喬 康 李曉菲 郭敏杰

北京大學(xué)藥學(xué)院，北京 100191

高校信息工作是對(duì)高校辦學(xué)實(shí)踐中具有政策性、綜合性、傾向性、動(dòng)態(tài)性等特征的真實(shí)情況的反映，是高校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和民主決策的基礎(chǔ)和必不可少的依據(jù)。面對(duì)當(dāng)前國(guó)際和國(guó)內(nèi)信息化、電子化的進(jìn)程和高等教育發(fā)展的新形勢(shì)，進(jìn)一步提升信息工作的水平，建立健全高校信息工作運(yùn)行機(jī)制就變得更為重要和迫切[1]。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)高校信息管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過(guò)對(duì)高校信息管理工作現(xiàn)狀及不足的分析，探討提升高校信息管理工作的途徑與方法是當(dāng)前高校值得探討的課題。學(xué)院是高等學(xué)校的基本組成單位，新時(shí)期高校要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展對(duì)各二級(jí)學(xué)院提出了新的挑戰(zhàn)，高校學(xué)院進(jìn)行信息管理工作對(duì)策的研究具有實(shí)際意義。本學(xué)院結(jié)合工作需求，通過(guò)加強(qiáng)學(xué)院信息管理隊(duì)伍建設(shè)、構(gòu)建多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)、完善信息管理制度等探索了高校學(xué)院信息管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，并希望通過(guò)學(xué)院信息管理工作推進(jìn)高校信息管理工作的全面提升。

1 高校信息管理工作的重要性

1.1 高校信息管理工作的內(nèi)容

最早關(guān)于信息的定義是在1928年R.VHartly 提出的，信息是指有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。現(xiàn)代信息的概念認(rèn)為，信息是事物存在的方式和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)以及這種存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接表達(dá)[2]。高校信息工作的具體內(nèi)容主要包括師生的思想動(dòng)態(tài)、教學(xué)、人才培養(yǎng)、科研情況、后勤服務(wù)、管理水平、外界環(huán)境對(duì)高校的影響及高校改革發(fā)展等諸多方面[3]。

1.2 高校信息管理工作的作用

高等學(xué)校的管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，信息則是管理工作的神經(jīng)系統(tǒng)。對(duì)于高等學(xué)校而言，學(xué)校發(fā)展的規(guī)劃、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策、各相關(guān)職能部門的執(zhí)行均與其獲取的信息息息相關(guān)，所以信息工作是決定性且至關(guān)重要的。信息是高校管理行為中決策與計(jì)劃的基礎(chǔ)，高校要制訂發(fā)展，就必須了解國(guó)家乃至世界經(jīng)濟(jì)、科技、教育的宏觀趨勢(shì)，了解社會(huì)對(duì)高等教育培養(yǎng)的各類人才的總體需求，了解同類院校的發(fā)展?fàn)顩r等信息；信息是高校管理活動(dòng)中組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)，學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、規(guī)章制度、工作目標(biāo)、考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等都是高校管理活動(dòng)中組織和控制管理過(guò)程的重要依據(jù)；信息是溝通高校管理系統(tǒng)中諸要素相互聯(lián)系的紐帶，各種情況簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、各項(xiàng)決策的落實(shí)貫徹情況等都在高校的管理過(guò)程中起著重要的溝通和聯(lián)絡(luò)作用[4]。

2 高校信息管理工作的現(xiàn)狀

2.1 信息員隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和素質(zhì)有待提升

信息工作人員的業(yè)務(wù)水平和信息素養(yǎng)決定了信息工作的質(zhì)量和水準(zhǔn)，決定了信息工作的效能。具備較高的理論水平和文字表達(dá)能力是從事高校信息工作的基本功夫。承擔(dān)信息工作的人員必須政治過(guò)硬、反應(yīng)快速、觸覺(jué)靈敏、文字功底扎實(shí)，同時(shí)要不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，不僅要注重日常學(xué)習(xí)，不斷提高思維判斷能力、文字表達(dá)能力和信息處理能力，更應(yīng)注重通過(guò)日常信息工作的積累，通過(guò)處理突發(fā)事件信息報(bào)送工作的實(shí)際鍛煉，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的跨越式提高[5-6]。目前，國(guó)內(nèi)高校信息員隊(duì)伍的組織架構(gòu)多數(shù)為學(xué)校辦公室和基層單位分級(jí)管理，一般分“校-院-系”三級(jí)管理，每一級(jí)一般都設(shè)置相應(yīng)的信息管理人員。就現(xiàn)狀來(lái)看，信息工作人員大多都是兼職，尤其是越貼近學(xué)?；鶎訂挝唬媛毿畔T比例越高，而且素質(zhì)參差不齊，加之信息員隊(duì)伍經(jīng)常變動(dòng)，從而嚴(yán)重影響信息工作作用的發(fā)揮[7-8]。高校建立一支專、兼職信息員比例合理的信息管理隊(duì)伍，并通過(guò)有計(jì)劃的培訓(xùn)不斷提升信息員隊(duì)伍素質(zhì)是高校信息工作的關(guān)鍵。

