●申海云 季松玲

如何撰寫企業(yè)管理制度

●申海云1季松玲2

好的規(guī)章制度可以保障企業(yè)的運(yùn)作有序化和規(guī)范化，同樣，好的單項(xiàng)管理制度可以保障企業(yè)某項(xiàng)管理工作得以規(guī)范和有效落實(shí)。目前社會(huì)上圍繞企業(yè)管理制度體系如何建設(shè)以及專業(yè)類管理制度如何建立的文章很多，但對(duì)單項(xiàng)管理制度如何撰寫的評(píng)論較少。文章基于十幾年來的質(zhì)量管理體系文件及企業(yè)管理制度撰寫的經(jīng)驗(yàn)，圍繞企業(yè)管理制度的框架結(jié)構(gòu)、要點(diǎn)內(nèi)容和常用寫法，按照管理工作內(nèi)容和工作流程，對(duì)單項(xiàng)管理制度如何實(shí)現(xiàn)清晰、易懂和可操作性的撰寫提出了一些觀點(diǎn)。

企業(yè)管理制度 框架結(jié)構(gòu) 要點(diǎn)內(nèi)容 常用寫法

企業(yè)管理制度是保證企業(yè)正常健康運(yùn)作的前提基礎(chǔ)。撰寫一項(xiàng)好的管理制度，既需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，也需要考慮好制度的框架體系和要點(diǎn)內(nèi)容，還應(yīng)該注意制度內(nèi)容的寫法，以便員工清晰準(zhǔn)確地理解和貫徹執(zhí)行。因此，筆者根據(jù)自己長(zhǎng)期從事經(jīng)營(yíng)管理工作，先后出臺(tái)上百個(gè)企業(yè)及集團(tuán)管理制度及質(zhì)量管理體系文件的經(jīng)驗(yàn)，從單項(xiàng)管理制度的框架結(jié)構(gòu)、要點(diǎn)內(nèi)容和常用寫法上對(duì)如何撰寫管理制度進(jìn)行了介紹。

一、企業(yè)管理制度的概念及作用

企業(yè)管理制度系指企業(yè)內(nèi)一切規(guī)范員工行動(dòng)、指示辦事方法、規(guī)定工作流程的規(guī)章或約定。常見的有人事管理制度、公司組織章程、財(cái)務(wù)管理制度、生產(chǎn)管理制度、質(zhì)量管理制度、業(yè)績(jī)考核管理制度、安全衛(wèi)生制度以及崗位責(zé)任制等等。將制度作為基礎(chǔ)管理的主要工具代替單純依靠領(lǐng)導(dǎo)的口頭指示、事必躬親來構(gòu)筑管理系統(tǒng)的管理方式，是企業(yè)基礎(chǔ)管理發(fā)展的必然結(jié)果。制度的作用和重要性主要體現(xiàn)在以下方面：

1.制度使基礎(chǔ)管理活動(dòng)具有延續(xù)性。企業(yè)有一套完善的、行之有效的基礎(chǔ)管理制度，即使管理者突然離去，企業(yè)仍可繼續(xù)有序進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而不至于搞得員工不知所措。

2.制度是規(guī)范員工行動(dòng)的準(zhǔn)繩。有了制度，員工可以照規(guī)定行事，而不必一再向主管請(qǐng)示；主管也不必重復(fù)下達(dá)指示或發(fā)號(hào)施令，節(jié)省了許多時(shí)間和精力，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作成本。

3.制度可以使企業(yè)日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)自動(dòng)化。有了制度以后，員工可以在規(guī)定的期限和范圍內(nèi)自行做出決策，不必層層請(qǐng)示；換言之，制度可以使管理者的授權(quán)更為明確、更為有效，保障企業(yè)的運(yùn)作有序化、規(guī)范化，為企業(yè)的正常運(yùn)行提供保障。

4.制度是員工與企業(yè)的工作合約，是管理者與員工之間溝通的工具。通過合理的設(shè)置權(quán)利義務(wù)責(zé)任，使職工能規(guī)范員工的行動(dòng)，清楚的了解自己在組織結(jié)構(gòu)中的地位及其努力方向，激勵(lì)員工為企業(yè)的目標(biāo)和使命努力奮斗。

5.制度可以防止管理的任意性，保護(hù)職工的合法權(quán)益。對(duì)職工來講服從規(guī)章制度，比服從主管任意性的指揮更易于接受，制定和實(shí)施合理的規(guī)章制度能滿足職工公平感的需要，將勞動(dòng)糾紛降低到最低限度。

