張應(yīng)良

引言：現(xiàn)如今，檔案的管理存在許多問題，檔案管理的規(guī)范化在各項(xiàng)工作的發(fā)展與建設(shè)中有很重要的作用。本文將從檔案管理工作中存在的問題著手，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的規(guī)劃化進(jìn)程的探索。

檔案管理涉及的工作內(nèi)容較為細(xì)致，工作中需要人力與物力的協(xié)調(diào)配合才能夠順利完成。在多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)中，逐漸總結(jié)出了檔案管理中存在著的主要問題，根本癥結(jié)都在檔案管理體系與進(jìn)程未能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。認(rèn)真分析目前檔案管理中存在的問題，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程是檔案管理工作日益完善的必要舉措。

一、目前檔案管理中存在著的問題

要想詳細(xì)對(duì)檔案的規(guī)范化進(jìn)行規(guī)劃和探索，最需要了解的就是當(dāng)前檔案管理中存在著哪些大的問題，以下兩個(gè)方面為主要問題：

1.檔案管理的傳統(tǒng)方式不利于規(guī)范化的發(fā)展

首先，因?yàn)樯鐣?huì)的進(jìn)步發(fā)展，人們的檔案不斷變化，傳統(tǒng)檔案難以容納如此大的信息量，所以信息變得不夠準(zhǔn)確，不夠簡(jiǎn)明，這也在一定程度上加深了檔案的整理和收集方面的困難；其次，檔案的傳統(tǒng)管理方式過于單一，沒能好好利用其中的管理資源，也沒能開發(fā)其中蘊(yùn)含的其它信息，就是這樣才導(dǎo)致信息失散流落，對(duì)信息的拓展造成了阻礙；再其次，傳統(tǒng)檔案的管理沒有優(yōu)秀的高素質(zhì)的管理人才，而我們經(jīng)過深度研討發(fā)現(xiàn)，高素質(zhì)的管理人才是能夠進(jìn)行優(yōu)質(zhì)高效的管理服務(wù)，并且提高管理工作的效率。

2.檔案的管理和系統(tǒng)化管理不匹配

第一，檔案的管理工作并不像想象中那樣簡(jiǎn)單易操作，設(shè)備和系統(tǒng)都達(dá)不到較高的水平，成分復(fù)雜、差異性大，數(shù)量又多，工作的復(fù)雜度也是非常之大。第二，管理檔案時(shí)，管理人員工作分配不一樣，他們?cè)诠芾碇械臋?quán)限和操作的限制也不一樣，這樣就會(huì)導(dǎo)致問題變得不太容易一次性解決，也會(huì)間接使管理變得局限化，很難統(tǒng)籌。另外，檔案的管理系統(tǒng)面對(duì)著大量信息需要有較高的能力和效率，我們?cè)诜治鰡栴}時(shí)，還是應(yīng)該堅(jiān)持問題的一致性，這樣才能對(duì)管理提出有效的建議，作出新的改進(jìn)。

二、檔案管理規(guī)范化的改革目標(biāo)

科技不斷發(fā)展創(chuàng)新，檔案的管理技術(shù)逐步發(fā)展得更深層次。以前的傳統(tǒng)管理方式都是以人力資源來管理，最近的檔案管理根據(jù)用戶的需要在不斷提高，不僅在服務(wù)質(zhì)量上有所改進(jìn)，在不同層面也用不同方法進(jìn)行嘗試。

我們分析檔案信息化管理的情況，檔案管理技術(shù)的大致發(fā)展趨向?yàn)椋簩?duì)檔案進(jìn)行綜合化、分布式管理。要想實(shí)現(xiàn)綜合化、分布式的管理是需要對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行多樣的改造。在信息管理中，我們要不斷的做到一對(duì)多的完善工作，例如，可以用一臺(tái)計(jì)算機(jī)可以同時(shí)兼顧多臺(tái)計(jì)算機(jī)的檔案管理，這樣就可以有效的節(jié)省時(shí)間，而且會(huì)使工作的多臺(tái)計(jì)算機(jī)相互之間聯(lián)系起來，在檔案的管理系統(tǒng)中，我們可以利用web對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，同時(shí)，我們也要不斷的完善檔案的目錄，做到能夠“快”“準(zhǔn)”的找到自己所需要的檔案。這樣做的好處既對(duì)管理者有利，又對(duì)查閱者有利，管理者可以減少很多不必要的麻煩，查閱者又可以通過系統(tǒng)和目錄很快的找到自己所需要的檔案，對(duì)工作效率會(huì)有顯著的提高。

