摘 要：文章對(duì)國(guó)家檔案局第8號(hào)令附件《文書檔案保管期限表》11處“重要的”和“一般的”（文件材料）進(jìn)行了簡(jiǎn)略的分析，談了作者自己的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；保管期限；重要的；一般的；永久；30年；10年

2006年12月18日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)簽署國(guó)家檔案局第8號(hào)令，公布了新的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，其附件《文書檔案保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱《保管期限表》）共有11處“重要的”和“一般的”（文件材料）字眼。如何區(qū)分這11處“重要的”和“一般的”（文件材料），是歸檔文件整理當(dāng)中非常棘手的一個(gè)實(shí)際問題。筆者不揣淺陋，談點(diǎn)個(gè)人認(rèn)識(shí)。

1 上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料

《保管期限表》第7條，將“上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。而《河南省檔案局關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳貫徹國(guó)家檔案局第8號(hào)令〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的通知》（豫檔文〔2007〕23號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《豫檔23號(hào)文》）將“一般的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的行政級(jí)別和檢查、視察事由的重要程度。一般來說，黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，以及省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作形成的文件材料，屬于“重要的”，可定為永久保管；省部級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作形成的文件材料，屬于“一般的”，可定為30年保管。另外，還可以從文件材料的類型上區(qū)分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”。一般來說，“重要的”包括上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察的照片、題詞、講話錄音、錄像等文件材料，可定為永久保管；“一般的”包括上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出訪通知、日程安排、接待工作總結(jié)等文件材料以及本地區(qū)、本機(jī)關(guān)的匯報(bào)材料，可定為30年保管。

應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)指出的是：在實(shí)際執(zhí)行這一條款時(shí)，不能僅憑上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的行政級(jí)別就盲目下結(jié)論確定此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，而要具體情況具體分析，既要考慮上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的行政級(jí)別，又要考慮上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察事由的重要程度，然后再具體確定歸檔文件材料定為永久保管還是30年保管。例如，市委書記到市檔案館檢查工作，現(xiàn)場(chǎng)辦公解決了市檔案館新建問題，這一問題對(duì)本地區(qū)講是重要的，形成的相關(guān)文件材料，屬于“重要的”，可定為永久保管；同樣，黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，以及省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作形成的個(gè)別相對(duì)不太重要的文件材料，也可定為30年保管。

2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

《保管期限表》第8條第2款，將“本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”分為“重要業(yè)務(wù)問題的”和“一般業(yè)務(wù)問題的”兩種情況，“重要業(yè)務(wù)問題的”定為永久保管，“一般業(yè)務(wù)問題的”定為30年保管。而《豫檔23號(hào)文》將“一般的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要業(yè)務(wù)問題的”還是“一般業(yè)務(wù)問題的”，關(guān)鍵在于業(yè)務(wù)內(nèi)容的重要程度。一般來說，內(nèi)容涉及法規(guī)政策性和重大業(yè)務(wù)建設(shè)的，應(yīng)視為“重要業(yè)務(wù)問題的”文件材料，可定為永久保管；內(nèi)容涉及基礎(chǔ)性、技術(shù)性的，應(yīng)視為“一般業(yè)務(wù)問題的”文件材料，可定為30年保管。例如：市檔案局向省檔案局請(qǐng)示關(guān)于能否開放館藏檔案的問題，屬于檔案開放鑒定業(yè)務(wù)，既敏感又復(fù)雜，在檔案工作環(huán)節(jié)中地位比較重要，稍有不慎就容易出現(xiàn)問題。因此，市檔案局關(guān)于開放檔案問題的請(qǐng)示與省檔案局的批復(fù)，對(duì)市檔案局而言，就屬本機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題，可定為永久保管。

應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)指出的是：在一個(gè)機(jī)關(guān)什么是重要業(yè)務(wù)問題、什么是一般業(yè)務(wù)問題，是很復(fù)雜的，也是很不好區(qū)分的，只能具體問題具體分析，不能一概而論。

3 同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

《保管期限表》第8條第3款，將“同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料”分為“重要業(yè)務(wù)問題的”和“一般業(yè)務(wù)問題的”兩種情況，“重要業(yè)務(wù)問題的”定為永久保管，“一般業(yè)務(wù)問題的”定為30年保管。而《豫檔23號(hào)文》將“一般的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要業(yè)務(wù)問題的”還是“一般業(yè)務(wù)問題的”，關(guān)鍵也在于業(yè)務(wù)內(nèi)容的重要程度。前面“2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”已作分析，這里不再贅述。例如前面提及的“市檔案局關(guān)于開放檔案問題的請(qǐng)示與省檔案局的批復(fù)”，對(duì)省檔案局而言，亦屬本機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題，可定為永久保管。又如市直某單位向市檔案局發(fā)出了關(guān)于檔案庫(kù)房能否建在地下室的函，類似請(qǐng)示、咨詢性質(zhì)，這類問題是檔案保護(hù)業(yè)務(wù)中的基本問題，屬一般技術(shù)性問題。因此，其來函與市檔案局復(fù)函，對(duì)市檔案局而言，均屬一般業(yè)務(wù)問題，可定為30年保管。

