李偉華

摘要：

隨著國內(nèi)自辦發(fā)行出版社的規(guī)模不斷的壯大發(fā)展，他們現(xiàn)已經(jīng)成為中國出版界的一支強有力的生力軍，破了過去新華書店獨家發(fā)行一統(tǒng)天下的局面，繁榮了圖書市場。但是如此眾多的出版社效益非常突出的卻不多，究其原因，是因為他們在管理的宏觀層面和精細(xì)度層面的出現(xiàn)了一系列問題?，F(xiàn)就此問題，初步探討一下內(nèi)部控制制度在出版發(fā)行部門的運用

關(guān)鍵詞：

內(nèi)部控制制度；出版發(fā)行部門；運用

中圖分類號：

F23

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2014）22012301

在過去的二十年中，國內(nèi)自辦出版社發(fā)行的規(guī)模逐步擴大，成為發(fā)行圖書的重要方式，打破了原本新華書店在中國圖書市場的一統(tǒng)局面，促使出版社生產(chǎn)型角色轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)營銷型。作為一本書出版業(yè)和市場信息中介，從某種意義上來說，它是讀者和出版社之間的連接紐帶和橋梁。優(yōu)秀出版社必須有自我經(jīng)銷部的大力支持。然而，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，出版業(yè)的競爭，圖書市場從賣方市場進入買方市場。出版社宏觀管理和精細(xì)度方面又存在諸多問題。出版社面臨的這些諸多問題，阻礙了自身的發(fā)展和強大。而能促使進出版社做大做強的最有效方法，就是良性的營銷管理體系，因此建立完善的自內(nèi)部控制制度，運用在出版發(fā)行部門，具有重要意義。

本文試圖從以下幾個方面來闡述內(nèi)部控制制度在出版社發(fā)行部門的具體運用。

1品種控制

每年大多數(shù)出版社出版的圖書品種過于雜亂，花樣繁多。平均約在200個左右，再多的達500個左右，更有甚者品種達到上千個。200個品種真正的經(jīng)營好，就是一件很吃力的事情，且如何操作數(shù)千個品種？這顯然是想“薄利多銷”的“合作出版”。這是一個企業(yè)的“戰(zhàn)略”，但風(fēng)險大，尤其是政治風(fēng)險。實則此種營銷策略是在砸自家的牌子，危害不說自明，一些出版社的經(jīng)驗教訓(xùn)是難忘的。因此經(jīng)營者真正的有頭腦有遠見，應(yīng)該壓縮年度圖書出版業(yè)務(wù)品種，把注意力集中在兩個效益更突出的“品種”。每年將最好的書的品種進行分類和排序，這樣可形成一個系列，然后從系列中策出精品系列。精品確定后，就有必要將自己的財務(wù)和人力資源進行傾斜，并將業(yè)務(wù)重點投入到精品圖書。所謂重拳出擊，歸根到底，是實施精品圖書經(jīng)營管理。精品是具體而定的，比較大的出版社有大社的精品，小有小的精華，每年精品也各有不同?？傊?，各家有各家的特色和不同，每年有每年的不同，品種控制好，才能讓全面效益站住腳。

2相關(guān)崗位責(zé)任制度控制

銷售與收款的崗位責(zé)任制建立，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保不相容崗位相互分離，對銷售與收款相互制約、相互監(jiān)督。發(fā)行部或銷售人員圖書銷售與收款操作不能同時操縱。

2.1發(fā)行部

發(fā)行部主要負(fù)責(zé)處理新客戶和老客戶的業(yè)務(wù)訂單，開拓市場，開發(fā)市場，簽訂銷售合同書，對銷售和信用政策予以執(zhí)行，對圖書貨款催收。

2.2儲運部

儲運部主要負(fù)責(zé)運輸和接收，做好銜接印刷部的工作，且要負(fù)責(zé)審核在圖書銷售發(fā)貨的單據(jù)，對發(fā)貨的具體事項要及時辦理。

