吳金城

摘要：計(jì)算機(jī)的不斷應(yīng)用，使得會(huì)計(jì)核算工作的準(zhǔn)確性得到了提高。會(huì)計(jì)電算化在提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量、效率、水平上也是非常有幫助的，但是，會(huì)計(jì)電算化在快速的發(fā)展中也出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)使得電算化的質(zhì)量受到的影響，這些問(wèn)題的出現(xiàn)更具隱蔽性和無(wú)痕跡性，因此，為了使會(huì)計(jì)電算化工作健康發(fā)展必須解決上述問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；原始數(shù)據(jù)；計(jì)算機(jī)

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2014）03-0158-02

1 會(huì)計(jì)電算化實(shí)施中存在的問(wèn)題

1.1 原始數(shù)據(jù)在錄入中計(jì)算機(jī)對(duì)其準(zhǔn)確性無(wú)法進(jìn)行

判斷

會(huì)計(jì)電算化是使用專用的會(huì)計(jì)軟件，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入，計(jì)算機(jī)是在應(yīng)用程序的控制下進(jìn)行工作的，這樣然后對(duì)輸入完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和加工，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)工作。在會(huì)計(jì)電算化中，所有的記賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析工作都是在計(jì)算機(jī)程序中自動(dòng)進(jìn)行的。因此，在會(huì)計(jì)電算化中只要保證財(cái)務(wù)軟件是穩(wěn)定運(yùn)行的，在記賬方面就不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。但是，要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析就一定要將原始的數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中，在輸入原始數(shù)據(jù)的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行識(shí)別的，這樣就會(huì)導(dǎo)致以后的工作中都會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)失真的情況。為了更好的保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在進(jìn)行原始數(shù)據(jù)輸入的時(shí)候一定要做到真實(shí)并完全復(fù)核。同時(shí)，要在事后對(duì)原始數(shù)據(jù)和錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行經(jīng)常性的復(fù)查和審核工作，確保錄入數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。只有這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，為會(huì)計(jì)評(píng)價(jià)結(jié)果的實(shí)效性提供

保障。

1.2 操作人員的權(quán)限設(shè)置或權(quán)限分配不夠明確

會(huì)計(jì)電算化在進(jìn)行操作的時(shí)候，對(duì)操作人員的權(quán)限一定要進(jìn)行嚴(yán)格的設(shè)置，很多的會(huì)計(jì)軟件在操作的過(guò)程中都是有無(wú)痕化操作風(fēng)險(xiǎn)的，這樣就會(huì)使得一些人員在進(jìn)行操作的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)誤的操作也很難發(fā)現(xiàn)。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都是有相關(guān)的人員進(jìn)行審核和簽章的，這種情況下，會(huì)計(jì)的信息都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，對(duì)會(huì)計(jì)憑證和賬簿進(jìn)行修改是可以從不同的筆跡進(jìn)行責(zé)任的劃分的。但是在實(shí)行了電算化以后，傳統(tǒng)的手工記賬方式就被會(huì)計(jì)軟件取代了，憑證、賬簿和報(bào)表都是計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，在任何人對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行操作的時(shí)候，都會(huì)影響計(jì)算機(jī)輸出的結(jié)果，而且通過(guò)輸出的結(jié)果是很難對(duì)責(zé)任進(jìn)行劃分的。為了更好的保證電算化的準(zhǔn)確性，對(duì)不同的人員要授予不同的權(quán)限，這樣可以更好的明確責(zé)任，同時(shí)也可以更好的對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作進(jìn)行管理，在人員權(quán)限設(shè)置上可以更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制，對(duì)每個(gè)操作人員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，這樣就可以更好的避免系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)被篡改，同時(shí)也可以避免操作人員對(duì)使用的程序技能型數(shù)據(jù)庫(kù)的更改。因此權(quán)限的嚴(yán)格設(shè)置和合理的分配才是保證會(huì)計(jì)結(jié)果真實(shí)性的重要手段。

1.3 會(huì)計(jì)檔案保管方面存在缺陷

現(xiàn)在，很多的企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)資料保管的時(shí)候都是存在著一些問(wèn)題的，比如將計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)資料使用打印機(jī)打印出來(lái)，打印出來(lái)的資料在一段時(shí)間后就會(huì)出現(xiàn)字跡逐漸模糊的情況，這樣的資料在保管中根本就無(wú)法達(dá)到保存的期限。目前很多的企業(yè)都是采用這種做法對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管的，對(duì)計(jì)算機(jī)中的電子檔案不進(jìn)行備份，這樣會(huì)導(dǎo)致檔案保存中出現(xiàn)不完整的情況?，F(xiàn)在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，可以通過(guò)數(shù)據(jù)備份的方式來(lái)進(jìn)行，可以實(shí)現(xiàn)在保存時(shí)間上相對(duì)長(zhǎng)久。要對(duì)數(shù)據(jù)備份方式的檔案管理提出更高、更規(guī)范的要求，同時(shí)要多份多點(diǎn)備份，以免因硬件的問(wèn)題，而帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的損失。

