楊南雁

（新疆克拉瑪依油田勘察設(shè)計(jì)研究院〈有限公司〉，新疆 克拉瑪依 834000）

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式分析

1.1 集中管理模式

集中管理模式是企業(yè)所設(shè)立的檔案機(jī)構(gòu)(企業(yè)檔案館、企業(yè)檔案室或企業(yè)檔案信息中心等)和檔案工作者對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的模式。集中統(tǒng)一管理是我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作基本原則的核心。

1.1.1 集中管理模式的優(yōu)勢(shì)

這種模式的優(yōu)勢(shì)在于能夠保證企業(yè)檔案的整體性和安全性，便于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，能夠有效發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。采用這種管理模式，檔案管理系統(tǒng)權(quán)利集中、制度規(guī)范，在檔案整理過(guò)程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺檔漏檔現(xiàn)象，便于形成統(tǒng)一的檔案信息中心，能夠最大限度地體現(xiàn)檔案的整體性，對(duì)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)檔案的管理和利用效果明顯。

1.1.2 集中管理模式的不足

集中管理模式屬于單一的檔案管理模式。在當(dāng)今社會(huì)，尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這種單一的檔案管理模式因?yàn)樗鎯?chǔ)檔案的單一性、所顯示信息的滯后性、所提供資料的局限性，已很難適應(yīng)企業(yè)進(jìn)一步變革的需要和滿足企業(yè)對(duì)各類(lèi)信息的渴望。

1.2 分散管理模式

分散管理模式是企業(yè)沒(méi)有為檔案管理設(shè)立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，企業(yè)檔案掌握在企業(yè)各機(jī)構(gòu)或職員個(gè)人手中的一種檔案管理模式。

1.2.1 分散管理模式的優(yōu)勢(shì)

在分散管理模式下，企業(yè)能夠?qū)n案的歸屬方和責(zé)任方進(jìn)行清晰劃分。其優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在：一是多元化的管理方式簡(jiǎn)捷又簡(jiǎn)單，只需要根據(jù)檔案的來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)、編目等簡(jiǎn)單的管理程序即可便于利用。二是充分利用企業(yè)的人力、物力、財(cái)力等資源。

1.2.2 分散管理模式的不足

企業(yè)對(duì)自身產(chǎn)生的檔案不能行使高度的控制權(quán)，對(duì)企業(yè)自身檔案的整體性了解得不夠透徹，企業(yè)內(nèi)沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)使檔案資源能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)也就無(wú)法形成一個(gè)檔案信息中心，難以淋漓盡致地體現(xiàn)檔案的作用。

1.3 分布管理模式

分布管理模式是指企業(yè)的檔案由檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)職能部門(mén)分別保管的管理模式，分布管理也稱(chēng)“集中—分散式”、“網(wǎng)點(diǎn)式管理”和“聯(lián)邦制”。

1.3.1 分布管理模式的優(yōu)勢(shì)

分布管理模式的優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在管理高效、便利，更適合各辦公機(jī)構(gòu)協(xié)作等方面，具體體現(xiàn)在：一是檔案部門(mén)和其他辦公部門(mén)都可以保管檔案，所以在檔案移交這個(gè)程序上可以任意選擇最終對(duì)象，展現(xiàn)了分布管理模式的便利性特點(diǎn)；二是由于分布管理模式具有檔案中心機(jī)構(gòu)集中領(lǐng)導(dǎo)的特性，所以檔案部門(mén)和各辦公部門(mén)在保管檔案方面能夠有一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的程序和制度，避免了重復(fù)與分歧，提高了工作效率。

1.3.2 分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之處在于，第一，對(duì)于怎樣清晰劃分檔案部門(mén)和其他辦公部門(mén)在檔案管理、保存方面的先決權(quán)利是一個(gè)很難解決的問(wèn)題；第二，會(huì)使許多企業(yè)漸漸忽視檔案部門(mén)，因?yàn)榇四Ｊ较聶n案部門(mén)的作用和權(quán)利都被削弱了。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

