吳淑琄

（福州大學(xué)，福建 福州 350116）

高校機(jī)要秘書是高校黨政部門從事各類文件接收、登記、傳閱、處理、保管的國(guó)家工作人員。機(jī)要秘書所處理的事務(wù)看似較為瑣碎繁雜，但機(jī)要秘書所起的作用相當(dāng)于信息傳輸?shù)闹行臉屑~站。同時(shí)其還是涉密崗位，因此機(jī)要秘書應(yīng)具有三心四講：即中國(guó)心、責(zé)任心、耐心；講政治、講規(guī)范、講安全、講實(shí)效?！皺C(jī)要工作無(wú)小事”，如果工作不細(xì)致或者處理方式不妥當(dāng)，就很容易出問(wèn)題。筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，談?wù)劯咝C(jī)要秘書必須具備的幾項(xiàng)素質(zhì)以及提高機(jī)要秘書素質(zhì)的途徑。

一、高校機(jī)要干部的基本素質(zhì)

（一）過(guò)硬的政治素養(yǎng)

機(jī)要秘書日常接觸的密級(jí)文件較多，且涉密設(shè)備集中，事關(guān)國(guó)家安全和利益，容不得半點(diǎn)疏漏。正如毛澤東同志所說(shuō)的：保密工作九分半不行，九分九也不行，非十分不可。從中我們可以看出機(jī)要秘書需要端正的政治思想、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和敏銳的政治覺(jué)悟。

首先，作為一名機(jī)要秘書需具備很強(qiáng)的保密意識(shí)，做到心細(xì)嘴嚴(yán)，不該看的不看，不該聽的不聽。出了辦公場(chǎng)所，就應(yīng)該做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該透露的不透露，最好不要輕易提及關(guān)于工作上的相關(guān)事宜，以免一時(shí)大意有所疏漏。其次，機(jī)要工作需要機(jī)要秘書有靜得下心、沉得住氣、受得了誘惑的品格。機(jī)要秘書的崗位是個(gè)清水衙門，擔(dān)任工作的干部往往是和法律相關(guān)的熱門專業(yè)畢業(yè)，這些專業(yè)對(duì)應(yīng)的職業(yè)在社會(huì)上的報(bào)酬相對(duì)較高，如果沒(méi)有一顆淡定、沉穩(wěn)的心，也難以專一認(rèn)真地從事機(jī)要工作。最后，機(jī)要秘書在傳閱文件的過(guò)程中，要嚴(yán)格遵循密級(jí)文件復(fù)印的原則和條件，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)需要就打破工作紀(jì)律。

（二）實(shí)在的工作作風(fēng)

機(jī)要秘書崗位是一個(gè)很具體、很需要耐心和細(xì)致的工作崗位，來(lái)不得半點(diǎn)虛假。這里“實(shí)在”的工作作風(fēng)，就需要我們拿出實(shí)實(shí)在在的工作態(tài)度，真干、實(shí)干、苦干。

機(jī)要秘書日常工作中主要的一部分就是各種文件的處理。辦理文件要登記、呈批傳閱、轉(zhuǎn)部處閱文、督辦、復(fù)印等等，需要細(xì)致的工作態(tài)度，同時(shí)往往還要注意文件的督辦情況，及時(shí)通知、傳達(dá)機(jī)關(guān)部處，若是遇到緊急事件需要辦理，機(jī)要秘書隨時(shí)需要加班加點(diǎn)。其次，給領(lǐng)導(dǎo)送閱文件也是機(jī)要秘書的重要工作之一。機(jī)要秘書要做到嚴(yán)格按照文件上批示的送閱范圍組織傳閱，不可自作主張輕易擴(kuò)大傳閱范圍。在傳閱的過(guò)程中 ，如果遇到密級(jí)文件，一定要及時(shí)送件，當(dāng)天收件，不可過(guò)夜，同時(shí)要做好文件送閱記錄。在保證送閱范圍的前提下，機(jī)要秘書要充分考慮文件的時(shí)效性，避免因?yàn)閭鬟f不及時(shí)而耽誤重要事情。這就要求機(jī)要秘書在收到文件以后，仔細(xì)閱讀是否有時(shí)限，合理安排領(lǐng)導(dǎo)或者機(jī)關(guān)部處的閱讀順序，把握時(shí)機(jī)，進(jìn)行機(jī)動(dòng)靈活調(diào)整。再次，機(jī)要工作雖稍顯機(jī)械但也需要沉穩(wěn)；雖繁瑣但也需要處理技巧。在文件登記、轉(zhuǎn)送機(jī)關(guān)部處這些環(huán)節(jié)中，都是比較容易出錯(cuò)的地方，如果多留意些小細(xì)節(jié)就可避免。要嚴(yán)格手續(xù)，不留后患。