2.3財務(wù)部

在發(fā)行部門建立屬于出版社財政部管理的結(jié)算中心，主要負(fù)責(zé)如下業(yè)務(wù)：結(jié)算圖書銷售款額；對貨款的記錄，按時、足額收回貨款；對貨款的監(jiān)督和管理。

2.4客戶信用管理部

此外，客戶信用管理部門要建立起來，且要不斷完善。按照延遲的付款，書的銷售水平，盈利能力，機會成本的支付，壞賬損失，信用管理的成本和其他因素，制定一個切實可行的信用政策，對信用審批制度要公平公正使用，銷售人員對上述的管理崗位必須回避。

3自辦發(fā)行的人員及其崗位分工控制

專業(yè)人員配置問題。做圖書發(fā)行人首先要具備的第一要素就是，要對圖書發(fā)行工作充滿激情，對圖書有感覺，業(yè)務(wù)操作能力有一定的經(jīng)驗和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對圖書市場的動態(tài)能熟稔掌握，且善于開拓市場、開發(fā)市場。

4資本控制的營業(yè)額

（1）邁入市場經(jīng)濟的時間一般情況下，大多地方社要早于出版社。由計劃經(jīng)濟長期的限制，企業(yè)化管理往往比實業(yè)性管理的成分低的多。此種管理狀態(tài)下，圖書的出版經(jīng)常放慢步伐，節(jié)奏緩慢。出版的節(jié)奏的含義如下：一是印刷周期，二是投資市場的收益率，三是書的再版率。所謂的發(fā)布節(jié)奏快，即對圖書印刷周期縮短，資金回籠快，再版率高。這種節(jié)奏下的出版，資金周轉(zhuǎn)率自然會提高。而資金周轉(zhuǎn)率提高了，出版社的按經(jīng)濟實力也就愈加強大。因此作為出版社的當(dāng)家人點掌握了，就意味著掌握了圖書出版的。

（2）加快出版速度的直接受益就是加快了回籠資金，如此我們可以加快資金周轉(zhuǎn)率。資金周轉(zhuǎn)速度可以說是能否使得出版社盈利的關(guān)鍵。通常許多運營商忽視了這一點。而作為出版社想創(chuàng)造利潤，這部生意經(jīng)，是必須要駕輕就熟的。

加快出版的速度節(jié)奏，首先要對短版圖書和一次性圖書出版發(fā)行節(jié)奏要掌握好。這種書的特點是內(nèi)容的及時性和實效性。如果發(fā)布周期控制不好，對時間沒有判斷準(zhǔn)確，就會導(dǎo)致滯銷從而失去市場。因此對此類圖書的銷售決策在必須當(dāng)機立斷。如出版，在第一時間出版。要么就干脆不涉及。不要猶豫拖拉，優(yōu)柔寡斷。如果一旦出現(xiàn)了此類圖書的滯銷，應(yīng)迅速和堅決降價處理，本著少賺或不賺保本的原則，千萬不要抱著僥幸的心理，存入庫房，而坐以等待。因為內(nèi)容和實效都沒有價值的圖書，對讀者已經(jīng)沒有絲毫的吸引力，即使一段時間后賠錢處理，也幾乎處理不出去。所以，必須在最短的時間內(nèi)，通過折扣策略或特殊的策略來及時做出決定。這可以早日回籠資，盡快進入下一輪的資金周轉(zhuǎn)。同時這樣還可以減少庫存，減免無效勞動。此外，

決策者們必須具備價格上漲意識和資金周轉(zhuǎn)意識。要注意到這一年收回600元，其價值或許要高于明年的800元。因為今年600元可以立即進入周轉(zhuǎn)，加上價格上漲指數(shù)，將遠遠超過800元。第二，圖書的再版是突出節(jié)奏加快的不二法門。因為衡量書的內(nèi)容質(zhì)量以及出版社是否成熟的重要標(biāo)志就是圖書的再版率。因此，出版社的領(lǐng)導(dǎo)者，一定要把把人力，物力和財力，致力于圖書再版的工作上。

