沈國漢

【摘 要】 隨著社會(huì)項(xiàng)目管理運(yùn)用領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大，系統(tǒng)集成企業(yè)必然對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生更大的需求。項(xiàng)目的成功不僅需要成功的項(xiàng)目經(jīng)理，而且需要選擇合適的項(xiàng)目管理方法以及支持這些方法和階段工作的工具，應(yīng)用這些方法和工具可以極大地幫助項(xiàng)目獲得成功。筆者依據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合某數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn)，闡述了溝通管理對(duì)項(xiàng)目管理的重要性，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】 信息；溝通；容災(zāi)；Oracle Golden Gate

引言：

所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個(gè)人傳達(dá)給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過程。過去的信息化系統(tǒng)，只集中于信息生命周期中間的交易和行為，忽略了交易或行為前的協(xié)同過程，以及交易或協(xié)同后的知識(shí)管理的協(xié)同過程。

目前業(yè)界人士對(duì)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理都非常重視，由于系統(tǒng)集成項(xiàng)目所涉及的技術(shù)、人員、環(huán)境都具備很大的不確定性，因此項(xiàng)目管理所起到的良性作用就顯得尤為突出。而在項(xiàng)目實(shí)施過程中，保持良好溝通、建立良好溝通方式是團(tuán)隊(duì)建設(shè)的一個(gè)重點(diǎn)，同時(shí)也被項(xiàng)目管理人員廣泛認(rèn)同。

一.容災(zāi)系統(tǒng)簡介

容災(zāi)技術(shù)是系統(tǒng)的高可用性技術(shù)的一個(gè)組成部分，容災(zāi)系統(tǒng)更加強(qiáng)調(diào)處理外界環(huán)境對(duì)系統(tǒng)的影響，特別是災(zāi)難性事件對(duì)整個(gè)IT節(jié)點(diǎn)的影響，提供節(jié)點(diǎn)級(jí)別的系統(tǒng)恢復(fù)功能。

2010年6月，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理開始參與某公司數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)集成項(xiàng)目，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃與項(xiàng)目管理。容災(zāi)系統(tǒng)是指在相隔較遠(yuǎn)的異地，建立兩套或多套功能相同的IT系統(tǒng)，互相之間可以進(jìn)行健康狀態(tài)監(jiān)視和功能切換，當(dāng)一處系統(tǒng)因意外（如火災(zāi)、地震等）停止工作時(shí)，整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)可以切換到另一處，使得該系統(tǒng)功能可以繼續(xù)正常工作。

該數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)采用Oracle公司的 Golden Gate軟件（以下簡稱OGG），OGG軟件是一種基于日志的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)復(fù)制備份軟件，它通過解析源數(shù)據(jù)庫在線日志或歸檔日志獲得數(shù)據(jù)的增量變化，再將這些變化應(yīng)用到目標(biāo)數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)源數(shù)據(jù)庫與目標(biāo)數(shù)據(jù)庫同步。

考慮到需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步傳輸，故采用了OGG體系架構(gòu)中的實(shí)時(shí)復(fù)制——獨(dú)立傳輸模式作為此次數(shù)據(jù)容災(zāi)的邏輯架構(gòu)，如下圖所示：

二、項(xiàng)目溝通管理

在項(xiàng)目管理過程中，項(xiàng)目經(jīng)理90%的時(shí)間都會(huì)花在溝通上，項(xiàng)目經(jīng)理在溝通中擔(dān)任主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解人，聆聽者，解釋者等諸多角色。因此有效的溝通管理是項(xiàng)目成功的必備條件。

在本系統(tǒng)項(xiàng)目中，筆者主要使用microsoft project 2007作為輔助溝通工具，并通過靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與客戶及項(xiàng)目組團(tuán)對(duì)溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋，召開高效的項(xiàng)目會(huì)議等方法和策略進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理。

（一）運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成員溝通。

溝通的方式有很多，比如：電話溝通，電子郵件溝通，BBS系統(tǒng)溝通，但是只有靈活運(yùn)用才會(huì)收到良好的效果。

在本項(xiàng)目中，項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，筆者就把參與此次項(xiàng)目建設(shè)的團(tuán)隊(duì)成員召集在一起，進(jìn)行了直接面對(duì)面的溝通，讓他們認(rèn)識(shí)到任務(wù)的艱巨，同時(shí)也讓他們樹立完成目標(biāo)的決心和勇氣。

由于項(xiàng)目難度高、時(shí)間緊，缺少相關(guān)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，加之客戶需求的不明確，筆者也定期的前往客戶所在地實(shí)地拜訪客戶，實(shí)地了解客戶需求，與他們進(jìn)行一些隨意的交談，并探討下他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯栴}，征集一些觀點(diǎn)和看法。

每周項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和客戶都會(huì)進(jìn)行一次進(jìn)度評(píng)審，在每個(gè)里程碑，筆者們都會(huì)舉行一次正式的小組會(huì)議，對(duì)之前的工作情況確認(rèn)和總結(jié)。筆者還專門為此組建了QQ群，可以實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，同時(shí)也可以讓大家可以在暢所欲言，共同討論。

