在目前的制度設(shè)計下，建議董秘增加行業(yè)經(jīng)驗，提高企業(yè)的決策智囊作用，自制度設(shè)立之初夯實企業(yè)規(guī)范運作基礎(chǔ)

專職董秘不參與企業(yè)的日常經(jīng)營，但在輔助企業(yè)發(fā)展及董事會科學(xué)決策中，對市場、行業(yè)的深入研究，可以在公司再融資、資產(chǎn)重組及對外投資等重大事項決策中，發(fā)揮好“謀士”作用，提供詳盡的項目信息，增加公司對董秘地位的認同。

自三會、董秘制度設(shè)立之初，通過制定相關(guān)可實施細則使其落地，充分發(fā)揮獨立董事的積極性，使監(jiān)事會發(fā)揮監(jiān)督作用。董秘應(yīng)是提升公司治理結(jié)構(gòu)的重要推動者。定期組織高管培訓(xùn)，將證監(jiān)會及資本市場的最新動向及要求及時傳達，討論如何通過制度設(shè)計保證對外投資制度、信息披露制度、三會制度、內(nèi)部控制制度等落實到位，調(diào)動高管積極性。

一個公司董秘發(fā)揮作用的空間大小反映了公司規(guī)范治理水平。在目前的制度設(shè)計下，由財務(wù)總監(jiān)或者業(yè)務(wù)副總等實權(quán)副總兼任董秘，配備有法律或者財務(wù)經(jīng)驗的證券事務(wù)代表對于企業(yè)的上市進展以及上市后信息披露工作來說，還是比較合理的選擇。

參考文獻：

[1]陳生，張發(fā)政.論我國董事會秘書制度的現(xiàn)實困境與未來出路[J].長春理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2012（12）.

[2]徐偉新.上市公司董事會秘書制度之檢討[J].法制與社會，2012（9）.

[3]甘肅證監(jiān)局課題組.甘肅轄區(qū)上市公司董事會秘書履職情況調(diào)查[J].甘肅金融，2011（3）.