崔潔

摘要：學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理的重要組成部分，也是衡量學(xué)校一切教學(xué)活動的關(guān)鍵。在現(xiàn)有的管理體系中需要將檔案管理作為管理的重點，逐漸提升學(xué)校的整體管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于形式化，不利于檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，不適應(yīng)學(xué)校整體管理現(xiàn)狀，因此需要結(jié)合學(xué)校的實際發(fā)展情況，改變檔案管理方式，保證學(xué)校檔案管理的規(guī)范化。本文將以當(dāng)前檔案管理存在的問題及檔案工作規(guī)范化的特點為研究點，對如何促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；規(guī)范化

隨著學(xué)校教育、教學(xué)及科研工作的不斷改革，學(xué)校檔案作為管理體系的重要組成部分，能為學(xué)校各級檔案使用者提供完整的信息，方便工作人員進(jìn)行及時查詢，減少工作時間，提升工作效率。由于檔案管理受到多種因素的影響，導(dǎo)致當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。部分學(xué)校采用的傳統(tǒng)式管理方式，存在管理效率低，查找不便，信息量大，容易丟失的情況，給學(xué)校的整體管理帶來一定的挑戰(zhàn)。因此需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案管理工作，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的問題

在多種因素的限制下，學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，存在管理體系落后，制度規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r。以下將對學(xué)校檔案管理存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析。

（一）檔案管理意識弱

在學(xué)校當(dāng)前檔案管理中，部分領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案工作及相關(guān)檔案法規(guī)了解不足，沒有認(rèn)識到檔案信息規(guī)范化管理的重要性[1]。部分管理人員僅強調(diào)檔案管理的重要性，沒有將相關(guān)管理工作落實到實處，在學(xué)校的整體規(guī)劃建設(shè)過程中，沒有將檔案管理納入考慮范圍內(nèi)，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

（二）管理程序混亂

檔案管理涉及到多個方面，需要對各個方面進(jìn)行統(tǒng)一的管理。但是在當(dāng)前管理工作中，存在管理程序混亂的情況，管理制度不完善，存在資料收集不全、歸檔工作沒有落實到位的情況，導(dǎo)致管理程序混亂。同時由于檔案信息比較冗雜，部分資料長久堆積在一起，有的資料流失在各個科組及個人身上，導(dǎo)致珍貴材料收集不全，給檔案歸檔整理工作帶來很多困難。管理程序混亂，不僅增加了工作人員的工作難度，同時增加了不必要的工作量，給后續(xù)管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。

（三）管理人員素質(zhì)低

要想保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要管理人員具備良好的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前學(xué)校檔案管理最大的問題就是管理人員管理素質(zhì)低，不僅缺乏對專業(yè)知識的理解，同時自身責(zé)任感低，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息管理出錯的情況。長期以來，由于學(xué)校管理疏忽，對檔案管理人員沒有明確的規(guī)定，部分檔案管理人員在工作前沒有經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)，對信息系統(tǒng)的了解不足，導(dǎo)致自身專業(yè)知識老化，信息開發(fā)陳舊等問題。在信息化發(fā)展背景下，部分學(xué)校檔案管理人員的現(xiàn)代化水平低，制約了檔案規(guī)范化管理的有序進(jìn)行[2]。

（四）缺乏必要的管理制度

在規(guī)范化的管理體系下，需要相關(guān)管理制度的制約，在規(guī)范體系的要求下，實現(xiàn)檔案管理的有序進(jìn)行。在學(xué)校當(dāng)前檔案管理中，沒有確切的管理制度，導(dǎo)致部分檔案管理工作流于形式。沒有完善的管理制度，在管理過程中沒有章法可循，工作人員容易產(chǎn)生懈怠的心理狀態(tài)，增加了不必要的管理程序，同時導(dǎo)致相關(guān)的管理工作無法落實到實踐中，給工作的有序進(jìn)行帶來一定的難度。

二、學(xué)校檔案規(guī)范化管理的必要性

學(xué)校檔案管理關(guān)系到多個方面，需要應(yīng)用多種管理方式，將規(guī)范化管理模式落實到實踐中。以下將對學(xué)校檔案規(guī)范化管理的優(yōu)勢進(jìn)行分析。

（一）提升工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式由于管理體系過于落后，和現(xiàn)有的管理程序存在一定的差距，被規(guī)范化管理形式取代。規(guī)范化管理模式是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，需要管理者掌握技術(shù)的操作步驟，對檔案進(jìn)行一體化管理，規(guī)范化管理模式提升管理效率，查詢者只要有查詢權(quán)限，就可以對檔案進(jìn)行自動化查詢，避免了繁雜的查詢過程，減少工作時間，提升單位時間內(nèi)的工作效率[3]。

（二）保證檔案的永久保存

學(xué)校檔案管理工作不僅涉及到歷屆學(xué)生的個人信息及成績，包括：教職員工的信息及相關(guān)行政人員的信息，原有的管理模式由于管理體系不嚴(yán)謹(jǐn)，存在信息丟失的情況。規(guī)范化管理模式保證檔案的永久保存，不存在信息丟失的情況，提升了信息的安全性和永久性，對管理人員調(diào)動資料有積極的影響。

（三）提升檔案的準(zhǔn)確性

在規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)下，對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，輸入計算機系統(tǒng)的信息都是經(jīng)過嚴(yán)格的審核，保證信息的準(zhǔn)確性。原有的檔案管理由于缺乏必要的人性化管理措施，存在錄入信息錯誤的情況，無法做到管理方式的科學(xué)化，相關(guān)管理機構(gòu)工作效率低，限制了檔案信息管理的合理化發(fā)展。

