辦公自動化為人類社會進入知識經(jīng)濟時代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時，也給文件與檔案管理帶來了新的變化。

1 目前電子檔案管理存在的問題

1.1 電子文件保密性受限制。當(dāng)前，我國電子檔案安全法規(guī)還沒有形成完整的體系，況且電子文件內(nèi)容易于變化、易于修改，改動后不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可禁止傳遞電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們很難把握其內(nèi)容原貌。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)格的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難做到絕對保密。

1.2 對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)提出了更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，要有現(xiàn)代化的人才。管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足一般的計算機操作水平。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能完全發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

2 電子檔案安全管理方法

2.1 建立電子檔案管理法規(guī)制度。相關(guān)部門應(yīng)在我國現(xiàn)有電子檔案安全法規(guī)制度基礎(chǔ)上借鑒國外先進經(jīng)驗，結(jié)合本單位、本地區(qū)實際情況，制定出具有可操作性的電子檔案法規(guī)制度，健全安全管理機制。主要包括：①人員安全管理機制：崗位責(zé)任制、安全審查制度、離崗人員身份撤銷制度等；②系統(tǒng)安全運行機制：機房管理制度、定期維護和定期檢測制度、運行管理制度等；③災(zāi)害管理機制：災(zāi)害預(yù)警制度、突發(fā)事件應(yīng)急制度、常規(guī)備份制度、災(zāi)害搶救制度等。同時，還要強化落實各項安全管理規(guī)范，使安全管理工作程序化、制度化。

2.2 運用合適的電子檔案安全技術(shù)。①辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全最主要，同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)，可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制，無論何種類型的防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。②做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行。這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改成“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。而且，對長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

2.3 強化檔案人員管理。一是加大對檔案信息化建設(shè)投入，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。實踐證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到提高業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是加強對檔案人員的培訓(xùn)工作。電子檔案管理技術(shù)要求高，只有熟練運用計算機和掌握電子檔案管理技術(shù)，才能真正做好檔案工作。這就要求根據(jù)形勢的發(fā)展和計算機應(yīng)用技術(shù)的提高，不斷加強對檔案人員的培訓(xùn)工作。通過培訓(xùn)不斷學(xué)習(xí)獲取新知識、新技術(shù)，以適應(yīng)電子檔案管理的工作要求。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作力度，不斷擴大檔案人員的知識面，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

（作者單位：濮陽市林業(yè)科學(xué)院 來稿日期：2013-04-18）