鄭加沖

做好電子檔案的管理工作，成為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案文件。但電子檔案在工作實踐中還存在以下問題需要我們加以注意和解決。

1.電子檔案在工作實踐中存在的問題。

1.1電子檔案極易發(fā)生失真問題。電子檔案在操作過程中稍有疏忽就會導(dǎo)致信息失真，而且這種失真性會伴隨電子檔案生命的整個過程，而且還極易發(fā)生人為現(xiàn)象，故意篡改電子檔案，影響其真實性，這個過程往往不會留下任何痕跡。

1.2電子檔案內(nèi)容的完整性缺乏保障。雖然具有現(xiàn)代化的儲存載體如磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤，但由于這些載體的生命有限性以及各種病毒的侵襲，會導(dǎo)致載體被破壞，不能讀盤從而發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象；在電子檔案的收集、編寫過程，如不及時保存，也會因為突然斷電而導(dǎo)致檔案部分缺失；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

1.3電子檔案的存儲載體壽命問題。電子檔案的存儲載體為磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，有害生物，磁場和電場，機(jī)械應(yīng)力等條件下極易損壞。

1.4電子檔案安全性不容忽視。信息化飛速發(fā)展，電腦黑客、各種病毒木馬不斷被更新，黑客攻擊電腦服務(wù)器造成服務(wù)器癱瘓，信息被泄；個別人為因素也不可排除，為個人利益驅(qū)使竊取或篡改電子檔信息，都會直接影響電子檔案的安全。

2.電子檔案管理的合理化建議。

2.1要建立電子檔案統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式。

由檔案館部門負(fù)責(zé)建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一文件格式，使電子檔案使用和保管者使用統(tǒng)一的電子檔案模板進(jìn)行檔案管理。

2.1.1采集元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

2.1.2簽署技術(shù)。使用光筆簽名，讓簽名者用專用的光筆直接在輸入板上簽名，當(dāng)屏幕是顯示出來的簽名者“筆跡”時方可查閱、刪改、編輯，從而減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生的信息失真等問題。

2.1.3使用密碼認(rèn)證。對于電子文件我們可以利用密碼進(jìn)行管理，密碼不正確就無法對文件進(jìn)行訪問，從而保證電子檔案的安全性。

2.1.4利用防火墻技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

2.2保證磁光介質(zhì)生存環(huán)境。

2.2.1調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等載體在室內(nèi)溫度17℃～20℃，相對濕度35%～45%的情況下才能更長久的存在。因此對電子檔案庫內(nèi)的溫度濕度要經(jīng)常調(diào)節(jié)，可開窗通風(fēng)或是使用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。

2.2.2防強(qiáng)光照射。磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等載體是懼怕陽光的長期照射，強(qiáng)光會導(dǎo)致磁盤消磁，因此要將電子檔案存在放在沒有陽光長期照射的室內(nèi)或是遮擋窗簾。

2.2.3防止灰塵滲入。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

2.2.4遠(yuǎn)離磁場和電場。電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；要設(shè)專用庫房，或使用防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。

2.3電子檔案要多份保存，以防止突發(fā)事件破壞。

將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

（作者單位：161200黑龍江省富裕縣基本醫(yī)療管理局）