二、單項(xiàng)管理制度的框架結(jié)構(gòu)及要點(diǎn)內(nèi)容

企業(yè)制定管理制度的目的就是要對(duì)某項(xiàng)管理工作明確職責(zé)權(quán)限和工作要求。因此，單項(xiàng)管理制度要從“寬度”把某項(xiàng)管理的工作對(duì)象、工作職責(zé)、工作權(quán)限和工作應(yīng)用規(guī)定下來，從“深度”把某項(xiàng)管理的工作原則、工作環(huán)節(jié)、工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)確定下來?；谝陨闲枨?，筆者認(rèn)為一項(xiàng)管理制度的框架結(jié)構(gòu)和要點(diǎn)內(nèi)容應(yīng)首先滿足以上條件，然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行擴(kuò)充、細(xì)化。

筆者認(rèn)為，鑒定一項(xiàng)管理制度的好壞主要在于是否體現(xiàn)出了框架結(jié)構(gòu)的邏輯性、內(nèi)容的完整性、突出性和可操作性?？v觀大部分的管理制度，我們不難發(fā)現(xiàn)其框架結(jié)構(gòu)一般包含總則、分則（主體為管理的規(guī)范和執(zhí)行要求）及附則三部分內(nèi)容。這種框架看起來段落明顯，但分則內(nèi)容一旦繁多，條條俱列，員工就必須面面俱看，還可能不明重點(diǎn)，工作不知從何下手。要解決這個(gè)問題，筆者建議，管理制度的框架結(jié)構(gòu)除了總則和附則外，主體內(nèi)容中最好先將組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)內(nèi)容從分則中單列出來，其他結(jié)構(gòu)再根據(jù)管理工作的內(nèi)容或流程來搭建，內(nèi)容要點(diǎn)也應(yīng)該照顧到這兩者的需要。下面筆者拿戰(zhàn)略管理制度來示例說明：

1.根據(jù)管理內(nèi)容搭建。一般企業(yè)的戰(zhàn)略管理工作內(nèi)容主要包括戰(zhàn)略文本內(nèi)容、戰(zhàn)略實(shí)施和戰(zhàn)略考核等。而戰(zhàn)略文本就包括戰(zhàn)略與規(guī)劃內(nèi)容，戰(zhàn)略實(shí)施包括戰(zhàn)略監(jiān)督、檢查及調(diào)整，戰(zhàn)略考核包括指標(biāo)及結(jié)果應(yīng)用等。根據(jù)以上內(nèi)容，戰(zhàn)略管理辦法的框架結(jié)構(gòu)可分為以下6個(gè)章節(jié)，且各章節(jié)的內(nèi)容要點(diǎn)如下：（1）總則。要點(diǎn)應(yīng)包括制度制定目的、依據(jù)、原則、程序和適用范圍。（2）組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)。要點(diǎn)應(yīng)包括負(fù)責(zé)或協(xié)同戰(zhàn)略管理的部門、機(jī)構(gòu)、人員及其相對(duì)應(yīng)的職責(zé)，尤其是關(guān)鍵流程內(nèi)容各部分的權(quán)限等。（3）戰(zhàn)略與規(guī)劃內(nèi)容。要點(diǎn)應(yīng)包括不同層面、不同階段的戰(zhàn)略與規(guī)劃文本格式及內(nèi)容要求、編制的周期、調(diào)整內(nèi)容的條件、要求及流程等。如集團(tuán)和各二級(jí)單位層面的內(nèi)容要求、總體戰(zhàn)略與5年規(guī)劃的內(nèi)容要求、何時(shí)編制和調(diào)整等。（4）戰(zhàn)略與規(guī)劃實(shí)施。要點(diǎn)應(yīng)包括實(shí)施條件、實(shí)施資源、實(shí)施檢查監(jiān)督周期、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等。（5）戰(zhàn)略績(jī)效考核。要點(diǎn)應(yīng)包括績(jī)效目標(biāo)的制定及調(diào)整、考核周期、考核方式方法、考核結(jié)果應(yīng)用等。（6）附則。要點(diǎn)應(yīng)包括施行日期、解釋權(quán)、修訂權(quán)及其他補(bǔ)充說明。