2.2 信息工作載體需要與時(shí)俱進(jìn)

信息工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)需要先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)保障。數(shù)字化存儲(chǔ)既方便快捷又經(jīng)濟(jì)廉價(jià)，無(wú)疑是網(wǎng)絡(luò)化條件下高校信息工作最適宜的存儲(chǔ)手段。高校應(yīng)該利用現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)，提升信息工作自動(dòng)化程度，實(shí)行信息無(wú)紙化處理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，搭建起網(wǎng)絡(luò)信息報(bào)送平臺(tái)，從而在信息采集、信息存儲(chǔ)、信息傳遞、信息反饋等信息工作的幾個(gè)主要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新，以提高信息工作的實(shí)效[9]。高校需不斷創(chuàng)新信息工作載體，尤其通過(guò)校園網(wǎng)搭建多功能網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，對(duì)于將信息匯流并有效整合、匯報(bào)和執(zhí)行顯得愈發(fā)重要。

2.3 信息管理機(jī)制不健全

良好的運(yùn)行機(jī)制具有管理科學(xué)、操作規(guī)范、鞏固成果、激勵(lì)創(chuàng)新等優(yōu)點(diǎn)，是提高高校信息工作水平和層次的重要手段。建立一整套完善的運(yùn)行機(jī)制能使信息的價(jià)值得到迅速的開發(fā)和有效的利用。要進(jìn)一步健全信息網(wǎng)絡(luò)，完善校、院兩級(jí)信息工作運(yùn)行機(jī)制和反饋機(jī)制，改進(jìn)校內(nèi)各學(xué)院、部門之間的信息聯(lián)系溝通機(jī)制，鼓勵(lì)、引導(dǎo)和規(guī)范各單位及時(shí)有效報(bào)送信息[10]。因此，優(yōu)化并建立一套完整高效的信息管理制度及運(yùn)行機(jī)制非常重要。

3 高校學(xué)院信息管理工作的對(duì)策與實(shí)踐

3.1 加強(qiáng)信息管理隊(duì)伍建設(shè)

本院信息員隊(duì)伍由系室信息員、機(jī)關(guān)各部門信息員組成，主管學(xué)院及系室行政的副院長(zhǎng)、副主任分別擔(dān)任學(xué)院、系室信息管理負(fù)責(zé)人。為優(yōu)化學(xué)院信息員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，學(xué)院選擇優(yōu)秀教師承擔(dān)信息員工作；為加強(qiáng)對(duì)系室教學(xué)、科研工作的報(bào)道，學(xué)院組建了學(xué)生助理信息員隊(duì)伍；為提升信息管理人員的信息化意識(shí)、專業(yè)化水平，學(xué)院定期組織培訓(xùn)，并形成制度。

3.1.1 選擇優(yōu)秀教師從事信息管理工作，優(yōu)化學(xué)院信息員隊(duì)伍結(jié)構(gòu) 為加強(qiáng)學(xué)院信息化管理水平，學(xué)院重組信息員隊(duì)伍，從系室、機(jī)關(guān)等各個(gè)部門選擇思想覺(jué)悟高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、文字表達(dá)能力強(qiáng)、英語(yǔ)水平高的教師從事信息工作。目前學(xué)院信息員隊(duì)伍的學(xué)歷提升明顯，其中博士26.7%、碩士53.3%、學(xué)士20.0%，隊(duì)伍年輕化水平也得到顯著提高，平均年齡為35.6 歲。

3.1.2 組建學(xué)生助理信息員隊(duì)伍，增強(qiáng)系室信息工作水平 為加強(qiáng)信息報(bào)道，學(xué)院?jiǎn)?dòng)了學(xué)生助理信息員隊(duì)伍的建設(shè)。以課題組為單位，指定一名文字水平較好、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的研究生同學(xué)作為學(xué)生助理信息員，從而協(xié)助系室信息員開展工作，加強(qiáng)對(duì)課題組教學(xué)、科研工作的報(bào)道，有效增強(qiáng)了系室信息工作水平，借此也可以為學(xué)生提供學(xué)習(xí)和鍛煉的機(jī)會(huì)，受到學(xué)院師生的普遍歡迎。

