李紹云

【文章摘要】

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

【關鍵詞】

新時期；檔案管理；對策；建議

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計劃》要求各級管理部門充分認識到檔案管理工作的重要性，要加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。

1 當前檔案管理存在的問題

1.1 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

相當部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理.歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確，不夠規(guī)范和標準。

1.2 檔案室硬件環(huán)境設施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

2 新時期作好檔案管理工作的對策和建議

2.1 提升檔案管理水平

隨著經(jīng)濟社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，給檔案管理工作提出了新的要求。一是配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡技術。檔案記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

2.2 提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)

加強檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。一是建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和管理水平。二是要因材施教、多渠道地進行人才培訓。要從實際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學習機會。

2.3 促使檔案管理工作規(guī)范化和標準化

首先，文書處理要規(guī)范化和標準化。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的人口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

其次，公文制發(fā)要規(guī)范化、標準化。一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題等是否符合標準。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

然后，堅持“以我為主”的立卷歸檔原則。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，它要求我們注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，又要注意防止應歸檔文件的散失。

最后，提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

2.4 加強基礎業(yè)務建設

按照檔案管理目標認定的各項業(yè)務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業(yè)務建設。一是要積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)納入到檔案管理的范圍。二是要學習檔案信息化。隨著辦公自動化的普及，要加快檔案信息電子化建設進程，充分利用計算機存儲、網(wǎng)絡、計算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設。三是建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對電子影像檔案的管理和維護，同時使其具備和地籍管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)借口。四是學習現(xiàn)代化技術。檔案管理工作者要主動開發(fā)或引進先進的管理軟件，努力學習國內(nèi)外先進的技術和經(jīng)驗，及時配置不斷更新檔案現(xiàn)代化管理所必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現(xiàn)代化辦公設備，充分利用現(xiàn)代化技術。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

【參考文獻】

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