摘要：檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案三個(gè)概念，混淆使用的情況比較嚴(yán)重。文章對(duì)這三個(gè)概念進(jìn)行了全面的辨析。認(rèn)為：檔案數(shù)字化概念有廣義和狹義之分；檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過程，數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果；數(shù)字化檔案不是檔案，而只是檔案數(shù)字形式復(fù)制品；數(shù)字檔案才是真正的檔案。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字化檔案；數(shù)字檔案；概念；辨析

1 涉及檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念文獻(xiàn)數(shù)量情況

檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案，是近些年來檔案界使用頻率很高的三個(gè)概念。在許多文章中更是同時(shí)出現(xiàn)。筆者對(duì)中國(guó)知網(wǎng)的文獻(xiàn)進(jìn)行了檢索（以下文獻(xiàn)數(shù)據(jù)也均來自知網(wǎng)），表1是1997年至2012年涉及這三個(gè)概念的文獻(xiàn)數(shù)量檢索統(tǒng)計(jì)。由表1可見，近15年來，期刊文獻(xiàn)中涉及這三個(gè)概念（不論是單獨(dú)使用，還是組合使用）的文獻(xiàn)數(shù)量均呈不斷上升趨勢(shì)。值得關(guān)注的是這三個(gè)概念在同一文獻(xiàn)中同時(shí)或兩兩同時(shí)出現(xiàn)的頻率也在上升，這其中難免會(huì)出現(xiàn)將三者混淆使用或概念混淆的情況。因此，有必要對(duì)其進(jìn)行辨析。

2 檔案數(shù)字化的概念

國(guó)內(nèi)最早提及“檔案數(shù)字化”的文獻(xiàn)是1993年賈惠波在《檔案學(xué)研究》上發(fā)表的《光盤在檔案存貯管理應(yīng)用中的可靠性和壽命問題》一文。截至2012年10月共有11115篇文獻(xiàn)涉及“檔案數(shù)字化”概念。

國(guó)內(nèi)最早對(duì)“檔案數(shù)字化”下定義的是李筱春。2002年，他將“檔案數(shù)字化”定義為：“檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用。檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一個(gè)是把傳統(tǒng)的檔案信息，如文字、數(shù)值、（單色的和彩色的）圖形、（靜止的和活動(dòng)的）圖像、聲音等的檔案信息數(shù)字化，另一個(gè)是把數(shù)字化的檔案信息還原成文字、數(shù)值、圖形、圖像、聲音等傳統(tǒng)的檔案信息。前者是為了將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，后者是將數(shù)字化的檔案信息由計(jì)算機(jī)輸出給用戶。”[1]

之后有122篇文獻(xiàn)對(duì)“檔案數(shù)字化”下過定義。其中有代表性的如屠躍明、翟瑤認(rèn)為：“檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段將經(jīng)過鑒選、原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索利用的系統(tǒng)工程。”[2]

對(duì)檔案數(shù)字化的定義有兩點(diǎn)共性：一是與計(jì)算機(jī)技術(shù)有關(guān)；二是將其他載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。不同之處：一是數(shù)字化過程是否可逆；二是單一轉(zhuǎn)換與綜合利用的區(qū)別。

3 數(shù)字化檔案的概念

國(guó)內(nèi)最早提及“數(shù)字化檔案”的文獻(xiàn)是1986年洛克里奇、張春艷在《國(guó)際地震動(dòng)態(tài)》上發(fā)表的《美國(guó)全國(guó)地球物理資料中心的自然災(zāi)害活動(dòng)》一文。截至2012年10月共有5228篇文獻(xiàn)涉及“數(shù)字化檔案”概念。與檔案數(shù)字化不同的是，在這5228篇文獻(xiàn)中，只有4篇對(duì)“數(shù)字化檔案”下過定義。