3.1.3 定期對(duì)信息員培訓(xùn)，并形成制度 學(xué)院針對(duì)信息管理人員的不同需求，通過(guò)專業(yè)講座、文獻(xiàn)學(xué)習(xí)、觀看錄像、參觀訪問(wèn)、座談會(huì)等多種形式對(duì)信息員進(jìn)行有針對(duì)性、實(shí)效性的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋信息管理法律法規(guī)、新聞報(bào)道寫作知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作與網(wǎng)絡(luò)維護(hù)技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、宣傳工作形勢(shì)報(bào)告等，從而不斷提升信息員的思想政治素質(zhì)、信息意識(shí)、文字表達(dá)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，并形成制度，每學(xué)年組織信息員學(xué)習(xí)次數(shù)不少于2次、學(xué)時(shí)不少于6 學(xué)時(shí)，以此探索學(xué)院建設(shè)學(xué)習(xí)型信息管理隊(duì)伍的長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提升信息管理人員的信息化意識(shí)、專業(yè)化水平。

3.2 構(gòu)建學(xué)院多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)

以學(xué)院的教學(xué)、科研、管理為核心，圍繞電子院務(wù)，學(xué)院對(duì)中英文網(wǎng)站進(jìn)行全面改版，利用學(xué)院網(wǎng)站搭建學(xué)院多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)，并投入經(jīng)費(fèi)加強(qiáng)信息管理的硬件建設(shè)，不斷完善涵蓋教學(xué)、科研、管理的學(xué)院電子院務(wù)管理系統(tǒng)，促進(jìn)學(xué)院資源電子化、溝通信息化、辦公自動(dòng)化。

3.2.1 借鑒國(guó)內(nèi)外大學(xué)網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)院中英文網(wǎng)站進(jìn)行全面改版 對(duì)國(guó)內(nèi)外排名前五的知名大學(xué)和藥學(xué)院校的網(wǎng)站，從頁(yè)面設(shè)計(jì)、欄目設(shè)置和版面布局三個(gè)角度進(jìn)行對(duì)比分析，借鑒國(guó)內(nèi)外大學(xué)網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，并通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查和座談會(huì)等形式征求學(xué)院師生對(duì)網(wǎng)站改版的建議和需求，構(gòu)建了新的學(xué)院網(wǎng)站各級(jí)欄目框架設(shè)計(jì)方案。藥學(xué)院新的中文網(wǎng)站主頁(yè)共設(shè)置學(xué)院介紹、機(jī)構(gòu)設(shè)置、教育教學(xué)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、黨建工會(huì)、學(xué)生園地、研究生園地、文件下載、English 等一級(jí)欄目十二個(gè)，英文網(wǎng)站主頁(yè)共設(shè)置About Us，Education，Research，F(xiàn)aculty，News &Events，Alumni，Giving to PKUSPS，Calendar，Organization，Achievements，Employment，F(xiàn)acilities 等一級(jí)欄目十二個(gè)，并在中英文網(wǎng)站主頁(yè)醒目位置設(shè)置與學(xué)院各系室的網(wǎng)址鏈接。各系室網(wǎng)站內(nèi)容的設(shè)計(jì)原則是既要體現(xiàn)共性，又要突出特色和優(yōu)勢(shì)。緊緊依托學(xué)院主頁(yè)信息主陣地，在保證系室介紹、師資隊(duì)伍、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等共性要求下，有選擇地突出自身特色，設(shè)置重點(diǎn)學(xué)科、精品課程、系室文化等個(gè)性化欄目，豐富學(xué)院網(wǎng)站整體多樣性。