三、加快檔案管理規(guī)范化進(jìn)程的重要舉措

1.合理利用資源，加強(qiáng)宣傳

首先，檔案部門要合理的利用各種資源，加大對(duì)自身工作信息的開放性，讓民眾了解檔案部門的工作重心。比如說，可以通過媒體以及新聞向民眾宣布那些關(guān)于檔案的典型事例，還可以尋找那些典型的人物對(duì)自己的事例進(jìn)行解說，讓民眾更多的了解檔案部門的作用而且會(huì)促進(jìn)民眾來查閱的積極性。

2.從“利民”角度出發(fā)，拓寬服務(wù)渠道

首先，我們要改變傳統(tǒng)的公務(wù)員工作的時(shí)間，不能只在工作時(shí)間為民眾查閱檔案，因?yàn)閮H僅只靠那么一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們可以增加檔案庫的開放時(shí)間，比如說，我們可以安排專人值班，采取輪換的值班方法，這樣可以使得民眾有更多的機(jī)會(huì)來查閱檔案，因?yàn)閮H僅就靠我們工作的那點(diǎn)時(shí)間，會(huì)使很多民眾都沒有時(shí)間來查閱檔案，其次，當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及，幾乎家家戶戶都有網(wǎng)絡(luò)，所以我們可以加強(qiáng)檔案庫的錄入工作，完善檔案庫，使得民眾可以通過上網(wǎng)來查閱自己所需要的檔案，這樣可以為民眾提供很多很多便利。

3.加強(qiáng)溝通，完善制度，調(diào)動(dòng)各相關(guān)部門積極性

檔案館必須要與其他的政府職能部門加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)的更新各部門的檔案的完善性，而且可以為此制定一系列制度，例如每年的檔案合適錄入和合適入庫，同時(shí)，也可以為所有部門同時(shí)設(shè)立一個(gè)考核的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就很好的解決的檔案更新不及時(shí)的問題，同時(shí)也要和每個(gè)政府部門保持密切的聯(lián)系。

4.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)， 創(chuàng)建良好的查詢環(huán)境

作為政府部門，我們應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注民眾的需要，例如，我們可以改善檔案查閱的環(huán)境，設(shè)立專門的檔案查閱大廳，同時(shí)可以在檔案查詢處設(shè)立電子目錄，使得民眾能很快的知道自己所需要的檔案在什么位置，這樣也可以大大的提高效率。

5.抓好檔案管理人員培訓(xùn)，保障查詢工作順利進(jìn)行

檔案館的檔案管理人員要具有特別豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，他應(yīng)該對(duì)每個(gè)部門的檔案進(jìn)行了解，同時(shí)，作為一個(gè)合格的檔案人員，要學(xué)會(huì)利用各種現(xiàn)代的高科技產(chǎn)品，不能僅僅的人靠傳統(tǒng)的老一套，應(yīng)該具備創(chuàng)新能力，并且，定期的檔案館的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷的完善自身的素質(zhì)，這樣才能更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，更好的適應(yīng)民眾的需要，為社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展做出自己最大的貢獻(xiàn)。

結(jié)語：

綜上所述，要檔案管理只要實(shí)現(xiàn)了其基于分布式、綜合化和web等一系列的科學(xué)化管理，檔案規(guī)范化管理就能夠?yàn)槠涫褂谜咛峁┏渥阃暾男畔⒑头奖憧旖莸牟樵兎?wù)。

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（作者單位：東莞市人才管理辦公室）