地籍檔案是在地籍管理活動過程中直接形成的，具有保存和查考價值的地籍簿、冊、圖件、聲像、電子資料等，在國土資源檔案中，地籍檔案占90%以上的份額，它不僅是地籍管理工作的寶貴真實記錄，而且還反映土地社會關(guān)系、土地基本狀況，對于國計民生關(guān)系重大。蘇州市國土資源局相城分局以服務民生為旨向，加強地籍檔案管理為突破口，拓展了為民生服務的通道。

一、加強系統(tǒng)化整理，讓地籍檔案便捷服務民眾

為切實便于民眾利用，相城國土分局按照地籍管理特點，對所有庫藏地籍檔案進行了系統(tǒng)化整理。由于地籍檔案是一個相互關(guān)聯(lián)的有機整體，因此在整理過程中，一是注重保持地籍資料的連貫性。保持地籍資料之間自然的時間聯(lián)系，相互關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)地籍資料的連貫性和系統(tǒng)性。二是注重保持地籍資料的特征性。凡是涉及權(quán)屬的，以相應的法律文件為依據(jù)；宗地界址線、界址拐點位置，應能在原地隨時可以復原；土地登記面積必須精確，土地統(tǒng)計面積可以相互校核。三是注重保持地籍資料的完整性。保持地籍管理對象的土地區(qū)域空間的完整性，不出現(xiàn)間斷和重漏現(xiàn)象。四是注重保持地籍資料的歷史性。充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不隨意改變原有檔案體系，對部分不科學或不合理的地方，作必要的調(diào)整或通過其他環(huán)節(jié)進行補救。

二、數(shù)字化管理，讓地籍檔案管理更高效

為適應檔案管理“數(shù)字化”建設(shè)的新形勢，2009年相城國土分局著手開展地籍檔案數(shù)字化建設(shè)。一是搭建數(shù)字平臺。引進“激楊國土資源檔案管理系統(tǒng)”，將庫存檔案目錄及信息全部錄入信息系統(tǒng)之中，檔案借閱則采用電子簽名，為查找利用檔案提供高效、快捷、精確的平臺。同時，添置了服務器、磁盤陳列等設(shè)備，將分局庫藏地籍檔案全部進行集中數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)載體的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理。二是加強資源整合。通過檔案管理系統(tǒng)與土地登記系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，將每日產(chǎn)生的土地登記數(shù)據(jù)自動導入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)互相轉(zhuǎn)換，共享使用，同時建立全系統(tǒng)數(shù)字檔案網(wǎng)絡，供各業(yè)務科室查閱。形成“一個平臺、二套網(wǎng)絡”的檔案信息化格局，有力的推進了全系統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。三是重組業(yè)務流程。為了切實保障土地登記信息導入和檔案實體資料歸檔同步進行，分局檔案信息科統(tǒng)籌協(xié)調(diào)土地登記業(yè)務流程，做到從土地初始登記到檔案資料歸檔全程系統(tǒng)化管理。窗口接件后，掃描相關(guān)收件，紙質(zhì)檔案資料隨同掃描件進行網(wǎng)上審批流轉(zhuǎn)，待審批通過后，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)入檔案室，經(jīng)整理、檢查確認無誤后，將數(shù)字檔案信息導入檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案裝訂上架。在業(yè)務工作流程中實施檔案“數(shù)字化”掃描工作，不僅減少了檔案集中掃描費時、費力的弊端，而且減少了紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)次數(shù)，實現(xiàn)了檔案利用的現(xiàn)實性，保證了實體檔案的安全性和完整性。

三、服務民生，讓地籍檔案價值更顯著

經(jīng)過持續(xù)不斷地積累，目前分局檔案室共收藏地籍檔案109234件，圖件15650張，這些地籍檔案在規(guī)范征地補償行為、維護城鎮(zhèn)拆遷中土地權(quán)利人的合法權(quán)益、調(diào)解權(quán)屬糾紛中發(fā)揮著重要的作用。2011年，檔案利用量2560人次，2012年檔案利用量為3450人次。規(guī)范完整的地籍檔案也為國土資源工作提供了可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。從2009年起，全區(qū)開展了城鎮(zhèn)擴充地籍調(diào)查，涵蓋全區(qū)所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道），調(diào)查區(qū)總面積達70.92平方公里，查閱地籍檔案資料近萬卷；2012年，全區(qū)開展農(nóng)村集體土地確權(quán)發(fā)證工作，對全區(qū)四個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、四個街道和一個省級開發(fā)區(qū)的78個村，18個居委會1892個村民小組的農(nóng)村集體土地進行確權(quán)，共調(diào)查了所有權(quán)宗地7567宗，查閱地籍檔案8924卷，發(fā)放集體土地所以權(quán)證154本，合計面積為348449.19畝。