2.根據(jù)工作流程搭建。一般企業(yè)的戰(zhàn)略管理工作流程包括組織編寫戰(zhàn)略與規(guī)劃、依據(jù)內(nèi)容組織開展戰(zhàn)略與規(guī)劃實(shí)施、遇到變化開展戰(zhàn)略與規(guī)劃內(nèi)容及實(shí)施調(diào)整、對(duì)實(shí)施效果進(jìn)行監(jiān)督考核和評(píng)價(jià)等?；谝陨狭鞒蹋瑧?zhàn)略管理辦法的框架結(jié)構(gòu)可分為以下8個(gè)章節(jié)，且各章節(jié)的內(nèi)容要點(diǎn)如下：（1）總則。要點(diǎn)應(yīng)包括制度制定目的、原則、依據(jù)和適用范圍。（2）組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)。要點(diǎn)應(yīng)包括負(fù)責(zé)或協(xié)同戰(zhàn)略管理的部門、機(jī)構(gòu)、人員及其相對(duì)應(yīng)的職責(zé)，尤其是關(guān)鍵流程內(nèi)容各部分的權(quán)限等。（3）編寫戰(zhàn)略規(guī)劃要求。要點(diǎn)應(yīng)包括不同層面、不同階段的戰(zhàn)略與規(guī)劃文本格式及內(nèi)容要點(diǎn)、編制的周期等。如集團(tuán)和各二級(jí)單位層面的內(nèi)容要求、總體戰(zhàn)略與5年規(guī)劃的內(nèi)容要求等。（4）實(shí)施戰(zhàn)略規(guī)劃要求。要點(diǎn)應(yīng)包括實(shí)施條件、實(shí)施資源、實(shí)施檢查監(jiān)督周期、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等。（5）調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃要求。調(diào)整內(nèi)容的要求、方式及流程等。（6）考核戰(zhàn)略績(jī)效要求。要點(diǎn)應(yīng)包括績(jī)效目標(biāo)的制定及調(diào)整、考核周期、考核方式方法、考核結(jié)果發(fā)布等。（7）有關(guān)獎(jiǎng)懲。要點(diǎn)包括責(zé)任追究、結(jié)果應(yīng)用等。（8）附則。要點(diǎn)應(yīng)包括施行日期、解釋權(quán)、修訂權(quán)及其他補(bǔ)充說明。

從以上兩種方式來看單項(xiàng)管理制度的框架結(jié)構(gòu)及內(nèi)容搭建，只是制度的章節(jié)數(shù)量發(fā)生了變化，主體內(nèi)容只是按照起草者的理解分布在不同的章節(jié)罷了，殊途同歸。據(jù)此，筆者認(rèn)為，亦可以將這兩種方式相結(jié)合，建立制度框架內(nèi)容。框架結(jié)構(gòu)中章節(jié)層次的多少，取決于企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)有多少。如某企業(yè)為了強(qiáng)化戰(zhàn)略調(diào)整中的戰(zhàn)略質(zhì)詢會(huì)的議程和流程，則可以單獨(dú)將“戰(zhàn)略質(zhì)詢會(huì)”內(nèi)容單拉出一章內(nèi)容出來。又比如某企業(yè)認(rèn)為戰(zhàn)略考核是戰(zhàn)略實(shí)施保障的一個(gè)環(huán)節(jié)，亦可以將兩部分內(nèi)容合并為“戰(zhàn)略實(shí)施與考核”一章內(nèi)容。

三、單項(xiàng)管理制度內(nèi)容的常用寫法

企業(yè)建立管理制度是為了讓員工理解管理的要求和程序，其內(nèi)容必須滿足清晰、易懂和可操作。清晰，就要求員工明白這個(gè)制度的主體內(nèi)容有哪些板塊，每板塊包含哪些內(nèi)容。主體內(nèi)容主要體現(xiàn)在制度的框架結(jié)構(gòu)上，筆者在前面已經(jīng)說明。但每塊內(nèi)容有哪些，則需要在各條款中予以逐項(xiàng)逐條說明。易懂，則需要制度里的文字簡(jiǎn)潔通俗，不晦澀，便于理解?？刹僮?，則需要對(duì)工作流程、周期、規(guī)范要求予以明確，同時(shí)也需要明確各流程對(duì)應(yīng)的工作單位、部門和人員等。下面，筆者主要就達(dá)成這三方面目的，談一下制度內(nèi)容的寫法。

