趙林

摘 要：信息技術的發(fā)展和應用，為檔案的科學保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了現(xiàn)代化的途徑和手段，教育部、國家檔案局都把檔案信息化建設確定為一項重要的戰(zhàn)略任務。本文圍繞數(shù)字化檔案室的建設，依據(jù)軟件工程的相關理論、方法，重點研究檔案管理系統(tǒng)的需求分析與系統(tǒng)設計。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設； 系統(tǒng)分析與設計

中圖分類號：G472.4，TP315 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2014）03-0046-03

一、高校檔案信息化建設的情況

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是高校的一筆寶貴財富。[1]

信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，為檔案信息資源的科學保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了現(xiàn)代化的途徑和手段。為此，教育部、國家檔案局在《高等學校檔案管理辦法》中明確提出，要“促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展”，“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”，“加快數(shù)字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行”。

國外高校檔案管理工作已經實現(xiàn)了數(shù)字化、網絡化。例如，哈佛大學檔案館實現(xiàn)了檔案自動采集、數(shù)字化保存和網絡化共享。在哈佛大學檔案館網站中，資料內容豐富，更新及時；為了滿足不同層次用戶的需求，同時提供一次文獻、二次文獻、三次文獻等文獻資料，[2]網站還提供了強大的檢索功能，并且與Google等互聯(lián)網檢索工具相融合；為社會提供更好的服務，采用了RSS為用戶提供定制管理。

二、高校檔案信息化建設中的問題

我國高校檔案的信息化工作取得了很大進展。但仍存在一些亟待解決的問題：

（1）檔案信息化工作的重視程度不夠。在數(shù)字化校園的建設中，校園網的建設是基礎，教務管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、數(shù)字化圖書館系統(tǒng)等的建設往往被優(yōu)先考慮，并很受重視。而檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設由于受眾面相對較小，在高校中的重視程度不足。因而在人員配備、硬件建設、軟件開發(fā)上投入相對來說不足。

（2）檔案信息管理工作的實施條件還不完善。[3]高校檔案信息化建設需要完善的軟硬件設施和相關人員。在硬件設施方面，主要有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器及其他必備的組件，尤其是需要生產和接受電子文件的工具和網絡；軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關軟件和程序等。目前，高校檔案機構信息化基礎設施建設參差不齊，影響了信息資源的開發(fā)利用。

（3）檔案信息資源的網絡化開發(fā)利用不足。檔案信息化建設的根本目的是方便、快捷地為用戶提供及時、準確、有效的信息?？v觀國外的檔案數(shù)字化建設，其網絡檢索、網絡資源服務是信息化建設的重要內容，也是信息資源的價值體現(xiàn)。而我國高校的檔案網站多是檔案管理部門的介紹和目錄檢索，服務大眾功能較弱，資源利用不足。

三、檔案信息管理系統(tǒng)分析

1.系統(tǒng)的需求

檔案管理系統(tǒng)的需求總體看來包括檔案整理和檔案利用兩大方面，有以下幾點主要需求。

（1）整理編目

編寫各類目錄是檔案管理人員的主要工作之一，檔案管理信息化的最初需求就是打印編目。通過檔案管理信息系統(tǒng)，可以自動產生檔案目錄，并打印規(guī)范統(tǒng)一的編目。

（2）數(shù)據(jù)查詢利用

為了能夠在網上方便地查詢案卷目錄、卷內文件目錄，瀏覽電子版卷內檔案文件，查詢檔案文件的借閱情況，系統(tǒng)應當提供室藏電子檔案的文檔、圖形圖像、語音資源、視頻資源的檢查閱覽等服務。并可以通過高級檢索、簡單檢索等方式，進行檔案的查看、訂閱，同時實現(xiàn)文件的遠程查詢功能。

（3）檔案整理組卷

根據(jù)檔案管理的若干標準，完成檔案的整理組卷，最終實現(xiàn)檔案有條理的分類整理存放。

（4）文件歸檔管理

檔案記錄著有價值的信息，如果檔案丟失、損毀，將是單位的重要損失。利用計算機、數(shù)據(jù)庫和網絡技術，使檔案管理系統(tǒng)可以完成各基層單位的及時歸檔，解決檔案丟失問題。

（5）電子文件管理

電子文件管理是現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)非常重要的一個功能。現(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)應當可以保存電子文件、聲像電子檔案，同時可以掃描原紙質檔案，形成電子文件，并對這些文件進行全文檢索。