國(guó)內(nèi)最早對(duì)“數(shù)字化檔案”下定義的是鄒悅，2005年，他在《數(shù)字檔案資源建設(shè)中的著作權(quán)問題研究》一文中認(rèn)為：“數(shù)字化檔案指的是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案?！盵3]鄭重認(rèn)為：“數(shù)字化檔案是指由辦公自動(dòng)化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。”并指出：“它從形成開始，就是數(shù)字形式?！盵4]李殿環(huán)認(rèn)為：“數(shù)字化檔案來源包括兩個(gè)部分，一部分是隨著政府信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)化辦公與無紙化辦公的出現(xiàn)，各機(jī)構(gòu)生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲(chǔ)在檔案館。另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息?！盵5]

對(duì)于數(shù)字化檔案的定義差別比較大，有認(rèn)為是“電子文件歸檔”后的產(chǎn)物；有認(rèn)為是“傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案”；還有認(rèn)為前兩者都是的。

4 數(shù)字檔案的概念

國(guó)內(nèi)最早提及“數(shù)字檔案”的文獻(xiàn)是1979年李志豪在《經(jīng)濟(jì)管理》上發(fā)表的《談?wù)勆虡I(yè)一級(jí)站會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)結(jié)合的實(shí)踐》一文。截至2012年10月共有7DDwEd/nmZTUIdX53mPNE7rK29Lbdtx3YqdIKmS3H19M=558篇文獻(xiàn)涉及“數(shù)字檔案”概念。而對(duì)“數(shù)字檔案”下過定義的只有13篇。

國(guó)內(nèi)最早對(duì)“數(shù)字檔案”下定義的是宋巖。2005年，他首次將“數(shù)字檔案”定義為：“數(shù)字檔案是指用計(jì)算機(jī)等工具對(duì)歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計(jì)算機(jī)語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的?！瓘妮d體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體?！盵6]

何貞健將“數(shù)字檔案”定義為：在“工作中形成的歸檔電子文件以及與其相關(guān)的元數(shù)據(jù)、背景信息”。[7]趙麗榮認(rèn)為：“數(shù)字檔案是指館藏檔案的數(shù)字化信息與移交進(jìn)館的電子文件信息的總稱?！盵8]

對(duì)于數(shù)字檔案的定義同樣差別比較大，有認(rèn)為是“歸檔電子文件”的；有認(rèn)為是“館藏檔案的數(shù)字化信息”的；還有認(rèn)為前兩者都是的。這同對(duì)數(shù)字化檔案的定義一樣，也就是說數(shù)字化檔案與數(shù)字檔案成了同一概念。

5 對(duì)檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念的思考

5.1 檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案。檔案數(shù)字化概念有廣義和狹義之分。狹義的檔案數(shù)字化，是指將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案信息通過計(jì)算機(jī)錄入、轉(zhuǎn)化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為0和1組成的數(shù)碼序列，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的過程。簡(jiǎn)單地說，檔案數(shù)字化是將非數(shù)字形式檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過程。這里有三個(gè)要點(diǎn)：一是檔案數(shù)字化的對(duì)象是檔案；二是檔案數(shù)字化的對(duì)象是非數(shù)字形式檔案；三是檔案數(shù)字化是一個(gè)從非數(shù)字形式檔案向數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的過程。廣義的檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面：一是檔案目錄的數(shù)字化，就是將手工檢索的紙質(zhì)檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；二是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案全部數(shù)字化，主要是紙質(zhì)檔案的全文內(nèi)容數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化采用掃描錄入方式，將檔案全文內(nèi)容按原貌逐頁存儲(chǔ)為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是將文字形式的檔案經(jīng)光學(xué)字符技術(shù)識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。

所謂數(shù)字化檔案，就是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案，利用計(jì)算機(jī)、掃描、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為0和1組成的數(shù)碼序列的檔案復(fù)制品。也就是非數(shù)字形式檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字形式的檔案，是非數(shù)字形式檔案數(shù)字化后的結(jié)果。簡(jiǎn)單地說，數(shù)字化檔案就是非數(shù)字形式檔案的數(shù)字形式復(fù)制品。數(shù)字化檔案僅指狹義檔案數(shù)字化后的結(jié)果，廣義檔案數(shù)字化的檔案目錄數(shù)字化結(jié)果不包括在內(nèi)，檔案目錄數(shù)字化的結(jié)果不是數(shù)字化檔案，而是管理、利用檔案的輔助品。