4 本機(jī)關(guān)為主辦的機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料

《保管期限表》第8條第5款第1項(xiàng)，將“本機(jī)關(guān)為主辦的機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料”分為“重要業(yè)務(wù)問題的”和“一般業(yè)務(wù)問題的”兩種情況，“重要業(yè)務(wù)問題的”定為永久保管，“一般業(yè)務(wù)問題的”定為30年保管。而《豫檔23號(hào)文》將“一般的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要業(yè)務(wù)問題的”還是“一般業(yè)務(wù)問題的”，關(guān)鍵也在于業(yè)務(wù)內(nèi)容的重要程度。前面“2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”已作分析，這里不再贅述。譬如：某市檔案局、工商聯(lián)、工商局以聯(lián)合行文的方式出臺(tái)的《關(guān)于扶持和促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的意見》，對(duì)全市民營(yíng)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作起到一定的指導(dǎo)作用，應(yīng)該看成是重要業(yè)務(wù)文件，屬于“重要業(yè)務(wù)問題的”，作為主辦機(jī)關(guān)，市檔案局歸檔時(shí)可定為永久保管；再如：某市檔案局、教育局以聯(lián)合行文的方式出臺(tái)的《關(guān)于對(duì)全市教育系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行執(zhí)法檢查的通知》，應(yīng)該看成是一般業(yè)務(wù)文件，屬于“一般業(yè)務(wù)問題的”，作為主辦機(jī)關(guān)，市檔案局歸檔時(shí)可定為30年保管。

5 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料

《保管期限表》第8條第5款第2項(xiàng)，將“本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料”分為“重要業(yè)務(wù)問題的”和“一般業(yè)務(wù)問題的”兩種情況，“重要業(yè)務(wù)問題的”定為30年保管，“一般業(yè)務(wù)問題的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要業(yè)務(wù)問題的”還是“一般業(yè)務(wù)問題的”，關(guān)鍵也在于業(yè)務(wù)內(nèi)容的重要程度。前面“2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”已作分析，這里不再贅述。譬如：前面提到的某市檔案局、工商聯(lián)、工商局以聯(lián)合行文的方式出臺(tái)的《關(guān)于扶持和促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的意見》，屬于“重要業(yè)務(wù)問題的”，作為協(xié)辦機(jī)關(guān)，市工商聯(lián)、工商局歸檔時(shí)可定為30年保管；再如：前面提到的某市檔案局、教育局以聯(lián)合行文的方式出臺(tái)的《關(guān)于對(duì)全市教育系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行執(zhí)法檢查的通知》屬于“一般業(yè)務(wù)問題的”，作為協(xié)辦機(jī)關(guān)，市教育局歸檔時(shí)可定為10年保管。

6 本機(jī)關(guān)行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/p>

《保管期限表》第8條第7款第5項(xiàng)，將“本機(jī)關(guān)行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧稀狈譃椤爸匾摹焙汀耙话愕摹眱煞N情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。而《豫檔23號(hào)文》將“一般的”定為10年保管。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政處罰法》第八條規(guī)定，行政處罰的種類有：（一）警告；（二）罰款；（三）沒收違法所得、沒收非法財(cái)物；（四）責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)；（五）暫扣或者吊銷許可證、暫扣或者吊銷執(zhí)照；（六）行政拘留；（七）法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他行政處罰。筆者認(rèn)為，對(duì)行政處罰中形成的文件材料，區(qū)分其是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于行政處罰的種類。一般來說，“警告”和“罰款”兩類應(yīng)視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他五類應(yīng)視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)公務(wù)員法》第五十六條規(guī)定，處分分為：警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除。筆者認(rèn)為，對(duì)行政處分中形成的文件材料，區(qū)分其是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于行政處分的種類。一般來說， “警告”類應(yīng)視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他五類應(yīng)視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

行政復(fù)議中形成的文件材料，筆者認(rèn)為區(qū)分其是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于所受行政處罰的種類。一般來說，“警告”和“罰款”兩類應(yīng)視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他五類應(yīng)視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

國(guó)家賠償過程中形成的文件材料，筆者認(rèn)為一般來說都屬“重要的”，可定為永久保管；個(gè)別相對(duì)不太重要的也可定為30年保管。根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)家賠償法》規(guī)定，導(dǎo)致國(guó)家賠償?shù)脑虼蠖嗍且驗(yàn)閲?guó)家機(jī)關(guān)和國(guó)家工作人員違法行使職權(quán)，侵犯了公民、法人和其他組織的合法權(quán)益而對(duì)當(dāng)事者造成了損害，這種違法行為導(dǎo)致國(guó)家賠償所形成的文件材料，一般都比較重要。

7 本機(jī)關(guān)紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料

《保管期限表》第9條第11款，將“本機(jī)關(guān)紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。而《豫檔23號(hào)文》將“一般的”定為10年保管。