（三）高效的辦事效率

高效的辦事效率是機(jī)要秘書必備的最重要技能與素質(zhì)之一。尤其是在敏感時(shí)期、非?；蛘咧匾獣r(shí)期，中央或者上級(jí)會(huì)發(fā)布一些重要文件，這類文件往往密級(jí)高、情況急、時(shí)間短，一刻都不能耽誤，否則會(huì)使機(jī)要工作甚至學(xué)校工作陷入被動(dòng)局面。機(jī)要秘書要培養(yǎng)效率意識(shí)，樹立輕重緩急的辦事觀念，秉持有交必辦、急事急辦、特事特辦的雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng)，努力把交辦的事情在規(guī)定期限內(nèi)及時(shí)、準(zhǔn)確的完成。機(jī)要秘書不僅要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)也是各個(gè)機(jī)關(guān)部處的“后勤”保障，及時(shí)處理文件、通知辦理，確保學(xué)校的行政事務(wù)在有效期限內(nèi)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、規(guī)范操作。機(jī)要秘書還要具備一定的預(yù)見(jiàn)能力，能在緊急事情到來(lái)時(shí)從容不迫地規(guī)劃辦事步驟和發(fā)展情況。在完成緊急交辦任務(wù)的同時(shí)，機(jī)要秘書還需注意不斷提高自己的適應(yīng)和應(yīng)變能力。機(jī)要秘書在平時(shí)就應(yīng)該多了解和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，在完成任務(wù)后多總結(jié)和揣摩規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)。

二、提高高校機(jī)要干部素質(zhì)的途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，注重選拔優(yōu)秀人才

1．高校機(jī)要干部隊(duì)伍的建設(shè)和高校師資隊(duì)伍建設(shè)一樣，都需要資金、培訓(xùn)、管理的投入，所以取得領(lǐng)導(dǎo)的重視是建設(shè)機(jī)要干部隊(duì)伍的第一步。學(xué)校在培養(yǎng)機(jī)要干部隊(duì)伍時(shí)，要樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)的觀念，不搞關(guān)系戶、不搞特殊化、不搞過(guò)渡化，選拔真正有紀(jì)律、思想覺(jué)悟高、吃苦耐勞的人才加入機(jī)要秘書隊(duì)伍，破除排資論輩、感情用人等不規(guī)范行為，把保密干部隊(duì)伍建設(shè)的工程當(dāng)做一個(gè)系統(tǒng)而長(zhǎng)遠(yuǎn)的工程，走上制度化、規(guī)范化的道路。

（二）不斷增強(qiáng)政治理念，樹立正確的人生觀和價(jià)值觀

1．堅(jiān)持學(xué)習(xí)，緊跟正確理念腳步。高校機(jī)要干部要不斷增強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，保證政治合格、立場(chǎng)堅(jiān)定。機(jī)要秘書所處崗位本身政治性較強(qiáng)，多了解、多接觸、多學(xué)習(xí)政治理論知識(shí)有利于增強(qiáng)機(jī)要秘書的業(yè)務(wù)能力、擴(kuò)大知識(shí)面。

2．樹立正確的人生觀和價(jià)值觀。機(jī)要秘書要在開放的社會(huì)背景和工作環(huán)境中正確處理好個(gè)人利益和集體利益的關(guān)系，把握好個(gè)人行為與工作制度的分寸，自覺(jué)保持機(jī)要秘書的黨性和高覺(jué)悟性。在當(dāng)今社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)繁榮大潮中，拜金主義思潮也席卷而來(lái)，機(jī)要秘書在這種思潮下必須穩(wěn)住陣腳，對(duì)于嚴(yán)肅的是非問(wèn)題要有堅(jiān)定的信念，經(jīng)受得住新時(shí)期社會(huì)對(duì)機(jī)要秘書的考驗(yàn)。