檔案數(shù)字化是以保護(hù)數(shù)字化檔案母體存在和利用為目的一種檔案保護(hù)和利用手段。檔案數(shù)字化過程是通過數(shù)字化的技術(shù)手段，應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，采取規(guī)范的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生數(shù)字化檔案的過程。

檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案有著密切的聯(lián)系，檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過程，數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果，沒有檔案數(shù)字化就沒有數(shù)字化檔案。

檔案數(shù)字化的目的與產(chǎn)生數(shù)字化檔案的目的一樣，是為了使檔案利用工作適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源日益擴(kuò)大的需求，提供遠(yuǎn)程和便捷的檔案利用服務(wù)，提高檔案信息檢索速度，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損，保護(hù)檔案原件，從而充分發(fā)揮館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)館藏檔案的開發(fā)與利用。

5.2 數(shù)字檔案與數(shù)字化檔案。所謂數(shù)字檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備直接形成以數(shù)字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。

數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下產(chǎn)生的新型的檔案，它是辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它是檔案的一種新的形式，并將成為檔案的主要形式。數(shù)字檔案包含著一切檔案的要素，它產(chǎn)生于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)中，并且是直接形成的數(shù)字歷史記錄。盡管數(shù)字檔案存在著信息的非人工識(shí)讀性，而只有經(jīng)過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，通過輸出設(shè)備使它還原再現(xiàn)，才能人工識(shí)讀；存在著對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，數(shù)字檔案從產(chǎn)生到歸檔管理再到利用都要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)；存在著信息的易變性，數(shù)字檔案在其生成、處理和管理等過程中，其信息內(nèi)容極易被修改，等等局限，但這些并不影響數(shù)字檔案成為檔案家族中的一員。雖然數(shù)字檔案存在著原始記錄性和法律效力的認(rèn)可問題，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理措施的到位，采取各種形式的技術(shù)手段來保證數(shù)字檔案的原始記錄性和法律效力，相信這些問題會(huì)得到滿意的解決。但這既不影響它的檔案特征，也改變不了它的檔案本質(zhì)屬性。數(shù)字檔案是實(shí)實(shí)在在地地道道的檔案。

而數(shù)字化檔案，正如上文所述，數(shù)字化檔案只是檔案數(shù)字化過程中的產(chǎn)物，數(shù)字化檔案是非數(shù)字形式檔案的數(shù)字形式復(fù)制品。數(shù)字化檔案不是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，它不具備檔案的特征和本質(zhì)屬性。檔案的數(shù)字形式復(fù)制品也并不能等于被復(fù)制的檔案本身，因此，數(shù)字化檔案不是檔案。