三、保證學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)的措施分析

針對當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)過程中存在的問題，需要管理者從實踐出發(fā)，了解檔案管理涉及的方面，從多個方面入手，將規(guī)范化管理體系落實到實處，達(dá)到保證檔案管理工作有序進(jìn)行的目的[4]。以下將對促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)的措施進(jìn)行分析。

（一）制定規(guī)范的管理制度

由于學(xué)校檔案管理涉及到多個方面，包括：日常文書、業(yè)務(wù)檔案及電子檔案等方面，為了保證檔案的規(guī)范化管理，需要建立規(guī)范化的管理制度。在《檔案法》中在對檔案信息有嚴(yán)格的規(guī)定，需要按照學(xué)校的實際發(fā)展情況，制定切實可行的規(guī)范管理制度，從檔案的內(nèi)容、收集到整理階段需要以制度體系為根本依據(jù)，將管理程序具體化，按照程序要求將管理方式落實到實處。在檔案收集過程中，需要完善上級文件和材料，保證操作流程的規(guī)范化。有價值的文檔傳閱完畢后，需要將原文件進(jìn)行保存，及時歸檔，便于日后查詢。檔案管理的每一項內(nèi)容都需要按照制度體系的要求進(jìn)行，保證檔案收集及歸檔工作的有序進(jìn)行。

（二）提升管理人員的素質(zhì)

針對當(dāng)前學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)差的情況，需要根據(jù)實際情況，提升檔案管理管理（刪除）人員的綜合素質(zhì)。管理人員的綜合素質(zhì)會直接影響學(xué)校檔案規(guī)范化管理程序。因此需要針對實際情況，加強檔案隊伍建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先學(xué)校需要積極引進(jìn)高素質(zhì)管理人才，通過制度改革，建立完善的競爭管理機制，應(yīng)用優(yōu)勝劣汰的管理方式，提升工作人員的責(zé)任心。其次需要建立健全現(xiàn)有的人事制度，安排不同的管理人員擔(dān)任不同的職位，克服工作中存在的問題，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。在管理人員進(jìn)入工作崗位之前，需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓工作人員掌握相關(guān)管理要點，在工作中明確管理重點，提升自身工作責(zé)任感，增強檔案部門管理工作的縝密性[5]。

（三）明確檔案收集范圍

針對當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問題，需要從管理實際出發(fā)，明確檔案的收集及管理范圍，發(fā)揮檔案管理的實踐作用。首先需要按照科學(xué)分類的原則，對信息類檔案進(jìn)行計算機錄入的形式進(jìn)行收集，對音頻及視頻類檔案需要進(jìn)行刻錄的形式進(jìn)行收集整理。文書檔案主要是是指學(xué)校行政管理方面的材料，包含的內(nèi)容比較豐富，涵蓋面廣，因此需要在實踐中明確收集范圍，便于統(tǒng)一進(jìn)行管理。其次需要注重教學(xué)檔案的管理，明確不同科目的教案要求，保證教學(xué)檔案的真實性、完整性，由于教學(xué)檔案關(guān)系到教學(xué)活動的有效性和真實性，在教學(xué)活動中有重要的影響?？萍紮n案是指學(xué)?；椖可婕暗降慕虒W(xué)設(shè)備、儀器及科研成果，檔案管理中涉及到錦旗、獎杯、紀(jì)念品等物品，需要對其進(jìn)行歸檔整理。

（四）進(jìn)行信息化管理

規(guī)范化管理是以制度為管理基礎(chǔ)，為了滿足學(xué)校檔案管理規(guī)范化的發(fā)展需求，需要以信息化管理技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)與建設(shè)受到越來越多人的重視，由于學(xué)校檔案內(nèi)容比較豐富，需要以信息技術(shù)為發(fā)展依據(jù)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)管理。學(xué)校需要引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，對冗雜的檔案資料進(jìn)行有序管理。在信息技術(shù)的帶動下，可自動對所有資料進(jìn)行歸納整理，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化水平。檔案管理人員需要對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的控制，及時準(zhǔn)確的提供信息，最大限度的運用信息，為學(xué)校教學(xué)及科研項目服務(wù)[6]。

四、學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的未來展望

在學(xué)校檔案工作管理中，需要對現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行分析，對存在的問題進(jìn)行分析，保證檔案信息的技術(shù)化管理。以下將對學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的未來展望進(jìn)行分析。

（一）明確管理重點

基于當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，除了采取恰當(dāng)?shù)拇胧┙鉀Q問題以外，需要學(xué)校給予更多的重視，對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)，保證信息管理方式符合當(dāng)前管理需要，促進(jìn)檔案信息管理的有序進(jìn)行。

（二）加強指導(dǎo)服務(wù)

基于當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)差、能力水平有限的情況，除了進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)以外，需要加強指導(dǎo)，主動提供服務(wù)。按照固定的目標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理進(jìn)行有效的評定，其次需要依法管理，嚴(yán)格貫徹國家的相關(guān)法律體系，開展檔案行政執(zhí)法檢查，保證學(xué)校檔案工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化管理[7]。

五、結(jié)束語

針對當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的問題，需要從當(dāng)前管理情況入手，以規(guī)范化管理體系為目標(biāo)。管理人員需要從自身出發(fā)，增強自身工作責(zé)任感，在思想上有統(tǒng)一的認(rèn)識，全力配合檔案管理工作的有效進(jìn)行。學(xué)校需要對檔案管理工作給予一定的重視，制定嚴(yán)格的制度管理體系，對所有的信息從收集、整理到歸檔整理階段都進(jìn)行嚴(yán)格的審核，保證檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化的方向進(jìn)行。

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