（三）重視業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力和效率

1．重視理論和技能培養(yǎng)。在網(wǎng)絡(luò)全球化和科技化的年代，機(jī)要秘書的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)技術(shù)也需要與時(shí)俱進(jìn)。新時(shí)期，收文、無(wú)密文件的閱辦等都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公文系統(tǒng)進(jìn)行，這需要機(jī)要秘書積極學(xué)習(xí)相關(guān)辦公軟件的應(yīng)用，熟練掌握word、excel等軟件的操作技巧。機(jī)要秘書通過(guò)必要的技術(shù)培訓(xùn)、基本規(guī)章制度培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以在上崗之前就具備基本的政治素質(zhì)和技術(shù)能力，為將來(lái)工作的進(jìn)一步上手和開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。機(jī)要秘書在自我鍛煉的過(guò)程中，可以利用崗位提供的方便，勤于和同事以及前輩交流，多學(xué)習(xí)工作方法，不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及與保密相關(guān)的法律規(guī)定，在自我完善中提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2．重視工作和服務(wù)態(tài)度。高校機(jī)要干部的工作往往繁雜而瑣碎，這需要培養(yǎng)耐心和“有勁兒”的工作態(tài)度。因?yàn)榉爆?，所以需要耐心；因?yàn)楝嵥?，所以需要有方法和技巧以及積極工作的態(tài)度，機(jī)要秘書崗位是對(duì)外窗口崗位，也代表著一個(gè)單位的“門面”，服務(wù)態(tài)度孰優(yōu)孰劣反映了單位的面貌和人員素質(zhì)。在對(duì)外服務(wù)中，做到親切大方、熱情嚴(yán)謹(jǐn)，勤把禮貌用語(yǔ)掛嘴邊，常把親切笑容現(xiàn)臉上，這樣既讓人體會(huì)了親切的服務(wù)態(tài)度，又能提高辦事效率。

3．重視保密，勤于思考。機(jī)要秘書素質(zhì)的第一要求就是管住嘴，具有強(qiáng)烈的保密意識(shí)。機(jī)要秘書每天接觸的文件很多，要注意把好信息關(guān)，站好信息崗，不該說(shuō)的一定不說(shuō)。機(jī)要秘書在得到信息的第一時(shí)間進(jìn)行思考，盡量把想法超前、有效的提供給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀工作。在提供信息時(shí)，要做到“審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之”，不能“眉毛胡子一把抓”的一股腦提供給領(lǐng)導(dǎo)。

4．重視實(shí)踐和綜合素質(zhì)。機(jī)要秘書處在學(xué)校辦公室的重要崗位，與領(lǐng)導(dǎo)的日常接觸比較頻繁，有可能需要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的辦文、寫稿需要。因此，機(jī)要干部要全面發(fā)展，要具有一專多能的本領(lǐng)，要精通辦文、辦稿、辦事、辦會(huì)的基本程序和技巧。另外，機(jī)要秘書要轉(zhuǎn)變思想，變被動(dòng)服務(wù)為積極服務(wù)，變隨機(jī)工作為規(guī)范工作，把機(jī)要工作與辦公室文秘工作、信息傳遞工作和其他相關(guān)工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，在提高效率的同時(shí)有意識(shí)提升自身的綜合技能。

5．重視培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)。機(jī)要工作繁瑣且稍顯單調(diào)機(jī)械，機(jī)要秘書們往往日復(fù)一日重復(fù)這些工作，難免覺(jué)得枯燥乏味，失去成就感和創(chuàng)新感。機(jī)要秘書的工作是平凡的，但也是不容易的，要學(xué)會(huì)在各種沉浮中把握住自己，培養(yǎng)堅(jiān)定、冷靜、樂(lè)觀、淡定的性格，保持穩(wěn)定健康的情緒，努力提高自己的心理承受能力，對(duì)待事物能夠做到寵辱不驚，云淡風(fēng)輕。

總之，高校機(jī)要秘書在新時(shí)期中要堅(jiān)定自己的政治立場(chǎng)和信念，培養(yǎng)無(wú)私服務(wù)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，注意學(xué)和練，多寫多做，不斷提升自己的專業(yè)技能和素養(yǎng)，具備新時(shí)期機(jī)要秘書的必備素質(zhì)。

［1］張宗英．從高校秘書的角色談其素質(zhì)要求［J］．世紀(jì)橋，2006（5）：15．

［2］胡鳴香．機(jī)要文件管理工作的思考［J］．上海鐵道科技，2013（02）：130．

［3］趙曉麗 ．機(jī)要秘書工作之淺見(jiàn)［J］．學(xué)術(shù)縱橫，2012（05）：117．