平時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理通過電子郵件與項(xiàng)目組成員和客戶積極溝通交流，要求他們大膽地反映實(shí)際問題，積極參與項(xiàng)目的決策與管理，多提建議和意見。通過大量來信，項(xiàng)目經(jīng)理收集到了許多對(duì)決策有用的信息，為項(xiàng)目的成功奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋。

在與項(xiàng)目成員和客戶的溝通過程中，不隨意打斷對(duì)方說話。如果對(duì)方的話很有道理，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)給予適度贊美。在整個(gè)過程中，筆者都會(huì)心平氣和的與對(duì)方講話。

當(dāng)遇到問題時(shí)，運(yùn)用不同的方案去解決。如果對(duì)方聽不明白，就會(huì)舉一些淺顯的例子讓他盡量明白筆者所說的話。在氣氛緊張的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)用幽默的話語來緩解氣氛，也就是所謂的能聽話，能贊美，能心平氣和，能變通，能清楚，能幽默。

在進(jìn)行溝通時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì)，比如呈現(xiàn)給恰當(dāng)肯定的面部表情，避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作，呈現(xiàn)出自然放開的姿態(tài)。當(dāng)然，適當(dāng)?shù)牡胤答佉彩欠浅Ｖ匾模?xiàng)目經(jīng)理盡量多問少講，因?yàn)轫?xiàng)目成員往往比筆者更清楚本職工作中存在的問題。

所以，要多問問題，引導(dǎo)他們自己去思考和解決，筆者只對(duì)他們的工作進(jìn)展作出評(píng)價(jià)，溝通的重心放在“我們”，在溝通中盡量多使用“我們”少用“你”。

同時(shí)筆者會(huì)把握良機(jī)，在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行反饋，當(dāng)成員出色地完成了一件事筆者會(huì)給予及時(shí)的表揚(yáng)和激勵(lì)；當(dāng)成員犯了錯(cuò)誤，筆者會(huì)等他冷靜之后再作反饋；在進(jìn)行批評(píng)時(shí)，也堅(jiān)決不用“沒能力”，“失信”等評(píng)價(jià)性語言。筆者特別注意反饋談訪的內(nèi)容與書面考評(píng)意見的一致，不避重就輕，因?yàn)檫@樣會(huì)帶來不好的效果。

（三）召開高效的項(xiàng)目會(huì)議。

項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，制定項(xiàng)目計(jì)劃，形成項(xiàng)目決策，解決項(xiàng)目沖突，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。在本系統(tǒng)項(xiàng)目的啟動(dòng)階段，召開了項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會(huì)，由該項(xiàng)目當(dāng)事人雙方參與，主要目的是為了士氣，統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)，每周會(huì)舉行一次項(xiàng)目例會(huì)，由項(xiàng)目組成員全體參與，主要是檢查項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實(shí)糾偏措施。

每日會(huì)舉行一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組召開項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，發(fā)起人老總，各部門經(jīng)理，項(xiàng)目組全體成員都參與，主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，檢討教訓(xùn)，論功行賞。項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，筆者們還召開了后評(píng)價(jià)會(huì)議。由很多專家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，在開會(huì)之前，我們都確定了會(huì)議的日程，議題，參與人，地點(diǎn)等。并提前通知與會(huì)者。

同時(shí)控制會(huì)議的規(guī)模。僅邀請(qǐng)必需人員的參加，并要求按時(shí)開會(huì)，按時(shí)結(jié)束，制定防止開會(huì)遲到，早退的制度。在會(huì)議上不允許討論與會(huì)議議題無關(guān)的話題，在會(huì)議也要聽取不同的觀點(diǎn)和意見。

三、項(xiàng)目完成情況概述

該容災(zāi)系統(tǒng)在2010年12月下旬在安徽某企業(yè)正式上線，完成了項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)，目前系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到客戶和有關(guān)部門的一致好評(píng)，對(duì)項(xiàng)目的滿意度較高。重新回顧本項(xiàng)目開展過程，項(xiàng)目組成員常常因?yàn)榧夹g(shù)問題而爭論，在解決沖突方面時(shí)，雖然處理過程有不妥，技能欠缺，在今后的項(xiàng)目中，整個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)做出不斷的努力和改進(jìn)。

結(jié)束語：

溝通是作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中必須具備的最基本也是最重要的技能，項(xiàng)目的成功離不開良好的溝通管理。在信息化項(xiàng)目推動(dòng)過程中，就需要去了解各個(gè)部門的關(guān)注點(diǎn)，建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)構(gòu)，探索信息化項(xiàng)目是否符合該單位的信息化規(guī)劃，項(xiàng)目應(yīng)如何推動(dòng)等一系列問題。而這些都需要有一個(gè)良好的溝通機(jī)制。

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