2.業(yè)務流程分析

檔案管理工作主要由檔案征集、整理、編目、歸檔、保管、利用以及相應的監(jiān)督管理工作組成。

（1）檔案歸檔業(yè)務流程

歸檔單位和個人將整理的資料送交兼職檔案管理人員，經初步整理和檢查，合格的送交檔案室，檔案管理員審核并提出修改建議，修改后組卷歸檔。由檔案管理員移交到保管人員。由于業(yè)務需求，文件資料來源分為兩部分，一部分為實時提交電子文件，由兼職檔案管理人員負責錄入，提交審核；另一部分為大量的紙質文件檔案，檔案整理后，提交檔案室，同時由數(shù)字化人員負責數(shù)字轉化工作。業(yè)務流程如圖1所示。

（2）檔案利用業(yè)務流程

檔案歸檔后，由檔案保管員負責檔案的日常維護、利用工作。其中，利用工作主要包括檔案借閱、檢索和復印。不涉密檔案，部門和人員可以憑借相關證明到檔案室借閱檔案、復印資料，并登記；兼職檔案管理人員可以直接借閱。涉密檔案必須由兼職檔案管理人員提出，經由相關領導批準，方可借閱。

檔案檢索分為Web檢索和人工檢索。進行Web檢索時，須登錄管理系統(tǒng)，進行身份認證后進行；人工檢索由保管人員提供相應服務。業(yè)務流程如圖2所示。

（3）檔案檢查監(jiān)督業(yè)務流程

檔案管理工作的全過程，都需要相應的監(jiān)督、審核工作。檔案室主任（審核員）負責檔案室工作的日常監(jiān)督管理，對關鍵過程進行審核，并不時抽查。通過統(tǒng)計、總結來保證檔案管理工作的持續(xù)改進。endprint

四、檔案管理系統(tǒng)設計

1.系統(tǒng)功能模塊設計

高校檔案綜合管理系統(tǒng)包括檔案收集、整理編目、表格打印、檔案劃控、查詢借閱、檔案編研、鑒定銷毀、統(tǒng)計報表、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、綜合事務和預留接入學院辦公系統(tǒng)等功能模塊。

（1）檔案收集：進行各檔案資料類的數(shù)據(jù)錄入、原文掃描掛接。建立紙質、圖紙、多媒體、照片等電子原文數(shù)據(jù)。

（2）整理編目、網上歸檔：對各檔案資料類錄入的數(shù)據(jù)按檔案管理標準進行整理編檔號，形成正式可用性檔案目錄數(shù)據(jù)，網上歸檔達到一次著錄重復使用的效果。

（3）表格打?。簩崿F(xiàn)表格Word格式自由組態(tài)創(chuàng)建和表格打印條件的自行定義。

（4）檔案劃控：根據(jù)檔案密級程度進行控制查看人員范圍。

（5）檔案利用：實行檔案的檢索，檔案資料通過“電子閱覽室”實現(xiàn)登記、借閱、催還等功能。

（6）檔案編研：進行檔案信息的編研、素材編輯和各項專題的編寫。

（7）鑒定銷毀：允許用戶對經過鑒定的舊檔案進行銷毀處理，即從檔案庫中刪除。

（8）統(tǒng)計報表：能對系統(tǒng)中的基本數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計打印。

（9）用戶管理：用戶組成管理，權限管理，日志管理。

（10）系統(tǒng)管理：對保管期限、機構、密級、公文類型，公文登記號，實物、聲像的載體類型等進行設置。

（11）數(shù)據(jù)管理：不同類型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉換，數(shù)據(jù)備份與恢復等數(shù)據(jù)備份與恢復，數(shù)據(jù)導入導出；插入或刪除一條目錄后檔號自動生成，重新排序。

（12）檔案保管：檔案保管主要對檔案庫房、檔案進行管理記錄，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口與溫濕度控制、電視監(jiān)控、門禁、消毒記錄、防火控制、防盜控制、安全檢查記錄等系統(tǒng)進行對接。

（13）檔案在線：包括消息管理、工作信息、通知、公告、檔案法規(guī)等。

2.系統(tǒng)結構設計

在網絡結構中采用C/S和B/S兩種模式，C/S結構負責數(shù)據(jù)的采集、制作；B/S結構主要包括系統(tǒng)管理，檔案檢索、借閱、編研、保管和統(tǒng)計，以及數(shù)據(jù)備份等功能。實際使用中，借助于校園網，可以實現(xiàn)各科室與檔案管理部門的連接，保證檔案信息傳輸高效性。系統(tǒng)一般采用檔案數(shù)據(jù)庫服務器保存全部數(shù)據(jù)，用戶可以通過網頁訪問檔案數(shù)據(jù)，也可登錄C/S模式下的客戶終端，進行更深入的數(shù)據(jù)管理。內網和外網采用物理隔離方式，確保學校內部網絡檔案信息的安全。

