社區(qū)檔案工作是社區(qū)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,做好社區(qū)檔案工作對(duì)于加強(qiáng)城鎮(zhèn)基層組織建設(shè),規(guī)范社區(qū)管理,服務(wù)社區(qū)居民,促進(jìn)社區(qū)全面發(fā)展具有重要意義。近年來(lái),隨著我國(guó)城市社區(qū)建設(shè)事業(yè)日益加快,社區(qū)檔案管理工作取得了長(zhǎng)足發(fā)展。但是我們也應(yīng)看到,作為發(fā)展中的新生事物,社區(qū)檔案工作仍然面臨著一些不容忽視的困難和問(wèn)題,如何加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作是檔案工作者亟待解決的問(wèn)題之一。
一、加強(qiáng)社區(qū)檔案管理的重要性
1.加強(qiáng)社區(qū)檔案管理是體制改革的需要。大多數(shù)社區(qū)是由原來(lái)的居委會(huì)轉(zhuǎn)變而來(lái),轉(zhuǎn)變后的社區(qū)工作既要面向居民,還要面向社會(huì)。社區(qū)工作的開展,形成了大量的文字、圖表、音像等原始資料,其記載的內(nèi)容反映了社會(huì)基層管理體制變革的進(jìn)程及社區(qū)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。社區(qū)成立后由于建制交替,人員調(diào)整等原因,不但要清理接收原居委會(huì)的文件材料,而且隨著社區(qū)工作啟動(dòng),必然產(chǎn)生新的文件材料。為了真實(shí)記錄社會(huì)發(fā)展的歷程和百姓生活的變遷,更好地為社區(qū)管理工作服務(wù),開展社區(qū)檔案管理已屬當(dāng)務(wù)之急。
2.加強(qiáng)社區(qū)檔案管理是實(shí)現(xiàn)社會(huì)管理轉(zhuǎn)變的需要。隨著改革開放的深入和政府職能轉(zhuǎn)變,城市社會(huì)發(fā)生了根本性變革,人們的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)生活由過(guò)去的“單位性”更多地表現(xiàn)為“社會(huì)性”,必然對(duì)所居住的社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)提出新的要求。社區(qū)作為一個(gè)新型的“非單位性”的管理載體,要擔(dān)負(fù)起由“單位性”向“社會(huì)性”轉(zhuǎn)變的職能,許多工作都離不開檔案記錄,如對(duì)轄區(qū)內(nèi)所有下崗職工進(jìn)行普查登記,建立再就業(yè)服務(wù)檔案資料庫(kù)等,都需要我們進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案的管理。
3.加強(qiáng)社區(qū)檔案管理是做好社區(qū)服務(wù)與管理的需要。隨著政府有關(guān)部門工作向社區(qū)延伸,社區(qū)日常管理工作的覆蓋面更加廣泛,其形成的大量資料在服務(wù)工作中有著重要的參考價(jià)值,社區(qū)只有全面系統(tǒng)的將這些材料收集、整理、歸檔,及時(shí)有效的為廣大居民提供服務(wù),才能充分發(fā)揮社區(qū)自我管理、自我教育、自我服務(wù)的職能。
二、當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
隨著社區(qū)建設(shè)步伐的加快,作為社區(qū)基礎(chǔ)性工作之一的檔案管理工作,越來(lái)越不能很好的適應(yīng)社區(qū)發(fā)展的要求。存在的主要問(wèn)題有:一是檔案意識(shí)淡薄。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社區(qū)檔案管理工作存有模糊認(rèn)識(shí),往往說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要,加之受編制等方面制約,大多數(shù)社區(qū)沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu),導(dǎo)致社區(qū)檔案管理工作先天不足。二是檔案管理機(jī)制不完善。一方面,社區(qū)檔案管理存在兼職多、缺人手、變動(dòng)頻等問(wèn)題,致使履行日常檔案管理職責(zé)較難;另一方面,由于“條塊分割”,社區(qū)工作千頭萬(wàn)緒,資料處理隨意性強(qiáng),誰(shuí)收文誰(shuí)處理、許多文件材料分散在個(gè)人手中,造成了檔案材料不集中,嚴(yán)重影響了檔案的齊全性和完整性,也不利于安全保管和利用。三是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱。由于受辦公條件限制,有的社區(qū)沒(méi)有庫(kù)房和裝具,隨意堆放檔案的現(xiàn)象比較嚴(yán)重,檔案的安全保護(hù)存在隱患。四是檔案資源開發(fā)利用不足。檔案管理人員對(duì)社區(qū)檔案重保管、輕利用,放棄了檔案信息服務(wù)保障功能的開發(fā),以致現(xiàn)有檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。
