摘要：隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，并在各個領域中得到廣泛應用，通過研究和掌握必要的信息采集和查詢技術(shù)，是各企、事業(yè)單位信息化人員基本素質(zhì)之一。EXCEL作為強大數(shù)據(jù)處理軟件，在信息采集和查詢分析中起到不可替代的作用，如何在深化應用來提高工作效率，是該文研究的對象。該文通過在EXCEL軟件中編寫程序，制作了一個適合企、事業(yè)單位進行信息采集和查詢的工具，大大提高了員工的工作效率。

關鍵詞：EXCEL；信息采集；信息查詢；工作效率

中圖分類號：TP312 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）02-0280-04

單位要對員工詳細信息進行摸底，每個員工需要采集的信息有若干項，如果收集紙質(zhì)信息表后，讓專人錄入到EXCEL表格中，由于每人項目太多，操作起來容易串行，輸入不方便，而且非常費時費力，還不能按時完成任務。為了快速完成任務，我將員工信息項制作成卡片形式，讓它們?nèi)@示在同一屏上，方便員工輸入，再使用一個簡單的宏，輸入完成后，保存到信息表中。將設計好的EXCEL信息采集表設置成共享工作薄，通過網(wǎng)絡共享后，讓員工們自行錄入自己信息，這樣速度快，信息準確。最后再制作好信息查詢系統(tǒng)，讓領導方便的查詢員工信息，輕松搞定這些統(tǒng)計。

1 制作信息采集系統(tǒng)

1.1 設計表格

在EXCEL中“信息”工作表中設計好采集信息項，將員工編號和姓名輸入到第一、二列中，在第二行設置輸入編號錯誤時的提示錯誤，其它信息按具體要求設計。在“采集”表中設計好信息項輸入表格，并設置好兩表的相應單元格數(shù)據(jù)格式，設置字體、填充顏色等，越美觀越好，并設計使用說明（如圖1所示）。

圖1 信息采集表

1.2 添加宏代碼

在“采集”表標簽上右擊，選擇“查看代碼”，打開VBA編輯器窗口，在左側(cè)窗格中右擊，選擇“插入/模塊”，插入一個“模塊1”，雙擊它，在其中輸入以下代碼（其中有“核對”、“保存”兩個宏，每句代碼后都有說明），隨后保存。

2.3 任選項目查詢

e88e101db1d847ace4910c488f5be9e5這下就可以在B2單元格中任意輸入查詢項目，點擊“查詢”按鈕，就能快速將查找到的員工信息顯示在下方表格中，方便領導查閱。這兒需要注意，輸入身份證號等，先輸入一個“'”號，再輸入就可查詢到。另外，最好限制只能按編號、姓名、身份證號、聯(lián)系電話等具有唯一性的項進行查詢，這樣才不會讓重復項目影響查詢效果（如圖3所示）。

圖3 項目查詢

3 讓查詢系統(tǒng)順序瀏覽

雖然可以使用任選項目進行信息查詢，有時還需要順序瀏覽每個員工的信息。一個一個輸入姓名或編號查詢起來，實在不方便，那就在原來查詢的基礎上，添加了一個可以進行順序瀏覽的表，進行了功能擴展，方便領導在一屏內(nèi)，瀏覽一位員工完整信息。

3.1 添加公式

將“查詢系統(tǒng)”工作薄中的“查詢”工作表復制一份，更名為“順序瀏覽”，將其中的宏代碼全清空，在A5單元格輸入公式：=OFFSET（信息！$A$2，查詢！$H$2，0），在B5中輸入：=OFFSET（信息！$B$2，查詢！$H$2，0），在其它的相關單元格中同樣輸入這樣的公式，只需將公式中的“信息！$A$2”內(nèi)的“A”修改成信息在“信息”表中所在列標記，其它參數(shù)不變。

3.2 添加控件

依次選擇“開發(fā)工具”選項卡中的“控件/插入/表單控件/數(shù)據(jù)調(diào)節(jié)鈕（窗體控件）”按鈕，在“查詢”表中畫一個微調(diào)按鈕，鼠標右擊它，在其快捷菜單中選“設置控件格式”項，切換到“控制”標簽下，設置當前值、最小值都為“1”，最大值設置為“X”（X代表單位員工數(shù)目），步長為“1”，單元格鏈接設置為“$H$2”這個絕對地址，最后確定返回。

3.3 順序瀏覽員工信息

制作好后，點擊“順序瀏覽”表中的微調(diào)控件的上、下按鈕，H2單元格中的數(shù)值隨即變化，同時員工的對應信息項也會隨著整體變化，這樣就可方便的瀏覽不同員工全部信息項。

參考文獻：

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