在數(shù)據(jù)庫設計當中，選擇JDBC數(shù)據(jù)訪問形式，可以保證數(shù)據(jù)庫訪問跨平臺性，提高數(shù)據(jù)讀寫的效率。數(shù)據(jù)庫則采用了SQL Server數(shù)據(jù)庫，具有數(shù)據(jù)存儲容量大、界面比較友好，各技術人員比較熟悉，維護相對容易的特點。同時支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多種數(shù)據(jù)庫。

目前，該系統(tǒng)已投入使用，達到了設計的標準。系統(tǒng)既具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，又兼有界面美觀、用語規(guī)范、操作簡單、使用方便等優(yōu)點。

參考文獻：

[1]教育部.高等學校檔案管理辦法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]羅寶勇.美國高校檔案網站建設研究[J].蘭臺世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.對加強高校檔案信息工作的思考[J].圖書館論壇，2003（3）：107-108.

（編輯：王天鵬）endprint

四、檔案管理系統(tǒng)設計

1.系統(tǒng)功能模塊設計

高校檔案綜合管理系統(tǒng)包括檔案收集、整理編目、表格打印、檔案劃控、查詢借閱、檔案編研、鑒定銷毀、統(tǒng)計報表、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、綜合事務和預留接入學院辦公系統(tǒng)等功能模塊。

（1）檔案收集：進行各檔案資料類的數(shù)據(jù)錄入、原文掃描掛接。建立紙質、圖紙、多媒體、照片等電子原文數(shù)據(jù)。

（2）整理編目、網上歸檔：對各檔案資料類錄入的數(shù)據(jù)按檔案管理標準進行整理編檔號，形成正式可用性檔案目錄數(shù)據(jù)，網上歸檔達到一次著錄重復使用的效果。

（3）表格打?。簩崿F(xiàn)表格Word格式自由組態(tài)創(chuàng)建和表格打印條件的自行定義。

（4）檔案劃控：根據(jù)檔案密級程度進行控制查看人員范圍。

（5）檔案利用：實行檔案的檢索，檔案資料通過“電子閱覽室”實現(xiàn)登記、借閱、催還等功能。

（6）檔案編研：進行檔案信息的編研、素材編輯和各項專題的編寫。

（7）鑒定銷毀：允許用戶對經過鑒定的舊檔案進行銷毀處理，即從檔案庫中刪除。

（8）統(tǒng)計報表：能對系統(tǒng)中的基本數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計打印。

（9）用戶管理：用戶組成管理，權限管理，日志管理。

（10）系統(tǒng)管理：對保管期限、機構、密級、公文類型，公文登記號，實物、聲像的載體類型等進行設置。

（11）數(shù)據(jù)管理：不同類型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉換，數(shù)據(jù)備份與恢復等數(shù)據(jù)備份與恢復，數(shù)據(jù)導入導出；插入或刪除一條目錄后檔號自動生成，重新排序。

（12）檔案保管：檔案保管主要對檔案庫房、檔案進行管理記錄，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口與溫濕度控制、電視監(jiān)控、門禁、消毒記錄、防火控制、防盜控制、安全檢查記錄等系統(tǒng)進行對接。

（13）檔案在線：包括消息管理、工作信息、通知、公告、檔案法規(guī)等。

2.系統(tǒng)結構設計

在網絡結構中采用C/S和B/S兩種模式，C/S結構負責數(shù)據(jù)的采集、制作；B/S結構主要包括系統(tǒng)管理，檔案檢索、借閱、編研、保管和統(tǒng)計，以及數(shù)據(jù)備份等功能。實際使用中，借助于校園網，可以實現(xiàn)各科室與檔案管理部門的連接，保證檔案信息傳輸高效性。系統(tǒng)一般采用檔案數(shù)據(jù)庫服務器保存全部數(shù)據(jù)，用戶可以通過網頁訪問檔案數(shù)據(jù)，也可登錄C/S模式下的客戶終端，進行更深入的數(shù)據(jù)管理。內網和外網采用物理隔離方式，確保學校內部網絡檔案信息的安全。

在數(shù)據(jù)庫設計當中，選擇JDBC數(shù)據(jù)訪問形式，可以保證數(shù)據(jù)庫訪問跨平臺性，提高數(shù)據(jù)讀寫的效率。數(shù)據(jù)庫則采用了SQL Server數(shù)據(jù)庫，具有數(shù)據(jù)存儲容量大、界面比較友好，各技術人員比較熟悉，維護相對容易的特點。同時支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多種數(shù)據(jù)庫。

目前，該系統(tǒng)已投入使用，達到了設計的標準。系統(tǒng)既具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，又兼有界面美觀、用語規(guī)范、操作簡單、使用方便等優(yōu)點。

參考文獻：

[1]教育部.高等學校檔案管理辦法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]羅寶勇.美國高校檔案網站建設研究[J].蘭臺世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.對加強高校檔案信息工作的思考[J].圖書館論壇，2003（3）：107-108.