三、加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的對(duì)策
1.增強(qiáng)社區(qū)工作人員的檔案意識(shí)。首先提高社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社區(qū)檔案管理的認(rèn)識(shí)。要積極向社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作在社區(qū)建設(shè)發(fā)展中的重要意義,提高社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),使其加大對(duì)檔案工作的支持和投入力度。其次,提高社區(qū)全體人員的檔案意識(shí)。要通過(guò)宣傳、培訓(xùn)、教育,使社區(qū)工作人員認(rèn)識(shí)到自己經(jīng)常在使用檔案,經(jīng)常在直接使用檔案中獲益,讓他們?cè)诶脵n案的過(guò)程中真正體會(huì)到檔案的重要作用,從而認(rèn)識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,逐步增強(qiáng)檔案意識(shí)。
2.提高社區(qū)檔案管理人員素質(zhì)。社區(qū)檔案人員的數(shù)量和質(zhì)量關(guān)系到社區(qū)檔案室工作的好壞,造就一支與社區(qū)發(fā)展相適應(yīng)的檔案人員不僅是時(shí)代的要求,更是社區(qū)檔案工作迫切需要。要根據(jù)社區(qū)檔案工作的具體情況,因地制宜,因人施教,舉辦各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,組織社區(qū)檔案員參觀學(xué)習(xí),培養(yǎng)一批有能力、懂業(yè)務(wù)的檔案管理人員,使他們成為社區(qū)檔案建設(shè)的主力軍。
3.完善社區(qū)檔案管理機(jī)制。為進(jìn)一步加強(qiáng)社區(qū)檔案工作,應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際,建立和完善社區(qū)檔案工作崗位責(zé)任制和檔案的收集、整理、保管、利用、移交等各項(xiàng)制度,與相關(guān)部門達(dá)成共識(shí),對(duì)社區(qū)檔案資源進(jìn)行整合,集中收集、集中整理、集中保管,確保檔案的收集齊全、整理規(guī)范、保管有序、利用有效,使社區(qū)檔案最大化地發(fā)揮作用。同時(shí)做好區(qū)域內(nèi)名人、民俗風(fēng)情、名勝古跡、社區(qū)面貌變遷等珍貴資料的征集工作,豐富社區(qū)檔案,使社區(qū)檔案成為社區(qū)一個(gè)不可替代的文化陣地。
4.積極推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。隨著信息時(shí)代的到來(lái),利用計(jì)算機(jī)管理檔案已是大勢(shì)所趨,自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)將會(huì)大大提高工作效率。因此,社區(qū)要積極創(chuàng)造條件,自主開發(fā)社區(qū)檔案管理系統(tǒng),建立社區(qū)檔案自動(dòng)化管理平臺(tái),以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化,更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值,為社會(huì)發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。
5.充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。社區(qū)檔案工作應(yīng)堅(jiān)持為社區(qū)建設(shè)和廣大居民提供及時(shí)、有效的服務(wù)。要圍繞社區(qū)建設(shè)的重點(diǎn)工作、熱點(diǎn)問(wèn)題和居民需求,建立健全社區(qū)基本信息數(shù)據(jù)庫(kù),主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源,為社區(qū)進(jìn)一步落實(shí)社會(huì)保障、安置下崗和失業(yè)人員、開展社區(qū)文化活動(dòng)、幫助群眾排憂解難等工作提供咨詢服務(wù),充分發(fā)揮社區(qū)自我管理、自我教育、自我服務(wù)的功能。
(作者單位:滄州市運(yùn)河區(qū)南環(huán)街道辦事處)