費(fèi)治蓮

(四川金峨發(fā)電有限公司 四川 樂山 614000)

辦公室是一個(gè)單位的中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到一個(gè)單位工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣和全年目標(biāo)任務(wù)的完成與否，直接影響到單位對(duì)外的形象、對(duì)內(nèi)的效率。當(dāng)前要做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化管理，加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化、職責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴(yán)密、督辦更加有力，使辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位和基層的績(jī)效更加顯著。

一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為科學(xué)化管理依次有三個(gè)層次，分別是規(guī)范化、精細(xì)化、個(gè)性化。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職，工作要日清日結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，及時(shí)處理等等?，F(xiàn)代企業(yè)對(duì)精細(xì)化管理的定義是“五精四細(xì)”，即精華、精髓、精品、精通、精密，以及細(xì)分對(duì)象、細(xì)分職能和崗位、細(xì)化分解每一項(xiàng)具體工作、細(xì)化管理制度的各個(gè)落實(shí)環(huán)節(jié)。它要求按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確職責(zé)分工、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、完善崗責(zé)體系、加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住辦公室的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。

精細(xì)化管理是管理者用來調(diào)整產(chǎn)品、服務(wù)和運(yùn)營(yíng)過程中的技術(shù)方法，它以規(guī)范化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，把服務(wù)者的專注焦點(diǎn)集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的必要性

(一)是辦公室職能的內(nèi)在要求

辦公室的特殊職能決定了辦公室工作任務(wù)重、事情雜，不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議籌備、信息反饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時(shí)，還要承擔(dān)許多臨時(shí)性、應(yīng)急性和額外的任務(wù)，經(jīng)常是“上班先到、下班后走，白天做雜事、晚上做正事”。辦公室工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，如果處理不當(dāng)，就可能影響機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作性質(zhì)決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動(dòng)中求主動(dòng)、在無序中求有序、在務(wù)實(shí)中求精細(xì)”。

(二)是提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑

電力企業(yè)對(duì)一個(gè)地區(qū)的電力供應(yīng)起著至關(guān)重要的作用，電力企業(yè)的辦公室作為企業(yè)的核心部門，其重要性更是不可小覷。電力企業(yè)的辦公室不僅為各階層領(lǐng)導(dǎo)、員工及各部門提供直接的服務(wù)，還負(fù)責(zé)與相關(guān)合作企業(yè)的聯(lián)系和溝通，所以，對(duì)辦公室的管理進(jìn)行改善和創(chuàng)新，提高辦公室工作的效率和質(zhì)量是非常必要的。但是就目前的情況而言，很多電力企業(yè)的辦公室管理工作存在這樣那樣的問題，這些問題都嚴(yán)重阻礙了電力企業(yè)辦公室管理的改善，只有全面推進(jìn)科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中流程不優(yōu)、崗責(zé)不細(xì)、職能不順、落實(shí)不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項(xiàng)工作高效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)。

(三)是改進(jìn)和完善管理流程的必然要求

精細(xì)化管理最基本的特征是組織戰(zhàn)略清晰化、內(nèi)部管理規(guī)范化、資源效益最大化，重細(xì)節(jié)、重基礎(chǔ)、重落實(shí)、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。這與電力企業(yè)在抓住市場(chǎng)機(jī)遇，把機(jī)會(huì)型增長(zhǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略型增長(zhǎng)，順利實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式增長(zhǎng)的目標(biāo)是一致的。精細(xì)化管理需要在組織流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)中得到體現(xiàn)，所以不斷改進(jìn)和優(yōu)化流程是精細(xì)化管理的主要特征。推行精細(xì)化管理，有利于提升辦公室服務(wù)水平，提升工作成效，提升干部隊(duì)伍素質(zhì)，對(duì)創(chuàng)造效益、提高效能具有十分重要的意義。

三、實(shí)施精細(xì)化管理提高辦公室行政效能的思路

(一)更新觀念，提高認(rèn)識(shí)