5收款的資金流控制

圖書的銷售收入應(yīng)及時入賬記錄，不允許發(fā)行部門設(shè)立賬外賬，不準(zhǔn)坐支現(xiàn)金。銷售與收款功能應(yīng)當(dāng)與發(fā)行部區(qū)域經(jīng)理隔開，避免直接接觸的書款。

（1）賬齡分析系統(tǒng)應(yīng)建立應(yīng)收賬款和逾期應(yīng)收賬款的管理制度。書籍的出版社銷售的最終目的是要盈利，應(yīng)收賬款最終安全性直接影響到出版的可用資源的數(shù)量，直接影響著出版社終極目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，應(yīng)收賬款的控制是在銷售過程中，整本圖書的銷售流程的一個關(guān)鍵的控制。每個地區(qū)發(fā)行部門的經(jīng)理，在負(fù)責(zé)圖書安全的銷售之外，還要一并負(fù)責(zé)催收賬款，應(yīng)收賬款全部收回，才能算改單業(yè)務(wù)的結(jié)束。這種責(zé)任不能因人員變化重新劃分而消除。出版社的財務(wù)結(jié)算中心、會計部門應(yīng)繼續(xù)敦促發(fā)行部門加強應(yīng)收賬款的回收。

（2）根據(jù)所建立的客戶應(yīng)收賬款明細(xì)賬。及時登記每個客戶的應(yīng)收賬款余額應(yīng)實施情況和信貸的變化。常規(guī)的應(yīng)收賬款余額核對表的建立，并定期與客戶核對，如有不符，應(yīng)找出病因并及時進行處理，做到回收及時、足額支付。表的編制人員不能同時值班記錄或調(diào)整應(yīng)收賬款的工作?？傎~、明細(xì)賬應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)由不同的人員登記承擔(dān)，第三方人員定期檢查總帳和明細(xì)帳。

（3）對于可能成為無法收回的應(yīng)收賬款要向有關(guān)決策機構(gòu)報告，判定是否是壞賬要由決策者來決定。壞賬的發(fā)生應(yīng)查明原因，明確責(zé)任。壞賬即使注銷也要登記備查，一旦有收回要立刻入賬，杜絕形成賬外賬。

（4）加強管理對應(yīng)收票據(jù)，必須由保持票據(jù)的主管人員的書面批準(zhǔn)后，方可進行交接和貼現(xiàn)。票據(jù)貼現(xiàn)應(yīng)當(dāng)如實在備忘錄中登記，以便在今后的跟蹤管理。

6監(jiān)督反饋機制

定期檢查下達的銷售和應(yīng)收賬款的授權(quán)批準(zhǔn)制度的實施，對授權(quán)的手續(xù)是否健全要作為檢查的重點，檢查在審批過程中，是否存在越權(quán)行為。對發(fā)行銷售的管理情況進行定期檢查，信用政策以及銷售政策在實施過程中，按照規(guī)定是否符合。定期壞賬核銷和應(yīng)收款項的管理是否符合規(guī)定，檢查應(yīng)收賬款的管理情況，對發(fā)行部門縮回手的賬款是否及時入賬作為重點檢查內(nèi)容，還有就是是否有效進行應(yīng)收賬款的催收。對退貨要及時檢查和清理，對圖書退貨程序檢查的重點是手續(xù)要完整，數(shù)目要清點。

7結(jié)束語

內(nèi)部控制制度在出版發(fā)行部門的運用是一個廣泛而深刻的話題，唯有能通過控制，在營銷層面獲得可觀的效益；又能通過協(xié)調(diào)，促進出版社其他環(huán)節(jié)在管理上的共同進化，最終才能實現(xiàn)整個出版社的總體發(fā)展戰(zhàn)略。

參考文獻

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