3.2.2 利用學(xué)院網(wǎng)站，搭建多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái) 在藥學(xué)院網(wǎng)站的框架下搭建了涵蓋示范引領(lǐng)、安全信息和資源共享等學(xué)院多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)。示范引領(lǐng)平臺(tái)主要通過(guò)學(xué)院網(wǎng)站主頁(yè)一級(jí)欄目中的榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)欄目體現(xiàn)，包含學(xué)院近年來(lái)教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)、科研獲獎(jiǎng)、學(xué)生及管理獲獎(jiǎng)、黨建評(píng)優(yōu)和行政管理獲獎(jiǎng)等五項(xiàng)內(nèi)容，展示了學(xué)院各級(jí)各類獲獎(jiǎng)情況，已成為學(xué)院發(fā)揮示范引領(lǐng)作用的重要窗口；安全信息平臺(tái)匯集了國(guó)家有關(guān)安全的法律法規(guī)、學(xué)校及學(xué)院兩級(jí)安全管理規(guī)定及規(guī)章制度、學(xué)院安全信息、安全知識(shí)等，該平臺(tái)以圖片、視頻等多媒體表現(xiàn)形式增強(qiáng)師生對(duì)安全知識(shí)學(xué)習(xí)的趣味性和可讀性；學(xué)院通過(guò)共享平臺(tái)為師生搭建融合藥品、試劑、儀器、工作站于一體的綜合性資源共享平臺(tái)，在自愿、安全的基礎(chǔ)上，公布學(xué)院各系室教師希望共享的藥品、試劑目錄，使各實(shí)驗(yàn)室閑置的藥品、試劑能充分利用、互通有無(wú)，以期達(dá)到既可避免資源浪費(fèi)，又有利于防止藥品積存造成的環(huán)境污染與安全隱患的目的。同時(shí)學(xué)院天然藥物及仿生藥物國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室搭建了公共儀器共享與預(yù)約平臺(tái)，部分系室將一些工作站鏈接在學(xué)院共享平臺(tái)上以促進(jìn)科研合作與交流，使學(xué)院在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源共享。

3.2.3 加強(qiáng)硬件投入，為學(xué)院信息管理工作提供硬件支撐 由于電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校二級(jí)學(xué)院需設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，不斷維護(hù)、更新和配置符合現(xiàn)代要求的電子設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集成和共享。學(xué)院通過(guò)為系室信息員配備滿足信息管理系統(tǒng)要求的筆記本電腦，保證了系室網(wǎng)頁(yè)信息得到及時(shí)有效的更新；學(xué)院購(gòu)置新的服務(wù)器，增加了學(xué)院網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能，搭建師生網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)及校友信息錄入系統(tǒng)，為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)院信息管理的硬件建設(shè)，構(gòu)建藥學(xué)院全方位宣傳、教育、服務(wù)信息平臺(tái)提供了硬件支撐和保證。

3.3 改進(jìn)信息管理模式，完善管理制度

信息工作由于其政治性和敏感性導(dǎo)致執(zhí)行權(quán)限相對(duì)集中于管理部門，在一定程度上挫傷了基層單位的工作積極性。如果能實(shí)現(xiàn)在可控范圍內(nèi)，可在一定程度上使權(quán)限下放，對(duì)于激活基層工作的主觀能動(dòng)性、減輕管理部門壓力具有明顯作用。本院為各系室設(shè)立了網(wǎng)站信息管理系統(tǒng)登錄賬號(hào)和密碼，向系室開放了一定范圍內(nèi)的網(wǎng)站自主更新權(quán)限，并要求系室信息員對(duì)本單位網(wǎng)站后臺(tái)系統(tǒng)登陸賬號(hào)、密碼嚴(yán)格保密，從而有力地激發(fā)了各系室信息管理的自主性和積極性，保證了系室網(wǎng)頁(yè)信息的及時(shí)更新。高校二級(jí)學(xué)院具有相對(duì)獨(dú)立的信息發(fā)布平臺(tái)，因此制訂完善細(xì)致的信息發(fā)布管理制度尤為重要。本院按照國(guó)家及學(xué)校的有關(guān)規(guī)定，制訂了《北京大學(xué)藥學(xué)院網(wǎng)站信息發(fā)布管理辦法》和《藥學(xué)院網(wǎng)站管理責(zé)任書》，旨在規(guī)范學(xué)院網(wǎng)站信息發(fā)布工作，進(jìn)一步加強(qiáng)管理及監(jiān)督，確保學(xué)院網(wǎng)站發(fā)布內(nèi)容健康、積極，確保學(xué)院信息管理工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，高等學(xué)校作為科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的主陣地，大力發(fā)展信息化管理和信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，高校信息管理工作水平的整體提升取決于各二級(jí)學(xué)院等基層單位信息管理工作的建設(shè)情況。加強(qiáng)信息管理隊(duì)伍建設(shè)是學(xué)院信息收集、加工、集成、上報(bào)的基礎(chǔ)，構(gòu)建多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)是學(xué)院信息傳播、宣傳、服務(wù)的有效手段，完善管理制度并形成長(zhǎng)效機(jī)制是學(xué)院信息管理工作持續(xù)發(fā)展的需要。高校學(xué)院必須與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)社會(huì)對(duì)辦學(xué)的需求及高校發(fā)展規(guī)律，不斷研究、創(chuàng)新信息管理工作的方法和途徑，為促進(jìn)高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)與文化傳承創(chuàng)新的發(fā)揮奉獻(xiàn)力量。

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