對(duì)于數(shù)字化檔案不是檔案的認(rèn)識(shí)，我們也可以從對(duì)檔案縮微復(fù)制品的認(rèn)識(shí)中找到相似的答案。攝影技術(shù)的發(fā)明，為人類社會(huì)增添了新的記錄形式，也為檔案的存儲(chǔ)增加了新的形式。在攝影技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的縮微技術(shù)就是這種新的存儲(chǔ)形式在檔案存儲(chǔ)方面的具體運(yùn)用。攝影技術(shù)為檔案增添了新的成員——照片檔案，也為減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損增添了新復(fù)制存儲(chǔ)形式——檔案縮微復(fù)制品。運(yùn)用攝影技術(shù)在人類社會(huì)活動(dòng)中直接形成的記錄，就形成了照片檔案。照片檔案包含檔案的一切要素，具備了檔案的特征和本質(zhì)屬性，是實(shí)實(shí)在在地地道道的檔案。而運(yùn)用縮微技術(shù)對(duì)檔案原件進(jìn)行處理就產(chǎn)生了檔案縮微復(fù)制品，檔案縮微復(fù)制品是檔案的復(fù)制件，而不是檔案，它并不具備檔案的特征和本質(zhì)屬性。對(duì)于檔案縮微復(fù)制品，雖有不少人稱其為“縮微檔案”，但是，“縮微檔案”并不是檔案，而且“縮微檔案”的說法，只是一種簡(jiǎn)化不規(guī)范的說法，不能望文生義地就認(rèn)為“縮微檔案”是檔案。雖然“縮微檔案”是不是檔案，也曾有過爭(zhēng)議，但基本上否定了“縮微檔案”是檔案的看法。在吳寶康主編的《檔案學(xué)詞典》中，就沒有“縮微檔案”一詞，而只有“檔案縮微復(fù)制品”一詞。對(duì)“檔案縮微復(fù)制品”的解釋是：“將檔案按一定比例縮拍在感光材料上制成的縮微品。”“一般可以作為檔案原件的代用品，有利于保護(hù)檔案原件?！盵9]《中國(guó)大百科全書·圖書館學(xué) 情報(bào)學(xué) 檔案學(xué)》中收錄的是“縮微品檔案”一詞，解釋為：“利用縮微攝影方法制成的檔案原件縮微品”，“縮微品檔案是檔案原件的副本”。[10]兩者強(qiáng)調(diào)的都是檔案的復(fù)制品。數(shù)字化檔案也同縮微檔案一樣，不是檔案，只是在新的技術(shù)條件下，又增添了一種新的檔案復(fù)制手段，增加了一種新的檔案存儲(chǔ)形式，添加一種新的檔案復(fù)制品。數(shù)字化檔案確切的稱謂應(yīng)該是“檔案數(shù)字復(fù)制品”或者“檔案數(shù)字形式復(fù)制品”。

那種將數(shù)字化檔案定義為：既包括電子文件歸檔后作為電子檔案存儲(chǔ)在檔案館的，也包括館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息的；以及那種將數(shù)字檔案定義為：數(shù)字檔案是指館藏檔案的數(shù)字化信息與移交進(jìn)館的電子文件信息的總稱等的認(rèn)識(shí)，都是將檔案與檔案復(fù)制品混為一談，這不僅不利于認(rèn)識(shí)什么是數(shù)字檔案，也不利于檔案學(xué)術(shù)研究。為避免概念混亂，建議放棄“數(shù)字化檔案”的說法，改稱為“檔案數(shù)字復(fù)制品”或者“檔案數(shù)字形式復(fù)制品”。并給“數(shù)字檔案”正名，將所謂的“數(shù)字化檔案”——“檔案數(shù)字復(fù)制品”排除在“數(shù)字檔案”之外。

5.3 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案與數(shù)字檔案。檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案這兩個(gè)概念，雖然看起來都有“數(shù)字”和“檔案”，但是它們與“數(shù)字檔案”一點(diǎn)關(guān)系都沒有。數(shù)字化檔案就是檔案數(shù)字化過程中的結(jié)果產(chǎn)物，檔案數(shù)字化過程是由檔案管理部門主動(dòng)對(duì)所藏檔案進(jìn)行的數(shù)字化加工，而在這個(gè)由檔案管理部門主動(dòng)做的檔案數(shù)字化過程中并不產(chǎn)生新的檔案（數(shù)字檔案），數(shù)字化檔案的產(chǎn)生完全由檔案管理部門掌控，數(shù)字化檔案僅表示是檔案數(shù)字形式的復(fù)制品。而且，檔案數(shù)字化不是簡(jiǎn)單把檔案掃描成圖片，數(shù)字化檔案也并非是電子圖片，檔案數(shù)字化和檔案信息化等問題還需要進(jìn)一步探討。

數(shù)字檔案的產(chǎn)生則完全是另外一個(gè)過程，它是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，是真正檔案的形成過程，而不是由檔案管理部門加工形成的。厘清它們的關(guān)系對(duì)于認(rèn)識(shí)什么是數(shù)字檔案有著積極的意義。

注：本文為2012年度河南省檔案局科技項(xiàng)目《基于網(wǎng)站集群的公共檔案信息資源共享平臺(tái)管理研究》的階段性成果，項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)為：2012-X-68。

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（劉東斌組稿 作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2012-10-18）</