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四、檔案管理系統(tǒng)設計

1.系統(tǒng)功能模塊設計

高校檔案綜合管理系統(tǒng)包括檔案收集、整理編目、表格打印、檔案劃控、查詢借閱、檔案編研、鑒定銷毀、統(tǒng)計報表、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、綜合事務和預留接入學院辦公系統(tǒng)等功能模塊。

（1）檔案收集：進行各檔案資料類的數(shù)據(jù)錄入、原文掃描掛接。建立紙質、圖紙、多媒體、照片等電子原文數(shù)據(jù)。

（2）整理編目、網上歸檔：對各檔案資料類錄入的數(shù)據(jù)按檔案管理標準進行整理編檔號，形成正式可用性檔案目錄數(shù)據(jù)，網上歸檔達到一次著錄重復使用的效果。

（3）表格打?。簩崿F(xiàn)表格Word格式自由組態(tài)創(chuàng)建和表格打印條件的自行定義。

（4）檔案劃控：根據(jù)檔案密級程度進行控制查看人員范圍。

（5）檔案利用：實行檔案的檢索，檔案資料通過“電子閱覽室”實現(xiàn)登記、借閱、催還等功能。

（6）檔案編研：進行檔案信息的編研、素材編輯和各項專題的編寫。

（7）鑒定銷毀：允許用戶對經過鑒定的舊檔案進行銷毀處理，即從檔案庫中刪除。

（8）統(tǒng)計報表：能對系統(tǒng)中的基本數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計打印。

（9）用戶管理：用戶組成管理，權限管理，日志管理。

（10）系統(tǒng)管理：對保管期限、機構、密級、公文類型，公文登記號，實物、聲像的載體類型等進行設置。

（11）數(shù)據(jù)管理：不同類型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉換，數(shù)據(jù)備份與恢復等數(shù)據(jù)備份與恢復，數(shù)據(jù)導入導出；插入或刪除一條目錄后檔號自動生成，重新排序。

（12）檔案保管：檔案保管主要對檔案庫房、檔案進行管理記錄，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口與溫濕度控制、電視監(jiān)控、門禁、消毒記錄、防火控制、防盜控制、安全檢查記錄等系統(tǒng)進行對接。

（13）檔案在線：包括消息管理、工作信息、通知、公告、檔案法規(guī)等。

2.系統(tǒng)結構設計

在網絡結構中采用C/S和B/S兩種模式，C/S結構負責數(shù)據(jù)的采集、制作；B/S結構主要包括系統(tǒng)管理，檔案檢索、借閱、編研、保管和統(tǒng)計，以及數(shù)據(jù)備份等功能。實際使用中，借助于校園網，可以實現(xiàn)各科室與檔案管理部門的連接，保證檔案信息傳輸高效性。系統(tǒng)一般采用檔案數(shù)據(jù)庫服務器保存全部數(shù)據(jù)，用戶可以通過網頁訪問檔案數(shù)據(jù)，也可登錄C/S模式下的客戶終端，進行更深入的數(shù)據(jù)管理。內網和外網采用物理隔離方式，確保學校內部網絡檔案信息的安全。

在數(shù)據(jù)庫設計當中，選擇JDBC數(shù)據(jù)訪問形式，可以保證數(shù)據(jù)庫訪問跨平臺性，提高數(shù)據(jù)讀寫的效率。數(shù)據(jù)庫則采用了SQL Server數(shù)據(jù)庫，具有數(shù)據(jù)存儲容量大、界面比較友好，各技術人員比較熟悉，維護相對容易的特點。同時支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多種數(shù)據(jù)庫。

目前，該系統(tǒng)已投入使用，達到了設計的標準。系統(tǒng)既具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，又兼有界面美觀、用語規(guī)范、操作簡單、使用方便等優(yōu)點。

參考文獻：

[1]教育部.高等學校檔案管理辦法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]羅寶勇.美國高校檔案網站建設研究[J].蘭臺世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.對加強高校檔案信息工作的思考[J].圖書館論壇，2003（3）：107-108.

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