1.4 會(huì)計(jì)分工模式存在著問(wèn)題

很多的企業(yè)在實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)會(huì)計(jì)人員的分工還是停留在原有的分工模式上，這樣就使得電算化工作中無(wú)法得到保證。在實(shí)行了電算化后，很多的財(cái)務(wù)部門沒(méi)有對(duì)實(shí)際的工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，這樣就使得電算化系統(tǒng)在實(shí)行中，系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作也是由會(huì)計(jì)人員來(lái)?yè)?dān)任的，這對(duì)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展是非常不利的，由于分工不明確，或是權(quán)限交互控制做得不到位，致使會(huì)計(jì)人員在工作中可能會(huì)出現(xiàn)舞弊的情況，而且這種舞弊更具隱蔽性和無(wú)痕性。因此必須有獨(dú)立的系統(tǒng)管理與維護(hù)部門，來(lái)維持軟件及硬件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使會(huì)計(jì)電算化的強(qiáng)大功能和無(wú)比的優(yōu)勢(shì)得以充分的發(fā)揮。

2 解決的具體措施和辦法

2.1 合理設(shè)置并調(diào)整組織機(jī)構(gòu)及人員分工

企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵在于不相容職務(wù)的分離，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣，對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。企業(yè)用于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的，企業(yè)應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)的使用要建立一整套管理制度，以保證每一個(gè)工作人員和每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。有了明確的分工，才能保障會(huì)計(jì)信息的安全，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的運(yùn)行和更改的無(wú)痕性，合理的分工和相互的制約就更顯重要，以減少差錯(cuò)的舞弊。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔，同時(shí)要建立起完善的硬件保障與系統(tǒng)維護(hù)體系，加強(qiáng)檔案管理與文件備份工作。

2.2 完善各項(xiàng)制度建設(shè)，保障會(huì)計(jì)信息安全

制訂嚴(yán)格的機(jī)構(gòu)和人員崗位管理制度、系統(tǒng)操作的各項(xiàng)制度和相應(yīng)的控制措施、健全檔案管理制度。

對(duì)各類操作人員必須制定崗位責(zé)任制，重點(diǎn)工作崗位必須實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤違法行為，杜絕舞弊現(xiàn)象發(fā)生。嚴(yán)格制訂系統(tǒng)操作的各項(xiàng)制度和相應(yīng)的控制措施。對(duì)于系統(tǒng)操作環(huán)境，必須制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定。操作規(guī)定應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng)，形成一套電算化系統(tǒng)文件，和具有可操作性的管理規(guī)范。同時(shí)建立健全檔案管理制度，這些檔案主要是指各種賬簿、報(bào)表、憑證和其他會(huì)計(jì)資料等。系統(tǒng)開發(fā)時(shí)就要對(duì)這些資料進(jìn)行不同的存檔和安全保管、保密工作。檔案管理一般通過(guò)制定與實(shí)施嚴(yán)格的檔案管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍的培訓(xùn)及選擇合適的財(cái)務(wù)軟件

會(huì)計(jì)電算化要求財(cái)務(wù)人員不僅要扎實(shí)掌握會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉本單位經(jīng)濟(jì)工作運(yùn)行的模式、規(guī)范、要求和規(guī)律，要對(duì)本單位財(cái)務(wù)工作的具體要求和所要達(dá)到的目的和成果了如指掌，同時(shí)還要對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)有深刻的了解。只有掌握了比較豐富的財(cái)務(wù)技能和管理知識(shí)，才能根據(jù)本單位的自身特點(diǎn)，利用電算化會(huì)計(jì)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，為單位經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、決策和控制等管理工作服務(wù)。所以，在是常工作中，企業(yè)就應(yīng)該注意培養(yǎng)“會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)管理”型的復(fù)合型人才，以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的順利發(fā)展，滿足電算化會(huì)計(jì)對(duì)人員素質(zhì)的要求。與此同時(shí)，在選擇會(huì)計(jì)管理軟件時(shí)也要特別注意，選擇那些系統(tǒng)能力強(qiáng)、具有良好的二次開發(fā)功能便于突出本行業(yè)本單位工作特點(diǎn)、與其他的相關(guān)的軟件兼容性好、升級(jí)方便快捷的電算化軟件。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對(duì)使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。

3 結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)的發(fā)展是非常有幫助的，電算化的發(fā)展是要依靠電子技術(shù)的發(fā)展和信息系統(tǒng)的發(fā)展的，還要依靠明確的會(huì)計(jì)分工及工作人員素質(zhì)的提高，在企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中也出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行正確地解決，才能更好的保證企業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的健康發(fā)展。