一方面，辦公室工作人員必須牢固樹立“細(xì)節(jié)決定成敗”的意識(shí)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，增強(qiáng)工作的自覺性、及時(shí)性、細(xì)致性、創(chuàng)造性、有效性，力爭(zhēng)每項(xiàng)工作都嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、準(zhǔn)確，要努力實(shí)現(xiàn)“六個(gè)不讓”，即不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯(cuò)在自己這里發(fā)生、不讓前來辦事的納稅人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損。要努力做到“三個(gè)一點(diǎn)”，即常規(guī)的事，思路超前一點(diǎn);急辦的事，步伐加快一點(diǎn)；敏感的事，考慮周全一點(diǎn)。另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩，辦事憑經(jīng)驗(yàn)，處事不冷靜，無論是辦文、辦會(huì)還是辦事，都要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和程序意識(shí)，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。

(二)明確職責(zé)，細(xì)化流程

1.要明確職能。辦公室的主要職責(zé)，概括起來就是:履行參謀職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù);履行協(xié)調(diào)職能，為推動(dòng)全局服務(wù);履行把關(guān)職能，為中心工作服務(wù);履行保障職能，為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。要將辦公室的各項(xiàng)職能按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，逐項(xiàng)分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”、“干錯(cuò)了怎么辦”，確保崗位職責(zé)精細(xì)化，按程序運(yùn)作，按規(guī)程服務(wù)，既不越位，也不缺位。

2.建立科學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明了的工作流程。按照精簡(jiǎn)程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，健全和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。辦公室工作的核心職能是輔助決策，是以決策的形成、實(shí)施、反饋、評(píng)估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對(duì)策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計(jì)流程。根據(jù)辦公室職能，逐項(xiàng)建立公文傳遞、新聞宣傳、會(huì)議管理、安全保密、信訪處理等各方面工作的具體流程，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。在流程設(shè)計(jì)中做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，形成上下互動(dòng)、左右聯(lián)動(dòng)、環(huán)環(huán)相扣的有機(jī)鏈條，努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的“無縫銜接”、有機(jī)配合、信息共享，既相互促進(jìn)又相互制約，既提高效率又減少差錯(cuò)。

3.加強(qiáng)協(xié)作。電力企業(yè)許多工作都?xì)w口辦公室管理，但又要靠各部門共同落實(shí)，需要依靠整個(gè)系統(tǒng)的力量。因此，辦公室要加強(qiáng)協(xié)作，做好與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)，及時(shí)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準(zhǔn)確及時(shí)地安排、布置、貫徹下去;做好與上級(jí)機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文、通知、安排，及時(shí)匯報(bào)，及早拿出思路和方案;做好與其它科室之間的協(xié)調(diào)，本著求同存異、顧全大局的原則，及時(shí)協(xié)調(diào)解決;做好與地方政府及系統(tǒng)外部門之間的協(xié)調(diào);做好與基層單位關(guān)系的協(xié)調(diào)。

(三)完善制度，強(qiáng)化考核

完善制度是科學(xué)化精細(xì)化管理的前提。有章可循、井然有序、周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫饶苡行У丶s束行為，規(guī)范辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，在優(yōu)化流程的前提下建立健全崗責(zé)體系，從機(jī)制上保證權(quán)責(zé)一致，是推行辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的重點(diǎn)。

完善制度就是要改變過去干多干少、干好干壞沒有具體衡量標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，也為個(gè)人自我管理、自我約束創(chuàng)造條件。每個(gè)崗位在明確應(yīng)該干什么、怎么干的同時(shí)，對(duì)于干到什么程度也要非常清楚。從會(huì)議室的布置、辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，到文件的格式、字體的選用、紙張的大小等，都要在質(zhì)量要求、效果等方面，建立科學(xué)合理，便于操作的工作標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)人工作質(zhì)量的高低，可以通過標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)出來。要增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)時(shí)時(shí)找差距、處處找不足，真正把標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)化為自身的目標(biāo)和行動(dòng)。要樹立品牌意識(shí)，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求爭(zhēng)創(chuàng)品牌，力爭(zhēng)各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)“工作零失誤、細(xì)節(jié)零缺陷、服務(wù)零縫隙”。