《中國(guó)共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》第十條規(guī)定，對(duì)黨員的紀(jì)律處分種類有：（一）警告；（二）嚴(yán)重警告；（三）撤銷黨內(nèi)職務(wù)；（四）留黨察看；（五）開除黨籍。筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于案件違規(guī)違紀(jì)的程度，即案件最終處理結(jié)果。一般來說，“警告”和“嚴(yán)重警告”兩類應(yīng)視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他三類應(yīng)視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

如果調(diào)查結(jié)論是查無實(shí)據(jù)，形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料，可定為30年甚至10年保管。

此外，機(jī)關(guān)年度紀(jì)檢、監(jiān)察工作綜合性工作報(bào)告，可定為永久保管，年度以下的可定為30年甚至10年保管。

8 本機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

《保管期限表》第10條第2款，將“本機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于其事由重要程度、涉及資金多少和有效時(shí)限。一般來說，事由重要、金額較大、有效時(shí)限較長(zhǎng)的，應(yīng)視為“重要的”文件材料，可定為永久保管，如某機(jī)關(guān)蓋大樓與施工方簽訂的合同，事由重要、金額較大、有效時(shí)限較長(zhǎng)，屬重要合同，可定為永久保管；事由次要、金額較小、有效時(shí)限較短的，應(yīng)視為“一般的”文件材料，可定為10年保管，如機(jī)關(guān)與某苗圃單位簽訂“五一”、“國(guó)慶”等長(zhǎng)假期間供花合同，事由一般、金額較小、有效時(shí)限較短，屬一般性合同，可定為10年保管。

應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)指出的是：判斷一個(gè)機(jī)關(guān)與某單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料是“重要的”還是“一般的”，要因事而異、因量而異，不可一概而論。

9 本機(jī)關(guān)接待工作的計(jì)劃、方案等文件材料

《保管期限表》第10條第3款，將“本機(jī)關(guān)接待工作的計(jì)劃、方案等文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為30年保管，“一般的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于接待對(duì)象的級(jí)別。一般來說，接待黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，以及省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)視察工作或進(jìn)行調(diào)研形成的計(jì)劃、方案等文件材料，屬于“重要的”，可定為30年保管；接待省部級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)視察工作或進(jìn)行調(diào)研形成的計(jì)劃、方案等文件材料，屬于“一般的”，可定為10年保管。

應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)指出的是：雖然接待對(duì)象的級(jí)別是區(qū)分接待工作計(jì)劃、方案等文件材料是“重要的”還是“一般的”主要因素，但還要與接待事由的重要程度結(jié)合起來綜合考慮。比如人大代表團(tuán)組、政協(xié)委員團(tuán)組對(duì)某機(jī)關(guān)進(jìn)行視察、檢查，屬于重要活動(dòng)，相關(guān)接待計(jì)劃、方案等文件材料也就相對(duì)重要了，可定為30年保管。而兄弟單位對(duì)口接待過程中形成的接待計(jì)劃、安排、方案等文件材料應(yīng)屬一般性的，可定為10年保管。

10 本機(jī)關(guān)國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料

《保管期限表》第10條第6款，將“本機(jī)關(guān)國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為10年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于國(guó)有資產(chǎn)的規(guī)模、數(shù)量及價(jià)值大小。一般來說，規(guī)模、數(shù)量及價(jià)值較大的國(guó)有資產(chǎn)管理文件材料，屬于“重要的”，可定為永久保管，如機(jī)關(guān)房產(chǎn)、機(jī)動(dòng)車等國(guó)有資產(chǎn)價(jià)值相對(duì)大、使用壽命周期比較長(zhǎng)，其國(guó)有財(cái)產(chǎn)文件材料，可定為永久保管；規(guī)模、數(shù)量及價(jià)值較小的國(guó)有資產(chǎn)管理文件材料，屬于“一般的”，可定為10年保管，如機(jī)關(guān)辦公使用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，價(jià)值相對(duì)不高，使用壽命周期相對(duì)較短，其國(guó)有財(cái)產(chǎn)文件材料，可定為10年保管。

11 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料

《保管期限表》第11條第1款，將“上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為10年保管。而《豫檔23號(hào)文》將“重要的”定為30年保管。

筆者認(rèn)為，區(qū)分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關(guān)鍵在于上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料是否具有政策性、法規(guī)性、方針性。一般來說，上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的具有政策性、法規(guī)性、方針性的文件材料，應(yīng)視為“重要的”文件材料，可定為永久保管；而上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的不具有政策性、法規(guī)性、方針性的文件材料，應(yīng)視為“一般的”文件材料，可定為10年保管。譬如：我們現(xiàn)在學(xué)習(xí)的國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，對(duì)于省、市、縣（區(qū)）檔案局而言，就是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的具有政策性、法規(guī)性、方針性的文件材料，應(yīng)視為“重要的”文件材料，可定為永久保管；再如，省檔案局下發(fā)的諸如會(huì)議通知等非政策性、非法規(guī)性的一般性文件材料，應(yīng)視為“一般的”文件材料，可定為10年保管。

（作者單位：河南濮陽(yáng)市檔案局 來稿日期：2012-10-14）</