2.1 從注重檔案保管數(shù)量轉(zhuǎn)向關(guān)注檔案信息價(jià)值

企業(yè)以往只注重檔案數(shù)量的增加，保存了不少無(wú)利用價(jià)值或重復(fù)文件，給科學(xué)管理和主動(dòng)、快速提供利用帶來(lái)了障礙。為了解決這個(gè)矛盾，很多公司聘請(qǐng)檔案專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)往年形成的文書(shū)檔案進(jìn)行了信息價(jià)值鑒定和知識(shí)評(píng)價(jià)，剔除了大量的無(wú)利用價(jià)值文件，經(jīng)審查批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀；同時(shí)，對(duì)公司多年形成的會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)資料，都采用關(guān)注內(nèi)容為重點(diǎn)來(lái)決定是否歸檔，全面推進(jìn)企業(yè)各種信息、知識(shí)價(jià)值的整合，建立了公司綜合檔案室，對(duì)各種門(mén)類(lèi)檔案信息資源實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2.2 引入檔案管理新技術(shù)與手段搞好檔案管理創(chuàng)新

要提高企業(yè)檔案管理水平，除了解放思想，更新檔案管理理念外，還要借用多種先進(jìn)技術(shù)的支持與保障。公司在檔案管理上除了要利用以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息技術(shù)外，使檔案知識(shí)門(mén)戶、電子文件管理無(wú)數(shù)據(jù)等技術(shù)在檔案管理中得到推廣應(yīng)用，并相繼健全完善。

2.3 從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向依法檔案管理

增強(qiáng)檔案管理法制意識(shí)，依據(jù)國(guó)家、省和行業(yè)系統(tǒng)相關(guān)檔案法律、規(guī)章，結(jié)合本企業(yè)檔案管理實(shí)際情況，建立健全和完善公司各項(xiàng)檔案管理的規(guī)章制度，使形成、積累文件、文件歸檔、檔案管理、檔案信息資源利用成為公司檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員的職責(zé)，為開(kāi)發(fā)檔案知識(shí)價(jià)值提供了強(qiáng)有力的制度保障。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思維

3.1 觀念創(chuàng)新是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)

創(chuàng)新是時(shí)代的要求，檔案工作的創(chuàng)新來(lái)自于對(duì)檔案管理的創(chuàng)新想法和欲念，沒(méi)有創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，檔案創(chuàng)新就無(wú)從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一種全新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作要適應(yīng)這種新時(shí)代的要求，就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識(shí)和思想，檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的靈魂，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面，滲透創(chuàng)新思想，開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)踐。

3.2 信息化是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，為檔案信息化建設(shè)營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，如何依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服從、服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本條件，因此，如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境顯得尤為重要。

3.3 管理創(chuàng)新是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要手段

3.3.1 采用“兵團(tuán)協(xié)戰(zhàn)”策略

充分利用國(guó)內(nèi)外多方協(xié)作的機(jī)會(huì)，和同行業(yè)或跨行業(yè)企業(yè)精兵強(qiáng)將合作，攻克未來(lái)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的高新科技難關(guān)。

3.3.2 采用“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)”策略

利用網(wǎng)絡(luò)的潛能，吸納國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案信息和相關(guān)知識(shí)，建構(gòu)檔案信息庫(kù)，利用光盤(pán)等高新技術(shù)“海量”存貯，以滿足本企業(yè)全方位利用需求，實(shí)現(xiàn)信息和知識(shí)共享。

3.4 創(chuàng)新學(xué)習(xí)是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵

信息時(shí)代的到來(lái)，給我國(guó)檔案工作既帶來(lái)難得的發(fā)展機(jī)遇，又提出嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，迫切要求用信息技術(shù)開(kāi)展檔案工作，以提高檔案工作服務(wù)的效率和質(zhì)量。檔案工作者應(yīng)掌握如何使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，如何利用計(jì)算機(jī)處理信息等信息處理技術(shù)，使用網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用成為每一位檔案工作者的基本功。檔案工作者還應(yīng)學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開(kāi)發(fā)，做到檔案信息資源共享。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，改善服務(wù)方式

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的實(shí)質(zhì)是效益經(jīng)濟(jì)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動(dòng)都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，筆者認(rèn)為，檔案部門(mén)可以借鑒一些服務(wù)行業(yè)的做法，開(kāi)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、承諾服務(wù)，改良服務(wù)態(tài)度，提高查全率、查準(zhǔn)率，使利用者高興而來(lái)，滿意而歸。重新強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開(kāi)展各種深層次的檔案信息服務(wù)。

［1］于曉泳.現(xiàn)代企業(yè)創(chuàng)新檔案管理的思考[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2011，17.

［2］王彥芳，王金財(cái).關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考[J].機(jī)電兵船檔案，2012，6.

［3］馬紅.要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)檔案管理模式[J].浙江檔案，2009，6.

［4］葉亞莉.新建企業(yè)檔案管理模式探討[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，14.