要達(dá)到清晰，筆者認(rèn)為管理制度從總體上最好采用章節(jié)式寫法。即先依據(jù)管理內(nèi)容或流程將框架結(jié)構(gòu)搭建為章節(jié)內(nèi)容。每一項(xiàng)主體內(nèi)容為一章，而每一板塊內(nèi)容為一節(jié)，每一節(jié)內(nèi)容則分解為條。這樣，員工從大小標(biāo)題上就能明晰整個(gè)管理辦法的主輔內(nèi)容，亦可依據(jù)自己的崗位職責(zé)重點(diǎn)理解相關(guān)工作的職責(zé)及流程。對(duì)于條款的內(nèi)容，可以按照板塊內(nèi)容的時(shí)間順序、邏輯關(guān)系或主體大小來逐條描述。比如戰(zhàn)略考核內(nèi)容按照時(shí)間順序，可先說**月制定目標(biāo)計(jì)劃，再說**月調(diào)整目標(biāo)計(jì)劃，最后說**月評(píng)價(jià)目標(biāo)完成情況和**月發(fā)布評(píng)價(jià)結(jié)果等。戰(zhàn)略與規(guī)劃內(nèi)容板塊按照主體大小，可先說集團(tuán)戰(zhàn)略應(yīng)包含什么內(nèi)容，再說各二級(jí)單位業(yè)務(wù)戰(zhàn)略應(yīng)包含什么內(nèi)容。

要達(dá)到易懂，筆者認(rèn)為管理制度的文字是首要。制度條款的文字不要追求新異，一定要通俗明了。條款的文字要明確地、直截了當(dāng)?shù)刈鞒鲆?guī)定和實(shí)施說明，不做或極少做議論分析，語氣堅(jiān)決、肯定，盡量使用“應(yīng)當(dāng)”、“需要”等詞。如第*條：各單位應(yīng)當(dāng)在每季度的第一周組織召開戰(zhàn)略規(guī)劃研討會(huì)——。個(gè)別單位為了體現(xiàn)管理水平的先進(jìn)性，故意將管理界新出現(xiàn)的一些時(shí)髦詞語放進(jìn)辦法中，這種做法在制度宣貫上不僅要作大量的解釋工作，往往還會(huì)造成員工對(duì)該名詞和工作內(nèi)容的困惑，是很不可取的。相反，部分單位由于歷史傳統(tǒng)原因，對(duì)某項(xiàng)工作流程沿襲了不同于一般企業(yè)的某一叫法，筆者認(rèn)為倒是可以在管理辦法中繼續(xù)沿用下去。

要實(shí)現(xiàn)可操作性，筆者認(rèn)為管理制度從寫法上要盡量滿足5W1H工作法，即每一章節(jié)（含每一條款）的內(nèi)容要就其工作內(nèi)容（what）、責(zé)任者（who）、工作崗位（where）、工作時(shí)間（when）、怎樣操作（How）以及為何這樣做（why）進(jìn)行具體描述?；诠P者在上一段中提到“文字不做或極少做議論分析”，這里的（why）往往是我們寫某條款的原因，可以在制度中適當(dāng)簡(jiǎn)化或刪減。但在企業(yè)制度培訓(xùn)時(shí)，建議給員工做出說明以更好地幫助他們理解。另外，除了在管理制度中的文字中體現(xiàn)5W1H外，應(yīng)盡量根據(jù)文字內(nèi)容另行增加工作流程圖，以便更直觀的展現(xiàn)管理的內(nèi)容及要求。一個(gè)好的流程圖應(yīng)該滿足的條件，筆者不再在此多做介紹。

四、結(jié)束語

撰寫企業(yè)管理制度除了搭建好框架結(jié)構(gòu)，梳理要點(diǎn)內(nèi)容和注意文字寫法外，還需注意制度的句型結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要素等。同時(shí)不同層級(jí)、不同類型的管理制度其內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)也有所區(qū)別。比如集團(tuán)管理級(jí)的制度可能強(qiáng)調(diào)原則性和指導(dǎo)性，單個(gè)企業(yè)的管理制度偏重程序性和規(guī)范性。此類的或其他的問題在撰寫制度時(shí)如何解決，筆者沒有細(xì)化分析，但這些也是我們應(yīng)該注意的地方。

[1] 蔣恩堯，李雁南.論企業(yè)管理制度.商業(yè)研究，第218期

（作者單位：1.機(jī)械科學(xué)研究總院 企劃管理部 北京 100044；2.機(jī)科發(fā)展科技股份有限公司 綜合管理部 北京 100044）

（責(zé)編：若佳）

F270.7

A

1004-4914（2014）02-257-02

申海云，高級(jí)信息師、經(jīng)濟(jì)師、工程師，機(jī)械科學(xué)研究總院企劃管理部副部長(zhǎng)，北京機(jī)械工業(yè)自動(dòng)化研究所所長(zhǎng)助理；季松玲，高級(jí)工程師，機(jī)科發(fā)展科技股份有限公司綜合管理部部長(zhǎng)。）